Comment rédiger un message d'absence efficace

Un message d'absence du bureau (ou message OOO) est un e-mail de réponse automatique qui avertit les personnes que vous n'êtes pas au travail pendant une période prolongée. Ils sont très utiles pour faire savoir à vos collègues quand attendre une réponse et/ou qui contacter en votre absence, et sont souvent considérés comme une bonne étiquette de travail pour les vacances , les congés de maladie et autres absences prolongées.

Vous devez être prudent lorsque vous rédigez un e-mail de réponse automatique professionnel, vous ne savez jamais qui pourrait le lire. Dans ce guide, nous expliquons comment rédiger un message d'absence, ce qu'il faut inclure, des exemples de messages d'absence et quelques conseils pour rédiger le vôtre.

Qu'est-ce qu'un message d'absence du bureau ?

Les vacances, les congés et les absences prolongées peuvent perturber le flux des affaires à moins que vous ne soyez préparé. L'étiquette de travail au bureau et à distance suggère de configurer un message de réponse automatique pour toute demande pendant que vous êtes parti pour expliquer la situation et offrir des conseils. Ces messages aident à garantir que les affaires se poursuivent sans heurts jusqu'à votre retour ; sinon, les gens pourraient mal le prendre si vous ne répondez pas.

Bien que certaines personnes utilisent les réponses automatiques pour les SMS et les appels téléphoniques, le courrier électronique est le canal de communication standard pour les messages d'absence du bureau. Les e-mails sont l'une des principales méthodes de communication en entreprise, en particulier avec des contacts plus périphériques. Si vous travaillez si étroitement avec quelqu'un que vous n'utilisez pas le courrier électronique, il y a de fortes chances que vous lui parliez de votre congé par le biais d'autres canaux de communication professionnels (comme une plateforme de messagerie) ou par le bouche à oreille.

Quand utiliser un message d'absence du bureau

Il est préférable de configurer un message d'absence du bureau chaque fois que vous ne pouvez pas répondre aux e-mails pendant les heures normales de bureau. Les messages OOO sont appropriés pour de courtes périodes, telles que des rendez-vous chez le médecin ou un départ tôt du travail, ainsi que pour des absences plus longues, telles que des vacances de plusieurs jours ou des congés parentaux.

Vraiment, quand utiliser les messages d'absence du bureau dépend de votre travail et de l'urgence des messages que vous recevez. Si vous ne savez pas si vous devez configurer un message d'absence du bureau, demandez-vous ce qui se passera si quelqu'un vous envoie un message. Si votre réponse ne sera pas trop tardive pour eux, vous n'en avez pas besoin. Cependant, si les questions sont suffisamment urgentes pour qu'elles nécessitent une attention pendant votre absence, ou au moins une explication de la raison pour laquelle votre réponse pourrait être retardée, vous devez alors configurer un message OOO.

Comment rédiger un message d'absence du bureau

Les messages d'absence du bureau n'ont pas besoin d'être élaborés ; tant qu'ils contiennent les informations essentielles, c'est suffisant. Certaines personnes aiment égayer leurs messages avec des détails et un humour léger, mais ceux-ci sont facultatifs.

Plus précisément, un bon message d'absence du bureau comprend trois éléments d'information :

1 les dates auxquelles tu seras parti

2 une raison succincte de votre absence

3 point(s) de contact pour une assistance supplémentaire en cas d'urgence ; si vous avez plusieurs points de contact, identifiez qui doit être contacté pour des questions particulières

Ce sont les nécessités pour aider vos collègues ou contacts externes à se débrouiller pendant votre absence. Cela donne au destinataire la possibilité d'attendre votre retour ou de continuer sans vous, et cela satisfait sa curiosité afin qu'il ne suppose pas que vous êtes parti pour d'autres raisons.

Vous pouvez couvrir toutes ces informations en quelques phrases seulement, de sorte que les messages d'absence du bureau sont généralement assez courts. En plus des faits, il est utile d'ajouter des salutations amicales et des gestes polis, tels que « merci pour votre message » ou « à bientôt ! »

Comment NE PAS écrire un message d'absence du bureau

Les vacances et les congés de travail peuvent faire ressortir la bêtise chez les gens, mais gardez à l'esprit que les messages d'absence du bureau sont toujours des messages de travail.

