Améliorez vos compétences en écriture professionnelle : les 12 principaux conseils éprouvés

Que vous soyez un écrivain débutant ou expérimenté, ces conseils vous aideront à améliorer vos compétences en rédaction professionnelle.

J'ai écrit un court ebook pour une campagne de marketing au cours de ma première année en tant que rédacteur professionnel. J'ai envoyé l'ebook à l'équipe pour examen. L'éditeur a déclaré que l'ebook était bon, mais elle a demandé : "Pouvez-vous le rendre moins sec et formel ?"

Elle craignait que le livre électronique ne soit trop difficile à comprendre et que la plupart des lecteurs le sautent. Nous avons réécrit et édité le livre électronique afin qu'il soit plus facile et plus engageant à lire, et les résultats ont généré des milliers de prospects.

De nombreux nouveaux rédacteurs commerciaux font l'erreur de supposer que l'écriture professionnelle doit être trop formelle et utiliser un langage compliqué. Une bonne rédaction professionnelle est claire, concise et engageante. Il suit un style cohérent qui s'adresse de manière appropriée et directe aux lecteurs. Si vous ne savez pas par où commencer, essayez ces conseils.

Principaux conseils pour améliorer les compétences en rédaction professionnelle

1. Vérification orthographique et vérification grammaticale

La façon la plus simple d'écrire quelque chose qui semble professionnel est de prendre quelques minutes supplémentaires pour vérifier l'orthographe et la grammaire de votre travail. Ne vous fiez pas non plus au vérificateur d'orthographe ou de grammaire de votre application préférée. Au lieu de cela, copiez et collez l'écriture dans une autre application et changez la police. Bien sûr, c'est une étape supplémentaire, mais vous remarquerez quelques problèmes supplémentaires.

N'oubliez pas non plus que les règles des divers correcteurs orthographiques et grammaticaux varient selon le système d'exploitation et parfois l'application, c'est donc à vous, en tant qu'aspirant bon écrivain, de décider ce qu'il faut corriger ou ignorer.

C'est également une bonne idée de vous assurer que vous avez défini la préférence de langue anglaise de l'application en question sur la région pour laquelle vous écrivez, par exemple, l'anglais britannique, l'anglais américain, l'anglais canadien, etc. Des différences subtiles existent entre toutes ces variations. , mais ils peuvent changer radicalement la perception d'un écrit.

2. Lisez votre travail à haute voix

La lecture à haute voix de votre écriture peut être un outil puissant pour améliorer vos compétences en rédaction professionnelle. Lors de la narration, vous devenez plus conscient du rythme, de la stimulation et du flux lorsque vous lisez un morceau à haute voix. Ce processus permet d'identifier les formulations embarrassantes, les structures de phrases et d'autres problèmes qui peuvent ne pas être aussi perceptibles lors de la lecture silencieuse. Il aide à l'auto-édition et aux révisions nécessaires pour améliorer la clarté et la lisibilité d'un travail.

Vous pouvez lire l'ouverture d'une analyse de rentabilisation, une lettre de motivation ou même un e-mail critique. Envisagez de vous enregistrer avec un dictaphone ou un enregistreur vocal. De cette façon, vous pouvez réécouter votre narration et identifier encore plus de problèmes. Écoutez les mots et les phrases difficiles à dire ou qui ne parviennent pas à transmettre le message souhaité.

3. Utilisez un vérificateur de grammaire dédié

Un vérificateur d'orthographe et de grammaire de base est utile, mais un vérificateur de grammaire dédié comme Grammarly trouve et corrige des erreurs grammaticales supplémentaires, des fautes d'orthographe et d'autres problèmes. Vous pouvez utiliser des plugins pour ces outils qui fonctionnent directement dans Outlook, Word et d'autres applications d'écriture professionnelles.

Ils doivent fournir un contexte derrière les erreurs possibles avec des exemples. De cette façon, un bon écrivain peut corriger son travail et améliorer sa connaissance de la grammaire anglaise en faisant plutôt qu'en lisant simplement. N'oubliez pas que c'est à vous, l'écrivain, de décider quoi accepter ou rejeter en fonction de votre public, de votre guide de style et du ton de la pièce. Lisez notre guide des meilleurs vérificateurs de grammaire.

Fait intéressant, Grammarly cite des recherches affirmant que ses utilisateurs améliorent souvent leurs compétences de commutation verbale en utilisant l'outil pendant un certain temps. Ils apprennent inconsciemment à écouter les tics verbaux et les manières qui déroutent les lecteurs.

