Comment rédiger un e-mail d'invitation à un entretien
Publié: 2022-03-22L'envoi d'un e-mail d'invitation à un entretien est une étape passionnante du processus de recrutement. Il peut être tentant de choisir la solution de facilité et d'utiliser un modèle d'e-mail d'invitation à un entretien, mais ne le faites pas. Investir du temps dans la création d'un e-mail personnalisé invitant quelqu'un à un entretien profitera à votre marque et à votre entreprise.
Les e-mails d'invitation à un entretien fournissent aux candidats un aperçu de votre façon de travailler. Ils sont l'occasion de vendre votre entreprise et de promouvoir le poste. Dans les secteurs concurrentiels, où les postes vacants sont largement plus nombreux que les candidats, un e-mail d'invitation à un entretien bien rédigé peut faire la différence entre pourvoir un poste vacant et non.
Alors que les entretiens vidéo deviennent la norme, votre e-mail d'entretien doit faire plus que simplement indiquer la date et l'heure. Vous devrez inclure le temps, les détails techniques, les informations sur les tâches et même des conseils sur le code vestimentaire.
Dans notre guide, nous expliquons comment rédiger l'e-mail d'invitation à un entretien parfait pour toute entreprise à l'aide de nos modèles.
Qu'est-ce qu'un e-mail d'invitation à un entretien ?
Les e-mails d'invitation à un entretien sont une correspondance personnalisée et professionnelle envoyée à un candidat, lui demandant de se joindre à vous pour une discussion formelle sur le rôle.
Vous pouvez inviter un candidat à un entretien téléphonique, une vidéoconférence ou un entretien physique. Lors du processus de recrutement, vous pouvez inviter un candidat parmi les trois.
Il n'y a pas de règles fondamentales concernant le format des e-mails d'entretien. Ils peuvent être aussi courts que quelques phrases ou de longues descriptions du processus d'entretien.
L'essentiel est que le destinataire ait toutes les informations dont il a besoin pour décider s'il accepte l'entretien et ce qu'il doit faire pour s'y préparer.
Vous avez également l'obligation légale de veiller à ce que chaque demandeur d'emploi puisse assister à un entretien – cela peut impliquer de devoir s'adapter aux exigences d'un demandeur d'emploi.
Pourquoi les e-mails de planification d'entretiens sont cruciaux à l'ère de Zoom
La plupart des entretiens ont été menés en personne dans le passé, mais la pandémie a changé la façon dont le recrutement est effectué.
Zoom, Skype et Microsoft Teams sont tous des moyens de plus en plus populaires d'interviewer des candidats potentiels. Au cours des premières étapes de la pandémie, les entretiens vidéo ont bondi de 67 % alors que les organisations cherchaient de nouvelles façons d'engager des candidats potentiels.
Aujourd'hui, les entretiens vidéo sont un élément crucial du processus de recrutement et sont là pour rester. Les deux tiers des recruteurs prévoient de poursuivre l'intégration virtuelle après Covid, rapporte People Management.
L'organisation de vidéoconférences ajoute une complexité supplémentaire au processus, les candidats ayant besoin de beaucoup plus d'informations que l'heure et le lieu.
En plus de l'heure et de la date, parmi les autres informations dont les personnes interrogées auront besoin, citons :
- Détails de connexion pour la visioconférence
- Un lien calendrier
- Une heure de début et une heure de fin (y compris les détails de votre fuseau horaire, pour les travailleurs à distance ou les candidats étrangers)
- Un bref aperçu de la discussion
- Détails sur qui sera présent à la discussion
- Code vestimentaire
- Si vous leur demandez de faire une présentation, des détails sur le logiciel approprié
- Un plan de secours si la technologie ne fonctionne pas
L'importance d'une invitation à un entretien réfléchie
Chaque pièce de correspondance que votre entreprise envoie doit être professionnelle, mais elle est cruciale avec les e-mails d'invitation à un entretien. Une invitation à un entretien positif, personnel et professionnel donne aux candidats un aperçu de votre façon de travailler.
Les invitations à des entretiens sont essentielles pour les candidats cadres et ceux qui occupent des postes qualifiés à forte demande. Dans des secteurs spécifiques, tels que la médecine, l'industrie créative et l'enseignement, il y a plus de postes vacants que de candidats, ce qui signifie que vous devez investir l'effort pour attirer les meilleurs candidats.
