Comment rédiger un mémo en 8 étapes

Que vous ayez eu un changement de politique interne que vous devez partager ou que vous soyez le fer de lance d'un projet dont les investisseurs doivent être informés, un mémo est le meilleur moyen de communiquer des informations précieuses au sein de votre organisation. Les mémos sont un bon moyen de diffuser ces informations à vos collègues, locataires, bénévoles ou autres membres de l'organisation interne.

Quand envoyer un mémo ? Comment rédiger un mémo ? Nous répondrons à ces questions et vous donnerons un guide étape par étape pour créer un mémo et partagerons de nombreux exemples de mémos.

Qu'est-ce qu'un mémo ?

Un mémo, abréviation de mémorandum , est un moyen d'informer un groupe de personnes sur un problème, une solution ou un événement spécifique. Un mémo doit être bref, simple et facile à lire. Il informe les bénéficiaires et fournit un plan d'action avec les prochaines étapes spécifiques.

Vous pouvez envoyer un mémo sous forme de lettre papier, de fax ou de PDF joint à un e-mail. Bien que l'utilisation généralisée du courrier électronique ait essentiellement remplacé les mémos dans de nombreuses circonstances, les mémos sont toujours utiles pour certains messages importants.

A quoi sert un mémo ?

Les mémos sont conçus pour les communications internes officielles d'une entreprise ou d'une organisation. Ils sont souvent envoyés à toute une organisation, mais sont également utiles pour informer un seul service, une équipe ou un petit groupe de personnes. Les mémos diffusent les informations nécessaires en utilisant un format simple et facile à suivre.

Quand rédiger un mémo

Vous devez rédiger un mémorandum lorsque vous avez besoin de relayer efficacement des éléments commerciaux officiels. Le but de votre mémo doit être d'informer, d'attirer l'attention sur un problème ou de répondre à une question. Les objectifs suivants conviennent à un mémo :

• diffuser les changements internes
• diffuser des nouvelles
• partager un événement à venir
• mettre à jour les consignes de sécurité publique
• sensibiliser à un problème
• signaler un probleme
• faire une demande
• partager les mises à jour du projet

Comment formater un mémo

Si vous envoyez un mémo par e-mail, il doit être au format PDF. Cela conserve le style que vous avez appliqué au document. Traditionnellement, les mémos utilisent une police de douze points pour le corps et une police de quatorze à seize points pour les titres. Gardez la police et le design simples.

Un mémo doit inclure les éléments suivants.

• Titre
  • À
  • De
  • Date
  • Matière
• Déclaration d'ouverture
• Le contexte
• Appel à l'action et énoncé de tâche
• Discussion
• Fermeture

Vous avez également la possibilité d'inclure des pièces jointes pour soutenir le message que vous transmettez dans votre mémo. Si votre mémo comporte plus d'une page, vous devriez avoir un résumé pour résumer vos points.

Rédiger un mémo en 8 étapes

Les mémos doivent toujours être professionnels et polis, quel que soit le sujet que vous introduisez. Restez concentré sur les faits et les plans d'action. Vous ne devez pas utiliser d'emoji dans les mémos professionnels . Soyez bref, direct et clair et n'incluez que les informations nécessaires.

1 Rubrique

L'en-tête indique qui reçoit le mémo, qui l'envoie, la date à laquelle le mémo a été rédigé et le sujet du mémo. Vous pouvez voir comment formater cette section ci-dessous.

À : [Noms complets et titres de poste ou service des destinataires]

De : [votre nom complet et titre du poste]

Date : [date d'aujourd'hui]

Objet : [De quoi parle le mémo]

Puisque vous vous êtes adressé aux destinataires dans l'en-tête, il n'est pas nécessaire d'inclure une salutation.

2 Déclaration d'ouverture

Cette section peut contenir entre une et trois phrases. La déclaration d'ouverture est l'endroit où vous indiquez brièvement le but de votre mémo. Inclure uniquement un résumé des informations les plus cruciales dans cette section. Plus tard, vous pourrez entrer dans les détails.

Essayez de commencer par « Je vous écris pour vous informer. . .”

3 Contexte

En trois à dix phrases, fournissez le contexte. Le contexte est l'endroit où vous faites savoir aux gens sur quoi vous écrivez, pourquoi vous les écrivez et toute autre information critique.

