Comment rédiger un e-mail professionnel, avec des conseils et des exemples

La rédaction d'e-mails professionnels soignés est une compétence essentielle : il s'agit d'un outil basique mais important pour la communication quotidienne avec les collègues, les managers, les clients et les clients.

Presque tout le monde dans les domaines académiques et professionnels communique par courrier électronique, donc savoir bien les rédiger est une compétence clé à maîtriser pour tout étudiant ou employé. Nous verrons ici comment rédiger un e-mail professionnel et vous donnerons des conseils, des suggestions ainsi que les choses à faire et à ne pas faire en matière de communication professionnelle par e-mail.

Table des matières

Qu'est-ce qu'un email professionnel ?

8 conseils pour rédiger un email professionnel

3 exemples d'emails professionnels

FAQ sur les e-mails professionnels

Qu'est-ce qu'un email professionnel ?

Un e-mail professionnel est un e-mail envoyé dans un cadre professionnel, par exemple entre deux collègues, un superviseur et son employé, un étudiant et son professeur, ou un candidat à un emploi et un responsable du recrutement. Les e-mails professionnels contiennent un message clair et exploitable.

Les e-mails professionnels peuvent être de courts messages remerciant quelqu'un de vous avoir rencontré et lui souhaitant un bon week-end. Dans la plupart des cas, cependant, l’e-mail concerne une tâche sur le lieu de travail.

Sujets de messagerie professionnels

• Planifier une réunion
• Poser ou répondre à une question
• Clarifier une déclaration ou des instructions
• Suite à une communication antérieure
• Rappeler au destinataire une date limite
• Expliquer quelque chose

Selon le rapport « Email and Document Usage Benchmark », 91 % des employés communiquent avec leurs clients par e-mail et 61 % le préfèrent aux autres méthodes de communication. Il y a donc fort à parier que vous enverrezbeaucoupd’emails au cours de votre carrière.

Lorsque vous savez rédiger un e-mail professionnel, cela donne au destinataire une impression positive de vous et, le cas échéant, de votre entreprise ou organisation. Cela montre aux employeurs potentiels que vous êtes sérieux au sujet de votre candidature et permet aux professeurs de savoir que vous êtes sérieux au sujet de vos missions.

Caractéristiques de la messagerie professionnelle

• Un ton professionnel
• Une salutation appropriée
• Une ligne d'objet claire et directe
• Un message concis qui indique son objectif
• Une clôture appropriée qui explique les mesures à prendre
• Une signature

Scénarios de messagerie professionnelle

Chaque fois que vous devez envoyer un e-mail dans un cadre professionnel ou universitaire, vous devez rédiger un e-mail professionnel. Cela comprend :

• Communiquer avec les collègues et les managers
• Communiquer avec des personnes extérieures à votre organisation, telles que des fournisseurs, des partenaires et des clients
• Communiquer avec les professeurs et les administrateurs scolaires
• Communiquer avec des représentants du gouvernement
• Communiquer pendant le processus de candidature à un emploi
• Communiquer avec le service client

Fondamentalement, tout e-mail quin'est pasdestiné à un ami proche ou à un membre de la famille doit être rédigé conformément aux directives professionnelles en matière de courrier électronique. Cela est vrai même lorsque vous êtes frustré ou insatisfait du destinataire, par exemple lorsque vous écrivez un e-mail de réclamation.

8 conseils pour rédiger un email professionnel

1 Incluez le sujet dans la ligne d'objet

La première chose que votre destinataire voit dans sa boîte de réception est la ligne d'objet de votre e-mail. Dans un e-mail marketing, la ligne d'objet peut faire la différence entre l'ouverture et la suppression du destinataire. Votre ligne d'objet doit être concise, accrocheuse et pertinente.

Indiquez exactement le sujet de votre e-mail dans la ligne d'objet. De cette façon, le destinataire sait à quoi s'attendre de votre e-mail. Il n'est pas nécessaire de faire preuve de créativité ou de clic ici ; le destinataire appréciera une ligne d'objet claire qui l'aidera à lire et à répondre efficacement à votre e-mail.

2 Adressez-vous correctement au destinataire

La meilleure façon de s'adresser au destinataire d'un e-mail professionnel est « Cher », suivi de son prénom ou de son nom de famille ainsi que du titre honorifique approprié. Si vous ne savez pas quel titre honorifique utiliser, restez fidèle à son prénom ou à son prénom et son nom.

Alternativement, vous pouvez commencer l'e-mail par « Bonjour » ou « Salut », suivi du nom du destinataire. Habituellement, cela est réservé aux personnes avec lesquelles vous entretenez déjà une relation, comme un collègue ou un manager.

3 Restez concentré

Un e-mail professionnel doit couvrir un sujet. Il peut s'agir d'une question, d'une demande, d'une réponse ou d'une explication. Quoi qu'il en soit, le corps de l'e-mail doit être axé sur ce sujet. Gardez votre e-mail concis, mais n'omettez pas d'informations clés.Concissignifie « seulement aussi longtemps que nécessaire ».

