Répondre à tous : comment répondre à un e-mail de groupe en toute confiance

La fonction de réponse à tous est une bénédiction mitigée. Cela peut constituer une partie essentielle de votre routine quotidienne de courrier électronique, mais si vous êtes négligent, cela peut aussi être un moyen facile de vous embarrasser devant votre responsable, vos collègues, vos contacts professionnels et même des inconnus.

Savoir quand et comment utiliser au mieux la réponse à tout est essentiel pour réussir à peu près tout ce qui implique l'envoi d'e-mails, comme la sensibilisation des clients, les communications internes ou la planification d'une sortie d'équipe. Nous aborderons ci-dessous les raisons de le déployer, les situations dans lesquelles il est loin d'être idéal et comment y répondre, le tout avec tact, grâce et confiance.

Quand est-il approprié de répondre à tous ?

Pour commencer, soyons clairs : dans de nombreux cas, il est préférable de répondre à un e-mail de groupe en envoyant un message à des individus plutôt qu'en répondant à tous.

Une question clé ici est la suivante :quel estle moyen le plus simple de minimiser à la fois l'encombrement et la confusion de la boîte de réception pour toutes les personnes à qui vous répondez ? Si vous pouvez penser à une meilleure façon d’accomplir les deux, vous devriez probablement le faire à la place.

Pourtant, il existe de nombreuses situations dans lesquelles l’utilisation de la réponse à tous est décidément la bonne décision.

Parfois, cela est évident : votre patron envoie un e-mail à votre équipe et vous demande d'informer tout le monde de quelque chose sur lequel vous travaillez, par exemple. Ou encore, un client vous envoie un e-mail, à vous, à votre patron et à un autre collègue, avec une question de timing ; si vous êtes la principale personne en charge de la planification, c'est le moment idéal pour utiliser la réponse à tous. Notez que dans ce scénario, une partie de la raison pour laquelle vous répondez à tout est de faire savoir aux autres membres de votre équipe que vous avez pris soin de répondre à la question du client.

Bien que la réponse à tous soit parfois mal vue car elle génère des e-mails distrayants, ennuyeux ou inutiles, une réponse à tous unique, réfléchie et opportune peut éviter davantage d'e-mails et de questions complémentaires.

Voici un exemple : disons que vous travaillez dans une salle de rédaction et qu'un collègue envoie un e-mail urgent à quinze personnes pour leur demander si quelqu'un peut l'aider à déverrouiller l'armoire à fournitures afin de récupérer un enregistreur de terrain et un microphone pour son prochain voyage de reportage.

Si vous lui répondez uniquement et dites : « Bien sûr, j'ai une clé et je peux vérifier un kit pour vous maintenant », il y a de fortes chances que d'autres répondent et proposent de faire de même, ainsi qu'un éditeur vous demandant si cela a été fait. Dans ce cas, il est préférable de répondre immédiatement et de faire comprendre à tout le monde que vous traitez la demande.

Il est important de noter que cette même logique fonctionne à grande échelle : si vingt personnes reçoivent votre réponse à toutes et que votre réponse sera utile à la plupart d'entre elles, cela vaut la peine de l'envoyer. Cela dit, plus il y a de personnes sur le fil, plus la barre de pertinence est haute.

Ce type de calcul fonctionne également si vous envisagez d'utiliser la réponse à tous pour poser une question. Si cela est susceptible de concerner la plupart des autres personnes sur le fil, cela vaut peut-être la peine de poser la question de manière à ce que tout le monde puisse le voir, mais évitez d'en faire trop.

Quand ne faut-ilpasrépondre à tout ?

Revenons à la question que nous avons abordée plus tôt : quelle est la meilleure façon de minimiser à la fois l'encombrement et la confusion de la boîte de réception ? Si l’e-mail que vous envisagez d’envoyer n’est pas le bienvenu ou n’est pas pertinent pour la plupart des personnes qu’il atteindra, la réponse à tout n’est pas la solution.

Voici un exemple : vous et tous les membres de votre service recevez un e-mail indiquant qu'un de vos collègues a accepté une nouvelle promotion et un transfert important. Les félicitations sont de mise et tout le monde est invité à se rendre sur la terrasse à 16 heures pour un gâteau et de chaleureux adieux.

Avez-vous (et tous les autres membres de votre service) besoin de répondre à tous avec unFÉLICITATIONen majuscule et l'emoji du gâteau ? Probablement pas. Dans ce cas, il suffit de répondre individuellement au célèbre collègue, ou mieux encore, de le féliciter en personne autour d'un gâteau.

Une logique similaire s’applique aux questions plus délicates ou personnelles. Lorsque vous devez corriger poliment quelqu'un ou vous assurer que les comptes créditeurs contiennent vos formulaires fiscaux personnels et votre adresse actuelle, la réponse à tout est rarement, voire jamais, optimale.

Cette idée est particulièrement pertinente lorsqu'il s'agit de feedback professionnel, car il n'est pas difficile d'imaginer un scénario dans lequel même une correction bien intentionnée donnée devant une douzaine de collègues est mortifiante pour le destinataire principal, faisant grincer des dents pour tous les autres membres de la chaîne, et risque de rendre l’expéditeur inconscient, au mieux.

Encore une fois, si votre e-mail n’a aucune valeur pour la plupart des personnes qui le reçoivent, n’utilisez pas la réponse à tous.

Comment puis-je utiliser la réponse à tous pour transmettre avec tact des informations utiles ?

Tout comme vous le feriez pour les e-mails adressés à des particuliers, vous devez être poli et être bref lorsque vous répondez à tous. Cela signifie minimiser les répétitions et rechercher des moyens de limiter les allers-retours. Essayez de clarifier ce qui devrait se passer ensuite, en particulier s'il s'agit d'actions destinées à plusieurs destinataires. Dans de tels cas, vous souhaiterez peut-être mettre le nom de chaque personne en gras ou utiliser une liste à puces pour améliorer la lisibilité, comme dans cet exemple :

Étant donné que l'invité de cet épisode a dû reprogrammer notre session d'enregistrement un jour plus tôt, nous devrons augmenter notre calendrier.

• Marissa :Pouvez-vous rédiger des notes de production ce matin pour que nous ayons le temps de les éditer ?
• Virgil :Pouvez-vous être prêt à les modifier et à les transmettre à l'hôte avant 14 heures ?
• Riley :Voudriez-vous s'il vous plaît vous assurer que l'invité a tous les détails sur notre configuration d'enregistrement ?

Gardez votre public à l’esprit. Réfléchissez aux informations qui leur seront le plus utiles et à la manière de les communiquer de manière claire, concise, aimable et sans erreur.

Grammarly peut vous aider à répondre en toute confiance

La dernière chose que vous voulez est d'appuyer sur Envoyer et de réaliser que vous venez d'utiliser la réponse à tous pour envoyer un e-mail rempli de fautes de ponctuation, d'orthographe et de grammaire à des collègues ou à des inconnus.

La grammaire peut vous faire gagner du temps tout en vous protégeant contre les fautes de frappe maladroites, les virgules mal placées, les désaccords sujet-verbe et autres erreurs. Les utilisateurs de Grammarly Premium peuvent bénéficier d'une aide supplémentaire avec des réécritures de phrases axées sur la clarté et des ajustements de ton , afin que vous puissiez communiquer en toute confiance.