Comment créer un guide de style pour votre entreprise

Pensez à vos entreprises performantes préférées. Qu'est-ce que vous aimez dans l'expérience qu'ils offrent? Qu'est-ce qu'ils ont tous en commun ? Il y a de fortes chances qu'il s'agisse d'une identité unique et de l'expérience qu'ils créent pour leurs clients. Alors, comment une entreprise performante offre-t-elle une expérience cohérente à travers le contenu et le style ? La réponse se trouve dans un guide de style.

Un guide de style est un outil qui organise la manière dont les entreprises partagent la personnalité et l'identité de leur marque avec leur public et leurs clients. Lorsqu'il est bien exécuté, un guide de style sert de boussole aux entreprises pour maintenir une présence cohérente en interne et en externe. La création d'une personnalité d'entreprise mémorable ne se produit pas par accident ni du jour au lendemain, et cela nécessite une certaine planification. Vous ne savez pas par où commencer ? Voici tout ce que vous devez savoir sur les guides de style et comment vous pouvez en créer et en mettre en œuvre un pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un guide de style ?

Un guide de style est un document qui contient des règles et des lignes directrices pour une entreprise. Cela englobe plusieurs éléments, notamment la voix, le ton, le style, etc. Supposons qu'un membre de votre organisation souhaite créer et publier du contenu. Le guide de style les aide à obtenir une marque et une voix cohérentes, établissant une présence unifiée pour tous ceux qui s'engagent dans l'entreprise.

Pourquoi avez-vous besoin d'un guide de style pour votre entreprise ?

Considérez un guide de style comme le phare sur lequel votre équipe peut compter pour exécuter en toute sécurité la manière dont vous souhaitez que votre entreprise soit perçue.

Un guide de style permet la cohérence de la marque pour les entreprises, ce qui est essentiel pour plusieurs raisons. D'un point de vue externe, un guide de style d'entreprise vous distingue de la concurrence. Il permet également aux clients de se familiariser avec l'identité de votre marque du point de vue de l'expérience client. Une identité de marque cohérente offre une expérience client unique qui incite votre public à en redemander.

Les guides de style sont également utiles pour les entreprises qui s'engagent avec une main-d'œuvre occasionnelle. Si vous faites régulièrement appel à des indépendants et à des sous-traitants, le guide de style les aide à se familiariser avec l'identité de votre entreprise pour créer de manière cohérente un contenu homogène. Mieux encore, c'est un gain de temps du point de vue de l'édition de contenu.

Quels éléments comprend un guide de style ?

Créer une charte graphique efficace nécessite des éléments spécifiques. Voici sept éléments clés dont chaque guide de style a besoin pour créer une expérience cohérente dans toute l'entreprise.

1 Accès à l'échelle de l'entreprise

Une idée fausse courante est que le guide de style est destiné à votre service marketing. Pas assez. Un guide de style devrait être distribué à l'échelle de l'entreprise. La communication se produit dans tous les aspects de l'entreprise, il est donc important que toute l'équipe ait accès et comprenne les règles du jeu. Passez du temps à expliquer comment utiliser le guide de style, son importance et où votre équipe peut trouver le document (par exemple, les disques partagés, les documents Google, etc.). Aidez votre entreprise à comprendre qu'un guide de style est un système qui donne aux équipes la confiance de savoir comment écrire pour leur entreprise.

2 Règles de grammaire

La grammaire est quelque chose que même les écrivains les plus professionnels se trompent. Utilisez des paragraphes très succincts pour orienter les rédacteurs vers les règles de grammaire. Que vous utilisiez The AP Stylebook ou The Chicago Manual of Style , incluez trois à quatre pages sur les bases du manuel que vous avez choisi. Cela peut inclure les différences entre les mots couramment utilisés à mauvais escient affect/effet, qui/qui, mauvais/mal, aussi/à, et ainsi de suite.

