Mots à purger de vos e-mails

Vos e-mails gonflés ont-ils besoin d'un régime ? Si un e-mail est trop verbeux, le destinataire peut ne pas être enclin à le lire attentivement. Rendez vos e-mails brefs, clairs et efficaces en éliminant ces phrases inutiles.

Un mot potentiellement impoli

Lorsque vous tapez un e-mail, le destinataire ne peut pas voir vos yeux pétillants et votre sourire espiègle. Certains mots, comme « en fait », peuvent sembler sarcastiques, condescendants, voire impoli. Considérez ces exemples de conversations et décidez lequel des deux envoie le message le plus poli :

Patron : Marie, je t'ai demandé le rapport Boulder ce matin. Pouvez-vous s'il vous plaît l'apporter à mon bureau dès que possible ?

Réponse 1 : En fait, je l'ai mis sur votre bureau plus tôt. Il devrait être sous votre presse-papier vert. Faites-moi savoir si vous ne le voyez pas.

Réponse 2 : Je l'ai mis sous votre bureau tout à l'heure. Il devrait être sous votre presse-papier vert. Faites-moi savoir si vous ne le voyez pas.

La première version semble-t-elle réellement un peu snippy? Plutôt que de courir le risque que vos mots soient mal interprétés, pourquoi ne pas supprimer l'expression inutile « en fait » dans vos e-mails ?

7 mots et expressions de belette

Les mots de belette vous font paraître incertain ou peu fiable. En particulier, il y a sept expressions qui doivent être éliminées si vous voulez faire bonne impression sur le lecteur : comme, en quelque sorte, en quelque sorte, peut-être, peut-être, pourrait et peut. Regardons un autre exemple d'e-mail avec et sans les belettes.

Client : Le colis arrivera-t-il lundi ?

Réponse 1 : Nous pourrons peut-être livrer le colis d'ici lundi. J'ai en quelque sorte besoin de votre numéro de suivi. Peut-être que si vous l'envoyez, je pourrai voir où se trouve le colis.

Réponse 2 : Pour voir exactement où se trouve votre colis, j'ai besoin du numéro de suivi. Veuillez l'envoyer et je vous ferai savoir si le colis arrivera d'ici lundi.

La deuxième réponse est directe et honnête. Ne répondez-vous pas un son hésitant? Si vous voulez donner l'impression que vous avez tout sous contrôle, évitez les expressions qui donnent l'impression que vous essayez de vous débarrasser de quelque chose.

3 adverbes sans rien ajouter

Certains auteurs détestent les adverbes, mais la plupart conviennent qu'ils ont leur place. Henry James a écrit "Les adjectifs sont le sucre de la littérature et les adverbes le sel." Pour reprendre la métaphore, le sel rehausse le goût des aliments lorsqu'il est utilisé dans la bonne proportion. Trop de sel gâche un plat. En revanche, le sel n'a pas sa place dans certains comestibles. Imaginez mettre du sel dans votre limonade, par exemple ! Trois adverbes sont les pires des pires car ils n'ajoutent rien d'important à une phrase. Évitez fondamentalement, actuellement et sérieusement. Jetez un œil à ces exemples pour voir pourquoi vous devriez définitivement laisser ces trois mots derrière vous.

Message 1 : J'ai sérieusement considéré votre offre d'emploi. Fondamentalement, je vous écris pour refuser parce que j'ai actuellement des engagements qui s'étendent jusqu'au 2 avril de l'année prochaine. Une fois qu'ils sont remplis, je vous recontacterai pour discuter des ouvertures que vous avez.

Message 2 : Je vous écris pour refuser votre offre d'emploi car j'ai des engagements antérieurs qui s'étendent jusqu'au 2 avril de l'année prochaine. Une fois qu'ils sont remplis, je vous recontacterai pour discuter des ouvertures que vous avez.

C'est une offre d'emploi ! Bien sûr, vous y avez sérieusement pensé. Vous écrivez au présent. Par conséquent, "actuellement" est étranger. « Fondamentalement » indique qu'un énoncé résume les aspects les plus importants d'une situation compliquée. Cependant, vous avez expliqué les points principaux. Si vos lecteurs ont besoin de plus de détails, ils vous le demanderont.

3 phrases redondantes ou imprécises

Nous avons couvert plusieurs phrases redondantes qui ne font rien de plus que de l'écriture gonflée. Dans un e-mail, où la brièveté est particulièrement appréciée, ces phrases doivent être coupées sans tarder. Revenons sur quelques-uns des pires contrevenants :

En réalité

En fait signifie « en réalité ». Les orateurs l'utilisent souvent pour corriger un malentendu ou signaler une erreur.

Intervenant 1 : Je ne mange pas de polenta car je suis allergique au blé.

Intervenant 2 : En fait, la polenta est un produit à base de maïs.

Vous souvenez-vous lorsque nous avons discuté de la raison pour laquelle « en fait » devrait être évité ? Si vous lisez la conversation ci-dessus à haute voix, vous pourriez peut-être imaginer que l'orateur 2 prononce la correction avec les mains sur les hanches et un roulement des yeux. Pourquoi risquer d'offenser vos lecteurs ? Ne tenez pas pour acquis qu'ils comprendront vos motivations. Il est toujours préférable d'apporter des corrections ou des clarifications importantes en personne. Si vous devez envoyer un e-mail, choisissez vos mots avec soin. Un peu de tact va un long chemin.

Dans le processus de

Cher client, nous sommes en train de réaménager notre magasin. Le site Bates sera fermé jusqu'à nouvel ordre.

Vos clients seront-ils confus si vous supprimez l'expression « en cours de » ? Vont-ils se présenter à la devanture du magasin en se grattant la tête ? Si vous relisez la phrase sans "en train de", vous comprenez toujours pourquoi le lieu est fermé. Pourquoi énoncer une évidence ?

À toutes fins utiles

À toutes fins utiles signifie « en vigueur ». Les gens l'utilisent lorsqu'il peut y avoir une certaine ambiguïté dans un énoncé de fait. Par exemple, imaginez que vous êtes le propriétaire d'une entreprise qui souhaite arrêter la fabrication d'un produit. Vous fixez la date d'arrêt de la production. La plupart des matériaux nécessaires à la fabrication du produit doivent être utilisés à cette date. Si vous vous retrouvez avec des restes de matériaux, vous continuerez la production pendant quelques jours de plus pour éviter le gaspillage. Plutôt que d'entrer dans des détails exhaustifs avec vos travailleurs, vous déclarez : À toutes fins utiles, la production cessera le 15 octobre.

Au lieu de cette phrase verbeuse, optez pour une manière plus précise d'exprimer des détails ambigus. Dans l'exemple ci-dessus, le propriétaire de l'entreprise pourrait dire que la production devrait cesser le 12 octobre. Ou, elle pourrait dire que la production cessera à la mi-octobre. Dans tous les cas, les travailleurs comprendraient le calendrier général de la fin de la production.

Si vous n'êtes pas convaincu, considérez un autre problème qui se pose avec "à toutes fins utiles". Beaucoup de gens l'utilisent de manière incorrecte. Plutôt que de tenter d'être l'un d'entre eux, vous pouvez utiliser un synonyme tel que "en effet".

L'anglais est plein de mots de remplissage inutiles. Les meilleurs e-mails sont clairs, directs et brefs. Si vous voulez que vos e-mails communiquent leur objectif, éliminez ces phrases superflues.