Comment rédiger un e-mail de rappel – avec des exemples

Publié: 2022-03-22

Qu'il s'agisse d'un paiement manquant, d'une réunion urgente ou d'une demande de congé, vous devrez parfois envoyer un e-mail de rappel.

Les e-mails de rappel doivent être polis, professionnels et persuasifs – faire passer votre message tout en restant du bon côté de la grossièreté. À la fin de l'e-mail, le destinataire doit savoir exactement ce qu'il doit faire et quand.

‍ Les e-mails de rappel amicaux sont notoirement difficiles à gérer, mais cela n'a pas besoin d'être le cas. En lisant ce guide et en suivant nos principes pour rédiger un e-mail de rappel, vous pourrez envoyer un rappel en douceur en quelques minutes.

Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devrez peut-être envoyer un rappel par e-mail. Certains d'entre eux incluent la confirmation de la présence à une réunion ou à un entretien à venir, la mise en évidence d'une facture impayée ou un travail en retard.

Les rappels par e-mail sont généralement divisés en deux types :

  1. Un e-mail envoyé avant que quelque chose ne se produise - un rappel amical qu'une réunion doit avoir lieu, par exemple.
  2. Un rappel par e-mail après que quelque chose ne se soit pas produit - un rappel qu'une facture n'a pas été payée à la date d'échéance, par exemple.

Un e-mail de rappel a un seul objectif : inciter quelqu'un à agir.

Qu'il s'agisse de vous envoyer un e-mail, de vous rappeler, de vous envoyer le travail ou de payer votre facture. À la fin de l'e-mail, ils doivent savoir ce que vous voulez qu'ils fassent, comment vous voulez qu'ils le fassent et quand.

C'est aussi simple que cela, alors pourquoi tant d'entre nous trouvent-ils si difficile d'écrire des e-mails de rappel polis ? C'est le médium qui fait du message un défi.

Contrairement aux appels téléphoniques, le courrier électronique est passif. Supprimer l'élément humain peut causer des problèmes de compréhension et conduire à l'évitement et à l'inaction. Les gens trouvent plus facile d'ignorer un e-mail qu'un appel téléphonique.

Alors que peux-tu faire? Que vous correspondiez à titre professionnel ou personnel, la rédaction d'un e-mail professionnel est une compétence essentielle que vous devez maîtriser.

Lors de la rédaction d'un e-mail de rappel, le défi consiste à trouver le bon équilibre entre être professionnel, poli et persuasif. Les e-mails de rappel amicaux doivent respecter les règles formelles de l'étiquette des e-mails, mais s'assurer qu'il n'y a pas de place pour la confusion.

‍Les universitaires qui étudient les e-mails ont conclu que l'utilisation du "ton et de l'attitude appropriés dans les e-mails peut aider à atténuer les défis que présente le média". En étant professionnel, poli et persuasif mais gentil, vous pouvez amener les gens à répondre. D'un autre côté, votre e-mail est susceptible d'être ignoré s'il se présente comme grossier, agressif ou ambivalent.

Pourquoi les e-mails de rappel amicaux sont-ils importants ?

Écrire des courriels de rappel polis est une nécessité dans nos vies personnelles et professionnelles. Les e-mails sont la monnaie commerciale du monde, avec plus de 300 milliards de messages électroniques envoyés chaque jour. Le travailleur moyen reçoit 121 e-mails par jour, et on estime qu'un incroyable (ou choquant) 35 % de ces e-mails professionnels ne sont pas lus.

Ils ont également 651 e-mails non lus dans leur boîte de réception. Cela fait beaucoup de messages manqués et d'expéditeurs mécontents. Combien en as-tu ?

Si vous vous retrouvez noyé dans les communications numériques, ne désespérez pas. Des recherches axées sur la R&D dans les entreprises américaines ont révélé que "les administrateurs de l'innovation ont un plus grand nombre de contacts directs, sont plus engagés dans les conversations et reçoivent plus de messages qu'ils n'en envoient". Ils ont également constaté que les personnes innovantes étaient plus susceptibles de réagir rapidement et de manière professionnelle.

Lorsque vous considérez le temps qu'il faut pour ouvrir, lire et répondre à un e-mail, il n'est pas surprenant que même la correspondance essentielle puisse être manquée. Mais les e-mails manquants peuvent se traduire par une perte de revenus, la PME britannique moyenne ayant au moins cinq factures impayées, à une moyenne de 11 700 $. Combien d'e-mails de rappel de paiement en retard avez-vous envoyés ?

