Comment utiliser le kanban personnel et devenir incroyablement productif

Personal Kanban peut aider à trouver un équilibre créatif entre la gestion de leur entreprise et le travail sur leur métier. Ce guide explique comment cela fonctionne.

Êtes-vous à la recherche du système de productivité personnelle parfait pour votre entreprise créative ?

D'abord la mauvaise nouvelle : ça n'existe pas. Tout comme avec les logiciels de page de destination, vous devez faire le travail quel que soit votre système.

Maintenant, la bonne nouvelle : Kanban est un système facile à utiliser et à apprendre qui peut aider à éviter de se sentir submergé par ces interminables listes de tâches. Vous pouvez utiliser un tableau blanc ou un outil comme Trello pour le faire.

Plongeons dedans.

Qu'est-ce que Kanban ?

Kanban est une méthode agile pour créer des produits basés sur des livraisons continues. Ce système est issu du système de fabrication japonais.

L'ingénieur industriel de Toyota, Taiichi Ohno, a créé le système pour aider les directeurs d'usine occupés à gérer des projets et des charges de travail complexes.

Qu'est-ce que le Kanban personnel et comment ça marche ?

Personal Kanban est une adaptation de la méthode agile pour les particuliers et même les propriétaires de petites entreprises. Cela fonctionne en forçant les utilisateurs à visualiser le travail en un seul endroit et à restreindre ce sur quoi ils travaillent.

Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry proposent ces deux règles en utilisant ce système de productivité dans leur excellent livre Personal Kanban.

1. Visualisez votre travail
2. Limitez vos travaux en cours (WIP)

Ils ont dit à propos de la première règle : « Lorsque nous voyons le travail dans ses différents contextes, les véritables compromis deviennent explicites. Nous avons maintenant un enregistrement physique de toutes ces demandes sur notre temps. Cette vision élargie de notre travail et de notre contexte nous permet de prendre de meilleures décisions.

Et ils ont ajouté à propos de la règle deux "Limiter WIP nous donne le temps de nous concentrer, de travailler rapidement, de réagir calmement au changement et de faire un travail réfléchi."

Étape 1 : Préparez votre tableau Kanban

Divisez un tableau blanc en trois colonnes. Si vous n'en avez pas, envisagez d'acheter un tableau blanc magique et de le fixer à votre mur ou même de diviser un grand cahier A4 ou de format lettre.

Intitulez la première colonne « To Do », la deuxième « Doing » et la troisième « Done ».

La première colonne sert à capturer un élément de travail sur votre nouvelle liste de tâches. Le second pour décider sur quoi vous allez travailler en ce moment et le troisième pour enregistrer ce que vous avez terminé.

N'oubliez pas d'éviter l'erreur de productivité classique consistant à transformer un projet en tâche. Il faut une série de tâches (ou cartes) pour accomplir un projet. Vous pouvez également utiliser des notes autocollantes pour représenter une carte Kaban.

Étape 2 : Travaillez avec Kanban

Ajoutez des éléments ou des cartes à la colonne "À faire" de votre tableau Kanban à l'aide d'un marqueur ou de Post-It.

Utilisez un verbe d'action et écrivez la tâche en question. Si vous déménagez, cela pourrait être "Engagez une entreprise de déménagement". Alternativement, si vous préparez une grande présentation, cela pourrait être "Images de stock source".

Lorsque vous êtes prêt à travailler, faites glisser un élément ou une tâche de la colonne "À faire" vers "En cours".

En règle générale, je trouve judicieux de ne pas conserver plus de trois éléments dans la colonne "Faire". Cela limite mon travail en cours et aide à visualiser ce sur quoi je travaille. (Rappelez-vous les règles!)

Lorsque vous avez fini de travailler, faites glisser une tâche complète de la colonne "En cours" vers la colonne "Terminé". Tirez ensuite une autre carte Kanban de "To Do" vers "Doing".

Étape 3 : Passez en revue votre tableau

Au fur et à mesure de votre travail, vous ferez naturellement glisser des tâches de la gauche vers la droite de votre tableau.