Une étude récente sur le recrutement dans la profession médicale a révélé que "la promotion de liens personnels avec chaque candidat" était fondamentale pour un recrutement réussi à l'ère numérique. Un e-mail bien rédigé, personnalisé et professionnel peut améliorer la perception de votre entreprise auprès des demandeurs d'emploi et les encourager à se présenter à un entretien.
Il y a aussi un impératif financier. Les experts en recrutement Glassdoor estiment qu'il en coûte plus de 4 000 $ et qu'il faut 27,5 jours pour recruter un nouvel employé. Si votre lettre d'invitation par e-mail ne génère aucune réponse, vous pourriez vous retrouver considérablement à court de ressources.
« Pourquoi ne puis-je pas simplement envoyer une invitation d'agenda au candidat ? » vous pourriez demander. Bien que cela puisse être tentant, vous devriez résister à l'envie. Les notifications de calendrier sont impersonnelles et non professionnelles. Vous pouvez envoyer une invitation de calendrier une fois que votre candidat a accepté, mais n'en faites pas le premier contact que vous avez avec une recrue potentielle. Au lieu de cela, écrivez un e-mail pour planifier une entrevue.
Format d'e-mail pour inviter un candidat à un entretien
Tout d'abord, les e-mails d'invitation à un entretien ont leur objectif et leur structure. Vous pouvez en savoir plus sur l'étiquette professionnelle des e-mails dans notre guide détaillé. Pourtant, vous devez avoir un format légèrement différent dans vos lettres d'invitation. Vous voudrez fournir le "qui, quoi, quand et où" de l'entretien.
Nous avons étudié les invitations par e-mail de plusieurs des plus grandes entreprises mondiales, et elles ont sept choses en commun.
- Remercier le demandeur d'avoir postulé
- Invitez-les à un entretien
- Fournissez tous les détails essentiels
- Dites-leur qui sera présent
- Encouragez-les à se connecter et à confirmer
- Demandez s'ils ont des exigences particulières
- Terminer avec enthousiasme
1. Remerciez le demandeur
Il est toujours positif de remercier les candidats pour les efforts qu'ils ont déployés pour postuler à votre poste.
2. Invitez-les à un entretien
Dites au candidat qu'il a réussi la première étape (ou la deuxième ou la troisième étape, selon le cas) et que vous l'invitez à un entretien. Soyez précis sur le type d'entretien, qu'il s'agisse d'un entretien téléphonique, d'un entretien vidéo ou d'une réunion physique.
3. Fournissez tous les détails essentiels
Votre candidat devra connaître la date et l'heure de l'entretien, mais il peut avoir besoin de connaître des détails supplémentaires. Vous devez fournir des informations sur toutes les tâches que vous leur demandez de faire, y compris les présentations. Fournissez des informations sur la durée de l'entretien et, si vous le souhaitez, des détails sur la structure de l'entretien - qu'il s'agisse d'un entretien avec un panel, d'une discussion en tête-à-tête ou d'une présentation, par exemple. Assurez-vous de ne rien oublier.
4. Dites-leur qui sera présent
Il est courtois de prévenir le demandeur d'emploi qui sera présent lors de l'entretien. Le candidat peut se préparer en faisant des recherches.
5. Encouragez-les à se connecter et à confirmer
Soyez clair pour les demandeurs d'emploi que vous avez besoin d'une réponse. Vous pouvez fournir une date limite pour toutes les réponses, en particulier si vous avez une liste de réserve d'autres personnes interrogées potentielles. Offrez la possibilité d'envoyer un e-mail ou d'appeler.
6. Demandez s'ils ont des exigences particulières
Vous avez l'obligation légale de vous assurer que votre recrutement est équitable, alors demandez aux candidats s'ils ont des exigences spécifiques auxquelles vous devrez peut-être répondre.
7. Terminez avec enthousiasme
Terminez votre e-mail de manière positive et encourageante. Cela pourrait être le début de quelque chose de spécial.
Comment inviter un candidat à un entretien par e-mail
Supposons que vous ayez lu notre cadre pour créer l'e-mail professionnel parfait. Dans ce cas, vous vous demandez peut-être comment cela se traduit par un e-mail d'invitation à un entretien ? Examinons un format d'e-mail approprié pour inviter des candidats à un entretien. Voici tout ce que vous devez inclure.
