Rédiger une évaluation des performances efficace : un guide étape par étape

L'un des aspects les plus importants du rôle d'un manager est de fournir des commentaires qui informent, éduquent et permettent aux membres de l'équipe de grandir et de réussir. Cela n’est nulle part plus important que dans l’évaluation des performances. L'évaluation des performances est l'occasion la plus structurée permettant aux managers d'évaluer les performances des employés, de fournir des commentaires verbaux et écrits et de fixer des objectifs de développement futur.

Bien fait, cela favorise également une communication ouverte entre les managers et les employés et permet à l'employé de se sentir valorisé et clair sur la manière de réussir davantage dans son rôle. Poursuivez votre lecture pour apprendre à rédiger et à mener des évaluations de performances constructives et percutantes.

Qu'est-ce qu'une évaluation des performances ?

Une évaluation des performances est une évaluation formelle et structurée des performances au travail, y compris les réalisations et les domaines à améliorer, et fournit des commentaires pour le développement professionnel.

Une évaluation des performances peut être une évaluation annuelle complète des performances menée par un responsable, une évaluation plus globale à 360 degrés qui intègre les commentaires sur le lieu de travail des superviseurs, des pairs et des subordonnés, ou une évaluation entre pairs qui comprend des commentaires précieux sur le travail d'équipe et la collaboration. compétences de collègues travaillant en étroite collaboration avec l’employé. Les évaluations de performances peuvent également s’étendre aux milieux éducatifs, où les évaluations par les pairs peuvent avoir un impact.

Dans tous les cas, une évaluation des performances est un outil essentiel conçu pour favoriser la croissance et le succès grâce à l’amélioration continue et à l’alignement des objectifs individuels et commerciaux.

Une évaluation des performances peut également servir d’outil important pour documenter formellement un comportement ou une performance insatisfaisante, dans le but soit d’établir une voie à suivre pour l’amélioration, soit de conduire potentiellement à un licenciement.

Les 3 éléments clés d’une évaluation de performance efficace

Une évaluation des performances efficace repose sur trois éléments essentiels qui garantissent une évaluation complète, équitable et productive :

1 Des objectifs clairs

Votre employé devrait avoir reçu des objectifs et des responsabilités SMART clairs (objectifs et responsabilités spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps) par le biais de communications internes bien avant l'évaluation des performances. Ces objectifs clairs constituent la feuille de route de votre employé pour réussir dans son rôle. Ils constituent également votre guide pour évaluer les performances ; l'objectif de votre examen doit être la façon dont ils ont fonctionné par rapport aux objectifs qui leur ont été fixés.

Exemples d'objectifs de performance clairs

• Améliorez le score de satisfaction client de votre service de 81 % à 85 % et augmentez le score de satisfaction client de votre service de 85 % à 90 % en mettant en œuvre deux nouvelles initiatives de service client au cours des six prochains mois.
• Développer et lancer une nouvelle fonctionnalité de produit qui répond à la principale demande de nos utilisateurs, telle qu'identifiée dans la dernière enquête de l'équipe à la fin du troisième trimestre.
• Réduire les taux de dépassement des projets de 15 % à 5 % en améliorant l'allocation des ressources au cours de l'année suivante ; introduisez des contrôles hebdomadaires des progrès au cours du prochain trimestre pour vous assurer que cela se produit.

2 Commentaires équilibrés

Un feedback équilibré englobe les réalisations et les domaines à améliorer. Les deux sont importants dans une évaluation des performances.

Chaque employé bénéficie d'une reconnaissance pour son travail bien fait. L’évaluation des performances est le moment de célébrer ces réalisations en détail. Cette reconnaissance favorise un sentiment de fierté personnelle, remonte le moral et inspire un désir continu d'évolution professionnelle au sein de l'entreprise. Les éloges pour les réalisations facilitent également la réception de critiques constructives, ce qui est essentiel pour aider votre employé à grandir et à progresser dans son rôle.

Que le feedback soit positif ou négatif, il doit être étayé par des exemples et des données concrets, tels que des notes, des e-mails ou des résultats quantifiables. Cette approche fondée sur des données probantes apporte de la clarté, informe les employés sur leur impact et démontre vos connaissances et votre investissement dans leurs efforts et leur réussite.

