20 conseils pour envoyer de meilleurs e-mails

Vous vous demandez comment rédiger de meilleurs e-mails ? Eh bien, une bonne rédaction d'e-mails commence par connaître les bases.

Une fois que vous avez gagné en confiance, vous pouvez appliquer plus de nuances pour améliorer encore plus vos compétences en rédaction d'e-mails. La mise à niveau de votre métier ne nécessite pas de livres, de cours ou de cours sur la façon d'envoyer de meilleurs e-mails. Après avoir investi 10 minutes dans la lecture de cet article de blog, vous savez tout ce dont vous avez besoin pour composer un bon message électronique dans toutes les situations. C'est un investissement dans votre carrière qui offre un potentiel de retour sur investissement infini.

Ensuite, 20 conseils de rédaction d'e-mails pour vous aider à devenir un meilleur rédacteur d'e-mails, quel que soit le point de départ.

1. Considérez votre destinataire

Dans toute communication professionnelle, votre public doit être votre première considération. Qui lira votre e-mail dicte la façon dont vous l'écrivez, du ton au contenu. Aussi simple que cela.

Si vous n'êtes pas d'accord, demandez-vous si vous communiquez de la même manière avec votre patron, votre collègue, votre client et vos sous-traitants, sans parler de votre famille et de vos amis. Votre e-mail n'a pas besoin d'être aussi formel que lorsque vous faites une demande commerciale lorsque vous communiquez avec vos collègues. Certains des jargons spécifiques à la fonction peuvent être efficaces pour l'échange entre coéquipiers mais déroutants pour la direction.

N'oubliez pas non plus que votre audience inclut toutes les personnes ajoutées dans les champs "À :", "CC :" et "Cci :", en vous concentrant sur le premier. Une seule audience facilite la personnalisation de votre message et l'adaptation de l'approche au destinataire. Assurez-vous de refléter la relation et la correspondance antérieure entre l'expéditeur et le destinataire lorsque vous commencez à taper.

2. Définissez un objectif clair pour votre e-mail

Si vous n'êtes pas clair sur le but de votre e-mail avant de commencer à l'écrire, vous pouvez être sûr que le destinataire ne le sera pas non plus. Clarifier ce que vous essayez d'accomplir avec votre message vous aide à vous exprimer efficacement lorsque vous décidez de mettre la plume sur papier.

Tous les bons e-mails ont un – et un seul – objectif. C'est ce qu'on appelle la «règle d'une chose». En ne couvrant qu'une seule chose dans votre e-mail, vous facilitez la compréhension et l'action du destinataire. Demander plus d'une action dans un e-mail peut prêter à confusion, ce qui conduit à une communication inefficace.

Pour définir un objectif pour votre message, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• Que demandez-vous au destinataire de faire ?
• Comment voulez-vous qu'ils se sentent?
• Comment doivent-ils réagir ?
  

Parfois, vous devez absolument couvrir plusieurs choses autour du même sujet dans un seul e-mail. Dans ce cas, il est de plus en plus essentiel de formater clairement votre message en utilisant des listes à puces ou des listes numérotées. La mise en surbrillance des différents composants de l'e-mail permet au destinataire de traiter plus facilement votre message et de répondre d'une manière qui couvre tout ce dont vous avez besoin.

3. Assurez-vous que votre email est bien

Le courrier électronique est devenu le canal de communication par défaut des entreprises. Peu importe à quel point nous aimons tous les e-mails (sarcasme), et peu importe à quel point il est important de fournir une trace électronique de communication avec les clients, les sous-traitants ou les collègues, le courrier électronique n'est pas le bon canal de communication sur le lieu de travail.

Lorsque vous savez clairement qui est le destinataire et pourquoi vous êtes sur le point de lui envoyer un e-mail, arrêtez-vous. Respirez profondément et demandez-vous : "Cet e-mail est-il nécessairement ?" Les professionnels de tous les domaines ont tendance à trop communiquer par e-mail, même si un appel téléphonique rapide ou un message Slack ferait l'affaire. Ou que diriez-vous de la vidéo Loom? Malgré le mème populaire, il est bon de se rappeler que toutes les réunions n'auraient pas pu être des e-mails.

N'oubliez donc pas que le courrier électronique n'est qu'un canal de communication professionnelle parmi d'autres. Avec la vaste gamme de canaux de communication asynchrone, choisissez celui qui correspond au message.

