Comment créer un guide de style pour votre entreprise

Pensez à vos entreprises les plus performantes préférées. Qu’aimez-vous dans l’expérience qu’ils proposent ? Qu’ont-ils tous en commun ? Il y a de fortes chances qu'il s'agisse d'une identité unique et de l'expérience qu'ils créent pour leurs clients. Alors, comment une entreprise performante peut-elle offrir une expérience cohérente grâce au contenu et au style ? La réponse réside dans un guide de style.

Un guide de style est un outil qui organise la manière dont les entreprises partagent leur personnalité et leur identité de marque avec leur public et leurs clients. Lorsqu’il est bien exécuté, un guide de style agit comme une boussole permettant aux entreprises de maintenir une présence cohérente en interne et en externe. Créer une personnalité d'entreprise mémorable ne se produit pas par accident ni du jour au lendemain, et cela nécessite une certaine planification. Vous ne savez pas par où commencer ? Voici tout ce que vous devez savoir sur les guides de style et comment vous pouvez en créer et en mettre en œuvre pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un guide de style ?

Un guide de style est un document qui contient des règles et des lignes directrices pour une entreprise. Cela englobe plusieurs éléments, notamment la voix, le ton, le style, etc. Supposons qu'un membre de votre organisation souhaite créer et publier du contenu. Le guide de style les aide à obtenir une marque et une voix cohérentes, établissant ainsi une présence unifiée pour tous ceux qui s'engagent dans l'entreprise.

Pourquoi avez-vous besoin d’un guide de style pour votre entreprise ?

Considérez un guide de style comme un phare sur lequel votre équipe peut s'appuyer pour mettre en œuvre en toute sécurité la manière dont vous souhaitez que votre entreprise soit perçue.

Un guide de style permet la cohérence de la marque des entreprises, ce qui est essentiel pour plusieurs raisons. D'un point de vue externe, un guide de style d'entreprise vous distingue de la concurrence. Cela permet également aux clients de se familiariser avec l'identité de votre marque du point de vue de l'expérience client. Une identité de marque cohérente offre une expérience client unique qui incite votre public à en redemander.

Les guides de style sont également utiles pour les entreprises qui font appel à une main-d'œuvre occasionnelle. Si vous faites régulièrement appel à des pigistes et des sous-traitants, le guide de style les aide à se familiariser avec l'identité de votre entreprise afin de créer systématiquement un contenu fluide. Mieux encore, c'est un gain de temps du point de vue de l'édition de contenu.

Quels éléments comprend un guide de style ?

Créer un guide de style efficace nécessite des éléments spécifiques. Voici sept éléments clés dont chaque guide de style a besoin pour créer une expérience cohérente dans toute l’entreprise.

1 Accès à l'échelle de l'entreprise

Une idée fausse courante est que le guide de style est destiné à votre service marketing. Pas tout à fait. Un guide de style doit être distribué dans toute l’entreprise. La communication se produit dans tous les aspects de l’entreprise, il est donc important que toute l’équipe ait accès et comprenne les règles du jeu. Passez du temps à expliquer comment utiliser le guide de style, son importance et où votre équipe peut trouver le document (c'est-à-dire Drives partagés, documents Google, etc.). Aidez votre entreprise à comprendre qu'un guide de style est un système qui donne aux équipes la confiance nécessaire pour savoir comment rédiger pour leur entreprise.

2 règles de grammaire

La grammaire est quelque chose que même les écrivains les plus professionnels se trompent. Utilisez des paragraphes très succincts pour diriger les rédacteurs vers les règles de grammaire. Que vous utilisiezThe AP StylebookouThe Chicago Manual of Style, incluez trois à quatre pages sur les bases du manuel de votre choix. Cela peut inclure les différences entre les mots couramment utilisés à mauvais escient, affecter/effet, qui/qui, mauvais/mal, aussi/à, etc.