Le simple fait de faire glisser une tâche d'une colonne à l'autre vous oblige à établir des priorités. Cela encourage également des révisions régulières de votre liste de tâches.

Cette façon de travailler favorise un état de fluidité. Le fait de déplacer des cartes d'une colonne à l'autre est gratifiant. Vous pouvez voir rapidement les tâches faciles à accomplir, celles qui prennent beaucoup de temps et même les tâches où vous êtes bloqué. Benson m'a dit,

"L'erreur la plus courante serait de ne pas limiter les travaux en cours... Les gens sautent parfois la seconde parce qu'il y a" trop à faire ", ce qui, ironiquement, est à quoi sert la limite WIP en premier lieu."

Jim Benson

Une fois que vous serez plus à l'aise avec la méthode Kanban, ajoutez des colonnes supplémentaires à votre tableau Kanban personnel ou à votre application Kanban.

Par exemple, j'ai créé une colonne intitulée "En attente de" pour capturer les tâches sur lesquelles je suis bloqué et celles pour lesquelles j'ai besoin que quelqu'un me réponde. J'ai également créé une colonne "Suivant" pour les tâches sur lesquelles je voulais travailler pendant la journée de travail mais pas immédiatement.

Conseil de pro : si vous avez besoin d'inspiration, recherchez Google Images pour "Tableau Kanban personnel".

Outils Kanban recommandés

Lorsque j'ai commencé à utiliser Personal Kanban, j'ai testé un grand tableau blanc et un cahier. Les deux outils fonctionnent très bien et vous aideront à maîtriser les bases de Kanban. N'importe qui peut enregistrer une tâche ouverte et terminée avec cette méthode.

Une fois que vous avez compris comment fonctionne ce système de productivité et qu'il fait partie de votre semaine de travail, vous êtes prêt pour un tableau Kaban personnel numérique.

Trello est une application de gestion de projet basée sur le Web. C'est essentiellement un type de logiciel Kanban. Vous pouvez télécharger des fichiers dans vos tâches ou cartes, les étiqueter, définir des dates d'échéance, etc.

Le téléchargement de pièces jointes sur des cartes est utile pour rassembler tout votre travail en un seul endroit. De même, j'ai utilisé les fonctionnalités de collaboration de l'application Trello pour travailler avec des sous-traitants tiers.

Bien que j'aime Trello pour la productivité personnelle, je recommande de se familiariser d'abord avec Kanban sur un tableau blanc ou un système analogique. Après tout, l'outil est toujours moins important que de faire le travail. Ensuite, vous pouvez passer à une application ou à un logiciel dédié.

Essayez le Kanban personnel aujourd'hui

L'outil Kaban parfait n'existe pas. Si votre simple liste de tâches vous aide à faire le travail, respectez-la.

J'ai essayé beaucoup de logiciels de gestion de projet au fil des ans. Le plus gros problème est qu'une longue liste peut parfois sembler écrasante.

Si cela vous arrive, Personal Kanban ne prend pas longtemps à apprendre et il vous aidera à gérer votre travail au jour le jour sans vous sentir dépassé. Ce système de productivité personnelle aide également à visualiser le travail en un seul endroit. Ou comme l'a dit Benson,

« Le système a été conçu pour fournir spécifiquement de la flexibilité en ayant un petit ensemble de règles. C'est la principale raison pour laquelle nous l'avons vu adopté dans tous les pays et toutes les verticales sur terre, y compris la maison. Les enfants s'amusent à faire leurs corvées. Les équipes résolvent intelligemment des problèmes complexes. Le projet et le travail ambiant sont à la fois facilement visualisés et terminés. »

Jim Benson

Une version de ce message est initialement apparue sur Forbes.

Il s'agit également d'un extrait édité d'un chapitre de mon nouveau livre This Is Working : Focus on What Matters and Get the Results You Deserve.

Vente

Ça marche : concentrez-vous sur ce qui compte et obtenez les résultats que vous méritez

• Collins, Bryan (Auteur)
• Anglais (langue de publication)
• 296 Pages - 27/05/2019 (Date de publication) - Nielsen (Editeur)

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