Écrivez n'importe quel e-mail rapidement avec ces 3 étapes faciles

Si vous êtes lent à écrire des e-mails, ne vous inquiétez pas. Sur la base des différents fils de discussion sur les réseaux sociaux, vous n'êtes pas seul - des milliers de personnes se demandent comment écrire des e-mails plus rapidement chaque jour. Un coup d'œil aux conversations qui se déroulent sur les canaux montre clairement que beaucoup d'entre nous s'inquiètent de ce que les gens autour d'eux pensent que les e-mails sont une tâche aussi fastidieuse. Sans parler de l'épuisement mental que cela provoque pour eux-mêmes. La bonne nouvelle est que n'importe qui peut apprendre à écrire des e-mails plus rapidement. Et c'est de cela qu'il s'agit dans l'article de blog que vous lisez actuellement. ‍

Ensuite, nous allons plonger dans les raisons pour lesquelles les e-mails prennent si longtemps à écrire, vous présenter un processus simple en 3 étapes pour écrire n'importe quel e-mail plus rapidement avec l'aide de l'IA, et terminer avec des conseils sur la façon d'écrire rapidement des e-mails à partir d'aujourd'hui.

Pourquoi les e-mails prennent-ils autant de temps à écrire ?

Sortons-le là-bas. Les gens écrivent à des vitesses différentes, et il n'y a pas de quoi en avoir honte. Si vous voulez tester si vous êtes lent à taper, mais les raisons pour lesquelles les e-mails prennent si longtemps à écrire pour beaucoup d'entre nous sont beaucoup plus multiformes.

Mis à part des conditions comme la dyslexie et le TDAH, l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les gens tardent à écrire des e-mails est notre tendance à trop y penser. Derrière ce problème commun se cache la peur d'être mal interprété. C'est souvent dû au manque de capacité à utiliser des indices comme le langage corporel, les gestes de la main, le rythme et la hauteur de la parole, et les expressions faciales qui nous aident à transmettre le message comme nous l'avions prévu lors de la communication en personne.

Une autre raison typique est la tendance à écrire des e-mails trop longs. Cela peut être lié au problème mentionné précédemment, à la capacité d'écrire de manière concise ou simplement à essayer de communiquer quelque chose par e-mail qui serait mieux transmis lors d'une réunion ou d'un appel téléphonique.

Gérer l'orthographe et la grammaire peut être difficile pour ceux qui ont besoin de communiquer par e-mail dans leur langue non maternelle, en particulier au travail. Même si votre efficacité dans la langue des affaires de votre entreprise se situe à un niveau professionnel, vous pouvez vous retrouver à rechercher des mots ou des phrases spécifiques sur Google, à être obsédé par les virgules ou à réfléchir à la bonne étiquette des e-mails.

Pour que cette partie de l'article soit suffisamment courte, ne commençons même pas avec les fléaux du travail moderne appelés multitâches et changement de contenu.

Cependant, nous devons encore tenir compte du fait qu'il est parfois tout simplement difficile d'obtenir vos pensées sur le papier. Même si vos idées s'effacent comme un jour dans votre tête, elles ne se traduisent pas bien dans le texte. Lorsque vous regardez un écran vide avec un curseur clignotant, ce phénomène, également connu sous le nom de syndrome de l'écran vide, peut prendre le dessus sur chacun d'entre nous. Surtout lorsque vous devez écrire un e-mail important.

Peu importe pourquoi vous vous sentez lent à écrire des e-mails, n'ayez crainte, l'aide est proche. Continuez simplement à lire, et nous pouvons à peu près vous garantir que vous les écrirez plus rapidement en un rien de temps.

Comment rédiger des e-mails plus rapidement en 3 étapes faciles

Le processus en 3 étapes suivant et les exemples qui l'accompagnent vous présenteront une manière d'écrire rapidement des e-mails. Nous osons même affirmer que ce n'est pas seulement rapide mais le moyen le plus rapide de communiquer par e-mail. Vous serez le juge.

1. Rédigez des puces courtes

Pour commencer, écrivez quelques phrases sur les parties essentielles de votre e-mail. Ne vous inquiétez pas trop de la formulation ou de la grammaire, mais essayez de noter les pensées au fur et à mesure qu'elles sortent naturellement de votre tête. Après cela, vous êtes prêt pour la prochaine étape.

2. Décidez du type d'e-mail que vous souhaitez écrire

Maintenant que vous savez ce que vous voulez dire, il est temps de réfléchir au type d'e-mail que vous vous apprêtez à envoyer. Qui est le destinataire et qu'essayez-vous d'obtenir avec l'e-mail ? Peut-être êtes-vous en train de contacter des clients potentiels, de vous renseigner sur l'état d'avancement d'un projet auprès de l'un de vos fournisseurs ou de rappeler à votre responsable une échéance qui approche.

Dans la galerie de modèles de Flowrite, vous pouvez trouver des modèles prêts à l'emploi pour les e-mails les plus typiques que les gens écrivent quotidiennement. De plus, vous pouvez créer vos modèles personnalisés pour le type d'e-mails que vous envoyez le plus fréquemment ou ceux sur lesquels vous passez trop de temps.

