15 conseils pour créer un e-mail de suivi des ventes qui génère des réponses

Comment rédiger un bon email de suivi des ventes ? Quelle ligne d'objet dois-je utiliser pour mon e-mail de suivi ? Combien de fois dois-je faire le suivi ?

Si votre travail implique des ventes, ce ne sont là que quelques-unes des questions que vous vous posez peut-être.

Cet article de blog explique comment créer un e-mail de suivi des ventes qui génère des réponses de vos prospects et vous présente le moyen le plus rapide de les rédiger.

1. Choisissez un format et respectez-le

Vous devriez commencer par planifier la structure de votre e-mail. Les éléments les plus importants à prendre en compte sont la longueur de votre e-mail et le nombre de paragraphes qu'il contiendra. Considérez-le comme une forme d'art particulière. Vous êtes un artiste qui dessine votre futur dessin.

Longueur

Décidez du nombre approximatif de caractères que vous utiliserez. En moyenne, 54 % des e-mails sont ouverts sur mobile, les e-mails de suivi des ventes à long terme sont donc interdits.

Qu'est-ce qui est court, alors ? D'après les données de Boomerang, les e-mails de vente entre 50 et 125 mots ont les meilleurs taux de réponse. En le gardant dans ces limites, votre e-mail de suivi sera facilement digestible pour un public axé sur les mobiles.

Paragraphes

Saviez-vous que les gens utilisent les e-mails de manière très différente de toute autre forme de média numérique - sans parler de l'impression ?

Au lieu de les lire mot à mot, les gens ont tendance à scanner les e-mails selon un schéma en F. La plupart ignorent l'introduction, scannant le corps de l'e-mail à la recherche de quelque chose d'intéressant dans lequel se plonger. C'est pourquoi vous devez structurer votre copie pour les "scanners".

Essentiellement, cela signifie diviser votre e-mail en petits morceaux de texte. Deux ou trois paragraphes devraient suffire à faire passer votre message. Si vous avez besoin de plus, votre e-mail est probablement trop long.

2. Déterminez l'objectif de votre e-mail de suivi des ventes

Vous souhaitez inviter votre prospect pour un appel de démonstration ? Votre objectif est-il de demander un autre rendez-vous ? Avez-vous besoin de plus d'informations sur eux?

Avant de retrousser vos manches et de rédiger votre e-mail, vous devez déterminer l'objectif spécifique de votre e-mail.

L'objectif de votre suivi façonnera le ton et la structure générale de l'ensemble de l'e-mail. De plus, il sera plus facile pour le prospect de fournir une réponse.

Examinons quelques-uns des objectifs de suivi possibles.

• Pour fixer la prochaine réunion
• Pour joindre après avoir laissé un message vocal
• A joindre après le premier suivi
• Pour obtenir une réponse après plusieurs séries de suivi sans réponse
• Pour poursuivre une discussion après un événement de réseautage
• Pour obtenir plus d'informations nécessaires pour poursuivre une vente
  

Choisissez celui qui convient à votre situation et planifiez la copie de votre e-mail en conséquence. Tout devrait jouer vers cet objectif final. De l'accueil à la signature.

3. Faites vos devoirs

Nous avons déjà évoqué l'importance de faire vos devoirs dans notre article précédent sur la rédaction d'un e-mail froid.

Même s'il ne s'agit pas de votre première rencontre avec une personne, cela ne fera jamais de mal de garder un œil sur les dernières mises à jour de son entreprise. Vous pouvez également vous plonger dans leur industrie pour partager des idées ou des nouvelles récentes que le responsable pourrait trouver utiles.

Peu importe la situation, faire un effort pour garder un œil sur le destinataire et personnaliser votre suivi ajoutera des points supplémentaires et vous rendra plus attrayant à ses yeux.

4. Ouvrez l'e-mail avec le contexte

Chaque ligne de votre suivi consiste à amener le destinataire à lire la suivante.

Commencez votre e-mail en leur fournissant un peu de contexte autour de votre communication initiale. Cela rafraîchit leur mémoire et les attire.

Comparez les exemples suivants pour comprendre de quoi nous parlons.