3 Ponctuation

La ponctuation peut être utilisée comme une question de style. Par exemple, différentes entreprises peuvent utiliser des mots composés (trait d'union ou pas de trait d'union) et l'étiquetage des dates de plusieurs manières. L'utilisation peut également fluctuer en interne, donc un guide de style est un excellent endroit pour définir une façon de le faire. Assurez-vous que le guide de style explique la virgule Oxford, comment utiliser les guillemets et l'utilisation des tirets cadratin et demi-cadratin.

4 Directives de marque

Bien que les éléments de conception de la marque soient généralement décrits dans un document séparé, il est judicieux d'avoir un aperçu rapide des directives de votre entreprise dans le guide de style. Les lieux de travail peuvent être très divers et beaucoup d'entre nous travaillent numériquement, il est donc extrêmement utile de faire référence à des directives de marque dans un guide de style écrit traditionnel.

5 Voix et ton

La voix et le ton sont des principes fondamentaux de la marque d'une entreprise, mais de nombreuses organisations ont une offre décousue dans leur entreprise. La voix est l'identité de votre entreprise. Le ton est la façon dont vous exprimez cette identité. Selon le type de contenu que vous créez, comprendre la différence améliorera la cohérence. Par exemple, écrire une page de destination et créer un article de blog sont deux formes d'écriture distinctes. Une voix et un ton clairement définis peuvent combler les deux.

Les guides de style aident les équipes en indiquant explicitement ce qui est acceptable et le langage à éviter. Dans votre guide de style, définissez votre voix et votre ton idéaux. Peut-être voulez-vous avoir l'air amical mais professionnel, ou terre-à-terre et informatif. Quel que soit l'endroit où votre entreprise se situe sur le spectre de la voix et du ton, assurez-vous qu'il est clairement défini.

6 Directives de distribution des canaux

Selon la chaîne pour laquelle vous rédigez du contenu, le style et la mise en forme sont importants, et la manière dont vous personnifiez la voix et le ton de votre marque varie. Il y a des moments où vous ne pouvez écrire que 280 caractères, ce qui doit être traité dans votre guide de style. Si vous avez plusieurs canaux de médias sociaux, assurez-vous que votre guide de style donne des instructions distinctes pour chacun. Par exemple, votre marque peut autoriser un langage informel, ou peut-être pas. Dans tous les cas, cela doit être indiqué dans le guide de style.

7 Segmentation de la clientèle et personnalité de l'acheteur

Le dernier mais non le moindre est la segmentation de la clientèle et l'élément de la personnalité de l'acheteur. Les organisations disposent généralement d'informations sur la segmentation de la clientèle mais manquent des qualités ou des détails pour donner vie à ces personnalités. Par exemple, les personnages doivent avoir des noms, des professions, des salaires, des familles, des lieux de vacances et des passe-temps. Créer un personnage réel au lieu de relayer des points de données sur une page permet aux rédacteurs et aux membres de l'équipe de comprendre le public auquel ils s'adressent. Lorsque les équipes comprennent leur public, elles peuvent créer des expériences personnalisées conçues pour impressionner.

Guide de style Grammarly > un guide de style traditionnel.

La plupart des guides de style sont assis dans un document qui accumule la poussière. Pour garder votre écriture sur la marque, vous avez besoin d'un outil vivant et respirant qui fournit des suggestions en temps réel.

En savoir plus sur nos guides de style personnalisés : https://t.co/0aJoCy0GAG pic.twitter.com/5qK8J4tH1l

– Grammaire (@Grammarly) 15 septembre 2020

Comment créer un guide de style pour votre marque

Maintenant que vous comprenez les éléments qui entrent dans un guide de style, voici un aperçu de ce qu'il faut inclure lors de la création d'un guide de style pour votre marque.

• Mission et valeurs : Commencez par définir clairement l'énoncé de mission de votre entreprise et quelles sont vos valeurs.

• Public : indiquez votre ou vos publics, avec qui vous souhaitez vous engager et pourquoi. Les personnalités de l'acheteur et la segmentation de la clientèle sont essentielles ici.

• Voix : Expliquez votre voix et votre identité. Cela aide à définir comment vous voulez être perçu par votre public.

