Comment écrire une lettre à votre représentant élu

L'une des caractéristiques de la démocratie est la capacité des individus à partager leurs points de vue, à demander des informations ou de l'aide et à chercher à persuader les élus de les représenter. L’un des moyens les plus populaires de communiquer avec les élus consiste à envoyer une lettre ou un courrier électronique.

Les lettres et e-mails personnels aident votre message à se démarquer de la foule de lettres et d'e-mails à l'emporte-pièce que vos élus reçoivent chaque jour. Si vous souhaitez que votre message reçoive plus d'attention, pensez à rédiger ou à imprimer une lettre à envoyer par courrier. Mais si votre message concerne un sujet urgent, comme un vote en attente, le courrier électronique pourrait être le meilleur moyen de connexion pour vous.

Que vous souhaitiez obtenir le procès-verbal d'une audience d'un conseil scolaire, demander à votre conseiller municipal de combler des nids-de-poule ou essayer d'attirer l'attention de votre sénateur américain, cet article vous proposera un guide pour rédiger une lettre ou un e-mail clair et respectueux pour faire entendre votre voix. entendu. Lisez la suite pour savoir comment écrire une lettre à votre élu, ce qu'il faut inclure et trouver des exemples.

Pourquoi écrire une lettre à votre élu ?

Le but d’écrire à votre élu dépend des résultats que vous souhaitez atteindre. Vous pouvez écrire à votre élu pour exprimer votre opinion, lui demander d'agir sur un sujet précis ou obtenir des documents publics.

Par exemple, vous pouvez écrire une lettre à votre conseiller municipal pour lui demander de résoudre un problème dans votre quartier. Vous pouvez également écrire une lettre à votre membre du Congrès pour lui parler d'un texte législatif qui vous tient à cœur.

Que vous envoyiez une lettre manuscrite ou un courriel, le moyen le plus direct de faire savoir à votre élu ce qui est important pour vous est de lui écrire un message.

Quand écrire une lettre à votre représentant

Si vous avez le temps, une lettre retiendra probablement le plus d’attention, mais un e-mail personnel peut également être efficace. Une lettre est un moyen approprié de demander des informations, d’exprimer votre opinion ou de transmettre un appel à l’action.

Voici quelques circonstances dans lesquelles vous devriez écrire à votre représentant :

• Lorsque vous avez besoin d'informations ou de services
• Lorsque vous souhaitez attirer l'attention sur un problème ou un besoin
• Lorsque vous souhaitez les remercier d’avoir répondu à un problème ou à un besoin
• Lorsque vous souhaitez partager votre déception ou votre frustration face à leurs actions

Comment écrire une lettre, un e-mail ou un message à votre représentant

Avant d'écrire un message, une lettre ou un e-mail, déterminez qui doit le recevoir. Il peut s'agir d'un membre du conseil local, d'un sénateur ou d'un représentant d'un État, ou d'un sénateur ou d'un représentant fédéral. Une fois que vous savez à qui vous écrivez, vous pouvez vous y adresser correctement.

Ensuite, clarifiez ce sur quoi vous écrivez et proposez trois points pour étayer votre point de vue. Si vous le pouvez, pensez à une histoire personnelle que vous pouvez partager pour humaniser votre message. Expliquez comment le problème affecte votre vie.

Quelles sont les règles pour rédiger une lettre ?

Voici quelques règles à suivre lorsque vous écrivez une lettre à votre élu :

• Gardez-le sous une page ou cinq cents mots si vous écrivez un e-mail.
• Abordez un seul sujet dans votre lettre.
• Incluez votre adresse personnelle.
• Si vous utilisez le courrier électronique, envoyez-le à un seul représentant à la fois.
• Indiquez clairement votre sujet dans la ligne d'objet ou dans la première phrase de la lettre.
• Incluez des faits.
• Évitez les attaques personnelles.

Quel ton utiliser ?

Les lettres adressées aux élus doivent conserver un ton respectueux et plus formel . Les destinataires peuvent conserver les lettres pour référence officielle ou, dans certaines occasions, peuvent même les lire devant le Congrès.

