Comment rédiger un message d'absence du bureau efficace

Un message d'absence du bureau (ou message OOO) est un e-mail de réponse automatique qui informe les personnes que vous n'êtes pas au travail pendant une période prolongée. Ils sont très utiles pour indiquer à vos collègues quand s'attendre à une réponse et/ou qui contacter en votre absence, et sont souvent considérés comme une bonne étiquette de travail pour les vacances , les congés de maladie et autres absences prolongées.

Vous devez être prudent lorsque vous rédigez un e-mail professionnel à réponse automatique : vous ne savez jamais qui pourrait le lire. Dans ce guide, nous expliquons comment rédiger un message d'absence du bureau, ce qu'il faut inclure, des exemples de messages d'absence du bureau et quelques conseils pour rédiger le vôtre.

Qu'est-ce qu'un message d'absence du bureau ?

Les vacances, les congés et toute absence prolongée peuvent perturber le flux des affaires si vous n'y êtes pas préparé. L' étiquette du travail au bureau et à distance suggère de configurer un message de réponse automatique pour toute demande de renseignements pendant votre absence pour expliquer la situation et offrir des conseils. Ces messages permettent de garantir que les affaires se poursuivent sans problème jusqu'à votre retour ; sinon, les gens pourraient mal le prendre si vous ne répondez pas.

Bien que certaines personnes utilisent les réponses automatiques pour les SMS et les appels téléphoniques, le courrier électronique est le canal de communication standard pour les messages d'absence du bureau. Les e-mails sont l’un des principaux moyens de communication en entreprise, notamment avec les contacts les plus périphériques. Si vous travaillez si étroitement avec quelqu'un que vous n'utilisez pas le courrier électronique, il est probable que vous lui parliez de votre congé via d'autres canaux de communication professionnels (comme une plateforme de messagerie) ou par le bouche à oreille.

Quand utiliser un message d'absence du bureau

Il est préférable de configurer un message d'absence du bureau chaque fois que vous ne parvenez pas à répondre aux e-mails pendant les heures normales de bureau. Les messages OOO conviennent pour de courtes périodes, comme les rendez-vous chez le médecin ou le départ du travail plus tôt dans la journée, ainsi que pour les absences plus longues, comme les vacances de plusieurs jours ou les congés parentaux.

En réalité, le moment où utiliser les messages d'absence du bureau dépend de votre travail et de l'urgence des messages que vous recevez. Si vous ne savez pas si vous devez configurer un message d'absence du bureau, demandez-vous ce qui se passera si quelqu'un vous envoie un message. Si votre réponse n’est pas trop tardive pour eux, vous n’en avez pas besoin. Cependant, si les problèmes sont suffisamment urgents pour nécessiter une intervention pendant votre absence, ou au moins fournir une explication de la raison pour laquelle votre réponse pourrait être retardée, vous devez alors configurer un message OOO.

Comment rédiger un message d'absence du bureau

Les messages d'absence du bureau n'ont pas besoin d'être élaborés ; tant qu'ils contiennent les informations essentielles, cela suffit. Certaines personnes aiment égayer leurs messages avec des détails et un humour léger, mais ceux-ci sont facultatifs.

Plus précisément, un bon message d'absence du bureau comprend trois informations :

1 les dates auxquelles tu seras parti

2 une raison succincte de votre absence

3 point(s) de contact pour une assistance supplémentaire en cas d'urgence ; si vous avez plusieurs points de contact, identifiez qui doit être contacté pour des questions particulières

Ce sont les nécessités pour aider vos collègues ou contacts externes à se débrouiller pendant votre absence. Cela donne au destinataire la possibilité d'attendre votre retour ou de continuer sans vous, et cela satisfait sa curiosité afin qu'il ne suppose pas que vous êtes parti pour d'autres raisons.

Vous pouvez couvrir toutes ces informations en quelques phrases seulement, les messages d'absence du bureau sont donc généralement assez courts. En plus des faits, il est utile d'ajouter des salutations amicales et des gestes polis, tels que « merci pour votre message » ou « parlons bientôt ! »

CommentNE PASécrire un message d'absence du bureau

Les vacances et les congés de travail peuvent faire ressortir la bêtise des gens, mais gardez à l'esprit que les messages d'absence du bureau restent des messages professionnels.