• Ton : ajoutez comment l'entreprise prévoit d'exprimer son identité, à la fois en interne et en externe.

• Différenciateurs : Défendez votre entreprise ici. Partagez ce qui rend l'entreprise unique et pourquoi vous êtes le meilleur dans ce que vous faites.

• Concurrents : Cela peut être une section rapide. Il est utile d'avoir une compréhension de base de vos concurrents pour vous aider à maintenir votre proposition de valeur unique.

• Style de copie général : définissez le manuel de style auquel vous souhaitez vous conformer. Que vous tiriez du Chicago Manual of Style (virgule pro-Oxford) ou du AP Stylebook (omet la virgule Oxford), un manuel de style aide les entreprises à naviguer dans l'utilisation des mots, la grammaire et la ponctuation.

• Directives pour les supports de contenu : Le contenu varie selon les différents services. Il existe des articles de blog, des livres blancs, des mémos internes, des communiqués de presse et bien plus encore. Créez des sections qui détaillent les exigences de contenu spécifiques.

4 excellents exemples de guide de style

Lors de la création d'un guide de style, vous n'avez pas à réinventer la roue. Voici quatre entreprises qui exécutent des guides de style de haute qualité. Chaque entreprise affiche sa personnalité de marque unique, se différenciant de ses concurrents tout en permettant une expérience personnalisée et familière à son public.

• Mail Chimp fait un travail fantastique en décomposant les principaux composants. Ils incluent les objectifs, les types d'audience, la voix et le ton, les droits d'auteur et les marques de commerce et la liste de mots. Il y a un signet pour chaque section afin que les créateurs de contenu puissent accéder directement à la section qu'ils recherchent.

• Twilio a également un excellent guide de style qui donne vie aux idées. Le guide de style fournit des conseils approfondis à leurs rédacteurs; ils décomposent les termes clés, incluent une section sur la voix et le ton et fournissent des conseils d'écriture pour des publics spécifiques.

• La NASA adopte une approche éducative, commençant son guide de style en identifiant son utilisation du Chicago Manual of Style . À partir de là, ils donnent un aperçu de leur style éditorial, suivi de la grammaire, de l'orthographe et de la dénomination. Ils ont également une section non spécifique au genre dans leur guide de style.

• Atlassian lance son guide de style en définissant clairement son identité de marque. Audacieux, optimiste et pratique avec un clin d'œil, leur public peut clairement comprendre leur personnalité telle que définie par leur cohérence.

Comment Grammarly Business peut vous aider

À présent, vous savez que créer un guide de style à partir de zéro n'est pas une tâche facile. Un guide de style personnalisé s'accompagne également de quelques complications.

Pour commencer, le maintien de la cohérence du guide de style peut varier entre les membres de l'équipe. Certains peuvent le suivre à la lettre, et d'autres peuvent le prendre comme un tas de suggestions plutôt que comme une règle empirique. Alors, comment les entreprises peuvent-elles maintenir la cohérence pour respecter leur guide de style ? Bonne nouvelle! Grammarly Business peut vous aider.

Grammarly Business dispose désormais d'une fonctionnalité de guide de style que les utilisateurs peuvent implémenter à l'échelle de l'entreprise. Votre équipe peut personnaliser le contenu de votre guide de style au sein de la plateforme Grammarly Business. Cela se produit en ajoutant des choix de mots, c'est-à-dire des noms, des marques, des spécifications grammaticales, etc.

Une fois terminé, il est prêt à être utilisé par les membres de votre équipe disposant de comptes Grammarly Business. À l'aide de la fonction de guides de style Grammarly Business, les membres de l'équipe recevront des suggestions pour utiliser les règles appropriées en fonction du guide de style de votre entreprise.

Soyez conforme à votre guide de style à tous les niveaux avec Grammarly Business tout en gagnant du temps dans le processus d'édition. Avec les guides de style de Grammarly Business, les entreprises peuvent rationaliser leur communication, affichant leur identité de marque à son plein potentiel.