Vous débutez votre carrière ? Voici comment passer de l'écriture académique à l'écriture professionnelle

Félicitations! Il a fallu des années de discipline, y compris peut-être plus que votre juste part de nuits blanches lors des finales, mais vous l'avez fait - vous avez remis votre dernier devoir universitaire.

Au cours de votre parcours universitaire, vous vous êtes probablement habitué à écrire dans un style académique . Mais les choses changeront au fur et à mesure que vous commencerez votre recherche d'emploi et que vous passerez à l'écriture dans un cadre professionnel.

De la mise en forme à la longueur en passant par le ton et le vocabulaire, écrire pour votre travail sera différent de l'écriture pour vos professeurs. Par exemple, respecter les exigences de nombre de mots longs pour un article (y compris jouer avec l'espacement des lignes et les marges en conséquence) ne s'applique plus ; au lieu de cela, vous devrez écrire de manière concise, que ce soit par e-mail ou dans une présentation, pour vous assurer de faire passer vos points efficacement. Entre autres choses, alors que vous vous êtes habitué à écrire formellement pour un public universitaire, vous devrez adopter un ton professionnel, qui demande de la pratique pour frapper.

Mais ne vous inquiétez pas : nous avons rassemblé nos meilleurs conseils pour vous aider à effectuer la transition en douceur et avec succès.

>> En savoir plus : Les choses à faire et à ne pas faire lors de votre première recherche d'emploi

Ecrire pour de nouveaux publics

Tout d'abord, vous n'êtes pas étranger au courrier électronique, mais vous êtes probablement sur le point de faire passer cette relation à un nouveau niveau. Même si le mot « écrivain » ne figure nulle part dans le titre ou la description de votre poste, il pourrait bientôt devenir un élément incontournable de votre routine quotidienne.

Vous pouvez également vous retrouver à communiquer avec des collègues sur des plateformes de messagerie en milieu de travail comme Slack ou à écrire dans des documents collaboratifs aux côtés de collègues, en incorporant potentiellement un langage allant de l'expertise technique aux conseils de l'équipe juridique.

En d'autres termes, l'écriture de votre lieu de travail devra satisfaire de nombreuses personnes à la fois, plutôt qu'un seul professeur. C'est une raison de plus pour garder les choses simples et directes dans la mesure du possible, comme nous le verrons ci-dessous.

>> En savoir plus : Comment choisir le bon canal de communication pour chaque tâche

Questions de formatage dans la rédaction professionnelle

Vous souhaitez maximiser la lisibilité , même au niveau de chaque email que vous rédigez. Gardez les choses courtes quand vous le pouvez et mettez votre point principal au début. N'oubliez pas : les personnes que vous contactez travaillent également, et vous voulez respecter leur temps et garder les choses aussi simples que possible.

Aussi, essayez de ne pas enterrer les informations clés dans des paragraphes denses de détails superflus où elles risquent d'être écrémées ou ignorées. Des exemples d'éléments que vous ne voudriez peut-être pas que les lecteurs manquent incluent des questions, des montants en dollars et des dates ou des délais.

Quelques conseils :

• Utilisez des listes à puces comme celle-ci pour améliorer encore la lisibilité.
• Cherchez des occasions de diviser les paragraphes et les phrases trop longs.
• Notez qu'il peut même être utile de mettre les éléments importants en gras .

Heureusement, Grammarly peut vous aider à vous assurer que vos e-mails attirent l'attention de votre lecteur en signalant ces problèmes dans ses suggestions d'écriture.

>>Lire la suite : Les choses à faire et à ne pas faire en matière d'étiquette des e-mails professionnels

Les choses à faire et à ne pas faire concernant le ton à l'écrit

Dans l'écriture académique, la formalité est souvent préférable, mais il y a plus de variations dans les contextes professionnels. Par exemple, bien qu'il soit sage de pécher par excès de formalité lors de la rédaction d'une lettre de motivation , cela peut être à la fois inutile et, en fait, gênant si vous semblez trop étouffant dans un message rapide de Slack à un collègue avec qui vous travaillez tous les jours.

En général, vous voulez écrire assez formellement pour transmettre le respect, mais pas si formellement que vous semblez raide ou distant. Cela peut être un exercice d'équilibre - juste ce côté de "Cher Monsieur" mais pas jusqu'à "Hey, mon frère".

Essayez plutôt d'avoir une conversation neutre. Essayez de lire votre brouillon à haute voix pour voir s'il semble poli et amical, mais pas trop amical. S'il contient de l'argot ou contient un nombre de points d'exclamation à la limite du comique, retravaillez en conséquence. Et si vous vous retrouvez à bout de souffle avant la fin d'une phrase ou si vous perdez votre place au milieu d'un paragraphe, vous savez que quelque chose doit être divisé en plus petits morceaux.

Utiliser un vocabulaire simple dans l'écriture professionnelle

Au collège, vous avez peut-être pris l'habitude de mettre en valeur vos vastes connaissances vis-à-vis de la sémiotique qui sous-tend la mise en scène dans votre dernière analyse littéraire. (Quoi?) Mais sur le lieu de travail, vous devez être plus direct.

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus avec la structure et le ton, vous voulez que votre écriture professionnelle soit conversationnelle et facile à suivre. Cela signifie laisser votre thésaurus sur l'étagère et simplifier la diction trop savante. Pour que votre écriture reste engageante, Grammarly peut vous aider à trouver des synonymes forts si vous comptez encore et encore sur certains des mêmes mots simples.

Faire les bons choix

Semblable à votre écriture pour l'école, vous ne voulez pas risquer de perdre des points en raison d'erreurs évitables d'orthographe, de ponctuation, etc. Mais une chose qui peut vous surprendre est la fréquence à laquelle de telles erreurs apparaissent dans les missives que vous recevez sur le lieu de travail.

Voici une protection qui vaut la peine d'être prise en compte, en particulier pour les e-mails : ne remplissez pas le champ "à" pour la fin. Tant qu'il est vide, il n'y a aucune chance que vous (ou votre chat) cliquiez sur "envoyer" avant d'avoir eu la chance de relire votre brouillon et de détecter toute faute de frappe évidente.

Ensuite, il y a ce contrevenant fréquent, le clavier mobile perfide (euh, peu fiable - nous avons dit de garder le vocabulaire simple, n'est-ce pas ?). Contrairement à l'école, où vos échéances de novembre apparaissent sur le programme dès août, les contraintes de temps sur le lieu de travail ont tendance à changer rapidement et vous pouvez être obligé de répondre rapidement et, à l'occasion, depuis votre appareil mobile.

Ici, une chose qui pourrait aider à différencier votre correspondance est le clavier grammatical. Il peut détecter un grand nombre de ces erreurs embêtantes avant que vous ne vous rendiez compte trop tard de les avoir repérées dans la boîte d'envoi de votre téléphone.