Comment rédiger un procès-verbal de réunion, avec des exemples

Rédiger un procès-verbal de réunion peut sembler banal ou critique, selon ce qui est à l'ordre du jour, mais il est toujours important que votre écriture soit claire et précise. Quelle que soit votre opinion sur votre rôle de transcripteur, l'enregistrement de procès-verbaux de réunion efficaces est un élément essentiel à long terme pour toute organisation organisant des réunions.

Dans cet article, nous verrons comment rédiger un procès-verbal de réunion comme un pro afin que toutes les personnes impliquées comprennent clairement ce qui s'est passé pendant la réunion simplement en lisant le procès-verbal. Voici quelques conseils et modèles pour faciliter la rédaction de procès- verbaux de réunion.

Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?

Le procès-verbal d'une réunion est le compte rendu écrit d'une réunion ou d'une audience. Les procès-verbaux sont généralement structurés et formels afin qu'ils puissent être partagés après la réunion et servir de documents historiques à l'avenir.

Pour ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion , des procès-verbaux les mettent au courant. Les procès-verbaux offrent également la responsabilité des points d'action qui ont été discutés lors de la réunion.

Plus important encore, si une organisation entre dans une situation juridique quelconque, les procès-verbaux servent de document officiel prouvant la diligence raisonnable, l'éthique et la conformité aux règlements.

Qui rédige les procès-verbaux des réunions ?

Le secrétaire rédige le plus souvent des procès-verbaux de réunion. Les organisations à but non lucratif, les entités gouvernementales, les écoles, les entreprises publiques et les syndicats sont généralement tenus d'enregistrer les procès-verbaux officiels des réunions. Cependant, de nombreuses autres entreprises utilisent également les procès-verbaux de réunion pour conserver un dossier officiel.

Comment rédiger un compte rendu de réunion

Le style et le contenu des procès-verbaux de réunion varient en fonction de l'organisation et de sa structure. Quoi qu'il en soit, vous devez toujours inclure les éléments de base, comme la date, l'heure et les participants. Mais de nombreuses organisations bénéficieront également d'autres éléments facultatifs tels que des documents supplémentaires et des éléments d'action. Lisez la suite pour savoir ce qu'il faut inclure dans votre procès-verbal de réunion.

8 éléments de base du procès-verbal de réunion

Voici les éléments essentiels à inclure dans votre procès-verbal de réunion :

1 rendez-vous

2 fois

3 Emplacement

4 participants

5 sujets abordés

6 mouvements

7 Résultats des votes

8 Date et lieu de la prochaine réunion

Quoi d'autre le procès-verbal de réunion devrait-il inclure ?

La plupart des organisations ajouteront au moins un ou deux autres éléments dans leurs notes de réunion. Au-delà de l'essentiel, vos notes de réunion peuvent inclure et être structurées de la manière qui correspond le mieux aux besoins de votre organisation.

Voici quelques éléments personnalisés que vous pouvez inclure dans votre compte rendu de réunion :

• Documents supplémentaires
• Éléments d'action
• But de la rencontre
• Points à discuter la prochaine fois
• Mises à jour de l'état du projet et résultats des votes
• Prochaines étapes, comme la recherche et les suivis
• Une section pour définir les participants qui sont des invités, des non-votants ou des orateurs
• Corrections ou amendements au procès-verbal de la réunion précédente

5 conseils pour rédiger un compte rendu de réunion

Une fois la réunion terminée, utilisez vos notes pour rédiger et modifier votre compte rendu, puis partagez-les. Il est utile de rédiger le procès-verbal de votre réunion dès la fin de la réunion afin de ne rien manquer.

1 Soyez cohérent

Il est utile d'utiliser un modèle chaque fois que vous rédigez un compte rendu de réunion. De cette façon, ils sont tous présentés de la même manière et vous n'aurez pas à perdre de temps à ajouter des titres et des puces . Ceci est utile plus tard lorsque d'autres personnes de l'organisation ont besoin de les référencer. Certaines organisations mettent même leur ordre du jour et les participants attendus sur les notes de réunion pour plus d'efficacité.

2 Enregistrez-le

Lorsque vous débutez dans votre rôle de secrétaire, vous pourriez avoir du mal à suivre la prise de notes. Si vous rencontrez ce problème, envisagez d'enregistrer la réunion. Vous pouvez le faire avec n'importe quel smartphone, appareil d'enregistrement audio ou appareil photo. Plus tard, vous pouvez utiliser un service de transcription d'intelligence artificielle ou simplement écouter l'enregistrement comme rappel en cas de besoin. Avant d'enregistrer, cependant, assurez-vous d'informer vos participants qu'ils sont enregistrés.

3 Rendez vos notes visibles pendant la réunion

Parfois, les réunions sont collaboratives . Cela peut parfois sembler chaotique et rendre difficile le suivi de tout. Rendre les notes visibles sur un projecteur ou partager votre écran ou document pendant les réunions permet à vos coéquipiers d'y contribuer.

4 Résumer

Lorsque vous rédigez des notes de réunion, résumez . Vous devez documenter autant d'informations que possible, mais n'écrivez pas tout textuellement. Il n'est pas nécessaire d'enregistrer tout ce qui a été dit pendant les notes de réunion. Vous pourriez également avoir du mal à suivre si vous essayez d'écrire toute la conversation mot à mot. Simplifiez et clarifiez ce qui s'est passé pendant la réunion.

