7 conseils utiles pour rédiger un e-mail professionnel parfait

C'est une journée passionnante - votre première à un nouvel emploi. Et c'est le genre de concert auquel vous pourriez vous habituer : s'asseoir dans un fauteuil confortable et gérer des e-mails n'est pas exactement un travail éreintant, n'est-ce pas ? Mais certaines parties ne vous viennent peut-être pas naturellement, du moins pas tout de suite.

Peut-être que vous voulez que les e-mails que vous rédigez expriment la confiance et le contrôle, mais que vous soyez nerveux à l'idée d'organiser chaque partie dans le bon ordre. Peut-être n'êtes-vous pas sûr de la meilleure façon de dire bonjour. Peut-être que vous n'avez pas grandi en parlant anglais à la maison ; peut-être que ce n'est toujours pas la langue dans laquelle vous rêvez.

Quoi qu'il en soit, vous n'avez pas à vous inquiéter, car avec un peu de pratique, écrire l'e-mail professionnel parfait deviendra facile, voire automatique. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

1 Saluez la personne à qui vous écrivez.

Il peut sembler étrange de s'adresser à un étranger sur Internet en tant que Cher , mais c'est la norme dans la correspondance officielle . D'autres options respectables mais moins courantes incluent les salutations et salutations .

Lorsque cela est possible, il est préférable de mettre le nom du destinataire. Faites-le suivre d'une virgule ou de deux-points, comme dans ces exemples :

• Cher Tchad,
• Cher M. Oswald :
• Chère Mme Picard-Mimms :

Si vous ne savez pas si une femme à qui vous écrivez est Mme ou Mme , alors Mme est généralement l'option la plus sûre. Une autre approche solide et non sexiste consiste à simplement mettre le nom complet du destinataire :

• Cher Alex Lee :

En revanche, le générique Cher Monsieur ou Madame semble impersonnel et doit être évité.

2 Remerciez-vous la personne ou répondez-vous à un récent message de sa part ? Si oui, commencez par là.

(Si vous contactez un étranger avec qui vous n'avez jamais correspondu auparavant, commencez le corps de votre e-mail par l'étape 3.)

Ce que vous choisissez d'écrire en premier indique au lecteur ce que vous pensez être important.

Si vous avez quelque chose pour lequel exprimer votre gratitude, vous devez le faire dès le début, afin que cela ne semble pas être une réflexion après coup. De même, si vous êtes déjà au milieu d'une conversation en va-et-vient, vous voulez rester sur la bonne voie et ne pas changer de sujet. Quelques exemples:

• Merci pour votre aimable contribution à Red Panda Conservation International.
• Merci de votre intérêt; mon client serait plus qu'heureux de discuter à l'heure que vous suggérez.
• Les pièces de rechange que vous avez demandées pour votre DeLorean doivent être livrées cette semaine.

La clé ici est d'aller droit au but rapidement; vous ne voulez pas garder un lecteur occupé à se demander.

3 Expliquez ce que vous écrivez.

Il y a deux questions auxquelles vous devez répondre clairement. Qu'espérez-vous réaliser et comment la personne que vous écrivez peut-elle vous aider ? Par exemple:

• Je vous écris pour vous enquérir de vos recherches sur la façon dont les chats toilettent leur pelage.
• Je suis un producteur de radio local qui cherche à programmer une interview en direct avant votre représentation à Oakland la semaine prochaine.
• Mon cabinet d'architectes a besoin d'expertise sur les cabanes dans les arbres, et plusieurs collègues me disent que votre perspicacité est inégalée.

En énonçant votre objectif, vous voulez être direct, mais pas au point de paraître brusque ou grossier. Si cela ressemble à un exercice d'équilibre maladroit, pécher par excès de formalité. Tout comme il vaut mieux être légèrement trop habillé au travail que trop décontracté, il est généralement préférable que votre premier e-mail à un nouveau contact soit exceptionnellement poli.

4 N'oubliez pas d'être bref

Les e-mails professionnels ne doivent pas être épiques. Soyez respectueux du temps de vos lecteurs, car s'ils estiment que votre message est trop long, ils commenceront probablement à le parcourir.

Si un sujet important nécessite une longue discussion, recherchez de meilleurs moyens de communiquer à ce sujet que les e-mails. Utilisez votre message comme un moyen d'organiser une réunion ou une discussion, plutôt qu'un lieu pour un traité dense sur le sujet.

5 Concluez avec une ligne de clôture.

Votre e-mail doit se terminer par une phrase qui clarifie votre message et prépare la suite. Cela peut inciter le lecteur à passer à l'action ou être un moyen de mettre fin doucement à la conversation.

• J'ai hâte d'en discuter avec vous jeudi à 11 heures.
• Veuillez examiner le projet de manuscrit que je joins et faites-moi savoir quelles révisions ou questions vous viennent à l'esprit.
• Vos conseils ont été extrêmement utiles et j'ai hâte de vous contacter.

Tout comme votre message a peut-être commencé là où un précédent e-mail s'est arrêté, vous souhaitez que celui-ci se termine par la mise en place d'une correspondance future.

6 Signez avec une fermeture appropriée.

Il existe de nombreuses façons de mettre fin à un e-mail avant de mettre votre nom, mais dans l'intérêt du décorum professionnel, il est probablement préférable de ne pas être trop créatif. Beaucoup de gens se plaignent des signatures distrayantes des e-mails comme « acclamations » et « VR » (très respectueusement), alors choisissez-en une qui ne vous semblera pas déplacée. Certaines des options les plus fiables sont :

• Sincèrement,
• Votre sincèrement,
• Merci encore,
• Appréciant,
• Meilleures salutations,
• Avec respect,

À ce stade, vous avez presque terminé. Il ne reste qu'une dernière étape importante.

7 Prenez un moment pour relire .

Revoir ce que vous avez écrit avant d'appuyer sur envoyer ne devrait pas être une corvée fastidieuse : n'oubliez pas que l' e-mail idéal est concis .

Assurez-vous que votre message d'accueil est correct (rien de pire que de réaliser que le nom de la personne à qui vous venez d'envoyer un e-mail est mal orthographié) et que vous dites merci quand c'est approprié. Vérifiez que toute demande que vous faites est simple et facile à comprendre, mais pas abrupte ou présomptueuse.

De plus, c'est votre dernière chance d'attraper les fautes de frappe subtiles ; nous avons vu plus d'un fil d'e-mails déraper complètement lorsque quelqu'un voulait taper "maintenant" mais a accidentellement mis "pas" à la place, comme dans "Nous n'essayons pas d'avoir la présentation prête d'ici jeudi". Soyez vigilant.

La grammaire est là pour vous aider.