Soyez professionnel et ne dites rien de trop informel. Même si vous parlez de manière informelle avec vos collègues, des personnes extérieures à votre lieu de travail peuvent vous envoyer des e-mails, peut-être même vous proposer de nouvelles opportunités de travail auxquelles vous ne vous attendiez pas. Vous ne voulez pas faire une mauvaise première impression lorsque vous n’êtes même pas là !

De plus, évitez de vous mettre trop de pression ou de mettre trop de pression sur vous-même ou sur le collègue vers qui vous envoyez des personnes s'ils ont besoin d'aide. Ne dites pas des choses comme : « Ils vous aideront tout de suite » ou « Je vous répondrai dès mon retour ». Fixez des attentes réalistes en matière de calendrier afin que les gens puissent organiser correctement leur emploi du temps, mais ne les exposez pas à la déception.

Meilleurs exemples de messages d'absence du bureau

Jetons un coup d'œil à quelques exemples de messages d'absence du bureau afin que vous sachiez vers quoi viser. Ceux-ci servent également de modèles d'absence du bureau ou de passe-partout, alors n'hésitez pas à les copier et à les coller en ajoutant vos propres informations.

Vieux fiable

[Votre salutation personnelle],

Merci pour ton e-mail. Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au[date de retour]pour[raison]. Il me fera plaisir de répondre à votre message à mon retour.

Si vous avez besoin d'aide entre-temps, veuillez contacter[nom du collègue + titre de son poste]à[e-mail, téléphone, etc.].

[Votre clôture et signature personnelles]

Toutes les affaires

[Votre salutation personnelle],

Je serai absent du bureau jusqu'au[date de retour]pour[raison]sans accès au courrier électronique. Si votre demande est urgente, veuillez contacter[nom du collègue + titre de son poste]pour obtenir de l'aide au[e-mail, téléphone, etc.]. Sinon, je vous répondrai le plus rapidement possible à mon retour.

[Votre clôture et signature personnelles]

Petit charmeur

[Votre salutation personnelle],

Merci pour votre message ! Malheureusement, je suis absent du bureau pour[raison]et je ne reviendrai pas avantle [date de retour] .Je me ferai un plaisir de répondre à votre message à mon retour, mais si vous avez besoin d'une aide urgente, n'hésitez pas à contacter[nom du collègue + titre de son poste]à[e-mail, téléphone, etc.].

Merci encore et désolé pour tout inconvénient !

[Votre clôture et signature personnelles]

Conseils pour rédiger un message d'absence du bureau

Ne révèle pas trop

Les messages d'absence du bureau sont meilleurs lorsqu'ils sont rapides et précis. Partager trop de choses sur vos projets de vacances ou votre vie personnelle n'est pas seulement non professionnel, mais peut également aliéner vos collègues qui sont encore au travail. Quant aux détails médicaux. . . moins c'est plus.

Des détails excessifs rendent également plus difficile pour les lecteurs de trouver les informations nécessaires, comme un e-mail de contact ou la date de votre retour. Divulguer trop d'informations est également un problème de sécurité : vous ne souhaitez pas diffuser de détails personnels à des étrangers, comme par exemple si vous êtes loin de chez vous.

Il n'y a rien de mal à être vague concernant les e-mails d'absence du bureau. En fait, c'est préférable. Vous pouvez simplement dire que vous êtes « en vacances » ou « malade » sans plus d'explications.

Donnez plus de finition à vos messages

Imaginez que vous faites une faute de frappe dans votre message d'absence du bureau. Imaginez maintenant qu'une faute de frappe soit constatée par des dizaines de personnes différentes, parfois encore et encore si elles vous essayent plusieurs fois.

Grammarly s'assure que vous détectez toutes vos erreurs avant d'envoyer un message, en particulier s'il s'adresse à un public plus large. Nos suggestions de rédaction détecteront toutes vos fautes de frappe pendant que vous écrivez et offrirez vos commentaires.

De plus, notre détecteur de ton peut identifier la façon dont votre écriture apparaît, comme « confiant », « accusateur » ou même « égocentrique ». Cela vous aide à réajuster votre choix de mots ou à maintenir le cap, en fonction de la sensation que vous souhaitez donner à votre écriture.

Téléchargez Grammarly maintenant pour améliorer la qualité de tousvos e-mails, y compris les messages d'absence du bureau.

Cet article a été initialement rédigé en 2017 par Karen Hertzberg. Il a été mis à jour pour inclure de nouvelles informations.