4. Apprenez à relire

Rien ne crie une écriture non professionnelle à des collègues comme des e-mails professionnels, une analyse de rentabilisation ou une présentation remplie de fautes de frappe. La relecture consiste à réviser et à vérifier votre écriture pour les erreurs de grammaire, d'orthographe, de ponctuation et de style.

Cela implique également de rechercher des incohérences ou des inexactitudes dans des rapports, des articles ou d'autres types d'écrits professionnels. Le logiciel ne peut pas dire si vous avez mal saisi le nom d'un produit ou la terminologie d'une entreprise.

Lors de la relecture d'un document commercial, vérifiez-le pour les fautes de grammaire et d'orthographe habituelles. Ensuite, revérifiez les petites erreurs comme un nom mal orthographié, des chiffres incorrects ou une terminologie spécifique à l'entreprise ou au public. Ces erreurs peuvent nuire à la crédibilité de votre message.

5. Vérifiez le score de lisibilité

Avant d'appuyer sur envoyer, soumettre ou publier, prenez quelques minutes pour identifier le score de lecture d'un texte. Vous pouvez marquer une pièce à l'aide d'un vérificateur de grammaire ou d'un outil de lisibilité en ligne. Idéalement, une bonne écriture commerciale est écrite pour un niveau de huitième année.

Les écrivains novices se cachent derrière de longues phrases, des mots compliqués et la voix passive parce qu'ils trouvent l'auto-édition difficile ou qu'ils ont peur de paraître peu sophistiqués. Cependant, les écrivains professionnels visent à écrire quelque chose de la manière la plus claire et la plus concise possible, en utilisant les mêmes mots et expressions que leurs lecteurs.

Cela dit, certaines exceptions existent. Un rédacteur universitaire ou technique pourrait devoir utiliser des termes académiques ou un jargon technique, ce qui réduit le score de lisibilité d'un texte. Mais ils peuvent toujours chercher des moyens de simplifier les phrases maladroites et les tournures de phrases maladroites. Découvrez comment améliorer votre score de lisibilité.

6. Entraînez-vous à écrire pour le Web

Écrire pour le Web est un excellent moyen d'améliorer vos compétences car il encourage à clarifier vos pensées sur un sujet et à développer une pratique d'écriture. Il favorise également la publication de travaux faciles à lire. Cela nécessite de communiquer votre message de manière efficace et concise - toutes les compétences essentielles à la rédaction commerciale. C'est aussi différent d'écrire de la fiction littéraire ou de la prose.

Envisagez d'écrire un article de blog sur LinkedIn. Vous devrez écrire un bon titre et décomposer un morceau avec des sous-titres, des sauts de ligne et d'autres techniques de formatage. Le titre capte l'attention du lecteur, et ces techniques de formatage la retiendront. Ces compétences se traduisent assez facilement par la rédaction d'un résumé d'analyse de rentabilisation ou d'un e-mail, c'est-à-dire que vous aurez besoin d'une bonne ligne d'objet, d'une introduction et d'un résumé scannable.

7. Surveillez les instances de la voix passive

La voix passive décrit le moment où l'objet d'une phrase devient le sujet et le sujet est soit omis, soit transformé en objet. En d'autres termes, une phrase se concentre sur l'action plutôt que sur la personne qui l'exécute. Lisez notre guide de la voix passive pour en savoir plus.

Par exemple, "La note de service à l'échelle de l'entreprise a été écrite par le PDG" est un exemple de voix passive, tandis que "Le PDG a écrit une note de service à l'échelle de l'entreprise" est écrit à la voix active.

Bien qu'il n'y ait rien de mal à écrire à la voix passive, il est parfois difficile à comprendre et presque toujours ennuyeux à lire. C'est aussi moins engageant que la voix active. Surveillez les verbes qui se terminent par "ed" ou la voix passive et réécrivez en conséquence. Un vérificateur de grammaire peut vous aider à repérer ces tiques écrites.

Certaines exceptions existent si l'écrivain ne veut délibérément pas attribuer d'action à une personne. Par exemple, utiliser la voix passive dans la rédaction technique, académique et juridique est parfois plus approprié que d'attribuer une action à un individu, c'est-à-dire d'introduire un blâme.

8. Concentrez-vous sur le choix des mots

Les mots que vous choisissez pour les e-mails professionnels et autres écrits ont un impact sur la manière dont les lecteurs reçoivent votre message. Ils déterminent si votre écriture est claire, concise, efficace ou déroutante, peu claire ou inefficace.

Pour la rédaction commerciale, choisissez des mots précis, descriptifs et appropriés pour votre public et votre objectif. Évitez d'abréger, de raccourcir ou de réécrire les noms ou les termes des produits lorsque vous écrivez sur la terminologie de l'entreprise, sauf si c'est une pratique courante.

