Vous démarrez votre carrière ? Voici comment passer de la rédaction académique à la rédaction professionnelle

Bravo! Cela a demandé des années de discipline, y compris peut-être plus que votre juste part de nuits blanches pendant les finales, mais vous y êtes parvenu : vous avez remis votre dernier devoir universitaire.

Au cours de votre parcours universitaire, vous vous êtes probablement habitué à écrire dans un style académique . Mais les choses changeront à mesure que vous commencerez votre recherche d’emploi et que vous passerez à l’écriture dans un cadre professionnel.

Du formatage à la longueur en passant par le ton et le vocabulaire, écrire pour votre travail sera différent de l'écriture pour vos professeurs. Par exemple, le respect des exigences relatives au nombre de mots longs pour un article (y compris la modification de l'espacement des lignes et des marges en conséquence) ne s'applique plus ; au lieu de cela, vous devrez écrire de manière concise, que ce soit par courrier électronique ou dans une présentation, pour vous assurer de faire passer vos arguments efficacement. Entre autres choses, pendant que vous vous êtes habitué à écrire formellement pour un public universitaire, vous devrez adopter un ton personnellement professionnel, ce qui demande de la pratique pour frapper.

Ne vous inquiétez pas cependant : nous avons rassemblé nos meilleurs conseils pour vous aider à traverser la transition en douceur et avec succès.

>>Lire la suite :Les choses à faire et à ne pas faire lors de votre première recherche d'emploi

Écrire pour de nouveaux publics

Premièrement, vous n'êtes pas étranger au courrier électronique, mais vous êtes probablement sur le point de porter cette relation à un nouveau niveau. Même si le mot « écrivain » ne figure nulle part dans le titre ou la description de votre poste, il pourrait bientôt devenir un élément incontournable de votre routine quotidienne.

Vous pouvez également vous retrouver à communiquer avec des collègues sur des plateformes de messagerie professionnelle comme Slack ou à rédiger des documents collaboratifs aux côtés de collègues, intégrant potentiellement un langage allant de l'expertise technique aux conseils de l'équipe juridique.

En d’autres termes, votre rédaction sur le lieu de travail devra satisfaire plusieurs personnes à la fois, plutôt qu’un seul professeur. C'est une raison de plus pour garder les choses simples et directes autant que possible, comme nous l'expliquons ci-dessous.

>>Lire la suite :Comment choisir le bon canal de communication pour chaque tâche

Le formatage est important dans la rédaction professionnelle

Vous souhaitez maximiser la lisibilité , même au niveau de chaque email que vous rédigez. Soyez bref lorsque vous le pouvez et exposez votre point principal au début. N'oubliez pas : les personnes que vous contactez travaillent également et vous souhaitez respecter leur temps et garder les choses aussi simples que possible.

Essayez également de ne pas enfouir les informations clés dans des paragraphes denses contenant des détails superflus où elles risquent d'être survolées ou négligées. Parmi les exemples d'éléments que vous ne voudriez peut-être pas que les lecteurs manquent, citons les questions, les montants en dollars et les dates ou délais.

Quelques conseils :

• Utilisez des listes à puces comme celle-ci pour améliorer encore la lisibilité.
• Cherchez des occasions de diviser des paragraphes et des phrases trop longs.
• Notez qu'il peut même être utile de mettre les éléments importants en gras.

Heureusement, Grammarly peut vous aider à garantir que vos e-mails attirent l'attention de votre lecteur en signalant ces mêmes problèmes dans ses suggestions de rédaction.

>>Lire la suite :Les choses à faire et à ne pas faire en matière d'étiquette de courrier électronique professionnel

Les choses à faire et à ne pas faire en matière de ton à l'écriture

Dans la rédaction académique, la formalité est souvent préférable, mais il existe davantage de variations dans les contextes professionnels. Par exemple, même s'il est sage de pécher par excès de formalité lors de la rédaction d'une lettre de motivation , cela peut être à la fois inutile et, en fait, gênant si vous semblez trop étouffé dans un message rapide sur Slack à un collègue avec qui vous travaillez tous les jours.

En général, vous souhaitez écrire de manière suffisamment formelle pour exprimer du respect, mais pas au point de paraître raide ou distant. Cela peut être un exercice d'équilibre : juste de ce côté de « Cher Monsieur », mais pas jusqu'à « Hé, mon frère ».

Essayez plutôt de paraître neutre et conversationnel. Essayez de lire votre brouillon à haute voix pour voir s'il semble poli et amical, mais pas trop amical. S'il est rempli d'argot ou contient un nombre limite-comique de points d'exclamation, retravaillez en conséquence. Et si vous vous retrouvez à bout de souffle avant la fin d’une phrase ou si vous perdez votre place au milieu d’un paragraphe, vous savez que quelque chose doit être divisé en morceaux plus petits.

Utiliser un vocabulaire simple dans la rédaction professionnelle

À l’université, vous vous êtes peut-être habitué à mettre en valeur vos vastes connaissances en matière de sémiotique qui sous-tend la mise en scène dans votre dernière analyse littéraire. (Quoi ?) Mais sur le lieu de travail, vous devez être plus direct.

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus avec la structure et le ton, vous souhaitez que votre rédaction professionnelle soit conversationnelle et facile à suivre. Cela signifie laisser votre thésaurus sur les étagères et simplifier une diction trop érudite. Pour que votre écriture reste attrayante, Grammarly peut vous aider à trouver des synonymes forts si vous vous appuyez encore et encore sur certains des mêmes mots simples.

Bien faire les choses

Semblable à votre écriture pour l'école, vous ne voulez pas risquer de perdre des points à cause d'erreurs évitables d'orthographe, de ponctuation, etc. Mais une chose qui pourrait vous surprendre est la fréquence à laquelle de telles erreurs apparaissent dans les missives que vous recevez sur le lieu de travail.

Voici une mesure de protection à laquelle il vaut la peine de prendre l'habitude, en particulier pour les e-mails : enregistrez le remplissage du champ « À » pour la fin. Tant qu'il est vide, il n'y a aucune chance que vous (ou votre chat) appuyiez sur « envoyer » avant d'avoir eu la chance de relire votre brouillon et de détecter des fautes de frappe évidentes.

Ensuite, il y a ce délinquant fréquent, le perfide (euh, peu fiable – nous avons dit de garder le vocabulaire simple, n'est-ce pas ?) le clavier mobile. Contrairement à l'école, où vos échéances de novembre apparaissent sur le programme dès le mois d'août, les contraintes de temps sur le lieu de travail ont tendance à évoluer rapidement et vous pouvez être obligé de répondre rapidement et, parfois, depuis votre appareil mobile.

Ici, une chose qui pourrait aider à distinguer votre correspondance est le clavier Grammarly. Il peut détecter un grand nombre de ces erreurs embêtantes avant que vous ne vous rendiez compte, trop tard, de les repérer dans la boîte d'envoi de votre téléphone.