5 Étiquetez les commentaires avec des initiales

Si plusieurs personnes à la réunion ont des commentaires sur un sujet, il peut être utile d'utiliser les initiales des participants pour indiquer qui a contribué à quoi. Vous pouvez également utiliser des initiales pour indiquer qui sera en charge des prochaines étapes. Cette technique de sténographie est un moyen efficace de clarifier une conversation à plusieurs.

5 modèles de compte-rendu de réunion

1 procès-verbal de réunion du conseil d'administration

rappeler à l'ordre

Animé par le président du conseil d'administration.

[Nom du président du conseil] a convoqué la réunion ordinaire de [votre organisation] à [heure de la réunion] le [date de la réunion] à [lieu de la réunion].

Présence

Animé par la secrétaire.

Le secrétaire a procédé à l'appel nominal. Les personnes suivantes étaient présentes :

• [Nom]
• [Nom]
• [Nom]

Les personnes suivantes étaient absentes :

• [Nom]
• [Nom]
• [Nom]

Approbation du procès-verbal

[Nom du secrétaire] lit le procès-verbal de la dernière réunion. Le procès-verbal est approuvé.

Questions ouvertes

• [Problème #1]
• [Problème #2]
• [Problème #3]

Nouvelle entreprise

• [Nouveau point commercial #1]
• [Nouveau point commercial #2]
• [Nouveau point commercial #3]

Ajournement

[nom de l'animateur de la réunion] a ajourné la réunion à [heure à laquelle la réunion s'est terminée].

Remise et approbation des procès-verbaux

Procès-verbal soumis par : [nom du secrétaire]

Procès-verbal approuvé par : [nom du président du conseil d'administration ou de l'animateur de la réunion]

2 Modèle de réunion informelle

rappeler à l'ordre

Une réunion de [nom de l'organisation] a eu lieu à [lieu de la réunion] le [date de la réunion].

Participants

Les membres votants présents comprenaient :

• [Participant #1]
• [Participant #2]
• [Participant #3]

Les invités présents comprenaient :

• [Invité #1]
• [Invité #2]
• [Invité #3]

Approbation du procès-verbal

Une motion visant à approuver le procès-verbal de la précédente [date de la réunion précédente] a été présentée par [nom du secrétaire] et appuyée par [nom du secondeur].

Rapports

• [Nom du rapport] a été présenté par [nom du présentateur]
• [Nom du rapport] a été présenté par [nom du présentateur]

Motions principales

• [Nom de la motion] proposée par [nom du proposant] et appuyée par [nom des comotionnaires]. La motion [adoptée ou rejetée] avec [nombre de voix] pour et [nombre de voix] contre.

Ajournement

[Nom de l'animateur de la réunion] a ajourné la réunion à [heure de l'ajournement].

3 Modèle d'audience publique

Date de réunion : [date de réunion]

Heure de réunion : [Heure de réunion]

Secrétaire : [nom du secrétaire]

Introduction

[Nom de l'animateur de la réunion] a présenté la réunion :

• [Points de discussion]

Appel

Membres présents :

• [Participants]

Mouvement #1

Commentaires:

• [Initiales ou nom du commentateur] [commentaire] [libellé tel que : idée, élément d'action ou conclusion]

Mouvement #2

Commentaires:

• [Initiales ou nom du commentateur] [commentaire] [libellé tel que : idée, élément d'action ou conclusion]

Idées

• [Idée]

Prochaines étapes

• [L'étape suivante]

conclusion

• [Conclusion]

4 Notes de rendez-vous clients

Projet : [Nom du projet]

Participants : [Participants]

Date et heure : [Date et heure]

Ordre du jour

• [Sujet à discuter]
  • [Objectif]
  • [Points clés]

Remarques

[Toute information supplémentaire importante discutée lors de la réunion]

Résultats

[Décisions clés]

Éléments d'action

• [Nom de la personne responsable] [Étape suivante]
• [Nom de la personne responsable] [Étape suivante]

5 procès-verbaux de gestion de projet

Date et heure : [Date et heure]

Présent : [Participants]

Absent : [membres du projet absents]

Lieu : [Lieu de réunion]

Projet : [Nom du projet]

Les sujets

1. Mise à jour de [équipe]
2. Progrès sur [projet]
3. Résultats de la semaine précédente

FAQ sur les procès-verbaux de réunion

Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?

Les procès-verbaux de réunion documentent ce qui s'est passé lors d'une réunion. Ils sont souvent partagés au sein d'une organisation après une réunion et servent de document de référence dans le futur.

Pourquoi les procès-verbaux de réunion sont-ils importants ?

• Créer un enregistrement historique
• Afficher la progression dans le temps
• Offrir une protection juridique à l'organisation
• Respecter les règlements locaux
• Expliquer pourquoi une organisation a pris une décision
• Servir de rappel de devoirs ou de projets
• Agir comme preuve des délais
• Informer les membres qui n'ont pu être présents

Que doit contenir le procès-verbal de réunion ?

• Date
• Temps
• Emplacement
• Intervenants
• Sujets abordés
• Mouvements
• Résultats du vote
• Date et lieu de la prochaine réunion