En cas de doute, lisez ou demandez le guide de style de l'entreprise. Certaines petites entreprises peuvent en manquer. Dans ce cas, consultez une version largement acceptée comme le guide de style Associated Press.

Gardez à l'esprit que le sens des mots, et/ou leur prononciation, varient considérablement selon la géographie et la culture. Voici un exemple. En Irlande, le mot « craic » signifie passer un bon moment. Cependant, aux États-Unis, le mot «crack» fait référence à une drogue de classe A. Les deux mots se prononcent de la même manière mais ont des sens radicalement différents !

9. Lire un livre de grammaire

Les bons écrivains conservent certains des meilleurs livres de grammaire près de leur bureau ou de leur bureau. Tout d'abord, ils élargiront votre vocabulaire. Vous pouvez choisir les bons mots pour exprimer efficacement vos pensées et vos idées. Un bon livre de grammaire vous aidera également à comprendre comment les mots sont utilisés en contexte avec des exemples. Éviter les erreurs grammaticales courantes rendra votre écriture plus professionnelle et soignée.

De plus, l'étude des règles de grammaire et de la structure des phrases (beaucoup de ces livres tirent des exemples de divers types de médias) vous aidera à écrire des phrases claires et concises. J'aime particulièrement associer un bon livre de grammaire à un outil comme Grammarly car cela me permet d'apprendre en faisant, c'est-à-dire que je peux voir comment une règle de grammaire s'applique à un texte professionnel sur lequel je travaille.

10. Mettez votre lecteur en premier

Une grande écriture professionnelle ne fait pas perdre de temps au lecteur. Il leur parle directement et leur explique ce qu'ils doivent savoir. Envisagez une lettre de motivation pour un emploi. De nombreux nouveaux candidats se promènent pendant quelques paragraphes sur qui ils sont et ce qu'ils font. Mais un excellent rédacteur de lettre de motivation résume cela en une phrase ou deux, puis explique rapidement comment il aide le responsable du recrutement ou l'entreprise à atteindre ses objectifs. c'est-à-dire que la lettre concerne le rôle, pas le candidat.

Le même principe d'écriture s'applique à une communication efficace dans les affaires. Donnez la priorité à votre client ou à votre lecteur plutôt que de radoter sur qui vous êtes et ce que vous faites.

11. Suivez un cours d'écriture

Un bon cours d'écriture est un excellent moyen d'améliorer vos compétences en rédaction professionnelle. Vous pouvez en apprendre davantage sur les éléments d'écriture, tels que la structure, le ton, la voix et le style. Vous pouvez également discuter de différents types d'écriture, tels que l'écriture persuasive, descriptive et narrative, et comment appliquer ces styles à différentes pièces.

Un bon cours d'écriture couvre les techniques et les meilleures pratiques, telles que l'organisation de vos pensées, la création d'un plan, la révision de votre travail et le développement d'un processus d'écriture. Il est également utile de réseauter avec d'autres écrivains professionnels et de recevoir des commentaires de leurs pairs.

J'ai suivi un atelier d'écriture qui a duré dix semaines. Au cours de chaque session, nous avons critiqué les pièces de chacun et fourni des commentaires. J'ai trouvé ce retour inestimable.

Tous les professionnels n'ont pas le temps de participer à un atelier d'écriture créative en personne. Vous pouvez toujours suivre un cours sur votre temps libre. Malcolm Gladwell enseigne même une Masterclass qui convient à ceux qui écrivent de la non-fiction. Lisez notre critique de Malcolm Gladwell Masterclass.

12. Lire une grande écriture

En vous exposant à une écriture de haute qualité, vous pouvez apprendre comment les écrivains professionnels utilisent le langage pour créer des pièces percutantes et mémorables.

Vous pouvez apprendre à rédiger une proposition commerciale efficace, un article de blog engageant ou un communiqué de presse convaincant en lisant des exemples de ces types d'écriture.

Ne vous arrêtez pas là, cependant. Considérez comment les auteurs utilisent le langage descriptif, structurent leurs phrases et construisent un argument. Analysez comment ils utilisent le rythme, le rythme et le ton pour engager les lecteurs. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez appliquer ces techniques à votre travail.

Lire une bonne écriture peut vous aider à développer un œil critique, vous permettant d'identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans l'écriture d'autres personnes et d'appliquer ces connaissances à votre écriture. Commencez par lire des livres d'affaires populaires par des gens comme Malcolm Gladwell et aussi des livres pratiques par des professeurs d'écriture de non-fiction populaires comme Stein On Writing par Sol Stein et Draft No. 4 par John McPhee.