Répondre à tous : comment répondre à un e-mail de groupe en toute confiance

La fonction de réponse à tous est une bénédiction mitigée. Cela peut être un élément essentiel de votre routine quotidienne de messagerie, mais si vous êtes négligent, cela peut aussi être un moyen facile de vous mettre dans l'embarras devant votre responsable, vos collègues, vos contacts professionnels et même des étrangers.

Savoir quand et comment utiliser au mieux la réponse à tous est essentiel pour réussir à peu près tout ce qui implique l'envoi d'e-mails, comme la sensibilisation des clients, les communications internes ou la planification d'une sortie d'équipe. Ci-dessous, nous couvrirons les raisons de le déployer, les situations où il est loin d'être idéal et comment répondre, le tout avec tact, grâce et confiance.

Quand est-ce que la réponse à tous est appropriée ?

Pour commencer, précisons que dans de nombreux cas, il est préférable de répondre à un e-mail de groupe en envoyant des messages individuels plutôt qu'en répondant à tous.

Une question clé ici est la suivante : quel est le moyen le plus simple de minimiser à la fois l'encombrement de la boîte de réception et la confusion pour tous ceux à qui vous répondez ? Si vous pouvez penser à une meilleure façon d'accomplir les deux, vous devriez probablement le faire à la place.

Pourtant, il existe de nombreuses situations où l'utilisation de la réponse à tous est décidément le bon choix.

Parfois, c'est évident : votre patron envoie un e-mail à votre équipe et vous demande de mettre tout le monde au courant de quelque chose sur lequel vous travaillez, par exemple. Ou un client vous envoie un e-mail, à votre patron et à un autre pair avec une question de timing ; si vous êtes le principal responsable de la planification, c'est le bon moment pour utiliser la réponse à tous. Notez que dans ce scénario, une partie de la raison de répondre à tous est de faire savoir aux autres membres de votre équipe que vous avez pris soin de répondre à la question du client.

Bien que la réponse à tous soit parfois mal vue pour avoir généré des e-mails gênants, ennuyeux ou inutiles, une seule réponse à tous, au bon moment et réfléchie, peut éviter plus d'e-mails et de questions de suivi.

Voici un exemple : imaginons que vous travailliez dans une salle de rédaction et qu'un collègue envoie un e-mail à quinze personnes en urgence pour lui demander si quelqu'un peut l'aider à déverrouiller l'armoire à fournitures pour récupérer un enregistreur de terrain et un microphone pour son prochain voyage de reportage.

Si vous ne répondez qu'à elle et dites : "Bien sûr, j'ai une clé et je peux vérifier un kit pour vous maintenant", il y a de fortes chances que d'autres répondent et proposent de faire de même, avec un éditeur demandant si cela a été fait. Dans ce cas, il est préférable de répondre à tous tout de suite et d'indiquer clairement à tout le monde que vous traitez la demande.

Surtout, cette même logique fonctionne à grande échelle : si vingt personnes recevront votre réponse à tous, et que votre réponse sera utile à la plupart d'entre elles, cela vaut la peine de l'envoyer. Cela dit, plus il y a de personnes sur le fil, plus la barre de pertinence est élevée.

Ce type de calcul fonctionne également si vous envisagez d'utiliser la réponse à tous pour poser une question. S'il est susceptible de concerner la plupart des autres personnes sur le fil, cela peut valoir la peine de demander d'une manière que tout le monde peut voir, mais évitez d'en faire trop.

Quand ne devriez-vous pas répondre à tous ?

Revenons à la question que nous avons abordée plus tôt : quelle est la meilleure façon de minimiser à la fois l'encombrement et la confusion de la boîte de réception ? Si l'e-mail que vous envisagez d'envoyer n'est pas le bienvenu ou n'est pas pertinent pour la plupart des personnes qu'il atteindrait, répondre à tous n'est pas la solution.

Voici un exemple : vous et tous les membres de votre service recevez un e-mail indiquant qu'un de vos collègues a accepté une nouvelle promotion et une mutation importantes. Les félicitations s'imposent et tout le monde est invité à se balancer sur la terrasse à 16 heures pour un gâteau et des adieux affectueux.

Avez-vous (et tous les autres membres de votre service) besoin de répondre à tous avec un FÉLICITATIONS en majuscule et l'emoji du gâteau ? Probablement pas. Dans ce cas, répondez simplement individuellement au célèbre collègue, ou mieux encore, félicitez-le en personne autour d'un gâteau.

Une logique similaire s'applique à des questions plus délicates ou personnelles. Lorsque vous avez besoin de corriger poliment quelqu'un ou de vous assurer que les comptes créditeurs ont vos formulaires fiscaux personnels et votre adresse actuelle, la réponse à tous est rarement, voire jamais, optimale.

Cette idée est particulièrement pertinente lorsqu'il s'agit de commentaires professionnels, car il n'est pas difficile d'imaginer un scénario où même une correction bien intentionnée donnée devant une douzaine de collègues est mortifiante pour le destinataire principal, faisant grincer des dents à tout le monde sur la chaîne, et risque de rendre l'expéditeur inconscient, au mieux.

Encore une fois, si votre e-mail n'a pas de valeur pour la plupart des personnes qui le reçoivent, n'utilisez pas la réponse à tous.

Comment puis-je utiliser la réponse à tous pour transmettre avec tact des informations utiles ?

Tout comme vous le feriez avec des e-mails à des particuliers, vous devez être poli et être bref lorsque vous répondez à tous. Cela signifie minimiser les répétitions et chercher des moyens de limiter les allers-retours. Essayez de clarifier ce qui doit se passer ensuite, en particulier s'il s'agit d'éléments d'action pour plusieurs destinataires. Dans de tels cas, vous pouvez mettre le nom de chaque personne en gras ou utiliser une liste à puces pour améliorer la lisibilité, comme dans cet exemple :

Étant donné que l'invité de cet épisode a dû reprogrammer notre session d'enregistrement un jour plus tôt, nous devrons accélérer notre calendrier.

• Marissa : Virgil : Riley : Gardez votre public à l'esprit. Réfléchissez aux informations qui leur seront les plus utiles et à la manière de les communiquer de manière claire, concise, aimable et sans erreur.

  Grammarly peut vous aider à répondre à tous en toute confiance

  La dernière chose que vous voulez est d'appuyer sur envoyer et de réaliser que vous venez d'utiliser la réponse à tous pour faire exploser des collègues ou de parfaits inconnus avec un e-mail plein de ponctuation, d'orthographe et de fautes de grammaire.

  La grammaire peut vous faire gagner du temps tout en vous protégeant contre les fautes de frappe maladroites, les virgules mal placées, les désaccords sujet-verbe et autres erreurs. Les utilisateurs de Grammarly Premium peuvent obtenir une aide supplémentaire avec des réécritures de phrases et des ajustements de tonalité axés sur la clarté , afin que vous puissiez communiquer en toute confiance.