Les répondants peuvent ne pas ignorer votre e-mail exprès. En fait, des filtres anti-spam de plus en plus sensibles peuvent coller votre correspondance cruciale dans un dossier de courrier indésirable, surtout si elle contient une pièce jointe.

Les e-mails de rappel conviviaux peuvent être difficiles à écrire et difficiles à recevoir, alors soyez concis. Le destinataire doit faire deux choses : Lire l'e-mail et y répondre. C'est aussi simple que cela, il n'y a donc aucune raison de trop compliquer leur envoi.

Comment rédiger un e-mail de rappel

Les e-mails de rappel doivent être courts, rapides et précis. Vous voulez que la personne fasse quelque chose, vous devez donc être clair. Vous devez vous affirmer et éviter d'être grossier. Se présenter comme impoli est le moyen le plus rapide pour que votre e-mail soit complètement rejeté.

En termes de ton, nous vous recommandons d'être formel lors de l'envoi d'e-mails de rappel aimables. Si vous avez affaire à quelque chose de grave, comme une facture impayée, vous devrez peut-être vous référer à nouveau à l'e-mail à l'avenir ou même l'utiliser comme preuve, alors soyez aussi poli que possible.

Nos recherches ont révélé qu'il existe six éléments cruciaux pour des e-mails de rappel réussis :

  1. Objet
  2. Salutation
  3. Situation
  4. Solution
  5. action
  6. Approuver

Examinons-les plus en détail étape par étape.

1. Objet

Nous vous recommandons d'être clair dans les lignes d'objet de votre e-mail de rappel. Notre exemple ci-dessous signifie que le destinataire ne peut avoir aucun doute sur le sujet de l'e-mail.

Pour
[email protected]
Rappel : Facture impayée n° : SC0856

2. Message d'accueil par e-mail

Être poli et professionnel est la bonne approche. Nous n'entrerons pas trop dans les nuances des salutations par e-mail, mais lisez notre guide sur la façon de démarrer un e-mail professionnel si vous souhaitez en savoir plus.

Pour
[email protected]
Rappel : Facture impayée n° : SC0856
Chere Sarah,

3. Etat des lieux

Expliquez le problème et soyez précis. Inclure les références, les dates et les détails. Soyez clair et sans équivoque.

Pour
[email protected]
Rappel : Facture impayée n° : SC0856
Chere Sarah,

Je vous contacte au sujet de notre facture impayée (SC0856). Nous avons envoyé la facture le 1er janvier 2021. Nos délais de paiement standards sont de 28 jours. Le montant impayé est de 240 $.

4. Solutions

Nous serons un peu plus gentils dans cet exemple d'e-mail de rappel que vous n'avez nécessairement besoin de l'être. Pourtant, cela aide souvent, en particulier si vous êtes une petite entreprise et que la personne avec qui vous communiquez est un client précieux.

Pour
[email protected]
Rappel : Facture impayée n° : SC0856
Chere Sarah,

Je vous contacte au sujet de notre facture impayée (SC0856). Nous avons envoyé la facture le 1er janvier 2021. Nos délais de paiement standards sont de 28 jours. Le montant impayé est de 240 $.

Veuillez payer la facture immédiatement. Nous sommes une petite entreprise et comptons sur nos clients pour payer rapidement. Cela garantit que nous pouvons continuer à vous soutenir, vous et votre entreprise.

Parfois, il peut y avoir des excuses légitimes pour expliquer pourquoi un e-mail ou une facture est ignoré ou impayé. Être poli et professionnel vous donne les meilleures chances d'obtenir un résultat satisfaisant.

5. Action

Dites au destinataire exactement ce que vous voulez qu'il fasse. Si vous voulez qu'ils vous paient, dites-leur. Si vous souhaitez fixer une date, faites-le. Mais résistez aux menaces ou à la colère. Il est moins probable que vous obteniez le résultat souhaité si vous le faites.

Pour
[email protected]
Rappel : Facture impayée n° : SC0856
Chere Sarah,

Je vous contacte au sujet de notre facture impayée (SC0856). Nous avons envoyé la facture le 1er janvier 2021. Nos délais de paiement standards sont de 28 jours. Le montant impayé est de 240 $.

