8 phrases pour faire le ménage de vos e-mails
Publié: 2022-03-29Les mauvaises habitudes d'écriture ont tendance à s'accumuler comme le fouillis de la maison. Il vaut la peine de trier périodiquement son accumulation de tasses à café en surplus et de t-shirts oubliables, alors pourquoi ne pas faire le même bilan pour débarrasser vos e-mails de quelques clichés et expressions de travail profondément "meh" ?
Nous devrions admettre que nous sommes également coupables : il s'avère que qualifier les clichés de "usés" est en soi quelque chose d'un cliché, nous avons donc supprimé cela. En effet, votre humble écrivain n'est pas fier de penser au volume d'e-mails totalement sans vie qu'il "envoie" en purée. Nous pouvons tous faire mieux.
Dans cet esprit, nous avons rassemblé certaines des phrases les plus fades, périmées et généralement sous-stellaires que vous pourriez décider de jeter lorsque vous nettoyez vos e-mails au printemps, ainsi que quelques alternatives nettes et nettes.
1 J'espère que cet e-mail vous trouvera bien.
Vous avez peut-être l'intention de le faire d'une manière bienveillante, mais cette phrase est tellement épuisée et générique qu'elle risque maintenant de suggérer le contraire : moins un sentiment réfléchi qu'une simple plaisanterie dénuée de sens.
Il est souvent préférable de frapper ce passage et de passer directement à l'essentiel, mais si vous voulez vraiment une autre ligne après votre salutation, reconnaissez le lecteur en lui parlant spécifiquement :
J'adore ton dernier article sur le blog.
J'ai apprécié votre présentation de la semaine dernière sur la réduction de la production de carbone de nos serveurs.
Les photos que vous avez partagées sur Slack de votre nouveau chiot sont adorables.
Si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas bien, ou pas du tout, vous pouvez toujours le complimenter ou commencer par un indice sur la façon dont vous vous connaissez ou pourquoi vous tendez la main :
Nous nous sommes brièvement rencontrés lors d'une conférence par l'intermédiaire de notre ami commun, Arjun.
Deux personnes m'ont dit que vous seriez l'invité parfait pour notre podcast.
Le but est de montrer au lecteur que vous avez réfléchi à ce que vous écrivez.
2 Juste un suivi. . .
Vous pouvez déployer cette phrase surmenée lorsque vous donnez un coup de coude à quelqu'un qui n'a pas répondu à un e-mail. Parfois, c'est nécessaire, mais cette phrase tombe trop souvent à plat dans son objectif d'obtenir une réponse. Il vaut donc la peine de se demander d'abord : "Mon message nécessite-t-il une réponse ?" Si la réponse est « oui », trouvez une option plus directe.
Exemple sous-optimal 1 : . . [le communiqué de presse, par exemple]
Suggestion : Honnêtement, nous vous recommandons de couper complètement la ligne.
Exemple sous-optimal 2 : Faites Suggestion : Notez que la dernière suggestion parvient à communiquer plus d'informations - de manière plus convaincante - sans être plus longue ou moins polie.
3 Il suffit de revenir en arrière. . .
Tous les mêmes problèmes que ci-dessus, sauf plus de rond-point. Vous pouvez vous en passer.
4 Nouvelle normalité
Une liste non exhaustive des raisons de retirer cette phrase pourrait inclure qu'elle est surutilisée et vague, qu'elle ne laisse personne la taper ou la lire se sentir bien, et qu'elle prétend reconnaître un éventail de réalités désagréables tout en les minimisant sans doute.
Cela pourrait être celui que vous lancez simplement et passez à autre chose :
Exemple sous-optimal : Suggestion 1 : Une autre bonne option consiste à être plus précis et un peu plus humain :
Suggestion 2 : Cela ressemble beaucoup moins à un ordinateur qui l'a écrit que l'exemple avec lequel nous avons commencé - et en moins de mots.
5 Tel que discuté . . .
Ceci est couramment utilisé lorsque l'e-mail fait référence à une tâche après une réunion, mais il a tendance à être vague. Demandez-vous : « Quelle est la meilleure façon de rappeler au lecteur à quelle conversation je fais référence ? »
Exemple sous-optimal : Suggestion 1 : Suggestion 2 : (Ce dernier est une blague. En quelque sorte.)
6 Désolé pour le retard.
L'un des avantages du courrier électronique est que vous pouvez souvent attendre la fin de votre prochaine réunion, ou après le déjeuner, ou même jusqu'à demain, pour répondre. Alors, combien de fois avez-vous vraiment besoin de vous excuser pour avoir utilisé cette fonctionnalité ?
Comme pour beaucoup d'autres phrases ci-dessus, il est souvent acceptable de couper cette idée sans la remplacer, mais si vous devez l'utiliser, cherchez des moyens de la rendre nouvelle ou distincte. Votre humble serviteur s'est une fois excusé d'avoir oublié un e-mail du vendredi après-midi en paraphrasant le vénérable Gandalf : les ténèbres ont pris ma réponse, et elle "s'est éloignée de la pensée et du temps".
J'ai réussi à continuer à obtenir du travail de cet éditeur de toute façon, donc des points pour l'ingéniosité, au moins ?
7 Sinon, pas de soucis !
Nous voulons que vous sachiez qu'il est acceptable de demander de l'aide au travail ou de communiquer au lecteur que vous devez terminer quelque chose avant une date limite. Ce n'est pas être impérieux; c'est la vérité.
Exemple sous-optimal : Sinon, pas de soucis !
Suggestion : Il convient de noter que la dernière suggestion prend un peu plus de place. C'est permis. Tu l'es aussi.
8 J'attends votre réponse avec impatience.
Que dirait-il de l'e-mail que vous écrivez si ce n'était pas vrai ? Cette notion a tendance à être non essentielle et facilement coupée, mais si vous voulez souligner que vous souhaitez une réponse rapide, essayez de vous inspirer du dernier exemple ci-dessus, qui donne à la fois une raison et un délai précis.
Si vous avez remarqué un thème avec nos suggestions ici, il se peut que de nombreuses formes d'encombrement des e-mails soient simplement supprimées, et non remplacées. Après tout, le but du nettoyage de printemps n'est pas d'améliorer des choses que vous n'utilisez jamais, mais de vous en débarrasser. Comme pour une maison bien rangée, il en va de même pour les e-mails bien rangés : l'un des plus grands luxes est l'espace vide.