Il est important de rappeler que vos élus, qu'ils soient locaux ou fédéraux, sont de véritables êtres humains. Exprimer votre respect et votre appréciation pour leur temps en utilisant un ton courtois aidera votre message à recevoir l'attention qu'il mérite.

Si votre élu a agi d'une manière que vous avez appréciée, avant ou après que vous lui ayez écrit une lettre, envisagez de lui envoyer une lettre d'appréciation .

Comment la lettre doit-elle être structurée ?

Votre lettre doit être composée d'environ quatre paragraphes et ne pas dépasser une page ou cinq cents mots.

Voici un schéma que vous pouvez suivre lorsque vous écrivez à votre élu :

• Salutation
• Résumé
• Contexte
• Histoire personnelle
• Clôture respectueuse

Quelles informations la lettre doit-elle contenir ?

Si vous écrivez une lettre imprimée ou manuscrite, indiquez la date à laquelle vous écrivez la lettre dans le coin supérieur droit. Si vous écrivez un e-mail, commencez simplement par une formule de salutation. Votre premier paragraphe , le paragraphe de résumé, doit décrire qui vous êtes, pourquoi vous écrivez et ce que vous aimeriez qu'ils fassent. Vous pouvez inclure vos informations d'identification - votre titre de poste ou toute distinction qui vous a été décernée - si elles sont pertinentes par rapport au problème sur lequel vous écrivez.

Dans votre deuxième paragraphe, donnez au représentant un certain contexte. Pourquoi le sujet sur lequel vous écrivez est-il important ? De cette façon, ils savent exactement ce que vous aimeriez qu’ils fassent à propos du problème. Vous pouvez leur demander de voter pour un projet de loi particulier, d'agir contre un nid-de-poule dans votre communauté ou d'inclure un financement pour votre problème dans un budget.

Ensuite, fournissez trois de vos meilleurs arguments d’appui. Il peut s’agir de données, d’événements pertinents ou d’autres éléments de preuve clés. Vous pouvez diviser vos preuves en une liste à puces après votre deuxième paragraphe ou les inclure dans le paragraphe.

Dans le dernier paragraphe de votre lettre, aidez-les à se connecter avec vous. Inclure une histoire personnelle peut rendre votre lettre plus convaincante. Si vous avez un lien personnel ou si vous connaissez quelqu'un qui en a, racontez une histoire à ce sujet. Vous pouvez également ajouter une phrase de transition au début de votre quatrième paragraphe.

À la fin de votre lettre, incluez une conclusion polie. Vous pouvez écrire « sincèrement », « merci » ou quelque chose du genre. Vous pouvez signer votre nom, mais assurez-vous de l'imprimer également sous votre signature. Vous pouvez ajouter votre titre, si vous en avez un, à votre nom.

Après votre nom, indiquez votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. De cette façon, si plusieurs organes directeurs sont impliqués, votre représentant élu saura que vous êtes leur constituant. Ils pourront également vous contacter s’ils ont besoin de plus d’informations. N'oubliez pas de relire votre lettre en vérifiant les fautes d'orthographe , de ponctuation et de grammaire .

Exemples de lettres à un représentant

Nous avons écrit trois exemples de lettres à des représentants aux niveaux fédéral, étatique et local.

1 Lettre à un représentant américain

[Votre nom] [Votre adresse]

L'Honorable Représentant [Nom] Chambre des Représentants des États-Unis Washington, DC 20515

Cher Représentant [Nom de famille],

Je m'appelle [X] et je réside dans votre quartier. Je vous écris pour vous exhorter à augmenter le financement de [l'agence/programme/initiative X].

Comme vous le savez peut-être, l'[agence X] est responsable de [X]. Avec [X event] dans notre état, j'espère que vous comprenez à quel point il est important de continuer à financer [X].

• Fait 1 sur l'importance du programme
• Fait 2 sur l'impact dans le district du fonctionnaire
• Fait 3 sur l'impact de cette mesure sur les personnes situées au-delà de leur district

L'argent investi dans [X] contribue aux communautés de tout le pays, y compris notre État, en créant des emplois et en stimulant l'économie locale. Je connais personnellement de nombreuses personnes dans ma communauté qui bénéficieront de [X].

