Comment faire une revue hebdomadaire : étape par étape

À quand remonte la dernière fois que vous avez tenu une revue hebdomadaire ?

Travailler sans examen hebdomadaire est une recette pour être submergé, procrastiné et se concentrer sur les priorités des autres plutôt que sur les vôtres. C'est un élément clé de tout bon système de gestion du temps ou de productivité.

Après tout, comment pouvez-vous savoir où vous allez si vous ne vous arrêtez pas et ne levez pas les yeux de temps en temps ?

La revue hebdomadaire est utile pour tous les types de professionnels, y compris les entrepreneurs, les créatifs et même les écrivains.

L'auteur David Allen a d'abord proposé le concept d'une revue hebdomadaire dans son livre populaire sur la productivité : Getting Things Done (alias GTD). Cela implique essentiellement de revoir ce que vous avez fait, comment s'est déroulée votre semaine et ce sur quoi vous allez travailler ensuite. Et cela ne prend que 30 minutes environ.

Dans cet article, je vais vous expliquer ce qu'est GTD, comment tenir une revue hebdomadaire et si cette pratique peut vous aider.

Qu'est-ce que faire avancer les choses ?

Getting Things Done est un système de productivité populaire de David Allen. Au cœur de GTD se trouve un principe :

"Votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir"

GTD était à l'origine destiné aux hommes d'affaires, mais plus récemment, il est devenu culte en ligne car il permet à chacun de devenir plus créatif et productif.

Si vous voulez faire avancer les choses ou GTD :

• Décomposer les projets en tâches plus petites
• Enregistrez ces tâches dans une liste ou un système de confiance
• Agir quotidiennement sur les tâches de vos listes
• Passez en revue vos progrès et vos domaines d'intérêt plus larges chaque semaine (ce que nous couvrirons)

Qu'est-ce qu'une revue hebdomadaire ?

La revue hebdomadaire est un concept clé de GTD. C'est aussi une façon de vérifier avec vous-même.

Considérez cela comme un zoom arrière sur votre semaine de travail, vos tâches quotidiennes et d'autres projets pour avoir une vue d'ensemble. C'est une chance d'évaluer si vous travaillez vers ces résultats idéaux plus larges.

Lors d'un examen hebdomadaire, tenez-vous au courant de tous les éléments ouverts de vos listes de tâches, de votre calendrier, de vos notes et d'autres domaines de votre entreprise. Avec ces informations à portée de main, vous pouvez évaluer votre efficacité et définir des cibles ou des objectifs pour la semaine à venir.

Les GTD-ers utilisent également une terminologie spécifique pour décrire d'autres domaines de leur vie personnelle ou professionnelle qu'ils examinent. Par exemple:

• "En attente de" fait référence aux éléments pour lesquels vous attendez des informations ou une décision de quelqu'un d'autre. Lors d'un examen hebdomadaire, demandez-vous si vous devez effectuer un suivi.
• « Actions suivantes » ou « Éléments d'action » font référence aux tâches de votre liste de tâches. Lors d'un examen hebdomadaire, identifiez la prochaine étape et planifiez ce dont vous aurez besoin au cours de la semaine à venir.
• "Espaces de travail" fait référence à l'endroit où vous travaillez sur des projets particuliers. Par exemple, si vous rédigez un rapport, avez-vous besoin de rassembler à l'avance du matériel pour votre espace de travail ?
• Le "fichier Tickler" fait référence à l'endroit où vous stockez des documents en vrac, des ressources et d'autres informations ouvertes que vous examinerez à un moment donné.
• « Agendas » fait référence à une liste d'éléments à discuter avec des personnes clés de votre équipe ou de votre entreprise la prochaine fois que vous les verrez. Mettez-les à jour régulièrement.