Cette section peut inclure les éléments suivants :

• preuves à l'appui
• pourquoi votre organisation a pris la décision dont vous parlez dans le mémo
• Informations d'arrière-plan
• un énoncé de problème
• comment vous avez trouvé le problème
• moment ou dates importantes
• autres points clés

4 Appel à l'action et énoncé de tâche

Cette section peut être composée de deux ou trois phrases ou d'une liste à puces. C'est ici que vous exposez les prochaines étapes pour vos destinataires. Écrivez ce que le destinataire doit faire après avoir lu le mémo ou comment vous envisagez de résoudre le problème que vous avez décrit.

Essayez d'écrire : « S'il vous plaît [la tâche que vous aimeriez terminer] avant le [date d'échéance] » ou « J'apprécie votre coopération à ce sujet. »

5 Débat

Le but de cette partie est de persuader les destinataires de suivre vos actions recommandées. Présentez tous les détails qui appuient vos idées, en commençant par les informations les plus critiques. Donnez des faits, des idées et des recherches spécifiques à l'appui qui étayent votre mémo, en organisant les informations du plus fort au plus faible.

6 Clôture

La section de clôture est l'occasion de terminer votre mémo sur une note courtoise. Nous vous recommandons de partager une fois de plus ici ce sur quoi vous souhaitez que vos destinataires agissent. Généralement, les mémos n'incluent pas d'adieu. Mais si vous voulez en avoir un, assurez-vous d'être bref.

7 Ajouts facultatifs

Vous pouvez inclure un résumé ou des pièces jointes avec votre mémo si nécessaire. Vous devez inclure un résumé si votre mémo comporte plus d'une page. Les résumés aident les destinataires à digérer plus facilement les informations que vous avez partagées.

Vous pouvez placer le résumé juste avant votre déclaration de clôture. Un résumé peut énumérer des recommandations clés, un résumé d'informations importantes, des références, des méthodes ou des ressources que vous avez utilisées. Si les informations contenues dans votre mémo nécessitent des éclaircissements supplémentaires, vous pouvez les placer dans cette section. Les résumés peuvent être constitués de quelques phrases ou d'une liste à puces d'informations clés.

Vos informations supplémentaires doivent inclure toute documentation que vous souhaitez partager, telle que des graphiques, des listes, des tableaux ou des photos. Si vous choisissez d'inclure des pièces jointes, incluez une note sur ce que vous avez joint sous votre clôture.

Si vous envoyez votre mémo par e-mail, ces pièces jointes supplémentaires peuvent être ajoutées à votre e-mail. Si vous envoyez votre mémo sous forme de lettre ou de fax, incluez-les après la dernière page de votre document mémo.

Référez-vous à vos pièces jointes en tant que telles : "Pièce jointe : [nom de la pièce jointe], [date de création]".

8 Réviser

Maintenant que vous avez rédigé votre mémo, il est temps de réviser ! Suivez les étapes ci-dessous pour vous assurer que votre mémo est aussi clair et concis que possible. N'oubliez pas : plus c'est court, mieux c'est.

• Découpez tout matériau inutile.
• Clarifiez vos points principaux.
• Relisez les fautes d'orthographe, de grammaire et de ponctuation.
• Vérifiez vos faits et ressources.
• Obtenez les commentaires d'un collègue avant de l'envoyer.

En quoi un mémo est-il différent de . . .

Un mémo est une communication concise mais informelle au sein d'une organisation pour diffuser un message officiel. Mais en quoi cela diffère-t-il d'un e-mail, d'une lettre, d'une circulaire ou d'un procès-verbal ? Précisons les définitions de ces documents commerciaux standards.

En quoi un mémo est-il différent d'un e-mail ?

Les mémos ont généralement un ton et un langage plus formels que les e-mails, qui sont plus efficaces lorsqu'ils sont courts et vont à l' essentiel . À l'avenir, l'entreprise pourrait utiliser votre mémo comme un document officiel qui sera imprimé, diffusé sous forme de copie papier ou distribué professionnellement à un grand groupe de personnes dans un format lisible.

En quoi un mémo est-il différent d'une lettre ?

Généralement, les lettres sont adressées à des personnes extérieures à l'organisation. Ils sont destinés à des messages externes plus longs communiquant sur un sujet spécifique. Celles-ci peuvent être informelles ou formelles.

En quoi un mémo est-il différent d'un communiqué de presse ?

Les mémos sont généralement utilisés pour les communications internes, tandis que les communiqués de presse sont destinés aux communications externes. Un communiqué de presse est généralement considéré comme un document plus long et plus détaillé qu'un mémo.

En quoi une note de service diffère-t-elle d'une circulaire ?

Les circulaires sont destinées à la grande distribution. D'autre part, les mémos sont destinés à un groupe restreint de personnes. Les circulaires comportent généralement plusieurs sujets et appels à l'action. Les mémos ne doivent aborder qu'un seul sujet, brièvement.

