10 trucs et astuces éprouvés pour travailler à domicile

Cet article fournit des conseils sur le travail à domicile basés sur mes expériences et des entretiens avec des experts.

Au fil des ans, j'ai occupé plusieurs emplois en tant qu'écrivain indépendant, journaliste et rédacteur depuis ma modeste maison de la banlieue irlandaise.

Ces jours-ci, je dirige également Become a Writer Today depuis un bureau à domicile au premier étage de ma maison, à une heure de Dublin.

Dans cet article, je vais partager mes expériences et expliquer comment vous pouvez accomplir plus à la maison, sans distraction.

Travail à domicile (WFH) versus le bureau

Je peux accomplir plus en moins de temps depuis chez moi tout en évitant les moments douloureux de la journée comme un long trajet.

J'ai aussi travaillé dans de mornes bureaux en espace ouvert, et je ne pourrais plus jamais faire ce changement, même si cela signifiait gagner plus d'argent.

Un introverti classique, j'ai trouvé les conversations sur les plans pour le week-end, les mauvais rendez-vous et la météo distrayantes et un peu stressantes.

Cela dit, passer des heures à la maison peut se sentir seul. Bien que je sois introverti, beaucoup de gens, y compris les écrivains, préfèrent être entourés de leurs coéquipiers et amis.

Certains écrivains aiment aussi apporter un ordinateur portable au café où ils peuvent écrire sans interruption en compagnie d'autres personnes. Cet environnement leur donne de l'énergie et évite les sentiments de solitude.

Si vous êtes engagé dans n'importe quel type de travail profond ou créatif, vous accomplirez plus que dans un bureau à aire ouverte. Albert Einstein a eu l'une des années les plus productives de sa vie à la maison.

Le travail à distance offre également un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, car vous pouvez éliminer les déplacements, certaines longues réunions et autres distractions.

Trucs et astuces pour le travail à domicile

Pour travailler de manière productive à domicile, réfléchissez à comment et quand vous travaillez. Assurez-vous de définir des règles de base. L'état d'esprit est plus important que les outils ou une liste de choses à faire. Cela dit, j'ai également inclus une liste de ressources ci-dessous qui peuvent vous aider.

1. Commencez à travailler à temps

Il est tentant de penser que vous pouvez commencer la journée plus tard le matin ou même en début d'après-midi.

Bien que cette approche soit un luxe agréable pour un jour ou deux, elle n'est pas viable à long terme.

Remettre le travail à plus tard signifie que vous risquez de vous désynchroniser avec un collègue, un patron ou un client.

Même si vous vous concentrez sur les projets des clients, cette approche signifie toujours que les tâches dériveront dans la soirée et que vous aurez du mal à vous éteindre et à vous endormir.

Si quoi que ce soit, je recommanderais de se lever en même temps que d'habitude et de profiter de l'absence de trajet pour commencer encore plus tôt. De cette façon, vous pouvez libérer du temps pour vos activités personnelles en soirée.

2. Tenez une routine quotidienne cohérente

Que vous rédigiez à la pige ou que vous exécutiez d'autres tâches à la maison, les heures normales sont votre meilleur ami.

Habituellement, je commence ma journée à la même heure vers 09h00 après que les enfants quittent la maison pour aller à l'école. Je termine vers 17h30, en même temps que les autres membres de l'équipe qui sont à la fois à distance et au bureau.

J'essaie de quitter le travail à la fin de la journée plutôt que de consulter mes e-mails sur mon téléphone au dîner ou en regardant des émissions de télévision sur Netflix ce soir-là.

De temps en temps, j'ai pris une pause déjeuner plus longue ou un congé l'après-midi et je me suis promis de rattraper mon travail ce soir-là. J'ai presque toujours regretté cette décision car j'avais l'impression que le travail s'éternisait pendant des heures de plus que nécessaire.

Au début de la crise du coronavirus, j'ai ajusté cette routine en me levant plus tôt pour démarrer des projets clés et en permettant des interruptions des réunions planifiées, un appel vidéo et d'autres livrables.

