Examen des notions : ce chef de projet en vaut-il la peine ?

Cette revue passe en revue ce que vous devez savoir avant d'utiliser Notion et comment il peut rationaliser votre processus de travail. En savoir plus sur notre revue Notion ci-dessous.

Coordonner votre équipe avec une liste interminable de systèmes logiciels est fastidieux. Cela fait perdre du temps et augmente la probabilité que les employés travaillent en silos. Donc, utiliser un outil comme Notion a du sens. Vous pouvez partager des connaissances, collaborer avec les membres de l'équipe et suivre des projets, le tout à partir d'un seul écran.

Cette revue couvre tout ce que vous devez savoir sur Notion. Je parlerai de mes expériences avec l'outil, de la façon dont il peut renforcer votre vie et si cela en vaut la peine.

Qu'est-ce que la notion ?

Notion est un outil de gestion de projet qui met l'accent sur la collaboration. Fondé par Ivan Zhao en 2012 alors qu'il vivait à San Francisco, il a remarqué qu'il était presque impossible pour les équipes de travailler ensemble vers des objectifs car cela nécessitait plusieurs plateformes et des heures de gestion par jour. Cela a souvent conduit à des informations cloisonnées, en particulier après le départ d'un employé clé.

Il a donc fondé Notion dans le but de simplifier la gestion de projet et d'équipe. Une décennie plus tard, on peut dire qu'il a atteint son objectif, car Notion offre tout ce dont vous avez besoin pour une gestion de projet et un partage des connaissances efficaces.

Des entreprises comme Pixar, Spotify, Headspace et Cornershop utilisent même Notion pour gérer les tâches. Il est disponible sur les appareils Windows, Mac, iOS et Android.

Tarification notionnelle

Notion propose quatre plans tarifaires :

1. Le plan personnel gratuit
2. Personal Pro coûte 5 $ par mois ou 48 $ par an
3. L'équipe coûte 10 $ par mois ou 96 $ par an
4. Les coûts d'entreprise dépendent des besoins de votre entreprise

La version gratuite est parfaite pour les personnes qui souhaitent essayer Notion sans dépenser d'argent. Contrairement à d'autres logiciels de planification de projet, Notion offre de nombreuses fonctionnalités sur leur plan gratuit. Ceci comprend:

• Pages et blocs illimités
• Partagez des projets et des sprints avec jusqu'à cinq invités
• Synchronisez sur un nombre illimité d'appareils
• Interface de programmation d'application avancée ou API
• Collaboration en temps réel

Si vous êtes un écrivain qui cherche à structurer le flux de travail au cours des prochains jours ou semaines, vous pouvez le faire avec un plan Notion gratuit.

Si vous avez besoin de quelque chose de plus avancé, pensez au plan Personal Pro. Il est similaire au gratuit, mais il offre un nombre illimité d'invités, des téléchargements de fichiers et un historique des versions de 30 jours.

Mais si vous gérez une équipe, inscrivez-vous au plan Notion Team. Il offre les mêmes fonctionnalités que les plans précédents, mais il facilite la gestion. Vous trouverez des fonctionnalités supplémentaires telles que :

• Outils d'administration
• Groupes d'autorisations
• Espace de travail collaboratif
• Membres d'équipe et documents illimités

Si vous avez besoin de contrôles et d'assistance pour vous aider à gérer une grande entreprise, essayez le plan Entreprise. Vous ne trouverez pas de prix sur le site Web de Notion. Mais si vous contactez l'équipe commerciale, elle vous aidera à élaborer un plan en fonction de vos besoins. Il offre des fonctionnalités telles que :

• Authentification unique SAML
• Sécurité et contrôle avancés
• Accès anticipé aux nouvelles fonctionnalités
• Contrats personnalisés et facturation
• Gestion dédiée du succès
• Exportation PDF en masse

Cela facilite la gestion d'une entreprise. Vous pouvez suivre tous les projets sur le tableau de bord collaboratif et ne plus jamais manquer une échéance.

À qui s'adresse Notion ?

Après avoir utilisé Notion pour suivre mes projets d'écriture, j'ai remarqué que cela pouvait profiter à la vie de :

• Écrivains indépendants
• Équipes
• Grandes entreprises

Écrivains indépendants

Structurer votre semaine est essentiel si vous voulez devenir un écrivain indépendant à succès. Il vous permet de réaliser des projets clients tout en commercialisant vos services de rédaction.

Faire cela sans outil de gestion de projet est fastidieux. Mais avec Notion, vous pouvez créer quelques blocs pour différents projets. De cette façon, vous savez ce que vous devez faire pour la journée et environ combien de temps cela prendra.

