11 façons de dire « Merci » par e-mail et 3 erreurs de « Merci » à éviter

« Merci » : c'est une phrase que la plupart des gens disent tous les jours, mais cela ne veut pas dire qu'elle doit être réfléchie. Selon la situation, y réfléchir un peu peut faire une grande différence.

Voici ce que vous devez savoir pour exprimer votre gratitude dans un e-mail professionnel, y compris quand et comment l'utiliser, ainsi que les faux pas courants à éviter.

Qu'est-ce qu'un e-mail de « remerciement » ?

Un e-mail de remerciement professionnel exprime son appréciation ou sa reconnaissance pour quelque chose que le destinataire a fait pour vous, votre équipe ou votre entreprise, de manière concise et efficace.

Il existe de nombreuses façons de communiquer votre gratitude dans un e-mail, depuis un simple « merci » jusqu'à une explication plus longue de l'impact des actions du destinataire d'une manière qui contextualise votre appréciation. Vous pouvez exprimer votre gratitude pour des actions passées ou futures, petites ou grandes.

Les mots que vous choisissez et votre ton détermineront la manière dont le destinataire percevra le message.

« Merci » dans les emails professionnels

Dans le bon contexte, comme un e-mail professionnel, exprimer sa gratitude peut avoir un impact. Par exemple, une note de remerciement sincère après un entretien peut vous aider à vous démarquer et à garder votre nom dans l'esprit du responsable du recrutement. Un e-mail de « remerciement » peut rendre les relations avec les collègues plus cordiales, et il peut même aider à attirer des clients ou à conclure des affaires lorsqu'il est déployé de manière réfléchie.

Le succès des e-mails de « remerciement » dépend du ton et du contexte. Ajouter un « merci d'avance » dans un e-mail visant à amener le destinataire à envoyer enfin un rapport, par exemple, peut sembler peu sincère, voire passif-agressif. Et si le ton de l’e-mail penche trop vers l’humour, le lecteur risque de ne pas prendre votre gratitude au sérieux. Il faut donc être prudent lors de la rédaction de ce type d’e-mail.

« Merci » dans les signatures d'e-mails

Une ligne de clôture se trouve à la fin d’un e-mail, juste avant la signature. Donc, si vous souhaitez remercier spécifiquement quelqu'un dans un e-mail professionnel, c'est ici que vous pouvez l'ajouter. Cela vous aide à terminer l'e-mail de manière positive, même si le reste de l'e-mail soulève des questions ou se concentre sur un travail supplémentaire à effectuer.

Voici quelques exemples de lignes de clôture qui montrent efficacement votre gratitude :

• En passant, je voulais également vous remercier pour votre travail acharné sur cette [tâche de travail].
• Je sais que cela a été un projet délicat, mais j'apprécie votre flexibilité à propos de [insérer la raison].
• Enfin, je tiens à vous remercier pour [insérer la raison].

Beaucoup d’entre nous collaborent régulièrement avec des collègues et des managers pour accomplir les tâches professionnelles quotidiennes, et il est facile de tenir cela pour acquis. Si vous envoyez un e-mail dans un autre but mais que vous incluez « merci » comme signature, cela démontre que vous savez que le destinataire vous aide et le reconnaît.

De plus, en utilisant une version de « merci » ou « merci encore » comme signature professionnelle de votre e-mail, vous pouvez réaffirmer ce point, montrant que vous le pensez vraiment.

Voici quelques exemples concrets :

Je ne pourrais pas faire ça sans toi !

[Nom]

J'apprécie votre aide!

[Nom]

« Merci » et ses variantes

Il existe de nombreuses variantes de « merci » qui expriment l'idée de manière rapide et efficace, et vous les utilisez presque certainement déjà régulièrement dans votre communication par courrier électronique.

• « Merci » ou « Merci » :ce sont les anciens messages de veille et peuvent fonctionner par défaut, que vous l'ajoutiez au corps d'un e-mail (ce qui nécessiterait généralement un contexte sur la chose pour laquelle vous êtes reconnaissant) ou comme une signature.
• «Merci beaucoup» :Cette variante est une version plus forte du « merci » qui est également un peu moins formelle. (Cela fonctionne cependant toujours dans un cadre professionnel.) Cela peut fonctionner comme une approbation, mais vous devrez peut-être inclure le contexte de votre appréciation dans votre correspondance professionnelle.
• « Merci beaucoup » :cette forme de remerciement peut être plus formelle, elle fonctionne donc mieux pour les relations de travail nouvelles ou pour des situations telles que l'envoi d'un e-mail à un client potentiel. Cela montre que vous reconnaissez que le destinataire choisit activement de poursuivre la communication, en plus des remerciements spécifiques que vous pourriez lui adresser.