4. Connaissez votre étiquette de courrier électronique

L'étiquette du courrier électronique fait référence à l'ensemble des principes qui guident notre comportement lorsque nous utilisons le courrier électronique.

Il peut être défini comme un code de conduite qui comprend des directives non écrites pour la communication par courrier électronique concernant la langue, l'orthographe, la grammaire et les manières. L'étiquette dépend de la personne à qui vous envoyez un e-mail. Il est toujours plus sûr de rester du côté formel des conventions.

Le respect de l'étiquette des e-mails vous aidera à établir un professionnalisme dans votre communication, à établir des relations solides avec vos collègues et à bien représenter l'entreprise. Comme il n'y a pas de ressource faisant autorité sur ce sujet, nous avons compilé une liste des règles et des conseils les plus importants sur l'étiquette des e-mails que tout professionnel devrait connaître. Avec cette lecture rapide, vous pouvez mettre à jour vos connaissances sur le sujet et évaluer votre e-mail avec un œil critique.

5. Suivez la structure appropriée des e-mails

La meilleure façon d'écrire un e-mail est de s'en tenir au format. Le courrier électronique existe depuis des décennies et beaucoup d'entre nous l'utilisent depuis notre enfance. C'est pourquoi notre cerveau est câblé pour les lire d'une certaine manière. Que le destinataire saute toutes les subtilités et formalités, il est plus facile pour lui d'en comprendre l'essentiel si vous ne vous écartez pas de ce qui est attendu.

La meilleure pratique pour la structure des e-mails est la suivante :

• Objet
• Salutation
• Ligne d'ouverture
• Contenu
• Appel à l'action
• Phrase de fermeture
• Approuver
• Signature
  

Si certains de ces composants d'un bon e-mail vous semblent être une langue étrangère, ne vous inquiétez pas. Nous couvrirons chaque partie d'un e-mail bien structuré dans cet article de blog. Au moment où vous aurez fini de lire, vous saurez tout ce que vous devez savoir pour les affiner tous. Et si vous avez besoin d'aide supplémentaire, vous découvrirez également bientôt un outil appelé Flowrite qui peut devenir votre assistant de messagerie IA et s'occuper de structurer vos e-mails pour vous.

6. Tirez le meilleur parti de la ligne d'objet de l'e-mail

La ligne d'objet est la première - et peut-être la seule - chose que le destinataire voit dans votre e-mail. Les e-mails avec une ligne d'objet médiocre, ou mieux encore, sans objet, seront rapidement supprimés sans lecture ou se retrouveront directement dans le dossier spam.

Vous devez considérer la ligne d'objet comme le titre de votre e-mail. C'est un résumé de votre e-mail. Il a l'impact le plus significatif sur le fait que votre e-mail soit lu ou non. Le but d'une ligne d'objet est d'amener le destinataire à ouvrir votre message et à laisser le corps de l'e-mail faire le reste du travail. C'est aussi l'endroit où les faux pas de courrier électronique se produisent le plus souvent.

L'erreur la plus courante consiste à inciter le destinataire à ouvrir votre e-mail. Votre ligne d'objet ne doit pas être une taquinerie et doit toujours être liée au contenu de l'e-mail. Les lignes d'objet trop courtes ou trop longues prêtent souvent à confusion. Il en va de même pour les vagues et les génériques. Les meilleures lignes d'objet sont informatives mais concises.

Le défi consiste à garder la ligne d'objet de votre e-mail concise mais spécifique. La longueur idéale se situe entre 3 et 8 mots, ce qui devrait être suffisant pour donner un aperçu de votre message.

7. Choisissez le meilleur e-mail de salutation

La façon dont vous commencez l'e-mail donne le ton du message et crée la première impression que le destinataire aura de vous. Malheureusement, beaucoup n'y prêtent pas suffisamment attention. Quelle est la bonne façon de commencer mon e-mail alors? En fait ça dépend. La salutation appropriée pour votre e-mail peut être formelle ou amicale, selon la personne avec qui vous communiquez et votre objectif.

Voici des exemples de salutations par e-mail les plus courantes :

1. Bonjour <Nom>

2. Bonjour <Nom>

3. Cher <Nom>

Il est facile de trop penser à votre message d'accueil par e-mail, surtout lorsque vous n'êtes pas très familier avec la personne. Ou si l'e-mail est particulièrement important. Si vous vous retrouvez à perdre du temps à dire "Salut Tom", "Bonjour M. Smith" ou "Cher Monsieur", il est toujours plus sûr de se tourner vers le formel.