3 Soyez précis, pertinent et exploitable

Imaginez si le seul retour que vous avez donné lors d'une évaluation des performances était : « Vous devez améliorer votre travail ». Sans identifier les aspects qui nécessitent une amélioration, le contexte ou le lien avec le rôle ou les responsabilités de l'employé, ou des conseils sur la façon de s'améliorer ou les étapes à suivre, vos commentaires ne sont pas précieux pour l'amélioration, la croissance ou le développement de l'employé ou pour vous aider et votre équipe tire le meilleur parti des membres de votre équipe.

C'est pourquoi les commentaires doivent toujours être spécifiques, pertinents et exploitables :

Des commentaires spécifiquespermettent à l'employé de comprendre exactement de quoi vous parlez.

Des commentairespertinentsgarantissent que vous fournissez des commentaires sous l'influence de l'employé et pertinents pour la discussion en cours.

Des commentairesexploitablesdonnent à l'employé une compréhension claire des prochaines étapes, qu'il s'agisse d'améliorer ses performances ou de maintenir son excellent travail.

Une déclaration plus spécifique, pertinente et exploitable concernant la nécessité d'améliorer les performances pourrait être : « J'ai remarqué que vos rapports contiennent souvent des inexactitudes dans l'analyse des données. Par exemple, le dernier rapport présentait un taux d’erreur de 10 %. Pour vous améliorer, je vous recommande de revérifier vos calculs et d'utiliser nos outils de vérification des données avant de les soumettre. Planifions également un moment pour revoir ces outils ensemble.

Exemples de feedback efficaces

• « Vos compétences en présentation se sont considérablement améliorées. Le rapport trimestriel que vous avez remis le mois dernier était clair, concis et bien accueilli par l'équipe de direction.
• « Même si vos compétences techniques sont solides, il est possible d'améliorer la gestion de projet. Je recommande de se concentrer sur l’estimation du calendrier et l’allocation des ressources au cours du prochain trimestre.
• « Au cours des trois derniers mois, j'ai constaté que vous respectiez systématiquement les délais des projets, mais souvent au détriment du moral de l'équipe. Par exemple, lors de la récente campagne marketing, les membres de l’équipe ont déclaré avoir effectué des heures supplémentaires pendant deux semaines consécutives. À l’avenir, j’aimerais que vous vous concentriez sur l’amélioration de vos compétences en délégation. Organisons une réunion pour discuter des stratégies permettant de répartir les tâches plus équitablement et pour explorer les techniques de gestion du temps qui peuvent aider à maintenir à la fois l'efficacité et le bien-être de l'équipe.

7 étapes pour rédiger et mener des évaluations de performances

Rédiger et mener des évaluations de performances significatives demande du temps et des efforts. Mais les récompenses dépassent largement le coût. En plus de reconnaître vos employés pour leur travail et de fournir des commentaires utiles sur leurs performances, votre évaluation favorisera une communication ouverte et continue, aidera à définir clairement les attentes et jettera les bases du succès futur des membres de votre équipe.

Pour rationaliser vos efforts et obtenir des résultats optimaux, suivez ces sept bonnes pratiques en matière d'évaluation des performances :

1 Demandez aux employés de procéder à une auto-évaluation

Les auto-évaluations des employés, dans lesquelles l'employé fournit une évaluation écrite de son travail, sont l'une des nombreuses méthodes d'évaluation puissantes qui profitent à l'employé et au manager.

Pour le collaborateur, cette introspection est l’occasion de mettre en avant des réalisations qui sont peut-être passées inaperçues, de reconnaître les axes d’amélioration et d’acquérir une plus grande conscience de soi.

Pour le manager, c'est l'occasion de voir les performances à travers les yeux de l'employé et d'obtenir des informations qui contribueront à une évaluation plus précise et plus globale des performances.

2 Rassemblez des données complètes pour étayer votre évaluation

L'utilisation de données pour vous aider à formuler votre avis est l'une des stratégies d'évaluation des performances les plus puissantes.

Les données fournissent des preuves sans équivoque de la manière dont l'employé s'est comporté par rapport à ses objectifs SMART ou à ses rôles et responsabilités documentés. Armé de données, vous obtiendrez des informations plus claires sur les performances de vos employés, vous permettant ainsi d'élaborer une évaluation objective, éclairée et constructive. Les données peuvent également fournir des exemples concrets à inclure dans votre évaluation écrite et des points de discussion lorsque vous effectuez l'évaluation des performances.

Lorsque vous recherchez des données d'évaluation des performances, collectez-les à partir de diverses sources : les commentaires des pairs, les avis des clients, les résultats du projet, les enregistrements de présence, les chiffres de vente et les mesures de performances précédentes offrent une vue plus à 360 degrés et moins de risques de biais involontaires.