Équipes

Notion est conçu pour les équipes car il met l'accent sur la collaboration. Ceci est essentiel car le partage des connaissances améliore la productivité et évite le cloisonnement des informations. Si vous gérez une équipe, Notion peut vous aider à rationaliser les processus de travail.

Invitez tous les membres pour que tout le monde puisse collaborer. Créez simplement des sprints qui vous aident à atteindre un objectif plus large et à suivre les progrès des employés.

Les membres de l'équipe peuvent partager les problèmes auxquels ils sont confrontés tout en s'aidant mutuellement à trouver des solutions. Vous aurez également un aperçu de la productivité de votre équipe et si vous pourriez avoir besoin d'embaucher des employés supplémentaires.

Grandes entreprises

L'évolutivité est un problème important auquel la plupart des entreprises sont confrontées lorsqu'elles utilisent un logiciel de gestion de projet. Heureusement, Zhao a créé cette plateforme pour grandir avec votre entreprise. Vous pouvez inviter un nombre illimité d'utilisateurs et effectuer des tâches sans fin. Cela facilite le suivi des progrès de votre équipe, même s'il y a des centaines de membres dans l'équipe.

Notion comprend également que les employés des grandes entreprises ont parfois du mal à trouver des informations essentielles. C'est pourquoi il propose un wiki d'équipe, vous permettant de mettre en place un référentiel centralisé auquel votre entreprise peut se référer.

Si vous utilisez d'autres applications, liez-les simplement à votre wiki car Notion est compatible avec plus de 500 plates-formes.

Comment fonctionne Notion ?

L'utilisation de Notion est simple. Tout d'abord, vous devrez vous inscrire pour un compte gratuit. Pour ce faire, rendez-vous sur Notion.so et inscrivez-vous par e-mail, Apple ou Google.

À partir de là, Notion posera quelques questions qui vous aideront à adapter votre tableau de bord aux besoins de votre entreprise.

Ensuite, Notion vous guide à travers un didacticiel rapide qui vous aidera à comprendre la plate-forme. Je suggère de créer des pages dont vous aurez besoin. Cela pourrait être :

• Liste de choses à faire
• Planificateur de contenu
• Objectifs mensuels
• Journal
• Traqueur d'habitudes

Cliquez sur l'icône "Nouvelle page" dans le coin inférieur gauche pour créer une page. Vous trouverez une liste de différents types de pages comme un tableau, un tableau, une liste, une galerie et un calendrier. Vous devrez également lui donner un titre et choisir une icône pour faciliter sa recherche ultérieure.

Voyons maintenant quelques fonctionnalités qui m'ont facilité la vie.

Prise de notes facile

Notion fonctionne comme un outil d'écriture sans distraction. Pour prendre des notes, cliquez sur le bouton "Nouvelle page" dans le coin inférieur gauche et optez pour une page vierge. À partir de là, enregistrez toutes les idées créatives que vous souhaitez partager avec d'autres. Utilisez la fonction glisser-déposer pour ajouter de la vidéo, de l'image, de l'audio et du code de programmation.

Par exemple, si vous avez quelques nouvelles idées pour des articles de blog potentiels, notez vos idées dans Notion, et votre stratège de contenu pourra les voir. Ils peuvent effectuer une analyse SERP et une recherche de mots clés pour voir s'il s'agit d'une idée de sujet pratique.

Notion est également disponible sur mobile et comme il se synchronise sur tous les appareils, vous pouvez prendre des notes sur votre téléphone et cela apparaîtra sur votre bureau.

Consultez notre avis sur l'artisanat.

Gestion des tâches multiplateforme

Avec le gestionnaire de tâches multiplateforme, différents départements peuvent partager leurs connaissances en un clic, ce qui permet d'éviter le cloisonnement des informations.

Mais vous pouvez également créer des projets et des dossiers distincts pour des services individuels. Cela facilite la gestion de différentes équipes et projets, car vous pouvez suivre la progression des cessionnaires.

Base de données de vue de tableau

La vue calendrier de Notion offre une interface efficace pour stocker et formater les informations. Par exemple, si vous avez un calendrier de création de contenu, vous pouvez créer différents articles avec des délais et affecter des rédacteurs à chaque projet.

Cliquez sur une ligne et elle s'ouvrira comme sa propre page, vous permettant de modifier les délais, les liens, les médias, les destinataires et le statut.