Étape 1. Préparez-vous pour votre examen hebdomadaire

En gros, une fois par semaine, passez 30 minutes à revoir ce sur quoi vous avez travaillé et pendant combien de temps. Pour vous préparer, réservez cette heure de révision dans votre calendrier en tant que rendez-vous récurrent et engagez-vous à respecter votre rendez-vous.

Le vendredi après-midi ou le dimanche soir sont tous deux idéaux car ce sont des moments plus calmes de la semaine de travail pour ceux qui travaillent du lundi au vendredi.

Vous devrez travailler ou vous concentrer dans un endroit calme pendant au moins 30 minutes sans interruption. Terminez ce sur quoi vous travaillez à l'avance ou fermez-le pour la semaine.

Idéalement, vous aurez vos objectifs, notes et autres documents à portée de main. Vous devez également avoir accès à votre gestionnaire de tâches, à votre calendrier et à d'autres boîtes de réception ou compartiments.

Si cela vous aide, activez le mode Ne pas déranger et désactivez les notifications pour les e-mails et les réseaux sociaux. De plus, refusez toutes les invitations à des réunions qui se produisent pendant cette période. Vous pouvez également combiner un examen hebdomadaire personnel et professionnel.

Étape 2 : Passez en revue vos boîtes de réception et vos engagements

Vous êtes maintenant prêt à revoir votre semaine. Parcourez chacune de vos boîtes de réception ou compartiments. Exemple :

• Listes de tâches ou de tâches de la semaine passée
• Vos données de calendrier et vos événements (passés et futurs)
• Papiers volants
• Extraits Web non triés ou non balisés dans des outils comme Evernote
• E-mails avec de nouvelles actions
• Notes de réunion et autres boîtes de réception de prise de notes
• Éléments d'action
• Métriques liées à vos objectifs
• Autres points à l'ordre du jour

Vous cherchez essentiellement à capturer et à consolider autant de boucles ouvertes que possible et à les placer dans votre gestionnaire de tâches. Au cours de votre examen, vous souhaiterez peut-être également classer ou trier les éléments ci-dessus. Dans Getting Things Done, David Allen explique :

« La plupart des gens se sentent mieux dans leur travail la semaine avant leurs vacances, mais ce n'est pas à cause des vacances elles-mêmes. Que faites-vous la dernière semaine avant de partir pour un grand voyage ? Vous nettoyez, fermez, clarifiez et renégociez tous vos accords avec vous-même et les autres. Je vous suggère simplement de le faire chaque semaine au lieu d'une fois par an.

Étape 3 : Évaluez vos progrès

Lorsque vous passez en revue des éléments de votre travail ou de votre vie personnelle, ne travaillez pas dessus . Si vous trouvez qu'un examen hebdomadaire prend plus de 30 minutes, c'est probablement parce que vous travaillez sur une tâche ou un projet plutôt que de le réviser.

Par exemple, trier des centaines de coupures de presse Evernote est un projet. Réviser un ou deux dans le cadre d'un système de prise de notes est une tâche. Évaluez vos progrès, les bloqueurs et ce que vous devez faire ensuite.

Par exemple, si vous êtes un écrivain ou un professionnel de la création, cette critique n'est pas le moment d'écrire ou de modifier votre travail. Vous souhaitez évaluer un nombre de mots ou progresser avec un client. Lors de votre examen, soyez honnête avec vous-même. Posez et répondez à des questions telles que :

• Qu'est-ce que j'ai accompli ou travaillé cette semaine ?
• Qu'est-ce qui s'est bien passé/ne s'est pas bien passé ?
• Quelles sont mes tâches les plus importantes pour la semaine prochaine ?
• Combien d'heures ai-je passé à travailler sur mes priorités ?
• Comment ai-je commercialisé ou promu mon travail ?
• Quels événements sont dans mon calendrier pour les sept jours précédents/prochains sur lesquels je dois agir ?
• Qu'est-ce que j'ai remis à plus tard ?
• Que dois-je arrêter de faire ou dire non ?
• Est-ce que je me rapproche ou m'éloigne de mes objectifs à long terme ?

