Comment rédiger un procès-verbal de réunion, avec des exemples

La rédaction des procès-verbaux d'une réunion peut sembler banale ou critique, selon l'ordre du jour, mais il est toujours important que votre écriture soit claire et précise. Quelle que soit votre perception de votre rôle de transcripteur, l'enregistrement de procès-verbaux de réunion efficaces est un élément essentiel à long terme pour toute organisation organisant des réunions.

Dans cet article, nous verrons comment rédiger un procès-verbal de réunion comme un pro afin que toutes les personnes impliquées comprennent clairement ce qui s'est passé pendant la réunion simplement en lisant le procès-verbal. Voici quelques conseils et modèles pour faciliter la rédaction des procès-verbaux de réunion .

Que sont les procès-verbaux de réunion ?

Les procès-verbaux de réunion sont le compte rendu écrit d’une réunion ou d’une audience. Les procès-verbaux sont généralement structurés et formels afin qu'ils puissent être partagés après la réunion et servir de documents historiques à l'avenir.

Pour ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion , un procès-verbal les met au courant. Les procès-verbaux offrent également la responsabilité des mesures à prendre qui ont été discutées au cours de la réunion.

Plus important encore, si une organisation se trouve dans une situation juridique quelconque, les procès-verbaux servent de document officiel prouvant la diligence raisonnable, l'éthique et le respect des statuts.

Qui rédige les procès-verbaux des réunions ?

Le secrétaire rédige le plus souvent les procès-verbaux des réunions. Les organisations à but non lucratif, les entités gouvernementales, les écoles, les entreprises publiques et les syndicats sont généralement tenus d'enregistrer les procès-verbaux officiels des réunions. Cependant, de nombreuses autres entreprises utilisent également les procès-verbaux des réunions pour conserver un dossier officiel.

Comment rédiger un procès-verbal de réunion

Le style et le contenu des procès-verbaux des réunions varient en fonction de l'organisation et de sa structure. Quoi qu’il en soit, vous devez toujours inclure les éléments de base, comme la date, l’heure et les participants. Mais de nombreuses organisations bénéficieront également d’autres éléments facultatifs tels que des documents supplémentaires et des mesures à prendre. Lisez la suite pour savoir ce qu'il faut inclure dans votre procès-verbal de réunion.

8 éléments de base du procès-verbal de réunion

Voici les éléments essentiels à inclure dans votre procès-verbal de réunion :

1 date

2 fois

3 Emplacement

4 participants

5 sujets abordés

6 mouvements

7 Résultats du vote

8 Date et lieu de la prochaine réunion

Que doit contenir d’autre le procès-verbal de réunion ?

La plupart des organisations ajouteront au moins un ou deux autres éléments dans leurs notes de réunion. Au-delà de l'essentiel, vos notes de réunion peuvent inclure et être structurées de la manière qui correspond le mieux aux besoins de votre organisation.

Voici quelques éléments personnalisés que vous pouvez inclure dans votre procès-verbal de réunion :

• Documents complémentaires
• Éléments d'action
• Objet de la réunion
• Points à discuter la prochaine fois
• Mises à jour de l'état du projet et résultats du vote
• Prochaines étapes, comme la recherche et les suivis
• Une section pour définir les participants qui sont des invités, des non-votants ou des orateurs
• Corrections ou modifications aux procès-verbaux des réunions précédentes

5 conseils pour rédiger un compte rendu de réunion

Une fois la réunion levée, utilisez vos notes pour rédiger et modifier votre compte rendu, puis partagez-le. Il est utile de rédiger le procès-verbal de votre réunion dès la fin de la réunion afin de ne rien manquer.

1 Soyez cohérent

Il est utile d’utiliser un modèle chaque fois que vous rédigez un procès-verbal de réunion. De cette façon, ils sont tous présentés de la même manière et vous n'aurez pas à perdre de temps à ajouter des titres et des puces . Ceci est utile plus tard lorsque d’autres personnes de l’organisation ont besoin de les référencer. Certaines organisations inscrivent même leur ordre du jour et les participants attendus dans les notes de réunion pour plus d'efficacité.

2 Enregistrez-le

Lorsque vous débutez dans votre rôle de secrétaire, vous pourriez avoir du mal à suivre la prise de notes. Si vous rencontrez cela, pensez à enregistrer la réunion. Vous pouvez le faire avec n’importe quel smartphone, appareil d’enregistrement audio ou appareil photo. Plus tard, vous pourrez utiliser un service de transcription par intelligence artificielle ou simplement réécouter l’enregistrement comme rappel en cas de besoin. Cependant, avant d’enregistrer, assurez-vous d’informer vos participants qu’ils sont enregistrés.

3 Rendre vos notes visibles pendant la réunion

Parfois, les réunions sont collaboratives . Cela peut parfois sembler chaotique et rendre difficile le suivi de tout. Rendre les notes visibles sur un projecteur ou partager votre écran ou votre document lors de réunions permet à vos coéquipiers d'y contribuer.

4 Résumer

Lorsque vous rédigez des notes de réunion, résumez . Vous devez documenter autant d'informations que possible, mais ne pas tout écrire textuellement. Il n'est pas nécessaire d'enregistrer tout ce qui a été dit lors des notes de réunion. Vous pourriez également avoir du mal à suivre si vous essayez d'écrire toute la conversation mot à mot. Simplifiez et clarifiez ce qui s’est passé pendant la réunion.