Veuillez payer la facture immédiatement. Nous sommes une petite entreprise et comptons sur nos clients pour payer rapidement. Cela garantit que nous pouvons continuer à vous soutenir, vous et votre entreprise.

Je vous serais reconnaissant si vous pouviez me faire savoir quand vous avez payé la facture. Si vous rencontrez des problèmes de paiement, veuillez me contacter dès que possible.

Dans le cas de retardataires réguliers, vous pouvez spécifier une date de paiement. Dans certains cas, vous voudrez peut-être expliquer les conséquences si quelqu'un ne vous répond pas gentiment. Il se peut que vous proposiez son créneau d'entretien à quelqu'un d'autre ou que vous entamiez une procédure formelle pour récupérer les revenus perdus.

Encore une fois : si vous êtes clair sur ce que vous voulez, il n'y a pas de marge de malentendu.

6. Signature par e-mail

Terminez votre e-mail formellement et poliment. Si vous avez besoin d'un rappel sur la façon de terminer un e-mail de manière professionnelle, consultez notre guide.

Pour
[email protected]
Rappel : Facture impayée n° : SC0856
Chere Sarah,

Je vous contacte au sujet de notre facture impayée (SC0856). Nous avons envoyé la facture le 1er janvier 2021. Nos délais de paiement standards sont de 28 jours. Le montant impayé est de 240 $.

Veuillez payer la facture immédiatement. Nous sommes une petite entreprise et comptons sur nos clients pour payer rapidement. Cela garantit que nous pouvons continuer à vous soutenir, vous et votre entreprise.

Je vous serais reconnaissant si vous pouviez me faire savoir quand vous avez payé la facture. Si vous rencontrez des problèmes de paiement, veuillez me contacter dès que possible.

Sincèrement,
André

Exemples d'e-mails de rappel

Voici quelques exemples de rappels d'e-mails standard et relativement doux qui pourraient vous être utiles. Ils utilisent également le cadre en six points que nous avons établi ci-dessus. Que vous vous inspiriez de nos exemples ou non, souvenez-vous toujours des aspects essentiels d'un e-mail de rappel aimable que nous avons présenté dans ce blog.

Courriel de rappel doux au patron

Un gentil rappel par e-mail à votre patron peut être un sujet sensible, mais le principe est toujours le même. Restez professionnel, poli et persuasif. Cet exemple pourrait également servir d'e-mail de rappel aimable à un responsable des ressources humaines, un professeur ou un collègue.

Pour
[email protected]
Re : Demande de congé pour le mois d'août
Salut David,

Je vous ai récemment envoyé une demande de congé pour la semaine du 1er août au 5 août 2021. J'espère réserver des vacances avec ma famille.

Pouvez-vous confirmer si ma demande de congé a été accordée lorsque vous le pourrez ?

Une fois que j'aurai votre approbation, je pourrai réserver les vacances. Si vous souhaitez discuter de ma demande, veuillez me le faire savoir dès que possible.

Meilleur,
George

Courriel de rappel au client

Parfois, un projet peut être suspendu si un client, un entrepreneur, une partie prenante ou quelqu'un d'autre ne joue pas son rôle. Un simple e-mail de rappel à un client peut remettre votre projet sur les rails.

Pour
[email protected]
Re : Approbation du plan de projet
Salut Suzanne,

Je vous contacte pour confirmer si vous avez reçu notre plan de projet ?

Le document de projet est un élément crucial de la stratégie que nous avons créée pour vous et nécessite votre approbation avant que nous commencions à travailler.

Si vous pouvez examiner le document et me faire savoir si vous en êtes satisfait, nous pouvons commencer.

Si vous n'avez pas reçu les documents ou si vous avez des questions, veuillez me contacter dès que possible. Je serais heureux de vous en parler et de vous fournir toute information supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin.

Cordialement,
Karine

Courriel de rappel d'événement

Les e-mails de rappel d'événement sont nécessaires pour garantir le succès de votre événement. Vous en enverrez probablement un certain nombre, donc cet exemple d'e-mail de rappel est rassurant, court, doux et précis.

Pour
[email protected]
Sécurisez votre place : Gérer le changement en temps de crise le 1er septembre
Cher Rupert,

Je vous contacte pour confirmer votre présence à notre événement "Gérer le changement en temps de crise", qui aura lieu le 1er septembre 2021.