3 Ponctuation

La ponctuation peut être utilisée pour une question de style. Par exemple, différentes entreprises peuvent utiliser des mots composés (trait d’union ou pas de trait d’union) et l’étiquetage des dates de plusieurs manières. L’utilisation peut également fluctuer en interne, un guide de style est donc un excellent endroit pour définir une façon de procéder. Assurez-vous que le guide de style explique la virgule Oxford, comment utiliser les guillemets et l'utilisation des tirets em et fr.

4 Lignes directrices en matière de marque

Bien que les éléments de conception de la marque soient généralement décrits dans un document séparé, il est judicieux d'avoir un aperçu rapide des directives de votre entreprise dans le guide de style. Les lieux de travail peuvent être très diversifiés et beaucoup d’entre nous travaillent de manière numérique. Il est donc extrêmement utile de faire référence aux directives de marque dans un guide de style écrit traditionnel.

5 Voix et ton

La voix et le ton sont des principes fondamentaux de la marque d'une entreprise, mais de nombreuses organisations proposent une offre disparate dans l'ensemble de leur activité. La voix est l'identité de votre entreprise. Le ton est la façon dont vous exprimez cette identité. Selon le type de contenu que vous créez, comprendre la différence améliorera la cohérence. Par exemple, rédiger une page de destination et créer un article de blog sont deux formes d’écriture distinctes. Une voix et un ton clairement définis peuvent combler les deux.

Les guides de style aident les équipes en indiquant explicitement ce qui est acceptable et le langage à éviter. Dans votre guide de style, définissez votre voix et votre ton idéaux. Peut-être souhaitez-vous paraître amical mais professionnel, ou terre-à-terre et informatif. Quelle que soit la position de votre entreprise sur le spectre des voix et des tons, assurez-vous qu'elle est clairement définie.

6 Directives de distribution des chaînes

Selon la chaîne pour laquelle vous écrivez du contenu, le style et le formatage sont importants, et la façon dont vous personnifiez la voix et le ton de votre marque varie. Il arrive parfois que vous ne puissiez écrire que 280 caractères, ce qui doit être abordé dans votre guide de style. Si vous disposez de plusieurs canaux de médias sociaux, assurez-vous que votre guide de style donne des instructions distinctes pour chacun. Par exemple, votre marque peut autoriser un langage informel, ou peut-être pas. Quoi qu’il en soit, cela devrait être indiqué dans le guide de style.

7 Segmentation client et personnalité de l'acheteur

Dernier point mais non le moindre, il y a l'élément de segmentation de la clientèle et de personnalité de l'acheteur. Les organisations disposent généralement d’informations sur la segmentation de la clientèle, mais n’ont pas les qualités ou les détails nécessaires pour donner vie à ces personnalités. Par exemple, les personnages doivent avoir des noms, des professions, des salaires, des familles, des lieux de vacances et des passe-temps. Créer un véritable personnage au lieu de relayer des points de données sur une page permet aux rédacteurs et aux membres de l'équipe de comprendre le public auquel ils s'adressent. Lorsque les équipes comprennent leur public, elles peuvent créer des expériences personnalisées conçues pour impressionner.

Guide de style de Grammarly > un guide de style traditionnel.

La plupart des guides de style se trouvent dans un document qui prend la poussière. Pour que votre écriture reste fidèle à la marque, vous avez besoin d'un outil vivant et respirant qui fournit des suggestions en temps réel.

Apprenez-en plus sur nos guides de style personnalisés : https://t.co/0aJoCy0GAG pic.twitter.com/5qK8J4tH1l

– Grammaire (@Grammarly) 15 septembre 2020

Comment créer un guide de style pour votre marque

Maintenant que vous comprenez les éléments qui composent un guide de style, voici un aperçu de ce qu'il faut inclure lors de la création d'un guide de style pour votre marque.

• Mission et valeurs : Commencez par définir clairement l'énoncé de mission de votre entreprise et quelles sont vos valeurs.

• Public : indiquez votre (vos) public(s), avec qui vous souhaitez interagir et pourquoi. Les personnalités des acheteurs et la segmentation des clients sont ici essentielles.

• Voix : expliquez votre voix et votre identité. Cela aide à définir la façon dont vous souhaitez être perçu par votre public.

