Comment écrire un message de bienvenue à un nouvel employé

Les premiers jours d'un nouvel employé dans une entreprise donnent le ton à son mandat. Un message de bienvenue chaleureux, qui est souvent envoyé au cours de ces premiers jours critiques d'intégration, informe le nouveau membre de l'équipe sur les processus, les valeurs et la culture de l'entreprise. Cette salutation peut également les aider à développer un réseau d'information au fur et à mesure qu'ils se familiarisent avec l'équipe et comment leur nouveau rôle est lié à l'objectif plus large.

Selon une enquête Sapling HR , une mauvaise expérience d'intégration peut avoir pour conséquence que les nouvelles recrues sont deux fois plus susceptibles de chercher un autre emploi ailleurs.

Alors que de plus en plus d'employeurs étendent le travail à distance ou passent à un accord hybride à long terme , contacter efficacement les nouvelles recrues peut cultiver des relations de coopération quel que soit le cadre de travail.

Qu'est-ce qu'une lettre ou un message de bienvenue ?

Le processus d'intégration des nouveaux employés comprend souvent une multitude de documents à signer, de comptes système à créer, de partage de processus, de formation et de présentations.

Les messages de bienvenue peuvent présenter officiellement le nouvel employé à de grands groupes au sein de l'organisation, ou ils peuvent être des présentations informelles entre pairs. Souvent, certains détails sont partagés, qui peuvent inclure des informations sur leur rôle précédent et ce qu'ils apporteront à l'entreprise.

Que doit-il inclure ?

Les détails sur ce qu'il faut inclure dans un message d'accueil, ainsi que le ton, dépendent de l'expéditeur. Vous trouverez ci-dessous des exemples de ce que les messages de bienvenue peuvent inclure, selon la personne qui les envoie.

RH/Recruteurs

Les lettres de bienvenue rédigées par un recruteur ou un membre de l'équipe des ressources humaines ouvriront le message par une salutation enthousiaste.

Il peut ensuite inclure une liste de tâches administratives que l'employé doit accomplir le premier jour pour se préparer à commencer à travailler. Par exemple, il pourrait détailler les instructions de création d'un compte d'utilisateur pour l'intranet de l'organisation ou inclure des pièces jointes ou des liens vers des documents préliminaires qui doivent être signés.

Les lettres de bienvenue des recruteurs et des membres de l'équipe RH peuvent également fournir un itinéraire des réunions auxquelles assister avec les chefs de service, le responsable du recrutement ou d'autres membres du personnel dans le cadre du processus d'intégration. Les directives de l'organisation, telles que le code vestimentaire, les exigences de pause, les informations de stationnement, les avantages de l'entreprise et d'autres politiques peuvent également être partagées dans leur lettre de bienvenue.

Les RH peuvent également publier une annonce générale de l'entreprise par e-mail ou sur le portail interne avec un aperçu de l'expérience de travail passée de la nouvelle recrue et de ce qu'elle a été amenée à accomplir dans l'équipe.

Gestionnaires d'embauche

Les responsables du recrutement qui travailleront en étroite collaboration avec le nouvel employé fournissent souvent plus d'informations sur ce à quoi le nouvel employé peut s'attendre au cours de ses premiers jours, voire de ses premières semaines et mois. En plus d'ouvrir la lettre avec une salutation accueillante, le message peut inclure une répartition quotidienne et horaire des sessions de formation ou des processus du service à revoir.

Cela pourrait également être l'occasion pour les responsables du recrutement de nommer les autres membres de l'équipe et leurs rôles. En règle générale, le message se termine en invitant le nouvel employé à poser des questions ou à demander des éclaircissements, si nécessaire.

Coéquipiers

Les membres individuels de l'équipe peuvent également se sentir obligés de tendre la main à une nouvelle recrue avec une introduction accueillante. Ces messages sont généralement informels dans leur structure, leur ton et leur format.

Par exemple, un pair peut écrire un bref message direct sur Slack se présentant et ce qu'il fait dans l'équipe et se terminant par un "Bienvenue dans l'équipe!"

Exemples de messages de bienvenue

Accueillir un nouvel employé dans votre équipe peut prendre diverses formes. Ces correspondances sont souvent sous forme longue ou courte. En ce qui concerne le canal de communication professionnel à utiliser, les lettres de bienvenue longues sont généralement relayées par e-mail ou sous forme de lettre physique, tandis que les messages courts peuvent avoir lieu sur une plate-forme de messagerie, telle que Slack.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples pour illustrer à quoi pourrait ressembler chaque type de message de bienvenue.

Forme longue

Cher [Nom complet de l'employé],

Au nom de [entreprise/service], je vous souhaite la bienvenue dans l'équipe. Votre expertise dans [compétence/industrie] nous aidera à atteindre nos objectifs au cours de l'année à venir, et nous attendons avec impatience vos contributions.

Voici un aperçu de votre emploi du temps du premier jour et des tâches à accomplir :

Itinéraire:

• [heure] Orientation des nouveaux employés
• [heure] Présentation du PDG et du COO
• [heure] Déjeuner
• [heure] Tête-à-tête avec le responsable
• [heure] Réunion d'inscription aux avantages

Tâches:

• Lisez et signez les documents ci-joints
• Configurer des comptes d'utilisateurs pour les outils de l'entreprise et du service
• Créez votre profil intranet
• Planifiez une réunion d'introduction avec votre mentor/copain

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter au [numéro de téléphone/e-mail]. Encore une fois, nous sommes ravis que vous ayez choisi de rejoindre notre organisation.

Salutations,

[nom de l'expéditeur]

[titre de l'expéditeur]

Forme abrégée

Salut [prénom du nouvel employé] ! Je suis [prénom de l'expéditeur] et je suis le [titre]. Je m'occupe de la [tâche XYZ] et je travaillerai en étroite collaboration avec vous. Je voulais donc vous contacter et vous souhaiter personnellement la bienvenue dans l'équipe. Faites-moi savoir si vous avez besoin d'aide pour quoi que ce soit pendant votre transition. J'espère que vous profitez de votre premier jour jusqu'à présent !

Frappez le bon ton

Selon la SHRM, jusqu'à 69 % des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant trois ans s'ils ont eu une expérience d'intégration positive. La communication immédiate d'un message de bienvenue peut avoir des effets durables sur un nouvel employé.

Quelle que soit la personne qui rédige la lettre ou le message de bienvenue, utiliser le ton approprié peut être délicat. Si vous faites partie de l'équipe de direction ou des RH, vous souhaiterez peut-être que votre message transmette un ton formel, mais encourageant. Les pairs qui accueillent une nouvelle recrue voudront peut-être adopter un ton amical et coopératif dans leur message.

Si vous avez du mal à trouver le bon équilibre, la fonction de détecteur de ton de Grammarly peut vous aider à éliminer les conjectures en identifiant le ton que vous essayez d'utiliser et en proposant des suggestions d'écriture pour le maintenir de manière cohérente tout au long de votre message.