3 Rédiger l'évaluation des performances

Une fois que vous combinez les objectifs SMART, les notes d'auto-évaluation et les données, vous devriez avoir une vision claire des performances de l'employé. Utilisez ces informations pour rédiger une évaluation des performances.

Commencez par des points positifs avant de passer aux domaines à améliorer. Un véritable éloge aide à atténuer toute rétroaction négative. Visez un ratio de 3:1 de trois commentaires positifs pour chaque commentaire constructif et choisissez vos mots avec soin. Cet équilibre garantit que les employés se sentent appréciés et reconnaissent les domaines à améliorer.

Pour de meilleurs résultats, assurez-vous de définir les domaines à améliorer comme des opportunités de croissance plutôt que comme des échecs. Utilisez le modèle « situation-comportement-impact » pour garder les commentaires objectifs. Vous devez décrire :

• La situation
• Le comportement observé
• Son impact sur l’équipe ou l’organisation

Ce style de communication « montrer, ne pas dire » rend vos commentaires plus pertinents et plus compréhensibles. Enfin, incluez des données, des statistiques et des exemples pertinents dans le document écrit, et prenez note de toutes données ou exemples supplémentaires que vous souhaiterez peut-être explorer lors de la réunion d'évaluation des performances.

Vous cherchez plus de conseils ? Découvrez des exemples d’évaluation des performances et comment renforcer votre écriture.

4 Mener la réunion d’évaluation des performances

Les réunions d'évaluation des performances peuvent susciter un mélange d'anticipation et d'anxiété chez les employés, en particulier lorsque les primes sont liées à des objectifs individuels ou lorsque des problèmes de performance connus seront résolus. Pour ces raisons, il est important de créer une atmosphère calme, professionnelle et constructive au début de la réunion.

Commencez par choisir un endroit calme et confortable pour la réunion, où il n'y a aucune distraction ni possibilité que les autres employés entendent votre conversation.

Commencez la réunion par une conversation brève et informelle pour aider l'employé à se détendre : un accueil chaleureux et quelques plaisanteries peuvent grandement contribuer à calmer les nerfs. Expliquez ensuite clairement le but et la structure de l’examen.

Au fur et à mesure que vous parcourez l’examen et que vous fournissez des commentaires équilibrés, commencez par les points positifs. Mettez en évidence les réalisations et les contributions spécifiques. Entrez dans les détails et partagez les données dont vous disposez pour souligner votre conscience de leurs efforts.

Si vous devez aborder des questions sensibles, telles qu'un mauvais rendement au travail, des problèmes de comportement ou des conflits sur le lieu de travail, soyez attentif à la façon dont vous les abordez. De manière générale, une approche directe associée à l’empathie fonctionne mieux. Soyez précis lorsque vous répondez aux préoccupations, en vous concentrant sur les comportements et les résultats plutôt que sur les caractéristiques personnelles. Fournir des suggestions d’amélioration claires et exploitables pour guider efficacement l’employé.

Utilisez l'une des techniques de feedback des employés les plus importantes : encouragez la conversation en posant des questions ouvertes qui sollicitent le point de vue de l'employé. Un exemple pourrait être : « Que pensez-vous de ce que j'ai partagé ? » Cela montre que vous appréciez leur contribution et crée une expérience collaborative plus engageante pour l'employé. Tout au long de la réunion, écoutez activement, prenez des notes, le cas échéant, et montrez un réel intérêt pour leur contribution.

5 Utiliser des techniques de communication efficaces

Il ne devrait y avoir aucune zone grise dans les communications sur les évaluations de performances. Une communication efficace fait la différence entre un examen avec des commentaires clairs, une compréhension des prochaines étapes et un résultat positif et un employé dégonflé, confus ou éventuellement mécontent qui ne sait pas comment procéder avec succès. Voici cinq façons d’assurer une communication claire et efficace :

• Utilisez des techniques d'écoute active : maintenez un contact visuel et fournissez des indices verbaux et non verbaux pour démontrer votre engagement.
• Utilisez un langage clair et concis et évitez le jargon ou l’ambiguïté lorsque vous discutez des mesures de performance ou des attentes.
• Faites preuve d’empathie : reconnaissez le point de vue et les émotions de l’employé tout au long de la conversation.
• Résumez les points clés et demandez confirmation, pour vous assurer que vous et votre employé êtes alignés.
• Utilisez des exercices de jeux de rôle pour vous entraîner à aborder des sujets sensibles. Vous pouvez recruter un collègue pour jouer le rôle d'employé et proposer diverses réponses à vos commentaires constructifs sur un hypothétique problème de performance.