Pour

[email protected]

Salut John,

Je vous écris pour donner suite à notre dernière conversation. Mon chef d'équipe m'a demandé de faire le point sur votre situation.

Pour

[email protected]

Salut John,

Ce fut un plaisir de discuter avec vous et votre équipe sur notre stand la semaine dernière.

Vous devez également éviter les lignes d'ouverture gênantes, telles que :

• "Juste vérifier pour voir..."
• "J'aimerais faire un suivi sur…"
• "Je veux juste m'enregistrer rapidement et découvrir ..."
  

Tout ce que quelqu'un veut faire après avoir lu ces phrases est de déplacer l'e-mail dans la boîte de courrier indésirable. Nous utilisons "juste" pour nous minimiser, et cela peut sembler peu confiant ou même pas sincère. Vous n'avez que quelques secondes pour capter leur attention, vous devez donc y aller dès le départ.

5. Expliquez le résultat souhaité

Il est maintenant temps de faire passer votre message.

Votre message de suivi ne doit pas ressembler à un écrit académique. En fin de compte, vous communiquez avec des humains, pas avec des robots. Utilisez un vocabulaire simple mais professionnel et faites des phrases concises.

Ce que tu devrais faire:

• N'utilisez pas de mots à la mode
• N'utilisez pas de terminologie confuse à moins qu'elle ne soit réellement pertinente pour votre secteur d'activité
• N'ajoutez pas d'adjectifs dépourvus de sens
  

Voici un bon exemple à suivre.

‍ Dans le cas où votre message initial ou votre suivi précédent n'a pas donné de réponse, vous souhaitez aborder votre proposition de valeur sous un nouvel angle dans votre suivi. Concentrez-vous sur les différents problèmes que vous pouvez résoudre pour le prospect ou mettez en évidence un autre avantage offert par votre solution. Peut-être que votre formulation était juste fausse ?

6. Utilisez la psychologie à votre avantage

Selon l'objectif de votre suivi, vous pouvez utiliser quelques astuces simples pour atteindre vos objectifs.

Ajouter une preuve sociale

Vous avez le témoignage d'un client satisfait ? Mentionnez-le dans votre e-mail de suivi pour rendre votre entreprise plus digne de confiance.

Créer FOMO

FOMO signifie «la peur de manquer quelque chose» et est un puissant déclencheur psychologique. 60% des milléniaux font des achats basés sur FOMO. Utilisez-le à votre avantage et créez un sentiment de pénurie.

Limitez vos options

Face à trop d'options, les gens ont du mal à prendre des décisions, alors ils finissent par ne pas acheter du tout. Facilitez-leur la progression en réduisant vos options. Par exemple, si votre entreprise a cinq plans différents, vous ne pouvez choisir que deux des options qui conviendront à votre prospect spécifique.

Faites écho à votre prospect

Faire écho, c'est capter les phrases ou les analogies de votre client potentiel. Si vous avez remarqué un modèle de communication spécifique lors de votre conversation initiale, continuez et répétez-le dans votre message de suivi. Cela fonctionne également dans l'autre sens - si les clients commencent à vous faire écho, c'est généralement le signe d'une communication florissante et saine entre vous deux.

Faites travailler les pourcentages pour vous

Si vous mentionnez des promotions dans votre e-mail de suivi, vous pouvez jouer avec des montants en dollars et des pourcentages. Pour les produits de moins de 100 $, utiliser un pourcentage de remise au lieu de chiffres est toujours une option gagnante. Par exemple, une remise de 10 % sur un produit à 50 $ attirera davantage votre client qu'une offre à 5 $ simplement parce que 10 est supérieur à 5.

7. Ajouter un CTA spécifique

Votre e-mail de suivi doit se terminer par un appel à l'action spécifique. Votre objectif est de rendre aussi facile que possible pour le destinataire de faire ce que vous voulez. Idéalement, votre CTA devrait être une question oui-non.

Ces exemples montrent la bonne et la mauvaise façon de s'y prendre.

Pour

[email protected]

Salut John,

Ce fut un plaisir de discuter avec vous et votre équipe sur notre stand la semaine dernière.