4 Incluez votre signature

Après avoir rédigé la ligne de clôture de l'e-mail, qui doit inclure un appel à l'action ou une étape exploitable, ajoutez une signature appropriée et votre signature. Une signature professionnelle doit inclure toutes les informations dont le destinataire pourrait avoir besoin pour communiquer avec vous de manière appropriée, telles que votre titre, votre numéro de téléphone et votre poste, ainsi que votre adresse e-mail. Oui, nous savons qu'ils peuvent simplement cliquer sur Répondre pour répondre, mais inclure votre adresse e-mail élimine toute confusion potentielle sur la manière de vous joindre.

5 Relire

Avant d'appuyer sur Envoyer, relisez votre e-mail. Faites une lecture rapide pour vous assurer qu’il ne contient pas de fautes de frappe, d’orthographe ou de grammaire. Les erreurs de courrier électronique peuvent nuire à l’intégralité de votre message et vous faire paraître non professionnel.

6 Évitez un ton décontracté

Dans la plupart des cas, cela signifie ne pas utiliser d’emoji.

Un e-mail professionnel doit être rédigé sur un ton professionnel. Évitez l'argot, les expressions familières et tout ce qui semble suffisamment décontracté pour être un message texte. De même, évitez les expressions clichées telles que « je viens de revenir en arrière » lors du suivi.

7 Surveillez vos mots

N'oubliez pas que n'importe qui peut transmettre votre e-mail à n'importe qui d'autre. De même, n’importe qui peut télécharger, imprimer ou capturer votre e-mail. Un e-mail est un enregistrement écrit d'une conversation, donc si vous ne voulez pas d'enregistrement écrit de quelque chose, ne le dites pas dans un e-mail.

8 Expliquez clairement vos instructions

Ne présumez pas que le destinataire sait où se trouve un fichier spécifique ou quelles sources vous avez utilisées pour étayer votre position dans un essai récent. Épelez tout ce que vous mentionnez et incluez des liens le cas échéant afin que votre destinataire sache exactement de quoi vous parlez et puisse y accéder facilement.

3 exemples d'emails professionnels

1 Sujet :Merci de votre intérêt pour notre programme d'été pour diplômés !

Chère Vanessa,

Merci beaucoup pour votre demande. Pour le moment, nous n'acceptons pas de nouvelles candidatures pour notre programme d'été d'études supérieures.

Nous vous souhaitons bonne chance dans vos projets futurs !

Cordialement, Simone Blakely, PhD Humanities, Directrice du Département

2 Objet :Veuillez fermer votre fenêtre avant de partir

Salut Maha,

Conformément à mon dernier e-mail, veuillez vous abstenir de laisser la fenêtre ouverte après avoir quitté votre bureau à la fin de chaque journée. Hier soir, nous sommes venus chercher de l'eau dans votre box.

Merci Alexeï

3 Objet : Avez-vous le temps pour un appel cette semaine ?

Cher M. Albanese,

J'ai récemment vu votre message sur LinkedIn concernant la recherche d'un contact avec le commerce de gros de collations.

vendeurs de votre région. Je possède et exploite AcmeCo Snacks, un fournisseur de collations en gros par abonnement. J'aimerais avoir vingt minutes de votre temps pour discuter de ce que je transporte et des options de tarification. Êtes-vous libre pour un appel rapide plus tard cette semaine ?

N'hésitez pas à me faire savoir si vous souhaitez que je partage mon catalogue d'été. Nous avons de nouveaux produits formidables à venir et j'aimerais vous présenter nos packages.

Je suis libre les mercredis, jeudis et vendredis de 12 h à 17 h HNE. S'il vous plaît laissez-moi savoir quelques plages horaires qui vous conviennent le mieux.

J'ai hâte de discuter davantage !

Best, Miriam Schneider Propriétaire et PDG, AcmeCo Snacks « Besoin d'une collation ? Nous vous soutenons.

FAQ sur les e-mails professionnels

Qu'est-ce qu'un email professionnel ?

Un e-mail professionnel est un e-mail envoyé dans un cadre universitaire ou professionnel qui contient un message clair et exploitable.

Quand faut-il écrire un email professionnel ?

• Communiquer avec les collègues et les managers
• Communiquer avec des personnes extérieures à votre organisation, telles que des fournisseurs, des partenaires et des clients
• Communiquer avec les professeurs et les administrateurs scolaires
• Communiquer avec des représentants du gouvernement
• Communiquer pendant le processus de candidature à un emploi
• Communiquer avec le service client

Quels sont les éléments importants d’un email professionnel ?

• Ligne d'objet
• Salutation
• Paragraphe(s) de corps concis
• Section de clôture avec une étape exploitable pour le destinataire
• Se déconnecter
• Signature