Pour vous aider à naviguer dans ces eaux, nous avons rédigé un guide complet sur les meilleures salutations par e-mail.

8. Ajouter une phrase d'ouverture d'e-mail

Avant de passer au contenu réel de votre e-mail, vous devez ajouter une ligne d'ouverture qui s'adresse au destinataire ou fournit un contexte. Et pour le bien de toutes les personnes impliquées, veuillez proposer quelque chose de plus imaginatif et attentionné que "J'espère que cet e-mail vous trouvera bien".

De bons exemples d'ouverture d'e-mails pour différentes situations incluent :

• Permettez-moi de me présenter…
• Pour faire suite à notre conversation…
• Merci de rester en contact…
• J'espère que la semaine se passe bien jusqu'ici...
• Je pourrais profiter de vos conseils...
• Votre réponse rapide est très appréciée…
  

Avec ces options dans votre poche arrière, vous ne devriez pas avoir de mal à atterrir sur cette ligne d'ouverture parfaite qui s'enchaîne de manière transparente dans le contenu de l'e-mail. En prime, essayez d'éviter les jours de la semaine ou les heures de la journée dans votre phrase d'ouverture, car vous ne savez pas quand le destinataire devra lire votre message.

9. Faut-il se présenter ?

La réponse est : Si vous tendez la main à quelqu'un que vous ne connaissez pas encore, oui, vous devriez. Peu importe qu'il s'agisse d'une personne au sein de votre organisation ou d'un contact externe. C'est une bonne étiquette de courrier électronique et une courtoisie commune. « Comment puis-je me présenter dans un e-mail, alors ? » Tu peux demander.

Voici deux façons infaillibles de se présenter dans un e-mail :

• Je m'appelle <Prénom> <Nom> et je travaille pour <Ce que fait l'entreprise> appelé <Nom de l'entreprise>.
• Je suis <First name> <Last name> et je travaille en tant que <Job title> dans notre <Department>.
  

N'oubliez pas que votre e-mail ne vous concerne souvent pas, vous ne devriez donc pas passer plus d'une phrase ou deux à vous présenter, peu importe à quel point nous aimons tous parler de nous.

10. Commencez par le plus important

Les bons e-mails vont rapidement à l'essentiel. Le principe de la pyramide est une approche de la communication professionnelle par e-mail. Les dirigeants de McKinsey ont déjà créé cette méthode dans les années 1980 pour structurer efficacement les pensées et améliorer la communication d'entreprise.

Le principe de base est de souligner le point le plus crucial au début et de structurer votre e-mail en conséquence. Un e-mail professionnel typique répond à la question ou présente les demandes à la fin. Néanmoins, il est plus efficace de commencer par le point le plus important et de ne fournir des arguments et des informations contextuelles qu'après cela. Par exemple, votre patron vous envoie un e-mail vous demandant si vous devez prolonger le contrat d'un collègue, vous voulez donner votre réponse de front et expliquer le "pourquoi" après cela.

Si vous avez du mal à envoyer de meilleurs e-mails, pensez à une pyramide, commencez par le haut et annoncez vos intentions dès le départ.

11. N'économisez pas sur les règles

Si vous voulez écrire de meilleurs e-mails, n'épargnez pas les périodes.

La légère pause entre les phrases donne aux lecteurs le temps de digérer le message. Des phrases concises leur permettent d'avoir plus de ces opportunités. Vous devriez également envisager de casser des phrases longues et complexes même lorsqu'il ne s'agirait pas de longues phrases.

Vous devez également apprendre à utiliser correctement les virgules, surtout si l'anglais n'est pas votre langue maternelle. Trop ou trop peu de virgules – ou une au mauvais endroit – sont sujettes à confusion.

12.Utilisez la casse de la phrase

L'utilisation d'une casse de phrase fait référence à la mise en majuscule de la première lettre d'une phrase et de tout nom propre. La plupart d'entre nous savent que c'est la bonne façon d'utiliser les majuscules, mais échouent toujours lors de la rédaction d'e-mails. La casse des phrases fait partie de l'étiquette des e-mails professionnels, et s'en éloigner n'est jamais une bonne idée lors de la rédaction d'e-mails professionnels. Aussi, n'oubliez pas d'éviter d'écrire en majuscules. C'est toujours interdit. Avec Flowrite, vous n'avez pas à vous soucier de ces détails - peu importe la négligence avec laquelle vous notez vos instructions, nos majuscules sont correctes pour vous.