Si vous cliquez sur les trois boutons dans le coin supérieur droit, vous pourrez masquer ou afficher des propriétés spécifiques. Ceci est utile si vous avez beaucoup d'informations sur votre table mais que vous ne souhaitez vous concentrer que sur certaines. Par exemple, si vous souhaitez uniquement afficher les titres, le statut, les délais et les destinataires des articles, il vous suffit de désactiver les autres propriétés.

Bien que Notion soit un outil précieux pour les équipes, les entreprises et les rédacteurs, il y a quelques domaines dans lesquels j'aimerais voir Notion s'améliorer.

Zones d'amélioration

Voici quelques domaines d'amélioration que j'ai remarqués lors de l'utilisation de Notion :

• Cela peut être déroutant pour les nouveaux utilisateurs
• L'application mobile est lente

Cela peut être déroutant pour les nouveaux utilisateurs

Lorsque je me suis inscrit pour la première fois à un compte Notion gratuit, j'étais confus et un peu intimidé parce que je ne savais pas par où commencer. Même avec l'aide d'un tutoriel, il y avait tellement d'options et de fonctionnalités.

Il y a des icônes pour les modèles, les options de partage, les pages, les tableaux et les fonctionnalités de suivi sur la gauche.

Bien que j'ai commencé à me familiariser avec l'interface peu de temps après, elle est un peu avancée pour les nouveaux utilisateurs. J'aimerais que Notion offre initialement moins d'options et de fonctionnalités sur son tableau de bord pour aider les utilisateurs à maîtriser la gestion de projets.

Une fois que l'utilisateur maîtrise les bases, Notion peut alors commencer à introduire des fonctionnalités plus avancées.

Si vous recherchez une application de productivité plus simple, pensez à Trello ou Airtable.

L'application mobile est lente

L'application mobile est utile lorsque je suis en déplacement et que j'essaie de noter des idées créatives. Cependant, ce n'est pas rapide. Lorsque vous tapez de longs murs de texte ou que vous gérez de nombreux sprints, l'application a tendance à se figer. Parfois, l'application se ferme de manière aléatoire et vous devrez la rouvrir. Heureusement, vous ne rencontrerez pas ces problèmes avec l'application Web ou de bureau.

J'aimerais voir Notion développer son application mobile pour éviter les retards ou les plantages. C'est ennuyeux lorsque vous interagissez avec votre équipe sur iPad ou iPhone.

Si vous recherchez un outil avec une application plus réactive qui vous permet de prendre des notes, pensez à Evernote ou Onenote.

Lisez notre revue Evernote.

Critères d'examen des notions

Lors du test et de l'examen de Notion pour voir s'il s'agit d'un outil de gestion de projet précieux, j'ai utilisé les critères suivants :

• Facilité d'utilisation
• Souplesse
• Caractéristiques précieuses
• Abordabilité
• Sécurité

Après avoir utilisé Notion pour suivre mes projets d'écriture et d'édition, je pense qu'il répond à tous ces critères.

Une fois que vous aurez franchi la courbe d'apprentissage initiale, vous constaterez qu'il est facile à utiliser car toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour la gestion de projet et des connaissances se trouvent sur votre tableau de bord. Il est également flexible puisque vous pouvez l'utiliser sur tous les appareils tout en accédant à des fonctionnalités telles qu'un wiki d'équipe et des flux de travail avancés.

Mais la meilleure partie est que si vous voulez essayer, vous n'aurez rien à payer. Le plan gratuit vous permet de gérer des projets tout en invitant les membres de l'équipe.

Pourquoi vous pouvez me faire confiance

En tant qu'écrivain indépendant, j'expérimente toujours des outils qui aident à gérer des projets d'écriture tout en améliorant la productivité. Ce que j'ai aimé chez Notion lors de ma première inscription, c'est qu'il offre tout ce dont j'ai besoin pour gérer des projets.

Cela inclut des modèles, des fonctionnalités de partage, des intégrations avancées avec d'autres outils et des capacités de partage rapide des connaissances. Ces fonctionnalités m'aident à gérer les futurs projets d'écriture et d'édition afin de ne jamais manquer les délais.

Comme j'utilise également d'autres outils comme Google Keep, Kanban Board, Asana, Google Docs et Markdown, j'ai trouvé Notion super pratique car il s'intègre à tous.

Je vais certainement continuer à utiliser Notion. Actuellement, je ne gère pas d'équipe, mais lorsque j'ai besoin d'éditeurs et de rédacteurs pour m'aider dans des projets futurs, je peux simplement envoyer une invitation par e-mail et la gestion devient plus facile.