Tout ce que vous devez savoir sur la rédaction d'une lettre de recommandation
Publié: 2017-09-01On vous a demandé d'écrire une lettre de référence - sympa ! Être invité signifie probablement que vous avez parcouru suffisamment de chemin dans votre carrière pour que votre approbation soit significative. À tout le moins, cela signifie que quelqu'un que vous connaissez personnellement apprécie votre opinion à son sujet.
Les lettres de référence sont un élément essentiel des communications modernes. À un moment ou à un autre, presque tout le monde en a besoin pour des choses comme les demandes d'emploi, les stages, les candidatures à l'université ou aux études supérieures, ou même les opportunités de bénévolat. C'est payant de savoir comment les écrire. Heureusement, les lettres de recommandation suivent un format standard.
Avant d'écrire une lettre de recommandation
Il y a quelques points à considérer avant de vous asseoir pour recommander quelqu'un. Bien qu'il soit flatteur d'être sollicité, gardez à l'esprit que votre approbation peut faire partie d'un dossier personnel, il est donc important de vous assurer que c'est quelque chose que vous êtes prêt à respecter à long terme. De plus, certaines entreprises ont des politiques interdisant aux employés d'accorder des références. Avant de donner à quelqu'un votre sceau d'approbation, assurez-vous que votre entreprise approuve la pratique.
Refuser une demande de lettre de référence
Que devez-vous faire si vous devez refuser une demande de lettre de recommandation ? La réponse dépend de la situation.
Quand vous ne pouvez pas honnêtement recommander la personne
Que se passe-t-il si on vous demande de fournir une référence pour quelqu'un que vous ne vous sentez pas à l'aise de recommander ? Disons que leur éthique de travail ou la qualité de leur travail n'est pas à la hauteur de vos normes. Il est acceptable de refuser poliment avec une réponse générique du type : "Je ne pense pas être la meilleure personne pour vous écrire une référence." Il n'est pas nécessaire de donner des raisons précises.
Quand vous ne connaissez pas assez bien la personne
Connaissez-vous vraiment la personne que l'on vous demande de recommander ? Si vous n'en savez pas assez sur la qualité de leur travail pour dire des choses élogieuses à leur sujet, il est préférable de refuser la demande. Dites simplement : « Je suis désolé. Je suis flatté que vous m'ayez demandé une référence, mais je n'ai pas l'impression de vous connaître suffisamment, ni votre travail, pour en écrire une.
Comment formater une lettre de recommandation
La plupart des lettres de recommandation suivent un format de lettre commerciale standard. Bien que vous deviez remplir tous les blancs, avoir un modèle à suivre rend le processus un peu plus facile. Voici ce qu'une lettre de référence devrait inclure.
Vos coordonnées et salutations. C'est une bonne idée d'inclure votre titre, votre numéro de téléphone et (si vous n'envoyez pas directement la recommandation par e-mail) votre adresse e-mail. Ouvrez votre lettre avec une salutation formelle.
Un paragraphe d'ouverture vous présentant. Dites au destinataire qui vous êtes et pourquoi vous êtes qualifié pour recommander la personne sur laquelle vous écrivez. Incluez des choses comme depuis combien de temps vous connaissez ou travaillez avec la personne, et à quel titre (en tant que superviseur, conseiller, etc.).
Détails sur la personne que vous recommandez. Expliquez pourquoi cette personne est qualifiée. Quels attributs personnels en font un bon travailleur ou un bon étudiant ? Quelles compétences apportent-ils à la table? De quelles réalisations avez-vous été témoin ou avez-vous fait partie ? Si vous pouvez inclure un bref exemple pour illustrer les qualifications de la personne, tant mieux.
Une fermeture et une signature. Votre clôture doit réitérer pourquoi la personne a gagné votre approbation. Si vous êtes prêt à être contacté pour d'autres questions ou pour une recommandation verbale, indiquez-le. Signez formellement.
Exemple de lettre de recommandation
Wile E. Coyote a été invité à rédiger une lettre de recommandation pour un stagiaire qu'il supervisait directement. Voici un exemple du format correct pour une lettre de recommandation en copie papier (ou en pièce jointe au format PDF).
Elmer J. Fudd Fudd Mansion & Yacht, Inc. 5678 Wabbit Season Way Hollywood, CA 90123
Cher Monsieur Fudd,
Il me fait plaisir de recommander Road Runner pour un poste de coursier au sein de votre entreprise. Road a travaillé comme coursier stagiaire au bureau d'Acme Corporation à Albuquerque de mars à juillet 2017. Pendant cette période, il était sous ma supervision directe.
Au cours de son bref passage chez Acme, Road a fait preuve d'une vitesse et d'une agilité exceptionnelles en tant que coursier. Ses livraisons sont ponctuelles et il est toujours poli et professionnel. Sa remarquable capacité à réfléchir sur ses pieds lui a permis de traverser de nombreuses situations de stress élevé. Il est toujours calme, même sous pression. Il a montré sa volonté de prendre des risques calculés et de faire un effort supplémentaire.
Bien que Road soit généralement calme, il a des manières courtoises et est excellent avec les clients et les collègues - il ne dérange vraiment personne. Je crois qu'il prend beaucoup de plaisir dans son travail, car il a toujours l'air de s'amuser. J'ai apprécié qu'il m'accueille tous les jours avec un joyeux "Meep meep!"
Je crois que Road serait un atout pour tout employeur. Je n'hésite pas à lui faire part de toute ma recommandation. J'ai hâte de suivre de près sa trajectoire professionnelle. Je suis certain qu'il ira loin. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter.
Sincèrement,
Wile E. Coyote
Une note sur les lettres de référence par e-mail
Lorsque vous envoyez une lettre de référence par e-mail, il n'est pas nécessaire d'inclure votre adresse ou les coordonnées du destinataire. Au lieu de cela, incluez un en-tête de sujet comme :
Lettre de recommandation : Road Runner
Placez vos coordonnées sous votre signature, comme ceci :
Sincèrement,
Wile E. Coyote
Directeur de fabrication
Acmé Corporation
(123) 456-7890
Si vous avez besoin de plus d'inspiration, visitez The Balance pour des exemples de différents types de lettres de référence. 