Ce que cela signifie de mettre le lecteur au centre de la communication professionnelle

Cet article a été initialement publié sur Thrive Global.

Travailler à distance signifie devoir communiquer davantage par écrit. Mais la communication écrite ne peut être un moyen efficace de partager des informations et de garder les équipes connectées que lorsque les messages sont faciles à comprendre et que les principaux points à retenir sont clairs.

Et c'est plus difficile maintenant qu'avant. Sans un accès facile aux commentaires directs en personne, il peut être difficile de savoir comment votre public reçoit ce que vous avez écrit. Selon des recherches récentes de Grammarly, l'expérience de cette difficulté est répandue : les professionnels ont du mal à savoir comment ils se présentent à ceux qui lisent leurs écrits. Ils veulent avoir confiance en sachant que leurs points principaux sont clairs et concis, qu'ils sont compris.

La recherche de confiance dans la communication professionnelle ne fait que croître à mesure que les entreprises envisagent des modèles de travail à distance permanents ou prolongent leurs périodes de travail à distance. C'est une priorité pour nous chez Grammarly, où les membres de notre équipe peuvent travailler à distance jusqu'en août 2021 au moins. Notre société se concentre sur la création d'offres de produits qui aident les gens à être compris comme ils l'entendent, en les aidant à affiner la façon dont un message sera interprété avant. c'est même partagé. Cela signifie que nous réfléchissons toujours de manière critique à notre propre communication professionnelle.

Voici trois choses que j'ai appris à garder à l'esprit lorsque j'écris. J'espère qu'ils pourront aider d'autres professionnels à naviguer dans la communication écrite aujourd'hui, demain et plus loin dans notre avenir de travail à distance.

Votre public passe avant tout

De nos jours, l'écriture se fait souvent à la volée, et probablement en jonglant avec les appels vidéo et les obligations personnelles en même temps. Lorsque nous avançons rapidement dans notre travail pour cocher la case et passer à la chose suivante, nous ne nous arrêtons pas toujours pour considérer le destinataire de notre message.

Une communication bien écrite et réfléchie permet à votre lecteur de se sentir compris - cela montre que vous vous souciez de lui. Pour vous assurer que vous n'allez pas trop vite, réfléchissez aux points suivants :

Considérez les questions de manière proactive : avant de taper votre communication, réfléchissez aux questions que votre lecteur pourrait poser en réponse à votre message. Mettre le lecteur en premier de cette manière montre que vous avez pris en compte son point de vue et aide votre message à résonner.

Incluez des touches personnelles : le moyen le plus simple de démontrer que vous vous souciez de votre lecteur est d'individualiser votre message. Établissez une relation en incluant une anecdote personnelle ou en faisant référence à une réalisation récente importante de la personne à qui vous écrivez.

Soyez vous-même : Dans notre nouvelle réalité du travail à distance, de nombreuses personnes recherchent juste un peu plus d'une qualité humanisante dans leurs interactions de travail. Faites de la place dans votre écriture pour injecter votre personnalité afin que votre lecteur se connecte au message à un niveau personnel. De plus, cela peut également permettre aux autres de s'exprimer.

C'est comment tu le dis et combien

S'assurer que votre communication atterrit comme vous le souhaitez signifie également avoir une idée de ce qui rend l'écriture efficace. Dans un environnement de travail à distance, nous n'avons pas le luxe de lire la pièce ou de clarifier rapidement les points clés avec nos collègues.

Pour vous assurer que votre message est reçu comme prévu, tenez compte des points suivants lors de la révision de votre brouillon :

Faites attention à la structure de vos phrases : la compréhension de votre message peut souvent dépendre de la manière dont vous avez organisé vos pensées. Obtenez une lisibilité optimale en vous efforçant d'avoir des phrases concises et en limitant les constructions verbeuses.

Tenez compte de votre ton : assurez-vous que le ton de votre communication écrite correspond au contexte du message. Par exemple, une annonce personnelle passionnante ne doit pas être rédigée sur un ton professionnel formel, mais le départ d'un employé à long terme justifie probablement un message qui véhicule la sincérité appropriée.

Supprimez les redondances : même les grands écrivains sont enclins à faire valoir le même point plusieurs fois de différentes manières. En relisant ce que vous avez écrit, demandez-vous si l'un de vos points est redondant ou si vous utilisez le même mot trop de fois et n'ayez pas peur de le modifier considérablement.

Le diable est dans le . . . mise en page

Dans tout ce que vous écrivez, vous savez mieux quelles informations sont les plus importantes. Ne faites pas deviner votre lecteur en enfouissant vos points clés dans de gros blocs de texte.

Par exemple, vous pouvez avoir un appel à l'action basé sur une date limite qui nécessite une mise en contexte. Pour vous assurer que votre lecteur ne manque pas cette information, attirez son attention en formatant différemment vos points clés.

Voici quelques conseils pour vous aider à percer dans votre écriture :

Menez avec vos principaux points à retenir : placez vos principaux points à retenir au début de chaque paragraphe pour vous assurer que votre lecteur saisit rapidement les informations essentielles et ne manque pas votre point principal. Cela vous permettra de soutenir systématiquement vos plats à emporter avec le contexte, mais sans jamais enterrer l'avance.

Décomposez les idées consécutives : lorsqu'il y a plusieurs points clés que vous devez faire comprendre à votre lecteur, décomposez-les pour signaler leur importance. Si vous tombez sur une phrase interminable avec plusieurs virgules, demandez-vous si cette information pourrait être mieux transmise sous forme de liste.

Soyez audacieux : Mettez en gras les informations importantes, telles que les délais et les heures de réunion, qui pourraient autrement manquer dans votre message. Pour un message clé qu'il est absolument essentiel de faire passer, vous pouvez aller plus loin et même ajouter un soulignement.

>> LIRE LA SUITE : Comment rendre votre écriture concise et claire

Au cours de ces derniers mois, la communication écrite est devenue de plus en plus centrale dans notre expérience de travail, et cette tendance ne s'arrêtera pas de sitôt. Alors que notre vie de travail à distance continue de se développer, nous nous retrouvons tous à chercher des moyens d'être sûrs de nous connecter avec des collègues et de nous faire comprendre. Je sais que je développe toujours ma compréhension de la façon de communiquer avec des collègues par écrit. J'espère que ces conseils que j'ai partagés pourront aider les professionnels qui se trouvent dans la même situation.