« Merci » pour des scénarios spécifiques

Certaines expressions de « merci » correspondent mieux à des situations spécifiques, et il est important de comprendre les nuances de chaque expression pour les utiliser correctement. Voici un aperçu rapide de trois options courantes qui expriment la gratitude dans un contexte professionnel :

• « Merci encore » :cette phrase implique une coopération continue, mais elle peut également être utilisée pour réitérer l'appréciation exprimée plus tôt dans l'e-mail. Il a un ton neutre et peut s'adapter aussi bien aux environnements formels qu'informels.
• « Merci d'avance » : Lorsque vous utilisez cette phrase, vous dites merci pour une action future. L'implication est qu'ils feront tout ce à quoi vous faites référence. Cependant, si elle est utilisée dans des situations où le destinataire n'est pas tenu de faire ce qui lui est demandé, cette expression peut paraître présomptueuse. Il est donc préférable de l'utiliser lorsque le destinataire est tenu de s'y conformer (par exemple, si cela fait partie de son travail).
• « Avec reconnaissance » :il peut s'agir d'une approbation simple, potentiellement formelle, qui peut donc être utilisée pour des contacts moins familiers ou pour ceux qui supervisent votre poste. Votre e-mail doit être sincère et reconnaissant pour que cette phrase soit prise correctement.

3 faux pas « merci » à éviter

Une lettre de remerciement bien rédigée doit permettre au destinataire de se sentir satisfait de l'échange. Plusieurs faux pas courants peuvent gêner.

1 excès de confiance

Paraître présomptueux est un problème si vous supposez que le destinataire vous rendra service, plutôt que d'accomplir une tâche qui correspond à sa description de poste ou qu'il a déjà accepté de faire. Cela peut s'appliquer à des expressions telles que « merci d'avance ». Dans ce cas, une phrase comme « J’apprécie votre temps » peut vous aider à éviter le piège de la présomption.

2 Informalité

Un autre piège potentiel est d’être trop décontracté avec le lecteur. En règle générale, moins vous connaissez quelqu’un, plus votre écriture doit être formelle. Des expressions telles que « J'apprécie [insérer la raison] » et « Je suis reconnaissant pour votre [insérer la raison] » peuvent s'avérer utiles lorsque vous n'avez eu que des échanges limités avec la personne à qui vous envoyez un e-mail. Pendant ce temps, des expressions informelles telles que « vous êtes une bouée de sauvetage » ou « merci mille fois » ne devraient être utilisées que dans des relations moins formelles et plus familières.

3 Exagération

Si vous remerciez votre manager ou membre de votre équipe à chaque instant pour chaque petite faveur ou action, vous risquez a) de paraître peu sincère et b) de donner l'impression que vous manquez de confiance. Un « merci » réflexif ajouté à chaque interaction perd son sens, et une répétition constante peut suggérer que vous pensez que l'aide ne sera accordée que si un collègue est comblé d'éloges. Les meilleurs « merci » sont ceux qui ont une petite pensée derrière eux.

Allez au-delà du courrier électronique : d'autres moyens de montrer votre appréciation

Selon la situation, vous souhaiterez peut-être exprimer votre gratitude hors ligne. Ceci est particulièrement utile si vos remerciements vont au-delà des échanges quotidiens ou si vous souhaitez que le destinataire se sente très spécial. Par exemple, vous pouvez leur envoyer un petit cadeau de remerciement avec une note exprimant votre appréciation, en supposant que cela soit approprié à la relation. Vous pouvez également souligner les efforts d'une personne lors d'une réunion afin que ses collègues et ses managers puissent la reconnaître pour ses réalisations.

Le courrier électronique peut être la méthode la plus simple pour dire « merci » dans un cadre professionnel, mais exprimer votre gratitude hors ligne peut grandement contribuer à montrer à quel point vous appréciez les efforts de quelqu'un.

FAQ par e-mail « Merci »

Quel est le bon niveau de formalité pour dire « merci » dans un e-mail professionnel ?

Le contexte est essentiel ici, mais en général, moins vous connaissez quelqu'un, plus vous devriez être formel. (Et vice versa.)

Est-il parfois approprié de dire « merci » dans un e-mail professionnel ?

Oui, c'est une expression appropriée dans l'étiquette des e-mails professionnels. Si vous souhaitez exprimer votre gratitude, que ce soit de manière générale ou pour une raison spécifique, un rapide « merci » est toujours une phrase utile.

Quelles sont les façons d’exprimer sa gratitude dans des e-mails sans paraître banal ?

Utiliser l'expression « merci » ou une variante comme « beaucoup merci » ou « merci beaucoup » est un moyen solide d'exprimer sa gratitude dans les e-mails. Malgré leur omniprésence, ils ne sont pas considérés comme des clichés.

Comment puis-je montrer mon appréciation pour une grande faveur ou une aide significative dans un e-mail ?

Dans ce cas, c'est une bonne idée de consacrer l'intégralité de l'e-mail à remercier la personne plutôt que de l'ajouter à un e-mail principalement axé sur autre chose. Vous devriez donc entrer un peu en détail sur ce que vous avez apprécié et montrer que vous reconnaissez que cela a nécessité des efforts importants de leur part.