8 phrases pour nettoyer vos e-mails au printemps

Les mauvaises habitudes d’écriture ont tendance à s’accumuler comme le désordre domestique. Cela vaut la peine de trier périodiquement son accumulation de tasses à café en surplus et de T-shirts oubliables, alors pourquoi ne pas faire un inventaire similaire pour débarrasser vos e-mails de quelques clichés et expressions profondément « meh » sur le lieu de travail ?

Nous devons admettre que nous sommes également coupables : il s'avère que qualifier les clichés de « usés » est en soi une sorte de cliché, nous avons donc supprimé cela. En effet, votre humble écrivain n'est pas fier de penser au volume d'e-mails totalement sans vie sur lesquels il « envoie ». Nous pouvons tous faire mieux.

Dans cet esprit, nous avons rassemblé certaines des phrases les plus fades, les plus obsolètes et généralement les plus substellaires que vous pourriez décider de jeter lors du nettoyage de printemps de vos e-mails, ainsi que quelques alternatives claires et nettes.

1 J'espère que cet e-mail vous trouvera bien.

Vous pourriez avoir l’intention de le faire avec bienveillance, mais cette expression est si épuisée et générique qu’elle risque désormais de suggérer le contraire : moins un sentiment réfléchi qu’une simple plaisanterie dénuée de sens.

Il est souvent préférable de supprimer ce passage et d'aller droit au but, mais si vous voulez vraiment une autre ligne après votre salutation, remerciez le lecteur en lui parlant spécifiquement :

J'adore ton dernier article sur le blog.

J'ai apprécié votre présentation de la semaine dernière sur la réduction des émissions de carbone de nos serveurs.

Les photos que vous avez partagées sur Slack de votre nouveau chiot sont adorables.

Si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas bien, ou pas du tout, vous pouvez quand même le complimenter ou commencer par quelques indices sur la façon dont vous le connaissez ou la raison pour laquelle vous le contactez :

Nous nous sommes rencontrés brièvement lors d'une conférence par l'intermédiaire de notre ami commun, Arjun.

Deux personnes m'ont dit que vous seriez l'invité idéal pour notre podcast.

Le but est de montrer au lecteur que vous avez réfléchi à ce que vous écrivez.

2 Juste un suivi. . .

Vous pourriez déployer cette phrase surchargée lorsque vous donnerez un coup de coude à quelqu'un qui n'a pas répondu à un e-mail. Cela est parfois nécessaire, mais cette phrase échoue trop souvent dans son objectif d’obtenir une réponse. Il vaut donc la peine de se demander d'abord : « Mon message nécessite-t-il une réponse ? » Si la réponse est « oui », trouvez une option plus directe.

Exemple sous-optimal 1 :il suffit de faire un suivi pour voir s'il y a un intérêt pour . . .[le communiqué de presse, par exemple]

Suggestion :Honnêtement, nous recommandons de couper complètement la ligne.

Exemple sous-optimal 2 :il suffit de faire un suivi pour voir si vous avez des commentaires avant d'envoyer cette itération au client.

Suggestion :Le client attend quelque chose de notre part cet après-midi, j'aimerais donc avoir les derniers ajustements avant midi.

Notez que la dernière suggestion parvient à communiquer plus d’informations – de manière plus convaincante – sans être plus longue ou moins polie.

3 Je fais juste un tour en arrière. . .

Tous les mêmes problèmes que ci-dessus, sauf plus de rond-point. Vous pouvez vous en passer.

4 Nouvelle normalité

Une liste non exhaustive des raisons de retirer cette phrase pourrait inclure le fait qu'elle est galvaudée et vague, qu'elle ne laisse personne la taper ou la lire se sentir bien, et qu'elle prétend reconnaître un éventail de réalités désagréables tout en les minimisant sans doute.

Cela pourrait être celui que vous lancez simplement et passez à autre chose :

Exemple sous-optimal :notre équipe s'adapte encore à la nouvelle normalité et nous devons réorganiser notre processus d'entretien en conséquence.

Suggestion 1 : Il est temps de réorganiser notre processus d'entretien.

Une autre bonne option consiste à être plus précis et un peu plus humain :

Suggestion 2 : La pandémie a détruit notre ancien processus d'entretien, alors prenons le temps d'en développer un nouveau.

Cela donne beaucoup moins l’impression qu’un ordinateur l’a écrit que l’exemple avec lequel nous avons commencé – et en moins de mots.

5 Comme discuté . . .

Ceci est couramment utilisé lorsque l'e-mail fait référence à une tâche après une réunion, mais il a tendance à être vague. Demandez-vous : « Quelle est la meilleure façon de rappeler au lecteur à quelle conversation je fais référence ? »

Exemple sous-optimal :comme discuté lors de la réunion de tout le personnel de mercredi, j'ai maintenant rédigé les lignes directrices ci-jointes.

Suggestion 1 :Sur la base des commentaires du personnel souhaitant amener des chiens au bureau, j'ai rédigé quelques lignes directrices.

Suggestion 2 :Amenez toujours des chiens au bureau.

(Ce dernier est une blague. En quelque sorte.)

6 Désolé pour le retard.

L'un des avantages du courrier électronique est que vous pouvez souvent attendre la fin de votre prochaine réunion, ou après le déjeuner, ou même jusqu'à demain, pour répondre. Alors, à quelle fréquence devez-vous vraiment vous excuser pour avoir utilisé cette fonctionnalité ?

Comme pour la plupart des autres expressions ci-dessus, il est souvent acceptable de supprimer cette idée sans la remplacer, mais si vous devez l'utiliser, cherchez des moyens de la rendre nouvelle ou distincte. Votre humble serviteur s'est un jour excusé d'avoir oublié un e-mail du vendredi après-midi en paraphrasant le vénérable Gandalf : Les ténèbres ont pris ma réponse, et elle « s'est éloignée de la pensée et du temps ».

J'ai quand même réussi à continuer à obtenir du travail de cet éditeur, donc au moins des points d'ingéniosité ?

7 Sinon, pas de soucis !

Nous voulons que vous sachiez que vous pouvez demander de l'aide au travail ou communiquer au lecteur que vous devez terminer quelque chose avant une date limite. Il ne s'agit pas d'être impérieux; c'est juste la vérité.

Exemple sous-optimal :serait-il possible de me faire savoir si vous êtes intéressé aujourd'hui avant 16 heures ? Sinon, pas de soucis !

Suggestion :Mon équipe cherche à finaliser la composition des panels plus tard dans la journée, donc si vous êtes prêt, faites-le-moi savoir avant 16 heures.

Il convient de noter que la dernière suggestion prend un peu plus de place. C’est permis. Vous aussi.

8 J’attends votre réponse avec impatience.

Que dirait-il de l'e-mail que vous écrivez si ce n'était pasvrai ? Cette notion a tendance à être superflue et facile à supprimer, mais si vous voulez souligner que vous souhaitez une réponse rapide, essayez de vous inspirer du dernier exemple ci-dessus, qui donne à la fois une raison et un délai précis.

Si vous avez remarqué un thème avec nos suggestions ici, il est peut-être préférable de simplement supprimer de nombreuses formes d'encombrement de courrier électronique, et non de les remplacer. Après tout, le but du nettoyage de printemps n’est pas de mettre à niveau des éléments que vous n’utilisez jamais, mais de vous en débarrasser. Comme pour une maison bien rangée, il en va de même pour les e-mails bien rangés : l’espace vide fait partie des plus grands luxes.