L'événement s'est avéré populaire et les places sont demandées. Pour confirmer votre place, veuillez répondre par écrit en répondant à cet e-mail. Une fois que vous avez confirmé votre présence, nous vous fournirons tous les détails dont vous avez besoin pour l'événement.

Si nous n'avons pas de vos nouvelles d'ici le 1er août 2021, nous supposerons que vous n'êtes pas présent et offrirons votre place à quelqu'un d'autre.

Sincères amitiés,
Emma

Courriel de rappel de réunion

Les demandes de rendez-vous doivent toujours être personnalisées. Vous pouvez être plus précis sur l'importance d'une réunion et les implications de ne pas y assister par rapport à l'e-mail de l'événement. Cet exemple peut également être transformé en un e-mail de rappel de rendez-vous.

Pour
[email protected]
Rappel : réunion de revue de contrat le 16 mai
Cher Stéphane,

Vous avez été invité à une réunion pour discuter de votre contrat actuel de 10h00 à 11h30 le 16 mai 2021.

Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me confirmer aujourd'hui que vous pouvez assister à la réunion.

La réunion est une occasion pour vous de discuter de votre contrat actuel et des défis potentiels que vous avez pu avoir avec notre service. Si l'heure ou la date ne vous conviennent pas, veuillez m'en informer dès que possible pour prendre d'autres dispositions.

Sincèrement,
Philippe

E-mail de rappel de paiement en retard

Les rappels de paiement ne sont (malheureusement) que trop courants, les retards de paiement étant un problème auquel sont confrontées toutes les entreprises. La clé ici est de supprimer l'émotion et de résister à la tentation de se mettre en colère. Énoncez les faits, donnez-leur les résultats et dites-leur ce que vous voulez qu'ils fassent.

Pour
[email protected]
Facture impayée : PR00989
Chère Andréa,

Je vous contacte au sujet de notre facture impayée (PR00989). Nous avons envoyé la facture le 14 février 2021. Nos conditions de paiement standard sont de 28 jours. Le montant impayé est de 300 £.

Veuillez confirmer que vous avez reçu cet e-mail et faites-moi savoir quand nous pouvons nous attendre à recevoir le paiement. Si nous ne recevons pas le paiement dans les 7 jours, nous ne pourrons peut-être pas continuer à fournir nos services.

Si vous rencontrez des difficultés pour effectuer un paiement, veuillez me contacter en utilisant mon adresse e-mail ou mon numéro de téléphone direct.

Sincèrement,
Saül

5 erreurs courantes de rappel par e-mail - et comment les éviter

Les exemples ci-dessus devraient fournir des directives utiles sur la façon de structurer des e-mails de rappel conviviaux. Avant de signer, voici cinq erreurs courantes de rappel par e-mail et comment vous pouvez les éviter.

1. Allez droit au but

Soyez amical mais ferme. Vous écrivez un rappel pour une raison, alors allez-y rapidement. Soyez détaillé, précis et structuré.

2. Évitez l'embarras

Vous savez qu'ils ont reçu l'e-mail (et ils le font probablement aussi), mais ne le nommez pas et ne faites pas honte. Gardez vos doux e-mails de rappel polis, amicaux et ciblés.

3. Ne vous excusez jamais

Il est facile de s'excuser (c'est ce que nous faisons, n'est-ce pas ?), mais cela n'aidera pas votre rappel par e-mail. Si vous le souhaitez, vous pouvez adoucir un peu le coup ( vous avez peut-être manqué mon précédent e-mail ), mais vous n'en avez pas besoin. Aussi, n'écrivez pas un de ces e-mails "Juste un rappel…".

4. Proposez une solution

Soyez toujours clair sur ce que vous voulez que le destinataire fasse. Vous voulez une réponse et une action qui donnent le résultat que vous voulez. Dites à la personne ce que vous voulez qu'elle fasse et dans quel délai.

5. Encouragez la communication

Dans certains cas, il peut y avoir des raisons légitimes pour lesquelles quelqu'un ne vous répond pas. Fournissez plusieurs opportunités et invites pour les encourager à vous répondre. S'ils ne veulent pas vous envoyer d'e-mail, offrez-leur la possibilité de vous joindre par téléphone.

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