Comment rédiger un message de bienvenue à un nouvel employé

Les premiers jours d'un nouvel employé dans une entreprise donnent le ton de son mandat. Un message de bienvenue chaleureux, souvent envoyé au cours des premiers jours critiques de l'intégration, informe le nouveau membre de l'équipe sur les processus, les valeurs et la culture de l'entreprise. Cette salutation peut également les aider à développer un réseau d'information à mesure qu'ils se familiarisent avec l'équipe et comment leur nouveau rôle est lié à l'objectif général.

Selon une enquête Sapling HR , une mauvaise expérience d'intégration peut conduire les nouvelles recrues à être deux fois plus susceptibles de chercher un autre emploi ailleurs.

Alors que de plus en plus d'employeurs étendent le travail à distance ou passent à un accord hybride à long terme , s'adresser efficacement aux nouvelles recrues peut cultiver des relations de coopération quel que soit le cadre de travail.

Qu'est-ce qu'une lettre ou un message de bienvenue ?

Le processus d'intégration des nouveaux employés comprend souvent une multitude de formalités administratives à signer, de comptes système à créer, de partage de processus, de formation et de présentations.

Les messages de bienvenue peuvent présenter formellement le nouvel employé à de grands groupes au sein de l'organisation, ou ils peuvent être des présentations informelles entre pairs. Souvent, certains détails sont partagés, notamment des informations sur leur rôle précédent et ce qu'ils apporteront à l'entreprise.

Que doit-il inclure ?

Les détails sur ce qu'il faut inclure dans un message de bienvenue, ainsi que le ton, dépendent de l'expéditeur. Vous trouverez ci-dessous des exemples de ce que les messages de bienvenue peuvent inclure, selon la personne qui les envoie.

RH/Recruteurs

Les lettres de bienvenue rédigées par un recruteur ou un membre de l'équipe des ressources humaines ouvriront le message par un message de bienvenue enthousiaste.

Il peut ensuite inclure une liste de tâches administratives que l'employé doit accomplir dès son premier jour pour se préparer à commencer à travailler. Par exemple, il pourrait détailler les instructions pour créer un compte utilisateur pour l'intranet de l'organisation ou inclure des pièces jointes ou des liens vers des documents préliminaires qui doivent être signés.

Les lettres de bienvenue des recruteurs et des membres de l'équipe RH peuvent également fournir un itinéraire de réunions auxquelles assister avec les chefs de service, le responsable du recrutement ou d'autres membres du personnel dans le cadre du processus d'intégration. Les directives de l'organisation, telles que le code vestimentaire, les exigences en matière de pauses, les informations sur le stationnement, les avantages sociaux de l'entreprise et d'autres politiques, peuvent également être partagées dans leur lettre de bienvenue.

Les RH peuvent également publier une annonce générale de l'entreprise par e-mail ou sur le portail interne avec un aperçu de l'expérience professionnelle passée du nouvel employé et de ce pour quoi il a été intégré à l'équipe.

Responsables du recrutement

Les responsables du recrutement qui travailleront en étroite collaboration avec le nouvel employé fournissent souvent plus d'informations sur ce à quoi le nouvel employé peut s'attendre au cours de ses premiers jours, et peut-être même de ses premières semaines et mois. En plus d'ouvrir la lettre avec un message de bienvenue, le message peut inclure une répartition quotidienne et horaire des sessions de formation ou des processus du service à revoir.

Cela pourrait également être l'occasion pour les responsables du recrutement de nommer d'autres membres de l'équipe et leurs rôles. En règle générale, le message se termine en invitant le nouvel employé à poser des questions ou à demander des éclaircissements, si nécessaire.

Coéquipiers

Les membres individuels de l’équipe peuvent également se sentir obligés de contacter une nouvelle recrue avec une présentation chaleureuse. Ces messages sont généralement informels dans leur structure, leur ton et leur format.

Par exemple, un pair peut écrire un bref message direct sur Slack se présentant et ce qu'il fait au sein de l'équipe et se terminant par un simple « Bienvenue dans l'équipe !

Exemples de messages de bienvenue

Accueillir un nouvel employé dans votre équipe peut prendre diverses formes. Ces correspondances sont souvent sous forme longue ou courte. Quant au canal de communication professionnel à utiliser, les lettres de bienvenue longues sont généralement relayées par e-mail ou sous forme de lettre physique, tandis que les messages courts peuvent avoir lieu sur une plateforme de messagerie, telle que Slack.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples pour illustrer à quoi pourrait ressembler chaque type de message de bienvenue.

Forme longue

Cher [Nom complet de l'employé],

Au nom de [entreprise/département], je souhaite vous souhaiter la bienvenue dans l'équipe. Votre expertise en [compétence/industrie] nous aidera à atteindre nos objectifs au cours de l’année à venir, et nous attendons avec impatience vos contributions.

Voici un aperçu de votre emploi du temps du premier jour et des tâches à accomplir :

Itinéraire:

• [heure] Orientation des nouveaux employés
• [temps] Introduction au PDG et au COO
• [heure] Déjeuner
• [heure] En tête-à-tête avec le manager
• [heure] Réunion d'inscription aux avantages sociaux

Tâches :

• Lisez et signez les documents ci-joints
• Configurer des comptes d'utilisateurs pour les outils de l'entreprise et du service
• Créez votre profil intranet
• Planifiez une réunion d'introduction avec votre mentor/copain

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter au [numéro de téléphone/e-mail]. Encore une fois, nous sommes ravis que vous ayez choisi de rejoindre notre organisation.

Salutations,

[nom de l'expéditeur]

[titre de l'expéditeur]

Forme courte

Salut [prénom du nouvel employé] ! Je m'appelle [prénom de l'expéditeur] et je suis le [titre]. Je m'occupe de la [tâche XYZ] et je travaillerai en étroite collaboration avec vous, je voulais donc vous contacter et vous accueillir personnellement dans l'équipe. Faites-moi savoir si vous avez besoin d'aide pour quelque chose pendant votre transition. J'espère que vous appréciez votre première journée jusqu'à présent !

Donnez le bon ton

Selon SHRM, jusqu'à 69 % des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant trois ans s'ils ont eu une expérience d'intégration positive. La communication immédiate d'un message de bienvenue peut avoir des effets durables sur un nouvel employé.

Quelle que soit la personne qui écrit la lettre ou le message de bienvenue, utiliser le ton approprié peut s'avérer délicat. Si vous faites partie de l'équipe de direction ou des RH, vous souhaiterez peut-être que votre message transmette un ton formel, mais encourageant. Les pairs qui accueillent une nouvelle recrue voudront peut-être adopter un ton amical et coopératif dans leur message.

Si vous avez du mal à trouver le bon équilibre, la fonction de détection de ton de Grammarly peut vous aider à éliminer les incertitudes en identifiant le ton que vous essayez d'utiliser et en proposant des suggestions d'écriture pour le maintenir de manière cohérente tout au long de votre message.