1. Utilisez le nom de la personne
Vous devez personnaliser votre correspondance par e-mail, vous devez donc utiliser le nom de la personne interrogée. Les e-mails sont moins formels que les lettres, vous pouvez donc utiliser le prénom. Si vous voulez en savoir plus sur la façon de démarrer un e-mail professionnel, consultez notre blog détaillé.
2. Remerciez-les d'avoir postulé
Un petit merci va un long chemin. Remercier votre interlocuteur potentiel est une façon positive de commencer l'e-mail, alors assurez-vous de le faire.
3. Invitez-les à un entretien
Il peut être facile de tomber dans un ton officiel lors de la rédaction d'une invitation à un entretien, mais ne le faites pas. Utilisez la voix active lorsque vous dites à un candidat que vous l'avez sélectionné pour un entretien. Que vous ayez examiné chaque candidature ou non, vous représentez l'organisation, alors écrivez de cette façon.
4. Fournissez des détails cruciaux
Rappelez-vous qui, quoi, quand et où. Incluez tout dans n'importe quel e-mail pour inviter les candidats présélectionnés à un entretien. L'heure, la date, le lieu et le processus sont tous des éléments d'information essentiels que vous ne devez pas manquer.
5. Dites au candidat qui va l'interviewer
C'est professionnel de dire aux gens qui vont les interviewer. Cela leur permet de faire des recherches de fond, y compris la vérification des profils d'entreprise et des profils LinkedIn. Avant d'envoyer l'e-mail d'entretien, informez tous les collègues dont le nom est mentionné dans le message.
6. Encouragez-les à se connecter et à confirmer
Assurez-vous que le demandeur confirme sa présence. Donnez-leur une date de confirmation si vous le souhaitez. Vous pouvez envoyer un e-mail de rappel quelques jours avant la date limite si vous le souhaitez.
7. Demandez s'ils ont des exigences particulières
Vous avez le devoir légal et moral de veiller à ce que tous les candidats aient une chance juste et égale d'assister à un entretien. En reconnaissant cela et en encourageant les candidats à vous contacter, vous faites tout votre possible pour assurer un processus transparent et ouvert.
8. Terminer professionnellement
Nous avons écrit un blog détaillé sur les meilleures pratiques pour mettre fin aux e-mails professionnels, y compris les meilleures signatures pour toutes les situations, y compris les plus formelles. Cela vous donnera plus d'informations sur la façon de terminer un e-mail pour le candidat de la meilleure façon possible.
9. Relisez l'e-mail
Il n'y a rien de pire qu'un e-mail mal rédigé à un candidat. Assurez-vous donc de revérifier votre e-mail pour inviter les candidats présélectionnés à un entretien en cas de fautes de grammaire ou d'orthographe avant d'appuyer sur "envoyer".
Exemples d'e-mails d'invitation à un entretien
Voici quelques exemples de modèles d'e-mails d'invitation à un entretien qui pourraient vous être utiles.
Entrevue téléphonique
Celui-ci est relativement formel et fournit tous les détails requis dans un e-mail d'invitation à un entretien adressé à un candidat.
Entretien vidéo
Comme nous l'avons déjà dit, les vidéoconférences et les e-mails d'entretien en ligne doivent inclure des détails spécifiques pour les demandeurs d'emploi. Voici un exemple de modèle d'e-mail d'entretien vidéo.
Premier entretien
Les premières lettres d'entrevue sont généralement formelles et courtes. En fournissant aux candidats des informations sur le processus dès le départ, vous pouvez réduire l'anxiété qu'ils peuvent ressentir. Cela leur permet également de se préparer, ce qui devrait se traduire, espérons-le, par un échange plus significatif au cours de l'entretien lui-même. Vous pouvez également baser le deuxième e-mail d'invitation à un entretien sur ce modèle.
Entretien final
L'entretien final est votre dernière chance d'évaluer les candidats et d'évaluer leur adéquation au poste. S'il y a des éléments de leur expérience que vous aimeriez explorer, alors soyez explicite. Donnez au candidat la chance de s'exprimer et de vous impressionner. Si vous souhaitez donner votre avis, il est généralement préférable de venir du responsable du recrutement. Voici un exemple d'e-mail d'invitation à l'entretien final.
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