5 Étiquetez les commentaires avec des initiales

Si plusieurs personnes participant à la réunion ont contribué à un sujet, il peut être utile d'utiliser les initiales des participants pour indiquer qui a contribué à quoi. Vous pouvez également utiliser des initiales pour indiquer qui sera en charge des prochaines étapes. Cette technique sténographique est un moyen efficace de clarifier une conversation à plusieurs.

5 modèles de procès-verbaux de réunion

1 procès-verbal du conseil d'administration

Appeler pour commander

Animé par le président du conseil d’administration.

[Nom du président du conseil d'administration] a convoqué la réunion ordinaire de [votre organisation] à [heure de la réunion] le [date de la réunion] à [lieu de la réunion].

Présence

Animé par le secrétaire.

Le secrétaire a procédé à l'appel. Les personnes suivantes étaient présentes :

• [Nom]
• [Nom]
• [Nom]

Les personnes suivantes étaient absentes :

• [Nom]
• [Nom]
• [Nom]

Approbation du procès-verbal

[Nom du secrétaire] a lu le procès-verbal de la dernière réunion. Le procès-verbal est approuvé.

Problèmes ouverts

• [Numéro n°1]
• [Numéro n°2]
• [Numéro n°3]

Nouvelle affaire

• [Nouveau point commercial n° 1]
• [Nouveau point commercial n°2]
• [Nouveau point commercial n°3]

Ajournement

[Nom de l'animateur de la réunion] a ajourné la réunion à [heure de fin de la réunion].

Soumission et approbation du procès-verbal

Procès-verbal soumis par : [Nom du secrétaire]

Procès-verbal approuvé par : [Nom du président du conseil d'administration ou de l'animateur de la réunion]

2 Modèle de réunion informelle

Appeler pour commander

Une réunion de [nom de l'organisation] a eu lieu à [lieu de la réunion] le [date de la réunion].

Participants

Les membres votants présents comprenaient :

• [Participant n°1]
• [Participant n°2]
• [Participant n°3]

Parmi les invités présents figuraient :

• [Invité n°1]
• [Invité n°2]
• [Invité n°3]

Approbation du procès-verbal

Une motion visant à approuver le procès-verbal de la [date de la réunion précédente] a été présentée par [nom du secrétaire] et appuyée par [nom de l'appuyeur].

Rapports

• [Nom du rapport] a été présenté par [nom du présentateur]
• [Nom du rapport] a été présenté par [nom du présentateur]

Principaux mouvements

• [Nom de la motion] proposée par [nom du proposant] et appuyée par [nom des appuyeurs]. La motion [adoptée ou rejetée] avec [nombre de voix] en faveur et [nombre de voix] contre.

Ajournement

[Nom de l'animateur de la réunion] a ajourné la réunion à [heure de l'ajournement].

3 Modèle de réunion d'audience publique

Date de la réunion :[Date de la réunion]

Heure du rendez-vous :[Heure du rendez-vous]

Secrétaire :[Nom du secrétaire]

Introduction

[Nom du responsable de la réunion] a introduit la réunion :

• [Points de discussion]

Appel

Membres présents :

• [Participants]

Mouvement n°1

Commentaires :

• [Initiales ou nom du commentateur] [commentaire] [étiquette telle que : idée, action ou conclusion]

Mouvement n°2

Commentaires :

• [Initiales ou nom du commentateur] [commentaire] [étiquette telle que : idée, action ou conclusion]

Idées

• [Idée]

Prochaines étapes

• [Étape suivante]

Conclusions

• [Conclusion]

4 Notes de réunion client

Projet :[Nom du projet]

Participants :[Participants]

Date et heure :[Date et heure]

Ordre du jour

• [Sujet à discuter]
  • [Objectif]
  • [Points clés]

Remarques

[Toute information supplémentaire importante discutée lors de la réunion]

Résultats

[Décisions clés]

Éléments d'action

• [Nom de la personne responsable] [Étape suivante]
• [Nom de la personne responsable] [Étape suivante]

5 minutes de gestion de projet

Date et heure :[Date et heure]

Présent :[Participants]

Absent :[Membres du projet non présents]

Lieu :[Lieu de réunion]

Projet :[Nom du projet]

Sujets

1. Mise à jour de [équipe]
2. Progrès sur [projet]
3. Résultats de la semaine précédente

FAQ sur les procès-verbaux des réunions

Que sont les procès-verbaux de réunion ?

Les procès-verbaux de réunion documentent ce qui s'est passé lors d'une réunion. Ils sont souvent partagés au sein d’une organisation après une réunion et servent de document de référence dans le futur.

Pourquoi les procès-verbaux des réunions sont-ils importants ?

• Créer un enregistrement historique
• Afficher les progrès au fil du temps
• Offrir une protection juridique à l’organisation
• Adhérer aux règlements locaux
• Expliquer pourquoi une organisation a pris une décision
• Servir de rappel de missions ou de projets
• Agir comme preuve des délais
• Informer les membres qui n'ont pas pu être présents

Que doit contenir le procès-verbal d’une réunion ?

• Date
• Temps
• Emplacement
• Participants
• Sujets abordés
• Mouvements
• Résultats du vote
• Date et lieu de la prochaine réunion