Comment rédiger un e-mail de rappel professionnel

Les humains ont une mémoire imparfaite. C'est pourquoi les emails de rappel existent. Tout au long de votre carrière, vous rédigerez probablement de nombreux e-mails de rappel. Il s’agit d’emails qui mentionnent des sujets qui ont déjà été abordés, comme des demandes professionnelles, des rendez-vous et des points de discussion, pour éviter que le destinataire ne les oublie. Les e-mails de rappel sont également utiles dans votre vie non professionnelle, qu'il s'agisse de demander à quelqu'un de confirmer sa présence pour un événement, de planifier un voyage ou de donner un coup de pouce à quelqu'un au sujet d'un rendez-vous.

Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel ?

Un e-mail de rappel est envoyé pour rappeler au destinataire d'effectuer une action spécifique ou pour s'assurer qu'il n'a rien oublié. Dans les domaines professionnel et universitaire, des e-mails de rappel sont souvent envoyés pour s'assurer que les réunions sont planifiées, que les documents sont partagés, que les informations sont reconnues et que les délais sont respectés. Les e-mails de rappel sont un type d'e-mail professionnel et partagent quelques similitudes avec d'autres types d'e-mails professionnels comme les e-mails de vente et de suivi.

Quand devez-vous envoyer un e-mail de rappel ?

Un e-mail de rappel est généralement un message de suivi qui prend en charge un e-mail précédent. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à un collègue pour planifier une réunion et que vous ne recevez pas de réponse, vous pouvez envoyer un e-mail de rappel pour réitérer la demande de réunion.

Les e-mails de rappel ne doivent pas nécessairement suivre les e-mails. Vous pouvez également en envoyer un après un appel téléphonique ou une conversation en personne. Chaque fois que vous devez rappeler au destinataire quelque chose dont vous avez déjà discuté, un e-mail de rappel est approprié.

Quand envoyer un rappel

Voici quelques exemples de scénarios qui peuvent être résolus via un e-mail de rappel :

• Un retard de paiement d'un client
• Une échéance à venir
• Documents qui doivent être signés
• Une réunion à venir
• Événements
• Communication interrompue

Quand ne pas envoyer de rappel

N'envoyez pas d'e-mail de rappel si moins de 24 heures se sont écoulées depuis l'envoi de votre e-mail initial. Gardez cela à l'esprit car il s'agit du temps d'attente minimum qu'il convient d'attendre avant d'envoyer un e-mail de rappel. Dans certains cas, il peut être approprié d'attendre plus longtemps.

4 conseils pour rédiger un email de rappel

1 Utilisez un ton professionnel

Un e-mail de rappel, comme tout e-mail approprié, doit être rédigé sur un ton direct et professionnel. Ne soyez pas accusateur ou réprimandant dans un e-mail de rappel ; le but n'est pas de faire honte au destinataire pour qu'il se conforme mais simplement de lui rappeler une réunion, un appel ou un autre sujet qui pourrait être oublié dans la mêlée de la vie professionnelle quotidienne.

2 Soyez direct

En plus d’être poli et professionnel, soyez direct. Faites une demande spécifique, par exemple en leur demandant de vous envoyer par e-mail l'accès à un document spécifique ou de dire « oui » à une réunion programmée dans leur calendrier, et énoncez directement cette demande.

3 Le timing est important

Le temps d'attente approprié avant d'envoyer un e-mail de rappel dépend en grande partie de l'urgence de votre message. Pour les délais serrés, envoyez des e-mails de rappel environ 24 heures après votre communication initiale. Pour les problèmes moins urgents, vous pouvez attendre quelques jours avant d'envoyer un e-mail de rappel. Considérez combien de temps s'est écoulé depuis votre communication initiale ainsi que le temps dont vous disposez avant votre date limite. Si cette date limite approche rapidement, envoyer un e-mail de rappel le plus tôt possible peut les aider à éviter de le manquer.

Dans tout e-mail de rappel urgent, incluez un calendrier clair. Dans votre chronologie, incluez la date de votre conversation initiale, la date limite et toute autre date pertinente.

4 Ne vous excusez pas

Enfin, ne vous excusez pas d'avoir envoyé un e-mail de rappel. Donnez simplement au destinataire une brève explication de votre e-mail et demandez-lui poliment d'agir.

Comment rédiger un e-mail de rappel poli

Utilisez le format suivant comme modèle pour des e-mails de rappel efficaces.

Ligne d'objet

Utilisez une ligne d'objet claire pour votre e-mail de rappel. Le destinataire doit savoir de quoi parle l’e-mail avant même de l’ouvrir. Voici quelques exemples de bonnes lignes d’objet d’e-mails de rappel :

• Rappel : veuillez soumettre vos documents d'intégration signés avant le jeudi 28 septembre.
• Suite : Notre réunion mardi prochain à 11h
• Action URGENTE requise : projet de Ward Street

Salutation

Commencez votre e-mail par un message d'accueil professionnel standard, tel queSalut, BonjourouCher, suivi du nom du destinataire.