• Ton : ajoutez la manière dont l'entreprise envisage d'exprimer son identité, tant en interne qu'en externe.

• Différenciateurs : défendez votre entreprise ici. Partagez ce qui rend votre entreprise unique et pourquoi vous êtes le meilleur dans ce que vous faites.

• Concurrents : cela peut être une section rapide. Il est utile d'avoir une compréhension de base de vos concurrents pour vous aider à maintenir votre proposition de valeur unique.

• Style de copie général : définissez le manuel de style auquel vous souhaitez adhérer. Que vous vous inspiriez duChicago Manual of Style(virgule pro-Oxford) oude l'AP Stylebook (omet la virgule Oxford), un manuel de style aide les entreprises à naviguer dans l'utilisation des mots, la grammaire et la ponctuation.

• Lignes directrices pour la garantie de contenu : le contenu varie selon les différents départements. Il existe des articles de blog, des livres blancs, des mémos internes, des communiqués de presse et bien plus encore. Créez des sections qui détaillent les exigences de contenu spécifiques.

4 excellents exemples de guides de style

Lors de la création d’un guide de style, vous n’avez pas besoin de réinventer la roue. Voici quatre entreprises qui exécutent des guides de style de haute qualité. Chaque entreprise affiche sa personnalité de marque unique, se différenciant de ses concurrents tout en permettant une expérience personnalisée et familière à son public.

• Mail Chimp fait un travail fantastique en décomposant les principaux composants. Ils incluent les objectifs, les types de publics, la voix et le ton, les droits d'auteur et les marques déposées, ainsi que la liste de mots. Il existe un signet pour chaque section afin que les créateurs de contenu puissent accéder directement à la section qu'ils recherchent.

• Twilio dispose également d'un excellent guide de style qui donne vie aux idées. Le guide de style fournit des conseils détaillés à leurs rédacteurs ; ils décomposent les termes clés, incluent une section sur la voix et le ton et fournissent des documents d'orientation pour la rédaction destinés à des publics spécifiques.

• La NASA adopte une approche pédagogique et commence son guide de style en identifiant son utilisationdu Chicago Manual of Style. À partir de là, ils donnent un aperçu de leur style éditorial, en passant par la grammaire, l’orthographe et la dénomination. Ils ont également une section non spécifique au genre dans leur guide de style.

• Atlassian lance son guide de style en définissant clairement son identité de marque.Audacieux, optimiste et pratique d’un simple clin d’œil,leur public peut clairement comprendre leur personnalité telle que définie par leur cohérence.

Comment Grammarly Business peut vous aider

Vous savez désormais que créer un guide de style à partir de zéro n’est pas une tâche facile. Un guide de style personnalisé comporte également quelques complications.

Pour commencer, le maintien de la cohérence du guide de style peut varier entre les membres de l’équipe. Certains peuvent le suivre à la lettre, et d’autres peuvent le prendre comme un ensemble de suggestions plutôt que comme une règle empirique. Alors, comment les entreprises peuvent-elles maintenir une cohérence pour respecter leur guide de style ? Excellente nouvelle ! Grammarly Business peut vous aider.

Grammarly Business dispose désormais d'une fonctionnalité de guide de style que les utilisateurs peuvent mettre en œuvre à l'échelle de l'entreprise. Votre équipe peut personnaliser le contenu de votre guide de style au sein de la plateforme Grammarly Business. Cela se produit en ajoutant des choix de mots, c'est-à-dire des noms, des marques, des spécifications grammaticales, etc.

Une fois terminé, il est prêt à être utilisé par les membres de votre équipe disposant de comptes Grammarly Business. Grâce à la fonctionnalité de guides de style Grammarly Business, les membres de l'équipe recevront des suggestions pour utiliser les règles appropriées en fonction du guide de style de votre entreprise.

Soyez en conformité avec votre guide de style dans tous les domaines avec Grammarly Business tout en gagnant du temps dans le processus d'édition. Avec les guides de style de Grammarly Business, les entreprises peuvent rationaliser leur communication, affichant ainsi leur identité de marque à son plein potentiel.