Les choses à faire et à ne pas faire en matière de chat au travail

Si votre journée de travail comprend des échanges de messages avec des collègues sur une plateforme de communication comme Slack, vous avez probablement eu raison de réfléchir à l'étiquette appropriée pour les discussions professionnelles. Il est trop facile de passer pour inconsidéré si vous ne faites pas attention, nous vous proposons donc ici quelques choses à faire et à ne pas faire.

Que votre équipe utilise Slack ou quelque chose de similaire via Teams, Hangouts, Flock, Chanty ou l'un des nombreux autres, nous vous expliquons ce qu'il faut faire et ce qu'il faut éviter pour affiner et perfectionner votre étiquette de discussion au travail.

À ne pas faire : commencez par un jeu de devinettes.

Lorsque vous envoyez un message à un collègue que vous ne connaissez pas très bien, le simple fait de commencer par « salut » peut être périlleux, surtout en l'absence d'un contexte supplémentaire ou même d'un emoji. Personne ne veut deviner ce qui se passe, et s'il est occupé et doit répondre plus tard, la conversation doit reprendre après un début difficile.

À faire : Soyez clair et intentionnel lorsque vous ouvrez des conversations

Il est sage de fournir quelques informations de base dès le départ :de quoi s’agit-il ?Gardez également à l’esprit que la personne à qui vous envoyez un message a probablement beaucoup d’autres tâches et que votre message n’est peut-être pas sa priorité la plus urgente. (Si, en fait, celadevaitêtre le cas, vous voudrez en expliquer la raison clairement et rapidement.)

Sinon, envisagez une introduction sans prétention et explicite comme : "Hé, avez-vous le temps de réfléchir au contenu à venir ?"

À ne pas faire : pensez à voix haute, une ligne à la fois

Voici une idée : ping ! Si cela continue, ping ! Ça va vieillir—ping ! Extrêmement rapide – ping !

À ne pas faire non plus : envoyez aux gens un seul message de la longueur d'un chapitre de livre.

C'est l'opposé du dernier élément : le destinataire reçoit un message épique et tentaculaire qui fait émerveiller les yeux et faire sombrer les cœurs au moment où il apparaît. Le simple fait de le lire peut nécessiter une autre tasse de café, et l'absorber de manière significative, eh bien, cela peut prendre un peu. Oh, et en attendant que quelqu'un tape un tel opus, regarder les points d'anticipation pendant une éternité n'est pas non plus amusant.

À faire : essayez de trouver un équilibre entre la longueur et le volume du message.

Il existe plusieurs façons de procéder. Si vos pensées sont dispersées, prenez un moment pour les rassembler et déterminer ce que vous cherchez à retirer de la conversation, puis organisez-vous en conséquence.

Si vous rencontrez le problème inverse, divisez vos pensées en morceaux plus petits. Partager vos idées en petits morceaux donne au destinataire la possibilité de répondre et de poser des questions, ce qui peut également éclairer la façon dont vous procédez. Et cela peut atténuer une partie du suspense susmentionné.

Et n’oubliez pas que des outils comme Slack ne sont pas parfaits pour toutes les occasions ; Parfois, des alternatives comme une conversation téléphonique ou un mémo écrit sont tout simplement plus pratiques.

À ne pas faire : oubliez à qui vous parlez

Dans un environnement comme Slack, où un simple « de rien » peut se manifester à un collègue de travail sous la forme d'un emoji portant des lunettes de soleil, il est facile de se glisser dans un mode trop décontracté avec des personnes que vous ne connaissez pas vraiment. Mais à moins que vous et votre patron ayez une relation franche enviable, pensez au professionnalisme avant de coller ce GIF des Simpsons.

À faire : Tenez compte de votre public

Ce qui précède s'applique non seulement au décorum mais aussi au jargon : tout le monde ne parle pas couramment le dialecte de votre niche. Par exemple, un collègue producteur de podcast comprendra peut-être ce que vous voulez dire si vous dites que vous « faites rebondir la session », mais cela représente un tas de mots pour tous les membres de votre équipe qui ne « coupent pas la bande ». Mieux vaut simplement dire que vous avez presque fini de modifier l'épisode.

Il peut également y avoir une tendance à ce que les habitudes issues des discussions professionnelles s’insinuent dans les conversations en dehors du travail, avec des résultats loin d’être excellents. Par exemple, votre partenaire ne veut pas qu'on lui dise par SMS que vous « reviendrez » sur vos projets de dîner ou sur les possibilités de « cheminement parallèle » pour la cuisine indienne ou la pizza.

Pour cette raison, essayez de vérifier ce que vous dites et à qui avant d’écraser « envoyer ». Comme cela devient une seconde nature avec le temps, cela peut vous éviter bien des embarras.

Final, crucial, à retenir. À faire : Écrivez avec autant d'empathie que possible.

Le but de tout ce qui est écrit est que quelqu'un le lise et le comprenne, et la meilleure rédaction s'efforce de rendre ce processus aussi simple que possible pour le lecteur. Ici, la clé du succès est l'empathie, et elle est essentielle que vous écriviez un roman, une étiquette d'avertissement ou un humble message Slack : comment cela va-t-il arriver à la personne qui le lit ?

Si vous pensez que ce que vous dites peut paraître grossier, accablant ou difficile à suivre, c'est un signe fort que des révisions s'imposent.