J'évite de boire plus d'une bière le soir pendant la semaine car je me sentirai plus léthargique après un réveil matinal.

Lors de l'élaboration de votre routine idéale, n'oubliez pas de prévoir du temps pour les pauses régulières, le déjeuner loin du bureau, les siestes et les promenades.

Le travail à distance ne signifie pas passer toute la journée sur des appels de vidéoconférence.

3. Créez un lieu de travail dédié

L'objectif est de créer un endroit dans votre maison que vous associez au travail plutôt que de n'avoir aucune frontière rigide entre votre vie personnelle et professionnelle.

Lorsque j'ai commencé à travailler à domicile pour la première fois, je n'ai pas prêté beaucoup d'attention à l'endroit où je travaillais dans ma maison. C'était bien pendant quelques semaines. Le travail s'est répandu partout dans ma maison : le salon, la cuisine, la chambre.

Je m'allongeais sur le canapé avec mon ordinateur portable et vérifiais mes e-mails ou répondais aux demandes. J'ai écrit des articles dans la cuisine, le salon et même assis dans mon lit. Je ne pouvais pas m'éteindre correctement le vendredi ou le samedi soir quand j'étais allongé sur le même canapé.

Je travaille à un bureau debout dans un bureau de ma maison.

Si l'espace est un problème, envisagez d'utiliser la table de la cuisine et de ranger l'ordinateur portable lorsque vous avez terminé. Des bouchons d'oreille ou des écouteurs antibruit peuvent vous aider si vous partagez un espace de travail avec d'autres personnes.

Vous pouvez écrire sans interruption même si votre espace de vie est bruyant. Ces bloqueurs de bruit ne sont probablement pas une bonne idée si vous avez de jeunes enfants !

Mon choix d'écouteurs est le Sony Noise Cancelling Headphones WH1000XM3.

Le pire endroit pour commencer une tâche est dans la chambre, car votre sommeil en souffrira.

4. Maîtrisez l'art de la sur-communication

J'ai appris il y a longtemps que travailler à domicile signifie communiquer tôt et souvent.

Utilisez donc tous les outils de communication à votre disposition. Enregistrez-vous tôt et souvent avec votre patron, collègue, collègues, éditeur ou clients rédacteurs indépendants en utilisant le courrier électronique, la messagerie instantanée, etc.

Faites-leur savoir sur quoi vous vous concentrez, combien de temps vous serez hors ligne et quand ils peuvent s'attendre à un gros livrable.

J'aime aussi utiliser Loom car cela me permet d'enregistrer de courtes réponses vidéo au lieu de taper de longs e-mails.

Les gens commencent à associer ces vidéos à qui je suis et ils se souviennent de ce que je fais. Zoom est un autre bon outil pour les appels de vidéoconférence et les entretiens.

Cela dit, il y a une ligne fine entre l'enregistrement et la réponse instantanée à chaque notification, ding et e-mail.

Vous pouvez désactiver l'accès à Internet pendant 30 ou 60 minutes à l'aide d'applications telles que Freedom ou RescueTime. C'est assez longtemps pour se concentrer sur un projet gênant, mais pas si longtemps que vous êtes déconnecté du bureau ou des clients.

5. Premiers états productifs et créatifs

Vous pouvez faire beaucoup en tant que travailleur à domicile grâce à moins de distractions qu'un bureau occupé, mais si vous avez du mal, envisagez d'amorcer un état de flux.

C'est simplement un état où, selon le psychologue et auteur Mihaly Csikszentmihalyi, toute notion de temps et d'effort s'estompe.

Première:

Demandez-vous : « Quelles sont les tâches les plus importantes que je dois accomplir aujourd'hui ? Ensuite, écrivez votre prochaine action sur un post-it.