Soyez professionnel et ne dites rien de trop informel. Même si vous parlez avec désinvolture avec vos collègues, des personnes extérieures à votre lieu de travail peuvent vous envoyer des e-mails, peut-être même avec de nouvelles opportunités de travail auxquelles vous ne vous attendiez pas. Vous ne voulez pas faire une mauvaise première impression quand vous n'êtes même pas là !

De plus, évitez de mettre trop de pression sur vous-même ou sur le collègue vers qui vous envoyez des personnes s'ils ont besoin d'aide. Ne dites pas des choses comme « Ils vous aideront tout de suite » ou « Je répondrai dès que je reviendrai ». Fixez des attentes réalistes pour un laps de temps afin que les gens puissent organiser correctement leur emploi du temps, mais ne les préparez pas à la déception.

Meilleurs exemples de messages d'absence du bureau

Jetons un coup d'œil à quelques exemples de messages d'absence du bureau afin que vous sachiez vers quoi viser. Ceux-ci servent également de modèles d'absence du bureau ou de passe-partout, alors n'hésitez pas à les copier et à les coller avec vos propres informations ajoutées.

Ol' fiable

[Votre message d'accueil personnel] Merci pour votre email. [return date] [reason] Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au [date de retour] [raison] Je serai heureux de répondre à votre message à mon retour.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Si vous avez besoin d'aide entre-temps, veuillez contacter [nom du collègue + fonction] [email, téléphone, etc.] [Votre clôture personnelle et votre signature]

Toutes les affaires

[Votre message d'accueil personnel] [return date] [reason] Je serai absent du bureau jusqu'au [date de retour] [raison] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Si votre demande est urgente, veuillez contacter [nom du collègue + titre de son poste] [e-mail, téléphone, etc.] Sinon, je vous répondrai au plus vite à mon retour.

[Votre clôture personnelle et votre signature]

Petit charmeur

[Votre message d'accueil personnel] Merci pour votre message! [reason] [return date] . [raison] [date de retour] . [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Je serai heureux de répondre à votre message à mon retour, mais si vous avez besoin d'une assistance urgente, n'hésitez pas à contacter [nom du collègue + fonction] [email, téléphone, etc.] Merci encore et désolé pour tout inconvénient!

[Votre clôture personnelle et votre signature]

Conseils pour rédiger un message d'absence du bureau

Ne pas trop en dévoiler

Les messages d'absence du bureau sont meilleurs lorsqu'ils sont rapides et précis. Partager trop sur vos projets de vacances ou votre vie personnelle n'est pas seulement non professionnel, mais peut également aliéner vos collègues qui sont encore au travail. Quant aux détails médicaux. . . moins est plus.

Des détails excessifs rendent également plus difficile pour les lecteurs de trouver les informations nécessaires, comme un e-mail de contact ou la date de votre retour. Divulguer trop d'informations est également un problème de sécurité : vous ne voulez pas diffuser de détails personnels à des étrangers, comme le fait que vous soyez loin de chez vous.

Il n'y a rien de mal à être vague avec les e-mails d'absence du bureau - en fait, c'est préférable. Vous pouvez simplement dire que vous êtes « en vacances » ou « malade » sans donner plus d'explications.

Donnez plus de finition à vos messages

Imaginez faire une faute de frappe dans votre message d'absence du bureau. Imaginez maintenant qu'une faute de frappe est vue par des dizaines de personnes différentes, parfois encore et encore si elles vous essaient plusieurs fois.

La grammaire s'assure que vous attrapez toutes vos erreurs avant d'envoyer un message, en particulier celui qui a un public plus large. Nos suggestions d'écriture détecteront toutes vos fautes de frappe pendant que vous écrivez et offriront des commentaires.

De plus, notre détecteur de ton peut identifier la façon dont votre écriture se présente, comme « confiant », « accusatoire » ou même « égocentrique ». Cela vous aide à réajuster votre choix de mots ou à maintenir le cap, en fonction de la sensation que vous souhaitez donner à votre écriture.

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Cet article a été initialement écrit en 2017 par Karen Hertzberg. Il a été mis à jour pour inclure de nouvelles informations.