Comment rédiger une lettre commerciale professionnelle en 6 étapes

Tout au long de votre carrière, vous vous retrouverez probablement à rédiger des lettres commerciales. En fait, vous pouvez commencer à les rédiger avant le début officiel de votre carrière, car les lettres de candidature et de demande de renseignements sont également des lettres commerciales.

Une lettre commerciale est une lettre formelle qui est généralement, mais pas toujours, écrite d'un professionnel à un autre pour promouvoir les intérêts de son organisation. Dans certains cas, comme dans le cas des lettres de motivation et des suivis d'entretiens, elles servent à promouvoir les intérêts professionnels de l'expéditeur.

Qu'est-ce qu'une lettre commerciale ?

Une lettre commerciale est un message formel généralement envoyé d'un professionnel à un autre. En règle générale, les lettres commerciales traitent des opportunités permettant aux entreprises de travailler ensemble, par exemple dans le cadre d'un partenariat stratégique, d'une collaboration, d'une promotion ou d'une demande.

Il est important de garder à l’esprit qu’une lettre commerciale n’estpasla même chose qu’un e-mail professionnel. Par définition, une lettre commerciale est une lettre imprimée remise au bureau ou à l'adresse du destinataire. Cet attribut fait partie de ce qui distingue les lettres commerciales d'une demande par courrier électronique, c'est pourquoi elles ont tendance à être utilisées pour des communications importantes. Cependant, il existe quelques similitudes entre les lettres commerciales et les e-mails professionnels. Les deux suivent un format similaire et se terminent par un appel direct à l’action.

Il existe de nombreux types de lettres commerciales, dont celles-ci :

• Lettres de vente
• Lettres de recommandation
• Lettres de demande
• Lettres de candidature
• Lettres d'intention
• Lettres de transmission
• Lettres d'offre
• Lettres de démission
• Lettres de suivi d'entretien
• Lettres de demande
• Mémorandums de bureau
• Lettres de motivation
• Invitations

Il existe deux différences principales entre une lettre commerciale et une lettre informelle : le format et le contenu.

Quand envoyer une lettre commerciale ?

Des lettres commerciales sont envoyées lorsque des particuliers, représentant leur entreprise ou eux-mêmes en tant que propriétaires de petites entreprises indépendants, souhaitent faire des affaires. Voici des exemples de ces instances :

• Inviter une personne ou une équipe à un réseautage ou à un autre événement exclusif
• Remercier un intervieweur pour son temps
• Suite à une précédente demande commerciale
• Proposer une offre promotionnelle ou un nouveau produit ou service
• Informer tous les membres de l'équipe d'un changement de politique, d'une nouvelle embauche ou d'une promotion importante, ou d'autres nouvelles de l'entreprise
• Offrir officiellement un poste à un candidat

Quelles sont les parties de la lettre commerciale ?

En-tête (date/adresse/adresse de retour)

Date :lorsque vous rédigez une lettre commerciale, il est essentiel d'indiquer la date à laquelle vous l'avez rédigée. Ces informations sont essentielles pour les communications urgentes, telles que les offres promotionnelles.

Adresse :écrivez l'adresse complète du destinataire, y compris son numéro de boîte postale ou sa suite bureautique.

Adresse de retour :indiquez l'adresse complète de votre entreprise. Cela permet au destinataire d'envoyer facilement une réponse.

Salutation

Dans une lettre commerciale, la formule de salutation standard est « Cher ». Commencez votre lettre par « Cher [nom du destinataire] » et ajoutez une virgule après le nom. Vous pouvez choisir de vous adresser au destinataire par un titre honorifique associé à son nom de famille ou simplement par son prénom et son nom. Lorsque vous ne pouvez pas déterminer le nom du destinataire, vous pouvez adresser la lettre à son titre.