Attachez-le à votre moniteur ou à votre clavier pour pouvoir y accéder directement. Enfilez une paire d'écouteurs antibruit ou écoutez de la musique ambiante et concentrez-vous sur cette tâche et rien d'autre pendant au moins 90 minutes.

Je me laisse souvent des invites sous la forme de notes autocollantes sur mon bureau, par exemple : "Écrivez 500 mots sur la productivité à la maison".

La musique peut aider à amorcer des états créatifs. L'écrivain Stephen King hurle AC/DC et la musique heavy metal lorsqu'il écrit des romans chez lui dans le Maine. Cette approche l'aide à entrer plus rapidement dans un état de flux créatif.

Dans Tribe of Mentors, Tim Ferriss recommande de garder l'huile de géranium à portée de main et d'en tamponner une goutte sur votre poignet lorsque vous avez vraiment besoin de vous concentrer.

N'oubliez pas de supprimer également les invites gênantes. Cela signifie ranger ou éteindre la radio, la télévision, les consoles de jeux et éventuellement votre téléphone.

Astuce bonus : L'application Primed Mind peut aider à déclencher ces états à volonté.

5. Évitez de mélanger travail et temps personnel

Certains travailleurs à domicile ont le luxe de commencer et de terminer à des moments qui conviennent à la vie de famille.

Cela dit, éviter de suivre une routine est une erreur. Sinon, vous pourriez vous retrouver à jouer au rattrapage la nuit ou le week-end.

J'ai acquis cette astuce à la dure. J'ai dû passer un long week-end ensoleillé à écrire un long article sur les imprimantes. L'article était dû lundi matin, mais j'avais tergiversé à propos de cette commission d'écriture indépendante toute la semaine.

Si vous êtes un nouveau travailleur à domicile, passez en revue votre calendrier pour la semaine à venir et allouez du temps aux affaires, à la vie personnelle et au temps créatif. Vérifiez ce qui vous attend tous les matins.

Jill Felska, directrice des personnes et de la culture chez Limelight Health, m'a dit,

«Lorsque les gens commencent à travailler à distance, ils ont tendance à vouloir prouver qu'ils travaillent réellement en répondant à tout immédiatement. Cela ne permet à personne d'effectuer un véritable travail en tête-à-tête, car ils sont soucieux de s'assurer que leur patron sait qu'ils travaillent au lieu de se concentrer sur des tâches importantes. »

Elle a ajouté,

"Créer ces paramètres et leur dire [votre responsable] pourquoi vous les avez créés est un moyen d'annuler ce comportement avant qu'il ne commence. Lorsque vous faites confiance aux gens pour faire leur travail, c'est là que le respect vous revient.

6. Planifiez des visites régulières avec vos clients ou votre patron

Dans un travail de bureau, un responsable peut passer au bureau de quelqu'un et voir s'il a besoin d'aide. Ils peuvent également rassembler une équipe et vérifier que tout le monde est clair sur les progrès vers un but ou un objectif trimestriel.

Les responsables à distance doivent équilibrer ces vérifications en donnant à leurs équipes suffisamment de temps et d'espace pour effectuer efficacement le télétravail.

Wen-Wen Lam, PDG et fondateur de la plateforme de réservation de voyages d'affaires NexTravel, a offert ces conseils,

"Les chats vidéo sont également un excellent moyen d'aider les équipes à faire avancer le travail. Pendant les sessions, il est important que les chefs d'équipe communiquent des objectifs clairs aux membres de l'équipe afin que tout le monde reste sur la bonne voie et ne soit pas confus par ce qu'on attend d'eux lorsqu'ils travaillent à distance - puis effectuent un suivi - comme ils le feraient normalement par e-mail.

Il ajouta,

"Comme pour les happy hours virtuels et les jeux-questionnaires, il est important de les programmer plus fréquemment que vous ne le feriez dans un environnement traditionnel. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les employés disposent de ce dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs. »

Vous pouvez vous connecter avec votre patron, éditeur ou client via une mise à jour du statut par e-mail de fin de journée ou un appel de vidéoconférence.