Comme promis, je vous envoie des informations sur nos plans tarifaires. N'hésitez pas à passer en revue les options de tarification avec l'équipe. Discutons-en en détail lors de notre prochaine réunion.

Souhaitez-vous discuter la semaine prochaine ?

Pour

[email protected]

Salut John,

Ce fut un plaisir de discuter avec vous et votre équipe sur notre stand la semaine dernière.

Comme promis, je vous envoie des informations sur nos plans tarifaires. N'hésitez pas à passer en revue les options de tarification avec l'équipe. Discutons-en en détail lors de notre prochaine réunion.

Est-ce que mardi prochain à 16 h vous conviendrait pour un appel vidéo de 30 minutes ?

Mais attendez, il y a plus ! La recherche montre que le fait d'être explicite sur le fait que le destinataire a la possibilité de refuser le rend plus susceptible de dire oui.

8. Utilisez un PS

Vous ne devriez jamais sous-estimer l'impact du bon vieux post-scriptum. Oubliez les affaires et ajoutez-y une touche humaine. Par exemple, vous pouvez commenter l'excellent esprit d'équipe dont le client a fait preuve ou féliciter la recommandation de livre que vous avez obtenue lors de la dernière conversation avec lui.

9. Perfectionnez la ligne d'objet

Si vous n'avez pas reçu de réponse à votre e-mail initial ou au premier suivi, vous voudrez peut-être essayer de nous contacter dans un nouveau fil de discussion. SupperOffice a constaté que 33 % des destinataires d'e-mails ouvrent un e-mail en fonction de la ligne d'objet. Alors, considérez-le comme votre chance de faire une nouvelle première impression.

La personnalisation de la ligne d'objet peut faire exploser vos taux d'ouverture. Un moyen simple de le faire est d'utiliser le prénom du destinataire.

Voici un bon exemple.

De plus, la recherche montre que les lignes d'objet exploitant la curiosité du destinataire ou fournissant une utilité obtiennent plus d'ouvertures. Plus le destinataire est occupé, plus vous voulez vous pencher sur le côté utilitaire du spectre.

Vous vous demandez peut-être aussi :

Combien de mots dois-je utiliser dans ma ligne d'objet ?

‍Mailchimp recommande de ne pas utiliser plus de 9 mots et 60 caractères. Un rapport de Retention Science a découvert que les lignes d'objet de 6 à 10 mots entraînaient le taux d'ouverture le plus élevé. Donc, il est sûr que vous devriez le garder court.‍‍

10. Choisissez la bonne police

Votre police est-elle facile à lire ? Campaign Monitor affirme que les lecteurs d'e-mails préfèrent généralement les polices suivantes :

• Véranda
• Arial
• Courrier

Utilisez l'une de ces polices ou l'option standard de votre client de messagerie pour vous en assurer, et votre message sera visuellement agréable pour tout lecteur au lieu d'attirer négativement son attention.

11. Relisez

Les fautes de frappe et une mauvaise grammaire créeront inévitablement une impression négative dans les e-mails professionnels. Assurez-vous de parcourir à la fois le corps de votre e-mail et la ligne d'objet au moins quelques fois. Il est également bon de vérifier le nom du destinataire avant de se précipiter pour appuyer sur le bouton d'envoi.

12. Concentrez-vous sur une industrie pour réussir

A chaque suivi que vous créez, vous vous rapprochez de la perfection. Cependant, chaque industrie ou verticale a ses propres mises en garde. En un mot, un bon moyen de se faire les dents sur l'élaboration d'e-mails de suivi est de se concentrer d'abord sur une industrie. Supposons que vous ayez le luxe de consacrer du temps à une verticale spécifique, encore mieux. En envoyant des messages à des personnes travaillant dans des entreprises similaires, vous pouvez connaître les tenants et les aboutissants du segment de clientèle. Utilisez-le à votre avantage dans vos futurs e-mails.

13. Envoyez votre suivi au bon moment

Le bon timing de votre e-mail est crucial pour l'ouvrir. Pour savoir quand envoyer votre e-mail de suivi, vous devez connaître la personne que vous essayez de joindre. Cela dépend aussi du secteur dans lequel vous évoluez.