Corps

Les paragraphes du corps occupent la majeure partie d’une lettre commerciale. Cette section traite de l'offre, de la proposition ou de l'annonce que fait la lettre. Il comprend ces sections :

• Un paragraphe d'introduction qui énonce l'objectif principal de la lettre et, si nécessaire, présente l'auteur de la lettre.
• Un ou plusieurs paragraphes du milieu qui traitent du sujet de la lettre plus en détail. Il peut s'agir de l'expérience pertinente d'un candidat, des détails d'une offre, des répercussions d'un changement de politique ou de ce à quoi le destinataire peut s'attendre lors de l'événement auquel il est invité.
• Un dernier paragraphe qui réaffirme l'objectif de la lettre et offre une incitation, telle qu'un tarif de préinscription, au destinataire pour qu'il fasse un suivi.

Clôture

Après la section du corps, fermez la lettre avec une signature simple et professionnelle. Les approbations appropriées comprennent les éléments suivants :

• Sincèrement
• Salutations
• Meilleur
• Respectueusement

Signature

Le dernier élément d’une lettre commerciale est votre signature. Incluez votre nom complet et toutes les abréviations qui suivent, telles que MBA ou PhD.

Comment rédiger une lettre commerciale en 6 étapes

1 Apprenez les règles

Avant de vous asseoir pour rédiger une lettre commerciale, familiarisez-vous avec les règles de rédaction d'une lettre commerciale, telles que celles-ci :

• Adressez-vous correctement au destinataire. Si vous ne savez pas quel titre honorifique est approprié ou comment épeler leur nom, prenez un moment pour rechercher ces informations.
• Formatez correctement la lettre. Un format de lettre commerciale n’est pas la même chose qu’un format de lettre informelle ou de courrier électronique.
• Incluez toutes les informations pertinentes. Cela signifie inclure à la fois l'adresse du destinataire et la vôtre, la date et tous les détails nécessaires pour engager le lecteur et lui permettre de répondre de manière réfléchie et appropriée.

Il peut être utile de consulter des exemples de lettres commerciales pour voir comment les autres rédacteurs adhèrent à ces règles. Demandez à un collègue ou à votre responsable une lettre antérieure à lire ou recherchez des exemples de lettres commerciales en ligne.

2 Choisissez un format adapté

Le format de la lettre commerciale est une caractéristique clé de ce type de communication. Une lettre commerciale peut être formatée de l'une des manières suivantes :

• Bloc
• Semi-bloc
• Bloc modifié

Auformat bloc, toutes les lignes sont justifiées à gauche et il n'y a pas de retrait.

Auformat semi-bloc, toutes les lignes sont justifiées à gauche et chaque paragraphe est en retrait.

Dansle format de bloc modifié, le titre, la fermeture et la signature sont justifiés à droite, tandis que le corps et les adresses sont justifiés à gauche. Dans ce format, il n'y a pas de retrait.

Quel que soit le format que vous choisissez, la lettre doit être à simple interligne avec une ligne vierge séparant les paragraphes et les sections.

3 Utiliser un langage formel

Une lettre commerciale est une communication formelle et professionnelle. Cela ne signifie pas qu'il doit être étouffant ou guindé, mais il doit conserver un ton professionnel et adhérer au formatage traditionnel des lettres commerciales.

4 Concentrez-vous sur le contenu/sujet

Une lettre commerciale doit se concentrer sur un sujet. Il peut s'agir d'une offre, d'une demande de renseignements, d'un remerciement, d'une réponse ou d'une demande. Ne vous écartez pas du sujet de votre lettre et n'incluez pas plusieurs sujets dans la lettre, cela pourrait prêter à confusion et nuire à l'intention de votre lettre.

5 Considérez la longueur

La longueur des lettres commerciales varie. Parfois, ils ne font qu’une page. Si votre lettre dépasse deux pages, créez un rapport distinct qui couvre l'essentiel du contenu de la lettre. Au lieu d'envoyer une longue lettre, envoyez le rapport avec une courte lettre qui le résume pour le lecteur.