En quoi un mémo est-il différent d'un procès-verbal ?

Les procès- verbaux de réunion sont des documents officiels contenant les notes d'une réunion. Bien qu'un mémo puisse faire référence à un compte rendu dans ses pièces jointes supplémentaires, vous ne devez pas utiliser un mémo comme format de compte rendu de réunion ou vice versa.

Exemples de mémos

Il peut être difficile de commencer à écrire sans un exemple de mémo. Voici deux exemples des formats de mémo les plus couramment utilisés.

Exemple 1 : Modifications internes

Lorsqu'une organisation apporte des changements de politique, de procédure ou de personnel de haut niveau, une note de changement interne doit être rédigée. Le service des ressources humaines peut envoyer cet e-mail, ou il peut provenir de l'équipe de direction ou d'un autre service.

À : tous les employés

De : Kelly Source, responsable des ressources humaines

Date : 20 juillet 2022

Objet : Modifications apportées au système de congés payés

Je vous écris pour vous informer des récents changements apportés à notre système de prise de force. Nous changeons de plate-forme pour PalmLeaf HR. Ce système entrera en vigueur le 1er octobre 2022.

En passant à PalmLeaf HR, notre société tente de simplifier la soumission de vos demandes de prise de force. Vous pouvez trouver des tutoriels pour naviguer sur cette plate-forme facile à utiliser attachés à ce mémo.

Vous recevrez un e-mail d'intégration de PalmLeaf HR directement cette semaine. Assurez-vous de configurer votre compte au plus tard le 30 septembre 2022.

Si vous rencontrez des difficultés pour configurer votre compte, veuillez nous envoyer un e-mail pour toute question à [email protected].

Merci de votre coopération durant cette transition. Nous espérons que cela facilitera la gestion de votre prise de force.

Pièce jointe : Guide PalmLeafHR, janvier 2022

Exemple 2 : note commerciale générale

Un format de mémo commercial général peut être utilisé pour à peu près n'importe quel élément commercial. Qu'il s'agisse d'un projet en cours ou d'une analyse interne, ce format polyvalent conviendra.

À : Ava Colon, Phil Comma et Dave Period

De : Peter Office, analyste de données principal

Date : 20 mai 2022

Objet : Analyse des revenus

Je vous écris pour répondre au rapport d'analyse des revenus demandé par votre équipe. Cette analyse couvre les flux de revenus de 2010 au premier trimestre 2022.

Ce rapport a été demandé par l'équipe des ventes en janvier 2022 lorsque Dave Period est entré au poste de coordinateur des ventes en chef. L'analyse a été compilée à l'aide de Tableau et les rapports sont joints.

En ce moment, je vous demande d'examiner les données et de me faire savoir s'il y a autre chose que vous aimeriez que j'analyse plus en profondeur. La meilleure façon d'afficher le tableau de bord est d'utiliser l'invitation de Tableau dans votre boîte de réception.

Voici les principaux points de mon analyse :

• Notre principale source de revenus est notre produit phare, les chemises de style hawaïen.
• La deuxième source de revenus est les chapeaux de course.
• Nos revenus proviennent des ventes générées principalement par les efforts de marketing par e-mail.
• Il y a eu certaines périodes pendant lesquelles les données n'étaient pas disponibles et ne sont donc pas incluses dans cette analyse.

Merci d'avoir pris le temps d'examiner cette analyse. N'hésitez pas à m'envoyer vos questions ou préoccupations à [email protected]. Si vous rencontrez des difficultés techniques pour accéder au tableau de bord, veuillez contacter notre service informatique à [email protected] pour obtenir de l'aide.

Ci-joint:

• Guide Tableaux, 2022
• Rapport d'analyse des revenus 2010-2021, mai 2022

FAQ sur les mémos

Qu'est-ce qu'un mémo ?

Un mémo, abréviation de mémorandum , est une brève communication interne qui informe un groupe d'un problème, d'une solution ou d'un événement spécifique. Les mémos peuvent être envoyés sous forme de lettre papier ou de fax ou joints à un e-mail sous forme de PDF.

A quoi sert un mémo ?

Un mémo est destiné à informer un groupe de personnes sur un sujet complexe, un changement de politique ou d'autres brèves affaires officielles au sein d'une organisation.

Quelle est la structure de base d'un mémo ?

Un mémo doit inclure les éléments suivants.

• Titre
  • À
  • De
  • Date
  • Matière
• Déclaration d'ouverture
• Le contexte
• Appel à l'action
• Discussion
• Fermeture