Comment rédiger un e-mail officiel

Vous hésitez sur la façon d'écrire un e-mail officiel ? Ne t'inquiète pas; tu n'es pas seul. Démarrer un e-mail officiel peut être une tâche ardue car le message est important le plus souvent. Cependant, la rédaction d'e-mails officiels est quelque chose que nous pouvons tous apprendre. Dans cet article, nous vous expliquerons le format d'e-mail officiel, y compris comment démarrer un e-mail officiel, comment terminer un e-mail officiel et la signature d'e-mail officielle. Nous vous fournirons également 10 exemples d'e-mails officiels et vous présenterons les modèles d'e-mails de Flowrite qui vous aideront à rédiger des e-mails officiels plus rapidement que jamais.

Qu'est-ce qu'un e-mail officiel ?

Un e-mail officiel est un type d'e-mail formel que vous envoyez à une personne (ou à un groupe) qui nécessite une réponse. Comme tous les e-mails officiels, les e-mails officiels doivent être professionnels et formatés correctement, avec la structure officielle, la ligne d'objet, les salutations et la signature.

Voici des exemples d'e-mails officiels :

• Message d'arrêt de travail
• Invitation à une réunion
• Présenter quelqu'un formellement
• Remise de votre préavis
• Remercier quelqu'un

Les e-mails officiels tels qu'une lettre de démission ou une demande de congé, par exemple, sont des demandes formelles qui peuvent être partagées avec d'autres personnes. Encore une fois, être aussi poli et professionnel que possible dans de tels messages garantit une réponse positive.

Vous pouvez envoyer un e-mail à votre patron, professeur, collègue, client ou partenaire commercial potentiel. Selon les chercheurs, la langue que vous utilisez et votre formalité peuvent affecter la façon dont les destinataires vous perçoivent. "Le langage d'Internet, ou textspeak, peut convenir à des interactions informelles mais inapproprié dans des contextes professionnels", concluent-ils.

La leçon? Lorsque vous rédigez des e-mails officiels, respectez la structure appropriée et soyez formel.

La rédaction d'e-mails officiels formels n'est pas seulement professionnelle ; c'est pratique aussi. Le format de courrier électronique officiel est également structuré pour éviter que votre message ne devienne confus et confus. Suivre notre guide des e-mails officiels vous aidera à créer une correspondance claire qui génère des résultats.

Comment rédiger un e-mail officiel ?

Ce processus étape par étape du format d'écriture d'e-mail officiel, et au moment où vous avez lu la section, vous savez tout ce qu'il y a à savoir sur la façon d'écrire un e-mail officiel.

Format d'e-mail officiel

La structure de chaque e-mail officiel est simple, vous ne devriez donc pas tarder à la maîtriser.

Un e-mail officiel efficace comporte quatre parties, notamment :

• Salutation
• Ligne d'ouverture et corps
• Fin
• Signature

Chaque pièce de correspondance suit la même structure d'e-mail formelle, ce qui signifie qu'une fois que vous l'aurez maîtrisée, vous créerez des e-mails efficaces en quelques minutes.

Comment démarrer un e-mail officiel

Chaque e-mail officiel commence par "Cher".

Lorsque vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez, utilisez son nom complet. Voici comment cela fonctionne :

• "Cher Paul Roberts,"

Devriez-vous utiliser un titre dans un e-mail de salutation ? Nous vous recommandons de ne pas le faire. Utiliser un titre honorifique tel que Mr et Mrs est démodé et pourrait offenser, alors abandonnez-le. De même, il est temps d'abandonner "Cher Monsieur / Madame" et "À qui cela peut concerner" aussi.

Salutations officielles par e-mail

Mais que se passe-t-il si vous ne connaissez pas le nom complet d'une personne ou si vous vous adressez à un groupe ?

Si vous n'avez pas le nom complet de quelqu'un (ou si vous ne le trouvez pas sur LinkedIn, par exemple), adressez-vous à lui d'une autre manière, par exemple en utilisant son poste.

Voici comment cela peut fonctionner :

• Cher responsable marketing,
• Cher responsable du recrutement,
• Chère équipe,

Certaines personnes veulent savoir si elles peuvent utiliser "Salut" comme message d'accueil dans un e-mail officiel ? C'est à vous de décider, mais dans un e-mail officiel, nous vous suggérons de ne pas le faire. Les preuves et les anecdotes montrent que les approches informelles ne sont pas appropriées dans ces cas.

Notre conseil est de vous en tenir à l'approche de communication éprouvée, car c'est probablement le meilleur moyen de vous assurer d'obtenir la réponse et les résultats que vous souhaitez. En savoir plus sur la façon de démarrer un e-mail dans notre article.

