10 choses que vous ne devriez jamais dire dans un e-mail

Publié: 2018-07-09

Il y a certaines choses que vous savez déjà ne pas mentionner par e-mail ; les opinions politiques, tout ce qui pourrait être considéré comme du harcèlement sexuel et les commérages de bureau font partie des évidences. Mais il y a aussi des sujets et des phrases moins évidents dont vous feriez bien de vous éloigner, en particulier si vous voulez vous montrer professionnel, compétent et au-dessus de votre charge de travail. Après tout, les e-mails peuvent rester longtemps et vous ne savez jamais ce qui pourrait être découvert plus tard.

Voici ce que les professionnels des RH disent que vous devriez éviter à tout prix.

1 "Juste un avertissement, j'appelle demain malade."

Écoutez, tout le monde s'est déclaré malade pour une journée de santé mentale ou personnelle planifiée à un moment donné de sa carrière, mais cela ne signifie pas que vous devriez en parler par courrier électronique professionnel. "Envoyer par e-mail vos plans pour faire l'école buissonnière le lendemain n'est pas le plus intelligent des mouvements", note Patrick Colvin, partenaire commercial stratégique des ressources humaines pour USA Today. "Cela met simplement votre malhonnêteté en évidence pour que tout le monde voie si votre message atterrit entre de mauvaises mains." Bien que votre patron puisse comprendre si vous expliquiez votre besoin d'un jour de congé en personne, l'avoir sous forme écrite semble décidément sournois. "À moins que vous ne soyez vraiment malade et que vous ayez le sentiment que vous ne le serez pas le lendemain, ce n'est pas un message que vous voulez diffuser", ajoute Colvin.

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2 "John a vraiment laissé tomber la balle sur celui-ci."

« Ne discutez jamais de la performance d'un collègue, sauf si vous êtes son patron et que vous en discutez avec les RH ou votre patron », conseille Cam Bishop, président et chef de la direction de SkillPath. "Non seulement c'est impoli, mais ce n'est pas à vous de discuter des performances de quelqu'un d'autre par e-mail."

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3 "Je me sens..."

Il est préférable de garder tout ce qui est émotionnel hors des courriels de travail, dit Ginger Robitaille, professionnelle des ressources humaines, généraliste des RH chez Turning the Corner. "Il est important que les communications par e-mail soient basées sur des faits, partageant des informations nécessaires, mais pas émotionnelles. Nos émotions peuvent être interprétées de différentes manières lorsqu'il n'y a pas d'inflexion de ton ou de voix pour accompagner les mots », dit-elle. Et si vous ne pouvez pas garder vos émotions à l'écart du contenu d'un e-mail, c'est une conversation que vous devriez probablement avoir en personne ou par téléphone.

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4 "Est-ce que mardi fonctionne toujours pour que vous me rendiez ces documents, peut-être vers 15 heures ? Pas de soucis sinon.

Selon Amanda B. Gulino, experte en ressources humaines et fondatrice de A Better Monday, le langage provisoire n'a pas sa place dans les e-mails. Au lieu de cela, optez pour quelque chose comme : « Avez-vous eu l'occasion d'examiner les documents que j'ai envoyés la semaine dernière ? Veuillez les examiner et me les renvoyer d'ici mardi à 15 heures afin que nous puissions rester sur la bonne voie avec notre plan de projet. » En communiquant avec assurance et clarté dans les e-mails professionnels, vous projetterez confiance et compétence.

5 « Voici une copie du projet sur lequel je travaille avec mon équipe. J'aimerais avoir vos commentaires.

"À moins que votre patron ne vous dise qu'il est acceptable de partager un projet, gardez-le pour vous ou pour des membres spécifiques de l'équipe travaillant sur votre mission", déclare Jill Tipograph, co-fondatrice de Early Stage Careers. Partager par inadvertance des informations confidentielles ou exclusives de votre entreprise peut sembler une erreur innocente, mais cela peut constituer un motif de licenciement. "Les milléniaux en particulier aiment les sujets de crowdsourcing, même les décisions", souligne Tipograph. Mais demander à votre ami qui est aussi en consultation comment résoudre un problème client, par exemple, n'est pas permis.

6 "Cet endroit me déprime vraiment parfois."

Même si vous écrivez à votre meilleur ami au bureau après une journée vraiment difficile, vous ne devriez jamais dire quoi que ce soit de négatif sur votre lieu de travail par e-mail professionnel. « Un message à vos collègues indiquant à quel point vous méprisez le travail que vous faites peut facilement parvenir à votre responsable », note Tiffany Kuehl, recruteuse senior en ressources humaines pour Versique. « Dans le meilleur des cas, votre responsable planifie une réunion pour vous parler de vos préoccupations. Dans le pire des cas, vous venez de vous envoyer un e-mail à la sortie d'un emploi. »

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7 "Excuses pour le retard."

"Il est important de prendre ses responsabilités et de s'excuser de temps en temps, mais certains d'entre nous le font trop souvent", déclare Alayna Frankenberry, responsable du marketing entrant pour BlueSky ETO. «Les femmes en particulier ont été socialisées pour s'excuser, différer et tamponner leurs déclarations avec des phrases telles que:« Faites-moi savoir si vous n'êtes pas d'accord »et« Ce n'est que mon opinion, mais. . .' S'excuser et qualifier constamment vos déclarations comme celle-ci affaiblit votre voix et peut entraîner un manque de respect de la part de vos collègues. Peu importe votre sexe, si vous vous retrouvez à trop utiliser ces phrases, mettez-vous au défi d'adopter une approche plus directe et concise.

8 " Beau travail. La prochaine fois, pensez à. . .”

Il peut sembler plus facile de faire des critiques constructives par e-mail, mais cela se retourne souvent contre vous. « Décrochez le téléphone, trouvez le temps de vous rencontrer en personne ou parlez par vidéoconférence », explique Gulino. "L'intention du message est presque toujours différente de l'impact du message, ce qui signifie que ce que vous avez l'intention de dire atteindra votre public différemment, et probablement négativement. Je n'ai jamais vu de commentaires constructifs donnés par e-mail bien pris. Au contraire, cela a créé toute une série de nouveaux problèmes, dont le manque de confiance. Et si vous devez donner des commentaires par e-mail, restez positifs, dit-elle.

9 "Je suis ouvert à d'autres opportunités."

C'est vraiment l'une des pires choses que vous puissiez dire par e-mail professionnel, et pourtant les gens le font tout le temps. « Ne dites pas aux gens que vous cherchez un emploi ou que vous connaissez peut-être quelqu'un qui cherche à partir », recommande Tipograph. Parler aux recruteurs, vérifier avec les clients et les concurrents les postes vacants et discuter avec des collègues de ce qui vous attend en termes d'emploi sont tous des non-nos. "Même si vous y pensez, ce n'est pas une nouvelle à annoncer." elle dit.

10 "Conformément à mon dernier e-mail. . .”

Ce sentiment se présente sous de nombreuses formes, notamment « comme déjà indiqué ci-dessous. . .” et « comme indiqué précédemment [. . .” Toutes les itérations doivent être évitées. "Le coup de pouce pas si doux est de plus en plus courant sur les e-mails professionnels, et ressemble à tout sauf", déclare Jon Brodsky, directeur national pour Finder.com. "C'est passif-agressif et une tentative à peine voilée de rejeter la faute sur un projet qui est au point mort." Au lieu de cela, répétez simplement ce qui doit être répété et avancez.

Une version de cet article est initialement apparue sur le blog de Glassdoor.

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