Explication

Dans la première section du corps de votre e-mail de rappel, indiquez la raison pour laquelle vous envoyez un rappel. Il peut s'agir d'un bref récapitulatif d'une conversation que vous avez eue avec le destinataire ou d'une phrase ou deux expliquant pourquoi vous contactez. Dans tous les cas, gardez cette section courte et directe.

Solution proposée/appel à l’action

La seconde moitié du corps de votre e-mail de rappel doit inclure le rappel réel. C'est ici que vous indiquez ce que le destinataire doit faire et la date à laquelle cela doit être fait. En fonction du sujet et du calendrier, vous pouvez également indiquer que l'action doit être prise « dès que possible » ou dans les meilleurs délais.

En fonction du contenu de l'e-mail, vous pouvez également demander au destinataire de vous envoyer un e-mail ou de vous appeler pour toute question qu'il a.

Se déconnecter

Terminez un e-mail de rappel avec une approbation professionnelle, telle que :

• Cordialement
• Sincèrement
• Meilleur

Faites suivre votre signature de votre signature professionnelle.

5 exemples d'e-mails de rappel

1 Email de rappel à un manager

Objet : Re : Prise de force du 12/10 au 20/10

Bonjour Rosalie,

Je voulais donner suite à ma demande de prise de force du 12 au 20 octobre. Avez-vous pu obtenir l'autorisation des RH pour que je prenne ce congé ?

Veuillez me le faire savoir dès que possible, car je dois garantir les réservations d'un hôtel et de vols si la prise de force est approuvée.

Merci!

Meilleur,

Dalila

2 E-mail de rappel à un client

Objet : Approbation de la conception

Bonjour Karoline,

Merci pour vos commentaires rapides sur ces maquettes. Veuillez envoyer vos notes ou votre approbation de la mise à jour de conception proposée d'ici EOD Friday afin que notre équipe créative puisse avancer avec ses éléments pour la campagne par e-mail.

Si vous avez d'autres questions ou avez besoin de précisions, je suis toujours disponible par e-mail ou sur Slack.

Chaleureusement,

Carmichael

Responsable de la conception

Agence de conception

3 E-mail de rappel de réunion

Objet : Dans l'attente de notre appel à 14 heures aujourd'hui

Bonjour Darien,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'aimerais vous rappeler notre appel de statut cet après-midi. J'ai hâte de discuter de nos progrès sur votre projet de rénovation et d'entendre vos commentaires.

Si vous devez reprogrammer notre appel, veuillez le faire en choisissant une autre date et heure dans mon calendrier ici : [lien vers le calendrier].

Meilleur,

Vittorio Manoy

Contremaître

Construction, SARL

4 E-mail de rappel urgent

Objet : URGENT : Action requise d'ici le 1 octobre

Cher Sumit,

Nous apprécions votre confiance et sommes fiers de vous appeler « l’un des nôtres » depuis trois ans. Nous espérons que vous continuerez à investir avec Capital Company. Cependant, pour ce faire, nous avons besoin que vous mettiez à jour votre compte investisseur et que vous auriez autorisé l’authentification à deux facteurs. Il s’agit de protéger vos données sensibles et de garantir le respect de la sécurité.

Si vous avez des questions sur la mise à jour ou sur la manière dont nous protégeons vos données, veuillez répondre à cet e-mail. Si vous ne parvenez pas à mettre à jour votre compte et à autoriser l'authentification à deux facteurs avant le 1er octobre, votre compte sera mis en attente jusqu'à ce que vous ayez terminé la mise à jour.

Merci beaucoup pour votre coopération. Nous sommes ravis de continuer à investir avec vous.

Meilleur,

Esther Clark

Assistante d'administration de la sécurité

Société de Capital.

5 E-mail de rappel de paiement

Objet : Rappel : Veuillez payer la facture n°008

Chère Mme Teplitsky,

Ceci est un petit rappel que la facture n° 008 est en retard. Veuillez effectuer votre paiement dès que possible.

Si vous pensez que cet e-mail est une erreur, veuillez le transmettre à Santos Bautista, responsable de la comptabilité, à [adresse e-mail] avec une brève explication de l'erreur.

Merci,

Déborah

Administrateur. Assistante, Hébergement Web

FAQ sur les e-mails de rappel

Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel ?

Un e-mail de rappel est un message envoyé pour rappeler au destinataire un événement à venir, une action ou un sujet déjà discuté.

Quand devez-vous envoyer un e-mail de rappel ?

Envoyez un e-mail de rappel au moins un jour après votre première communication avec le destinataire. Si vous leur rappelez une date limite, il peut également être utile d'envoyer l'e-mail de rappel au moins 24 heures avant la date limite.

Que doit contenir un e-mail de rappel ?

Un e-mail de rappel doit inclure les éléments suivants :

• Une ligne d'objet claire et accrocheuse
• Une salutation
• Une explication concise de la raison pour laquelle vous envoyez l'e-mail
• Une demande ou un rappel clair et direct
• Une approbation et une signature professionnelles

Quels sont les différents types d’e-mails de rappel ?

• Suivis de réunions
• Rappels de paiement manqués
• Demandes d'actions
• Reprise des communications interrompues
• Rappels de réunion