Lignes d'ouverture et corps

Nous n'allons pas entrer dans les détails ici, mais les e-mails officiels visent à obtenir une réponse, alors soyez clair avec vos questions !

En règle générale, la première phrase présentera qui vous êtes et expliquera pourquoi vous envoyez un e-mail. Les phrases suivantes couvrent votre demande, question ou message. Vous pouvez voir comment nous avons utilisé cette structure dans nos 10 exemples d'e-mails officiels ci-dessous.

Il est essentiel que vous trouviez le bon ton de voix dans vos messages, alors commencez par comprendre le pouvoir de trouver les bons mots avant d'écrire des e-mails officiels.

Mettre fin à un e-mail officiel

La signature officielle traditionnelle des e-mails consiste à utiliser « Sincèrement vôtre » si vous connaissez le nom de la personne et « Sincèrement vôtre » si vous ne le connaissez pas (ou si vous écrivez à un groupe).

Ces deux terminaisons d'e-mail officielles devraient vous couvrir en toutes circonstances. Néanmoins, vous pouvez également utiliser d'autres fins si vous le souhaitez, notamment :

• Sincèrement
• Salutations
• Avec mes meilleurs voeux

Votre choix de fin d'e-mail officielle dépend beaucoup du contexte et de la personne avec qui vous communiquez. Si vous connaissez quelqu'un, vous pouvez être un peu moins formel. Mais, d'un autre côté, si c'est la première fois que vous envoyez un message ou si vous n'êtes pas sûr de vos compétences en communication, respectez les terminaisons d'e-mail standard.

Nous avons couvert le sujet de la fin d'un e-mail, donc si vous avez besoin de plus de conseils et de conseils, assurez-vous de le vérifier.

Signature électronique officielle

Une signature électronique officielle contient les informations essentielles vous concernant, notamment :

• Nom
• Titre d'emploi
• Entreprise (le cas échéant)
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone

Ce sont les bases de toute bonne signature d'e-mail, mais vous êtes libre d'ajouter plus de détails si cela est pertinent. Par exemple, vous pouvez inclure des liens vers des comptes de médias sociaux, des liens vers des produits ou un logo d'entreprise si vous le souhaitez.

Étiquette officielle des e-mails

La communication d'entreprise suit un ensemble de règles - connues sous le nom d'étiquette des e-mails professionnels - qui guident la manière dont les e-mails sont rédigés et garantissent que votre message est communiqué efficacement.

Voici 10 conseils essentiels sur l'étiquette officielle des e-mails que vous devez connaître pour rédiger de meilleurs messages commerciaux :

1. Créer une ligne d'objet convaincante
2. Présentez-vous d'abord
3. Soyez bref et précis dans vos messages
4. N'essayez jamais d'être drôle
5. N'utilisez pas d'emojis
6. S'en tenir aux polices standard
7. Soyez clair sur ce que vous voulez, quand vous le voulez et pourquoi
8. Vérifiez l'orthographe et la grammaire avant d'envoyer
9. Ne jamais inclure de pièces jointes volumineuses
10. Utilisez CC et BCC avec parcimonie

10 exemples d'e-mails officiels

Pour aider à illustrer nos propos, nous avons créé 10 exemples d'e-mails officiels qui illustrent les principes et les étapes pratiques décrites ci-dessus. Dans nos exemples d'e-mails officiels, nous nous sommes concentrés sur des exemples concrets où vous devrez envoyer une correspondance claire qui exige une réponse. Ces exemples vous montrent comment structurer vos messages, mais ne les copiez pas et ne les collez pas. Il est essentiel que vous personnalisiez chaque e-mail officiel pour vous assurer qu'il est professionnel. Prêt à commencer ?

Exemple d'e-mail d'introduction officielle

Un e-mail d'introduction officiel est une courtoisie courante que vous accorderez en affaires. Par exemple, vous pouvez présenter un client, un client ou un nouveau membre potentiel du personnel à quelqu'un que vous connaissez déjà. Nous référons un client de confiance à un nouveau fournisseur dans notre modèle officiel d'introduction par e-mail. Voyez comment cela fonctionne ci-dessous.

Courriel officiel pour les congés de maladie

Il est triste de constater que nous tombons tous malades de temps en temps, et vous êtes contractuellement tenu d'informer votre responsable que vous ne pourrez pas travailler aujourd'hui. Donc, dans cet e-mail officiel pour le modèle de congé de maladie, nous indiquons clairement que nous ne sommes pas en mesure de travailler, mais terminons sur une note positive avec des détails sur le moment où nous espérons retourner au travail.