13. Faites attention à votre ton

Ce n'est pas seulement ce que vous dites, mais comment vous le dites.

Le ton peut être défini comme la voix du mot écrit, exprimant l'émotion, le caractère, le volume, l'intonation et l'attitude générale du message. C'est pourquoi il est crucial d'être intentionnel dans vos choix de mots et de réfléchir à la façon dont le destinataire pourrait les interpréter. Comme vous ne pouvez pas vous fier aux expressions faciales et à l'intonation pour transmettre le message par e-mail, vous devez vous efforcer de vous présenter sous un jour positif.

Un ton professionnel dans les e-mails peut prendre beaucoup de temps, car parfois vous voulez être formel et vous pencher vers une fin plus amicale. Comment exprimer son enthousiasme, son esprit de décision ou ses encouragements ? Pour vous aider à transmettre le message efficacement, nous avons mis en place une ressource globale pour trouver le ton juste dans tous vos e-mails.

De plus, Flowrite peut vous aider à transmettre le message de la manière dont vous l'aviez prévu. Avec notre générateur d'e-mails AI, vous pouvez choisir le ton de l'e-mail que vous souhaitez envoyer et nous laisser faire le gros du travail.

14. Restez concis

Garder votre e-mail court et agréable garantit que vous transmettez le message efficacement. Les longs e-mails qui enterrent le sujet restent facilement sans réponse et finissent par être oubliés. Ou pire, mal compris. Comme un professionnel moyen reçoit plus de 100 e-mails par jour, personne n'a le temps de lire de longs e-mails.

15. Utilisez une voix active

Écrire d'une voix passive peut sembler formel et professionnel et n'utilise que quelques mots de plus, mais ceux-ci s'additionnent. De plus, il est plus difficile à lire et à comprendre. Alors débarrassez-vous de la verbosité pour faire passer clairement votre message en utilisant une voix active. Cela peut être difficile au début, mais une fois que vous vous y serez habitué, vous remarquerez que votre écriture coule mieux qu'avant.

16. Formater pour plus de clarté

L'utilisation de puces et de listes numérotées vous aide à structurer votre e-mail et à attirer l'attention du destinataire sur ce qui est le plus important. En plus de servir de repères visuels, les listes facilitent la rédaction de phrases courtes., Vous pouvez également utiliser le gras pour mettre en évidence, par exemple, votre appel à l'action.

17. Lancez un appel clair à l'action

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que le destinataire sache quoi faire ensuite à moins que vous ne lui disiez. Si vous demandez quelque chose, fournissez des instructions claires. S'il s'agit d'une invitation à un entretien, dites-le. Si vous avez besoin d'une réponse à une date précise, dites-leur.

Les meilleures pratiques pour un CTA clair incluent :

• Indiquez les dates et les détails
• Utilisez des paragraphes composés d'une seule phrase
• Décomposez les demandes complexes en étapes
• N'ayez pas peur d'utiliser le gras

Inclure un appel clair à l'action est le moyen le plus efficace d'obtenir les résultats souhaités. N'oubliez pas de l'utiliser.

18. Sceller l'accord avec la phrase de clôture de l'e-mail

Devenir un meilleur rédacteur d'e-mails nécessite de construire constamment votre boîte à outils. L'un de ces outils est une phrase de clôture qui termine la partie contenu de votre e-mail. Ces phrases peuvent être utilisées pour montrer de la gratitude, définir des attentes pour l'avenir et exprimer votre volonté d'aider.

Les meilleures phrases de clôture pour un e-mail incluent :

• Merci pour votre aide/assistance/soutien/temps
• Dans l'attente de votre réponse
• Si je peux être utile, n'hésitez pas à me contacter
  

Il existe des variations infinies des exemples ci-dessus. Une fois que vous aurez gagné en confiance dans vos compétences en communication par e-mail, vous pourrez commencer à introduire plus de variance qui montre votre personnalité et comprend le ton de votre e-mail.

19. Décidez de la meilleure façon de signer l'e-mail

Considérant que votre salutation par e-mail donne la première impression toujours importante de vous-même au destinataire, votre signature dicte le genre de goût que votre message laisse dans sa bouche. Décider de la meilleure façon de terminer votre e-mail peut prendre du temps car il n'y a pas de solution unique. Cependant, négliger l'importance de la signature revient à trébucher sur la ligne d'arrivée.