Posez et répondez à ces questions dans un journal si vous le souhaitez. Si vous avez un document que vous utilisez pour suivre les métriques pertinentes, mettez-le à jour. Nettoyez votre liste de tâches. Et réévaluez vos engagements.

Lorsque vous savez clairement quoi faire ensuite, vous pouvez vous déconnecter pour le week-end tout en vous sentant confiant de commencer la semaine suivante du bon pied. Parfois, il faut s'enregistrer pour partir !

Étape 4 : planifier la semaine à venir

Utilisez votre examen hebdomadaire pour clarifier vos priorités et planifier la semaine suivante.

Cela peut signifier ajouter des activités manquantes ou des échéances à venir à votre prochain calendrier ou décider si vous devez renégocier des engagements avec votre éditeur ou vos clients.

Si vous utilisez une liste de tâches ou un gestionnaire de tâches, c'est le moment de le mettre à jour avec de nouveaux éléments et de supprimer les anciens éléments que vous n'avez pas l'intention de terminer. De même, si vous démarrez un nouveau projet, vous pouvez rassembler ce dont vous avez besoin maintenant ou enregistrer une action pour la semaine prochaine.

Je recommande également de noter 1 à 3 résultats idéaux pour la semaine à venir. Tout comme un objectif d'écriture, ceux-ci se concentreront sur l'esprit.

Au cours de l'examen hebdomadaire, je classe mes recherches, j'organise mes notes et je lis rapidement les idées que j'ai trouvées au cours de la semaine. Cela m'aide à évaluer s'il y a quelque chose que j'ai oublié ou s'il y a une idée que je peux utiliser au cours des prochains jours dans mon travail.

J'écris ou note également des réalisations mineures au cours de la semaine, comme atteindre un nombre de mots cible ou terminer un chapitre de livre.

Étape 5 : Posez 3 questions simples

Dans son livre populaire, David Allen dit qu'une revue hebdomadaire réussie aboutit à 3 résultats :

• Soyez clair, c'est-à-dire, savez-vous ce que vous devez faire ensuite avec des actions claires ?
• Soyez à jour, c'est-à-dire, votre gestionnaire de tâches, votre calendrier et vos fichiers de projet sont-ils à jour ?
• Soyez complet, c'est-à-dire avez-vous passé en revue toutes vos boîtes de réception ?

Si vous n'avez pas bien compris tout cela, ne vous inquiétez pas. Cela peut prendre quelques tours de tenue d'un examen hebdomadaire pour embrasser pleinement le processus.

Soyez créatif avec votre revue hebdomadaire

Un bilan hebdomadaire doit s'adapter à votre façon de travailler. L'examen hebdomadaire est un élément clé de mon système de productivité pour l'exécution de Become a Writer Today. En tant qu'écrivain, j'ai trouvé une revue hebdomadaire idéale pour équilibrer l'écriture et d'autres domaines d'activité.

Cela me donne l'assurance que j'écris les bonnes choses au bon moment, et cela m'aide à mettre en lumière les parties négligées du métier.

En règle générale, je passe en revue mes écrits et mes autres objectifs un vendredi ou un dimanche soir, et cela ne prend que 30 minutes. Je lis mes notes, évalue mon nombre de mots pour la semaine et totalise le temps que j'ai passé à écrire.

Je décide également de ce que je vais passer du temps à écrire dans la semaine à venir.

Le dernier mot sur votre revue hebdomadaire

Un examen hebdomadaire ne prend qu'environ une demi-heure, mais il devrait vous faire gagner des heures au cours de la semaine à venir. Après tout, les tireurs d'élite passent plus de temps à déterminer où viser qu'à tirer.

C'est une puissante stratégie de productivité qui, si elle est utilisée correctement, vous aidera à réussir dans votre entreprise, en sachant que vous disposez des ressources et du temps nécessaires pour terminer ce que vous avez commencé.