6 Planifiez un suivi post-évaluation

Après l’évaluation des performances, organisez une réunion de suivi pour consolider la discussion et définir une voie à suivre claire. C'est l'occasion pour vous d'établir en collaboration de nouveaux plans réalisables qui correspondent au rôle de l'employé, aux besoins de développement et aux objectifs de l'entreprise.

Commencez le suivi post-évaluation en résumant les points clés de l’évaluation, y compris les points forts à exploiter et les domaines à améliorer. Travaillez ensuite avec l'employé pour établir de nouveaux objectifs SMART qui répondent aux domaines de croissance identifiés.

Par exemple, si les compétences en communication étaient mises en avant comme un domaine à développer, un objectif pourrait être : « Suivez un cours avancé sur les techniques de présentation et faites trois présentations d’équipe au cours des six prochains mois. »

Créez un plan d'action détaillé pour chaque objectif, décrivant les étapes spécifiques, les ressources nécessaires et les jalons. Assurez-vous que le plan comprend des enregistrements réguliers ou des examens de développement des employés pour suivre les progrès et fournir un soutien continu.

Cette approche collaborative renforce non seulement l'engagement de l'employé envers son développement, mais démontre également votre investissement, ainsi que celui de l'organisation, dans sa réussite.

En établissant des objectifs clairs et mesurables et un plan de réalisation structuré, vous préparez le terrain pour une amélioration continue et une performance accrue au cours de la période d'évaluation à venir.

7 Assistance et enregistrements continus

Il ne suffit pas de proposer un examen, d'établir les prochaines étapes, puis de vaquer à vos occupations. En tant que responsable de votre employé, un petit effort continu de votre part contribue grandement à renforcer les objectifs et la réussite, en offrant des opportunités de commentaires et de questions et en garantissant que votre employé est soutenu dans son parcours de développement.

Une stratégie efficace consiste à planifier des rattrapages brefs et informels. Organiser une conversation café rapide et récurrente ou un temps dédié lors de réunions individuelles pour discuter des progrès et des défis crée un environnement constructif et favorable au succès. De plus, célébrer de petites victoires en cours de route peut remonter le moral et maintenir la motivation alors que vous et votre employé vous dirigez vers la prochaine évaluation des performances.

Points clés

• Établissez des objectifs SMART clairs pour la performance des employés.
• Fournir des commentaires équilibrés qui reconnaissent les réalisations et identifient les domaines à améliorer.
• Assurez-vous que les commentaires sont spécifiques, pertinents et exploitables.
• Encouragez une culture de feedback et de croissance continus grâce à des enregistrements réguliers qui renforcent les objectifs, fournissent un soutien et des commentaires, discutent des progrès et des défis et célèbrent les petites victoires en cours de route.

FAQ sur les évaluations de performances

À quelle fréquence les évaluations de performance doivent-elles être effectuées ?

Les évaluations des performances devraient idéalement être effectuées au moins une fois par an, mais des contrôles plus fréquents, par exemple trimestriels ou semestriels, peuvent améliorer la communication et le développement. Cette approche favorise une culture d'amélioration continue et permet d'ajuster en temps opportun les objectifs et les attentes en matière de performance.

Comment résoudre les problèmes de performance sans démotiver les employés ?

Pour résoudre les problèmes de performance sans démotiver les employés, utilisez des faits, pas des opinions, et une approche directe associée à l'empathie. Concentrez-vous sur des comportements et des résultats spécifiques plutôt que sur des caractéristiques personnelles. Fournissez des suggestions d'amélioration claires et exploitables, définissez les domaines de développement comme des opportunités de croissance et utilisez le modèle « situation-comportement-impact » pour que les commentaires restent objectifs et pertinents.

Quelles sont les meilleures pratiques pour documenter les évaluations de performances ?

Les meilleures pratiques pour documenter les évaluations de performances incluent la collecte de données complètes provenant de diverses sources afin que vous puissiez fonder votre évaluation sur des faits plutôt que sur des opinions. Cadrez vos commentaires pour réussir : commencez par les réalisations, puis visez un ratio de 3 : 1 entre commentaires positifs et commentaires constructifs, en utilisant le modèle « situation-comportement-impact » pour l'objectivité. Incluez des données, des statistiques et des exemples pertinents pour étayer l’évaluation.