Les exemples les plus courants de signatures d'e-mails sont :

• Sincèrement,
• Meilleurs vœux,
• Salutations,
• Meilleur,
• Acclamations,
  

La meilleure façon de signer un e-mail dépend toujours du destinataire, de votre relation avec lui et de l'objectif de votre e-mail. Choisir le bon pour chaque contexte nécessite un peu plus de lecture. À cette fin, nous avons rédigé un guide complet sur les meilleures signatures d'e-mails, des plus formelles à celles qui ne conviennent pas au bureau.

Une fois que vous avez accepté votre décision concernant la signature, ajoutez une virgule et écrivez votre nom sur la ligne suivante.

20. Vérifiez votre orthographe

La dernière chose que vous voulez faire avant d'appuyer sur "envoyer" est de détecter les fautes d'orthographe et de vous assurer que votre capitalisation est correcte.

Une orthographe incorrecte indique une négligence et peut détruire toute la réflexion et les efforts que vous avez consacrés à l'amélioration de votre courrier électronique. Les vérificateurs d'orthographe comme Grammarly sont excellents, mais ils n'attraperont pas tout et, parfois, ne parviendront pas à lire le contexte. C'est pourquoi vous devez vous entraîner à détecter vous-même les erreurs.

Lorsque vous utilisez Flowrite pour écrire des e-mails et des messages, les erreurs humaines sont éliminées par l'IA qui génère un anglais de niveau natif, réduisant ainsi le temps consacré à la vérification de l'orthographe.

Comment écrire de meilleurs e-mails avec l'intelligence artificielle

Flowrite est un outil d'écriture IA qui transforme de courtes instructions en e-mails et messages prêts à envoyer en quelques secondes. Il s'occupe de la structure de l'e-mail, des majuscules, de la grammaire, de l'orthographe, de la ponctuation - vous l'appelez. Les e-mails générés par notre outil sont en anglais de niveau natif, vous n'avez donc pas à vous en soucier non plus. Essentiellement, vous pouvez vous concentrer sur vos pensées et vos idées, et Flowrite leur donnera des ailes. Nous osons dire que c'est le moyen le plus rapide de commencer à écrire de meilleurs e-mails, et beaucoup de nos utilisateurs ont dit qu'ils avaient beaucoup appris en l'utilisant.

Pour commencer, écrivez quelques phrases courtes que votre e-mail pourrait contenir. Ne vous inquiétez pas trop de la formulation ou de la grammaire, mais essayez de noter les pensées au fur et à mesure qu'elles sortent naturellement de votre tête. Après cela, vous êtes prêt pour la prochaine étape.

Comment utiliser Flowrite

1. Rédigez des puces courtes comme instructions

Pour commencer, notez les pensées au fur et à mesure qu'elles sortent naturellement de votre tête. C'est ça. Vous êtes prêt pour la prochaine étape.

2. Choisissez le type d'e-mail que vous souhaitez écrire

Il est maintenant temps de déterminer qui est le destinataire et ce que vous essayez d'accomplir avec l'e-mail ? Peut-être êtes-vous en train de contacter une recrue potentielle, de suivre un prospect ou de planifier une réunion. Nous avons tout couvert.

3. Témoin AI pour générer votre email

Il est maintenant temps pour un peu de magie. Après avoir sélectionné le modèle approprié, vous vous détendez pendant quelques secondes, il faut à Flowrite pour générer un e-mail à part entière en fonction de vos instructions. Si vous n'êtes pas satisfait du résultat, il créera une nouvelle version en un clic. Si vous faites davantage confiance à vos compétences en rédaction d'e-mails, vous pouvez également apporter des modifications manuelles avant d'envoyer l'e-mail.

Ceci est possible grâce à notre utilisation des dernières avancées en matière d'intelligence artificielle. Si vous n'êtes toujours pas convaincu que cela peut vous aider à composer de meilleurs e-mails, oublions complètement les instructions et laissons Flowrite rédiger l'intégralité de l'e-mail pour vous.

Plutôt chouette, n'est-ce pas ? +25 000 personnes qui ont rejoint notre liste d'attente pour un accès anticipé à l'avenir de l'écriture le pensent certainement.

Vous commencez déjà à comprendre comment rédiger de meilleurs e-mails, n'est-ce pas ? Nous espérons que ces conseils de rédaction d'e-mails (et peut-être notre outil) pourront vous aider à démarrer votre voyage pour envoyer de meilleurs e-mails en toute confiance et renforcer la confiance dans vos compétences en rédaction d'e-mails.