J'espère que vous envisagerez d'approuver une augmentation du financement pour [X]. Merci pour votre temps et votre considération. Veuillez me contacter si vous souhaitez en discuter davantage.

Sincèrement,

[Votre nom] [Votre titre] [Votre email] [Votre numéro de téléphone]

2 E-mail à un sénateur d'État

Cher sénateur [nom de famille],

En tant que directeur d'une alliance de logement à but non lucratif, je vous écris pour vous exhorter à voter oui sur le [numéro de projet de loi].

Comme vous le savez peut-être, [numéro de projet de loi] est une proposition bipartite et neutre sur le plan budgétaire visant à construire davantage de logements abordables dans la [région]. L'approbation de ce projet de loi autorise un financement essentiel pour le logement de base essentiel de vos électeurs.

Le [numéro de facture] est avantageux pour vos électeurs pour les raisons suivantes :

• Ce projet de loi crée des emplois locaux et stimule l'économie en finançant de nouveaux projets de logements.
• Ce projet de loi fournira un logement à plus de deux mille familles à la recherche d'un logement abordable, dont beaucoup ne sont pas actuellement logées.
• Ce projet de loi augmentera les recettes fiscales foncières du gouvernement de l'État.

Grâce à [un lien personnel ou une expérience de travail ou de vie], je sais à quel point il est important de fournir aux électeurs un logement abordable et accessible. Il y a des milliers de familles dans notre État à la recherche d’un logement qu’elles peuvent se permettre de louer. Je vous exhorte à voter oui sur le [numéro de projet de loi].

Merci d'avoir pris le temps de lire cet e-mail. J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles bientôt.

Sincèrement,

[Nom complet], [Diplôme si pertinent] [Adresse] [Numéro de téléphone] [E-mail]

3 Lettre au conseiller municipal

[Votre nom] [Votre adresse]

Membre du conseil [Nom] [Adresse professionnelle]

Cher conseiller/membre du conseil [Nom de famille],

Je m'appelle [Votre nom], je réside dans [Votre ville]. Je vous écris pour vous exhorter à augmenter le financement du département des routes dans le budget 2023.

Comme vous le savez peut-être, les nids-de-poule et les fortes gelées ont ravagé les rues de [Votre ville]. La situation a empiré cette année et doit être réparée avant que la situation ne s'aggrave. Les nids-de-poule peuvent endommager la suspension, l’alignement, l’essieu, le carter d’huile et les pneus des véhicules à moteur.

• Les soulèvements dus au gel et les nids-de-poule combinés causent plus de 200 000 $ de dégâts chaque hiver dans le nord-est des États-Unis.
• Il y a plus de trente nids-de-poule signalés et 150 soulèvements de gel récurrents dans [Votre ville].
• Il ne coûtera que 1 350 $ pour réparer les nids-de-poule signalés dans [Votre ville].

J'ai personnellement dépensé plus de 1 500 $ en réparations automobiles au cours des douze derniers mois à cause de nos routes. Je vous exhorte à fournir des fonds pour réparer les nids-de-poule. Je voudrais également demander que le conseil municipal envisage de repaver [Noms des routes] pour atténuer les soulèvements dus au gel.

J’apprécie votre temps et votre considération.

Sincèrement,

[Votre nom]

Écrivez à vos représentants pour être entendu

De nombreux élus sont responsables de la voix de milliers de personnes. Ils sont également chargés de naviguer dans un paysage en constante évolution de questions telles que la sécurité publique, les budgets, les soins de santé, le développement urbain, etc. C'est pourquoi il est important de prendre le temps d'écrire à vos représentants.

Interagir avec vos représentants locaux par courrier et par courrier électronique aura presque toujours un impact plus important que d'écrire à des responsables de niveau supérieur. Les élus locaux représentent moins de personnes et ont davantage leur mot à dire sur ce qui vous concerne directement.

Les lettres qui ont le plus d’impact sont manuscrites, personnelles, concises et réfléchies. Établir une relation avec votre représentant en lui écrivant peut aider vos lettres à avoir un plus grand impact. Il est important d’avoir une voix active et engagée au sein du gouvernement si vous souhaitez contribuer à un changement.