Par exemple, Superoffice a constaté que la plupart de vos prospects et prospects passeront du temps en famille le week-end si vous vendez des logiciels. Cela signifie que les contacter le week-end entraînera moins d'ouvertures, voire aucune. ‍

Alors, quand devez-vous envoyer votre communication de suivi ?

Les recherches de Get Response ont révélé que le mardi est le meilleur jour pour envoyer des e-mails si vous souhaitez obtenir le taux d'ouverture le plus élevé.

‍Lorsque vous avez sélectionné le jour de la semaine, vos prochaines pensées pourraient être :

Qu'en est-il de l'heure de la journée ? ‍

La même recherche a prouvé que les abonnés sont plus susceptibles de lire votre e-mail à 10 heures, après leur arrivée au travail, ou à 13 heures, lorsqu'ils vérifient leur boîte de réception après le déjeuner.

De toute évidence, il n'y a pas d'approche universelle en ce qui concerne l'heure d'envoi. De nombreuses variables peuvent avoir un impact sur le moment le plus approprié, vous devez donc l'expérimenter pour trouver ce qui vous convient le mieux.

14. Déterminer la fréquence d'envoi

Saviez-vous que 80 % des ventes ne surviennent qu'après au moins cinq suivis ?

En d'autres termes, vous devez envoyer des e-mails de suivi au moins cinq fois, en donnant à chaque fois plus de temps à vos destinataires pour répondre. En prolongeant le délai avant votre prochain e-mail de suivi, vous réduisez le risque d'être intrusif.

Voici une structure recommandée pour les e-mails de suivi :

• Suivi 1 le jour 3
• Suivi 2 au jour 7
• Suivi 3 au jour 14
• Suivi 4 au jour 30
• Suivi 5 au jour 60

Une fois que vous avez déterminé que le prospect est devenu froid et qu'il est inutile de continuer à le suivre, essayez à nouveau avec un e-mail de rupture. Ces e-mails Je vous salue Marie des ventes sont utilisés en dernier recours pour ramener le prospect dans votre cycle de vente. S'il n'y a pas de réponse, vous les avez effectivement retirés de votre pipeline, mais vous avez laissé une impression positive.

15. Surveillez vos progrès

Envoyez-vous simplement vos e-mails et appelez-vous un jour? Bien sûr que non. La tactique de la pulvérisation et de la prière ne fonctionne pas lorsqu'il s'agit de suivi des ventes. Vous devez constamment surveiller l'avancement de votre travail pour développer votre approche.

Voici différentes façons de le faire en fonction du rôle que jouent les ventes dans votre quotidien.

Lancer l'extension Gmail pour le suivi des ouvertures

Si vous commencez tout juste à vendre ou si c'est l'une des nombreuses choses que vous avez à faire, utilisez cette extension de navigateur pour effectuer un suivi plus précis dans Gmail. Vous pouvez savoir quand vos e-mails ont été lus, suivre le nombre de clics et combien de fois un destinataire a ouvert votre message de suivi. ‍

Utiliser un système CRM

Généralement, les équipes commerciales utilisent un outil CRM pour gérer leur pipeline. Dans le cas où les ventes sont une partie cruciale de votre travail, mais que vous êtes toujours à la recherche d'un système CRM, voici quelques suggestions.

Les principaux CRM sont :

• Pipedrive
• Force de vente
• HubSpot CRM
• Zoho CRM
• lundi.com
  

Utiliser des outils de gestion de projet gratuits

Vous manquez de ressources et vous n'avez pas encore les moyens d'acheter un outil CRM ? Ne vous inquiétez pas, il existe un tas de logiciels de gestion de projet gratuits à votre disposition que vous pouvez utiliser pour créer votre propre CRM.

Les meilleurs outils de gestion de projet sont :

• Trello
• Notion
• Asana
  

Le moyen le plus rapide d'écrire des e-mails de suivi des ventes

Avec Flowrite, vous pouvez transformer vos connaissances sur le prospect en un e-mail de suivi des ventes personnalisé à la volée. Fournissez simplement quelques puces basées sur les conseils que vous avez appris dans cet article, sélectionnez le modèle d'e-mail de suivi des ventes et laissez notre outil d'écriture IA faire tout le travail pour vous.