3. Regardez l'e-mail s'écrire

C'est la partie où la magie opère. Une fois que vous avez sélectionné le bon modèle, vous pouvez vous asseoir et vous détendre pendant que Flowrite rédige un e-mail complet basé sur vos puces. Si vous n'êtes pas satisfait du résultat, vous pouvez générer une nouvelle version en un clic. Si quelque chose ne va toujours pas, effectuez simplement les modifications manuellement et vous êtes prêt à envoyer.

Tout cela est possible grâce à notre utilisation des dernières avancées en matière d'intelligence artificielle, et il y a beaucoup plus pour vous aider à arrêter de vous débattre avec la rédaction d'e-mails. Êtes-vous obsédé par la façon dont le destinataire pourrait percevoir certains choix de mots ou certaines phrases ? Vous pouvez sélectionner le ton que Flowrite écrit pour vous. Inquiet des fautes d'orthographe et de grammaire ? Notre outil parle couramment l'anglais. Le syndrome de l'écran vide ? Oubliez les puces, sélectionnez le bon modèle et Flowrite générera un exemple d'e-mail pour vous. ‍

5 conseils pour rédiger des e-mails rapidement

"Et si Flowrite ne correspond pas à mon flux de travail", dites-vous ? Eh bien, nous vous défions évidemment de l'essayer, mais voici quelques conseils pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour écrire rapidement des e-mails sans aucune aide supplémentaire des assistants de messagerie IA ou de toute technologie.

Suivez la structure standard des e-mails

Pour accélérer votre rédaction, il est essentiel de suivre la structure classique des e-mails. Cela rendra votre écriture plus rapide et aidera le destinataire à lire votre message plus rapidement.

Au cas où vous ne seriez pas familier avec le format d'email classique, voici le 101 :

• Une ligne d'objet
• Salutation
• Contenu – pas plus de trois paragraphes
• Fermeture
• Signature
  

Vous devez séparer ces parties par des sauts de paragraphe pour rendre votre e-mail facile à digérer. La meilleure façon d'améliorer encore la vitesse d'écriture est de commencer chaque paragraphe de contenu par la chose la plus importante. Une fois que cette façon d'écrire des e-mails est devenue naturelle, vous pouvez passer de la réflexion à la livraison beaucoup plus rapidement.

Écrivez comme vous parlez

Qu'il soit écrit ou parlé, le but du langage est de communiquer des pensées, des idées et des sentiments. Cependant, lors de la communication par e-mail, en particulier à titre professionnel, les choses deviennent souvent plus compliquées qu'elles ne le devraient, ce qui nous ralentit.

Nous avons tendance à utiliser une structure de phrase plus complexe à l'écrit qu'à l'oral. Selon le public, nous pouvons également utiliser des contractions pour rendre les e-mails beaucoup plus formels que nécessaire. Sans parler de l'utilisation d'un vocabulaire et d'un jargon plus formels. Vous obtenez le point, donc je ne vais même pas commencer sur les points de support sans fin avec des détails et des explications sur ses processus de pensée.

Injecter un peu de style dans vos e-mails les rend plus conversationnels, engageants et surtout plus courts, ce qui signifie que vous les écrirez plus rapidement.

Écrivez d'abord, puis modifiez

Lorsque vous essayez de perfectionner chaque structure de mots et de phrases que vous écrivez, vous réécrivez inévitablement au fur et à mesure. Inutile de dire que c'est une façon lente d'écrire quoi que ce soit - sans parler des e-mails. Affichez simplement vos idées à l'écran et une fois que vous avez terminé. Parcourez le texte une fois pour supprimer les fautes de frappe et les erreurs de formatage. Après ce nettoyage, vous devriez être prêt à envoyer, mais si votre intuition le dit, vous pouvez toujours relire l'e-mail une fois, même à haute voix.

Mettez-vous sur l'horloge

Réglez une minuterie. Nous en avons tous un sur nos téléphones, il n'y a donc aucune excuse. Donnez-vous cinq minutes, et quand l'alarme se déclenche, vous avez terminé. Peu importe où vous vous êtes arrêté, il est temps de conclure. À la fin de l'e-mail, vous pouvez même indiquer que vous êtes heureux de développer davantage si nécessaire. Cela vous oblige à réfléchir, à taper et à aller droit au but plus rapidement. Si la limite de 5 minutes est hors de votre portée, trouvez un autre objectif ambitieux à atteindre - il s'agit d'amélioration, pas de perfection.

Compter les mots

Comme nous l'avons déjà établi, le temps qu'il faut pour écrire un e-mail ne correspond pas toujours au nombre de mots que vous finissez par écrire. Quelques phrases peuvent être inutilement longues à écrire si vous vous inquiétez de la façon dont votre message sera perçu. Cependant, si vos e-mails sont très longs, cela vaut la peine de commencer à utiliser un compteur de mots pour briser l'habitude. Certains clients de messagerie ont cela intégré, et pour d'autres, il existe des tonnes d'extensions de navigateur disponibles. Fixez-vous une limite et essayez de vous y tenir. Besoin d'un benchmark ? En fait ça dépend. Mais sur la base de l'analyse de plus de 40 millions d'e-mails, la longueur idéale d'un e-mail de vente est de 50 à 200 mots. Travaillez vers cela.

Cet article de blog vous a-t-il aidé à rédiger des e-mails plus rapidement ? Dans le cas contraire, vous pouvez trouver de nombreux autres articles sur le sujet dans notre blog. Nous couvrons tout , des hacks de productivité aux conseils d'écriture et aux outils qui vous aideront à arrêter de vous débattre avec l'écriture.