Habitudes de communication virtuelle que nous gardons IRL

Alors que le monde se dirige vers la troisième année de la pandémie, certaines entreprises ont adopté des opérations de travail entièrement à distance tandis que d'autres ont choisi un modèle hybride ou un retour complet au bureau.

Les employés qui dépoussièrent leurs anciens bureaux apportent avec eux de nouvelles habitudes de communication qu'ils ont développées en travaillant à domicile. Bien que des pratiques telles qu'un code vestimentaire «entreprise en haut, fête en bas» puissent ne pas fonctionner en personne, certaines normes de communication à distance pourraient être avantageuses pour le travail au bureau.

Pratiques de communication virtuelle à conserver

Ces trois habitudes de communication virtuelle pourraient valoir la peine d'être préservées dans un lieu de travail physique.

Repousser les réunions non essentielles

Les réunions virtuelles sont un mode de communication et de collaboration nécessaire au sein et entre les équipes. L'incapacité de se synchroniser de manière informelle sur l'état du projet ou les mises à jour dans les couloirs ou d'approcher un collègue à son bureau a conduit à une prolifération de réunions virtuelles via des plateformes de vidéoconférence. Cela a également conduit à une augmentation des habitudes de multitâche lors de ces réunions vidéo, selon une étude de Stanford de 2021 .

Au-delà du multitâche, les équipes ont cherché à récupérer leur temps lors du travail à distance en limitant les réunions inutiles au profit de communiquer quand c'était nécessaire plutôt qu'à heure fixe.

Lorsque la collaboration n'est pas impliquée, il peut être efficace d'utiliser des méthodes de communication asynchrones par e-mail, un tableau de bord de projet, un intranet ou un outil de messagerie, comme Slack.

Distinguer les réunions essentielles des réunions superflues est un trait de communication virtuelle à préserver lors de la transition vers le bureau.

À tour de rôle dans les conversations

L'absence de réunions en personne signifiait que les participants ne pouvaient plus compter sur la « conscience du regard » pour reconnaître le flux naturel d'une conversation à tour de rôle et quand il était approprié de parler à tour de rôle.

Pour résoudre ce problème, les participants à la réunion ont développé la prise de conscience et l'ensemble des compétences nécessaires pour prendre la parole à tour de rôle lors des réunions vidéo. Cette habitude de communication délibérée réduit les situations gênantes telles que parler au-dessus des autres ou interrompre prématurément l'orateur.

Le maintien de cette habitude au bureau contribue à favoriser l'équité de la communication, permettant à davantage de participants de s'engager et d'être entendus.

Maintenir des formats virtuels pour certains meetups

Se réunir en personne prend non seulement du temps pour la réunion ou l'événement lui-même, mais signifie également perdre du temps et de la productivité pour se rendre à une rencontre et en revenir.

Alors que le monde était confiné, les réunions formelles et informelles ont adopté un format virtuel. Il est pratique de tenir les réunions nécessaires en personne pour les travailleurs qui sont retournés dans un environnement de bureau. Cependant, selon l'étude de Stanford, réserver les réunions aux seules conversations essentielles permet aux employés de rester concentrés et productifs.

Les événements non liés au travail, comme le coaching ou les sessions scolaires d'information, peuvent être organisés sur des formats virtuels, comme la vidéo ou Zoom, par exemple.

Des habitudes "d'avant" à restaurer

De même, il existe quelques habitudes pré-pandémiques qui favorisent la collaboration et les relations sur le lieu de travail.

Amabilités d'avant-rencontre

Souvent, les conversations dans les réunions virtuelles sont formellement structurées, les participants sautant brusquement dans l'objectif de la réunion sans "échauffement" de la conversation. Bien que cette approche axée sur les objectifs puisse sembler efficace pour tenir compte des contraintes de temps, elle sacrifie ce que les chercheurs de l'UC Santa Cruz appellent « la réciprocité dans la conversation ».

La réciprocité dans la conversation fait référence à la tendance des gens à corriger eux-mêmes leur communication pour parvenir à une conversation équilibrée. Une étude récente, publiée dans Language and Speech , a révélé que les participants qui avaient le temps de discuter de sujets non liés au travail avant de commencer officiellement la réunion avaient un plus grand plaisir à effectuer des tâches collaboratives.

Encourager un flux naturel de plaisanteries avant de lancer l'ordre du jour d'une réunion peut remonter le moral de l'équipe.

Bavardage en milieu de travail

La petite conversation aléatoire dans la kitchenette du bureau ou en marchant avec un collègue dans une réunion hebdomadaire a un impact significatif sur le lieu de travail . Ces conversations informelles contribuent à la culture d'entreprise et aident à établir des relations.

Par exemple, encourager la « discussion de refroidisseur d'eau » peut être particulièrement percutant pour un membre de l'équipe qui pourrait avoir de l'anxiété sociale dans des situations de conversation formelles, comme une réunion ou un tête-à-tête avec un responsable. Le bavardage social spontané avec des pairs ou des dirigeants offre un environnement détendu pour l'établissement de relations et la satisfaction au travail.

Bien que la communication virtuelle ait ses inconvénients, comme la tristement célèbre « fatigue du zoom », il y a des avantages à intégrer les habitudes de communication à distance acquises dans l'espace de travail physique.