7. Utilisez la messagerie instantanée de manière appropriée

Un écrivain ou un entrepreneur indépendant peut contacter ses équipes tôt et souvent en utilisant des vidéoconférences ou des outils de chat vidéo et de messagerie instantanée.

Ces nouvelles boîtes de réception peuvent facilement distraire ou submerger un travailleur à domicile. Les gestionnaires efficaces donnent à leurs équipes suffisamment de temps et d'espace pour faire le travail, ainsi que des conseils sur les temps de réponse appropriés.

Il m'a dit:

"Alors que les plateformes de messagerie instantanée comme Slack peuvent être un excellent outil pour les membres de l'équipe pour communiquer rapidement et efficacement, certaines choses importantes finissent par être manquées, en particulier pendant les heures de pointe de la journée."

"Les employés doivent s'assurer de communiquer toutes les activités importantes ou immédiates par rapport aux activités occasionnelles ou non importantes afin de tirer le meilleur parti de l'utilisation des canaux de messagerie instantanée."

Si les membres de votre équipe se trouvent dans des fuseaux horaires différents, confiez une partie de votre travail à la fin de la journée, comme une course de relais.

8. Concentrez-vous sur votre tâche la plus importante

Choisissez une à trois tâches sur lesquelles vous concentrer chaque jour et travaillez-les en premier. Réduisez les distractions et demandez-vous toujours,

« Que faut-il faire ensuite et par qui ? »

N'oubliez pas que les routines personnelles et professionnelles changent d'un mois à l'autre et d'une année à l'autre. Assurez-vous de vous ajuster en conséquence.

Au lieu de vous accrocher à ce qui a fonctionné dans le passé, réfléchissez au moment où vous êtes le plus créatif et le plus productif et à la façon dont vous allez vous déconnecter à la fin de la journée.

Pour moi, cela implique d'écrire une liste de ce que je dois faire le lendemain avant de fermer toutes les applications ouvertes.

Je m'engage ensuite dans une activité physique comme courir une heure, car cela m'aide à oublier le stress de la journée et à dormir plus facilement la nuit.

9. Suivez votre horaire de travail

Ajustez et améliorez votre emploi du temps comme bon vous semble.

Je recommande d'utiliser des applications comme Rescue Time ou Harvest pour enregistrer le temps que vous passez à travailler sur des projets ou des tâches rentables. Freedom vous aidera à bloquer les sites Web, les actualités et les médias sociaux distrayants.

Ces types d'applications peuvent également identifier les moments de la journée où vous êtes distrait et sur quels sites vous perdez des heures. Utilisez toutes ces informations pour revoir votre emploi du temps dans le cadre d'un examen hebdomadaire et ajustez-le pour la semaine suivante.

10. Utilisez des appareils séparés

Si vous pouvez vous le permettre ou si votre entreprise les fournit, utilisez un ordinateur, une tablette et/ou un téléphone différents pour le travail et pour vos activités personnelles.

De cette façon, vous pouvez éteindre davantage l'appareil en fin de journée et l'éteindre plus facilement. Vous êtes également moins susceptible d'ouvrir un logiciel d'entreprise s'il est éteint et rangé pour la nuit. Vous pouvez également conserver un numéro pour votre vie personnelle et un autre pour le travail.

Si le budget est un problème, désactivez les notifications sur toutes les applications professionnelles que vous utilisez beaucoup, y compris les médias sociaux, la messagerie et les e-mails. Vous pouvez également limiter le temps d'écran et l'accès à ces applications via la section des paramètres de votre smartphone.

Conseils pour le travail à domicile : le dernier mot

Pendant la pandémie, de nombreux travailleurs à distance ont découvert que le travail à domicile ne convenait pas à tout le monde.

Certaines personnes préfèrent le bruit d'un café ou d'un bureau. Cela dit, en appliquant certains des conseils de cet article, vous pouvez accomplir davantage depuis chez vous jusqu'à ce que la vie ou votre routine redevienne normale.