6 Incluez votre signature

Chaque lettre commerciale doit inclure une signature, c'est-à-dire votre nom, votre entreprise et votre titre tapés et votre nom à l'encre bleue ou noire.

Exemples de lettres commerciales

Exemple 1

M. Steven Ramirez Ink Nom de l'entreprise 1 Exemple Rd. Ville, New York 10001

11 juillet 2023

Mme Juliana McCue Stationery Nom de l'entreprise 44 Sample Way City, CA 94024

Chère Juliana McCue,

Je tiens à vous remercier personnellement d'être un client si fidèle. Au cours des cinq dernières années, Stationery Company Name a été l'un des meilleurs vendeurs d'Ink Company Name, et je parle au nom de toute notre équipe lorsque je dis que nous apprécions et valorisons véritablement votre partenariat.

En guise de remerciement, j'aimerais offrir une opportunité de collaboration exclusive : une teinte entièrement personnalisée exclusive à votre détaillant. Notre équipe de spécialistes des couleurs expérimentés peut développer n’importe quelle nuance de l’arc-en-ciel, des noirs les plus sombres qui inhalent la lumière aux néons brillants et réfléchissants et aux encres irisées. Proposer une couleur exclusive peut permettre à votre marque de se démarquer et d'attirer les utilisateurs de stylos-plumes du monde entier vers votre site Web et votre magasin physique.

Je suis heureux de vous montrer des exemples de couleurs personnalisées que notre équipe a développées pour d'autres partenaires. N'hésitez pas à me faire savoir si vous souhaitez planifier un appel vidéo, au cours duquel je pourrai vous expliquer notre offre plus en détail et commencer à explorer les couleurs avec vous. J'ai hâte de vous montrer toutes les façons dont vous pouvez exprimer votre marque unique à travers une nuance d'encre unique en son genre.

Sincèrement,

Steven Ramirez Responsable du développement des couleurs Encre Nom de l'entreprise 555-0000

Exemple 2

Daneris Garcia 4950 Exemple St. City, WA 10000

14 mai 2022

M. Neal Patel Responsable du marketing Nom de l'agence de marketing Ville, AZ 20000

Cher M. Patel,

Merci d'avoir pris le temps de m'interviewer pour le rôle de superviseur graphique chez Marketing Agency Name. Je crois que nous avons établi un lien fort et que je serais un excellent candidat pour votre équipe.

En tant que graphiste, ma passion est de trouver des moyens innovants de représenter visuellement les marques émergentes et établies. Bien que j'aie une expérience significative en 2D et 3D, j'ai donné la priorité à la conception d'espaces VR et AR au cours des cinq dernières années. Je sais que mon expérience auprès de nombreux clients de l'industrie technologique axés sur le développement de produits dans ces espaces fera de moi un atout pour votre équipe.

J'espère que vous me considérerez pour le poste. Si vous avez des questions ou souhaitez que je partage des exemples supplémentaires de mes travaux précédents, n'hésitez pas à les poser. Je suis fier du travail que j'ai accompli pour les entreprises MANGA et enthousiaste à l'idée de faire un travail similaire avec votre équipe.

Cordialement, Daneris Garcia

FAQ sur les lettres commerciales

Qu'est-ce qu'une lettre commerciale ?

Une lettre commerciale est une lettre formelle généralement écrite par un homme d'affaires à un autre pour faire avancer sa carrière ou les intérêts de son entreprise.

Quel est le but d’une lettre commerciale ?

Le but d'une lettre commerciale est de communiquer professionnellement avec une entreprise, une institution ou une organisation à but non lucratif.

Quels sont les différents types de lettres commerciales ?

• Lettres de motivation
• Lettres de vente
• Invitations
• Suivis
• Lettres de réclamation
• Lettres d'intention

Que doit contenir chaque lettre commerciale ?

• Date
• Adresse de retour
• Adresse intérieure
• Salutation
• Corps
• Clôture
• Signature