E-mail de démission officiel

Lorsque vous décidez de quitter un poste, vous devrez envoyer un e-mail de démission officiel. Cet e-mail officiel marque le début du départ d'un poste et démarre le compte à rebours. Dans cet exemple, nous vous montrons comment rédiger un e-mail de démission officiel professionnel qui met fin à votre emploi de manière positive tout en demandant les informations essentielles dont vous avez besoin pour commencer votre nouveau rôle.

E-mail officiel d'invitation à la réunion

La création d'un e-mail d'invitation officiel est une compétence essentielle pour tout employé professionnel. Dans cet e-mail d'invitation à une réunion officielle, nous nous adressons à une équipe et avons modifié l'accueil et la signature pour refléter cela. Comme vous pouvez le voir, nous avons été clairs sur ce que nous demandons, quand et pourquoi. Jetez un œil à notre e-mail officiel d'invitation à la réunion.

E-mail d'invitation officiel

Dans cet e-mail d'invitation officiel, nous nous adressons à une personne par son nom. Comme vous pouvez le constater, cela modifie l'accueil et la signature et nous permet d'être plus précis et ciblés dans nos messages. Voyons donc comment cela fonctionne :

Comment écrire un e-mail officiel à un client

Lorsque vous vous adressez à un client, il est essentiel de suivre les règles et d'être respectueux. Dans cet e-mail officiel adressé à un client, nous demandons des informations supplémentaires sur une commande, mais le modèle d'e-mail lui-même peut être adapté à plusieurs situations que vous pouvez rencontrer. Utilisez-le comme plan et personnalisez-le selon vos besoins spécifiques.

Comment rédiger un e-mail officiel pour un emploi

La soumission d'un CV ou d'une candidature à un emploi est une situation courante où vous aurez besoin d'un e-mail officiel. Dans cet exemple de comment rédiger un e-mail officiel pour un emploi, nous sommes amicaux mais concentrés, y compris en demandant des détails sur ce que nous avons fourni et en demandant des informations supplémentaires sur les prochaines étapes.

Courriel de préavis officiel de 2 semaines

Bien que nous ayons déjà expliqué comment rédiger un e-mail de démission efficace, cet e-mail de préavis officiel de 2 semaines est beaucoup plus court et plus ciblé. Un tel e-mail convient aux emplois à court terme ou à un poste que vous pouvez quitter pour des raisons spécifiques. Malheureusement, il n'y a pas de place pour l'incompréhension ici.

Exemple de réponse par e-mail officiel

Lorsque quelqu'un se donne la peine de vous envoyer un e-mail, il est poli de reconnaître que vous l'avez reçu et de décrire ce que vous prévoyez d'en faire. Dans cet exemple de réponse officielle par e-mail, nous fournissons une réponse d'attente courte et ciblée que vous pouvez utiliser en toutes circonstances.

Courriel de remerciement officiel

Un remerciement officiel est une correspondance formelle qui sera partagée au sein d'une entreprise et enregistrée et stockée pour l'avenir. Cet e-mail de remerciement officiel court et simple exprime le bon sentiment tout en étant court et doux.

Modèle d'e-mail officiel par Flowrite

Écrire des e-mails officiels est simple si vous suivez notre processus. Les exemples d'e-mails officiels de cet article devraient vous fournir un aperçu que vous pouvez adapter à vos besoins. Cependant, il existe un moyen encore plus simple. Flowrite est un outil d'écriture IA qui transforme de courtes instructions en e-mails et messages prêts à envoyer. Supposons que vous ayez encore du mal à trouver les bons mots pour écrire un e-mail officiel. Dans ce cas, Flowrite peut vous aider à démarrer et vous inspirer - ou même rédiger l'intégralité de l'e-mail pour vous. Comme vous pouvez le voir dans l'exemple ci-dessous, il suffit d'un clic sur un bouton.

Conclusion

Vous hésitez encore sur le format officiel d'écriture des e-mails ? Je ne le pensais pas. Dans cet article, nous avons essayé de décomposer le format d'e-mail officiel en éléments, y compris les salutations d'e-mail officielles et les terminaisons d'e-mail officielles. Nous espérons que cette approche vous a aidé à apprendre à rédiger un e-mail officiel et que vous vous sentez maintenant plus à l'aise avec la rédaction d'e-mails officiels. Vous pensez que l'article a été utile ; partagez-le avec votre équipe pour faciliter le démarrage d'un e-mail officiel pour l'ensemble de votre entreprise. À tout le moins, mettez la page en signet pour vous assurer de l'avoir à portée de main la prochaine fois que vous n'êtes pas sûr d'un courrier officiel. Enfin, n'oubliez pas Flowrite et nos modèles d'e-mails officiels pour vous aider à rédiger de meilleurs e-mails plus rapidement.