Comment donner des commentaires écrits : les choses à faire et à ne pas faire

Des commentaires constructifs et directs peuvent aider les managers et les collègues à se motiver mutuellement tout en célébrant la croissance et en reconnaissant les défis, et notre approche du partage des commentaires est essentielle à la façon dont nos collègues les reçoivent.

Donner du feedback n’est pas naturel pour tout le monde, mais ne vous inquiétez pas ; nous avons élaboré un guide complet pour rédiger des commentaires constructifs. Dans cet article, vous trouverez notre formule en trois étapes pour donner des commentaires écrits, des conseils pour rédiger des commentaires professionnels et des exemples de commentaires écrits.

Qu’est-ce qu’un feedback écrit ?

Les commentaires écrits sont un enregistrement de conseils destinés à aider une personne sur le lieu de travail à s'améliorer et à se développer professionnellement. En règle générale, les commentaires écrits peuvent inclure des éloges, un aperçu de ce qui peut être amélioré et quelques prochaines étapes à suivre par la personne.

Les commentaires écrits peuvent être formels ou informels et peuvent provenir de nombreux supports, y compris ces formats courants :

• Bilans annuels
• Rétrospectives de projets
• Évaluations
• Réunions hebdomadaires
• Commentaires des pairs
• E-mails
• Commentaires dans des documents, des outils de gestion de projet ou d'autres plateformes de travail
• Demandes de révision

Quand donner des commentaires écrits

Les commentaires écrits sont un excellent moyen de laisser une trace écrite qui documente les progrès d'une personne et donnent au responsable et au destinataire quelque chose à référencer lors du suivi du travail ou des progrès vers un objectif (alors que les commentaires verbaux peuvent être oubliés ou mal mémorisés).

De nombreux lieux de travail considèrent les commentaires comme des domaines de progrès et de défis, plutôt que comme une évaluation à la fois positive et négative. Les commentaires critiques à l'égard du travail ou du comportement d'une personne peuvent être difficiles à donner et à recevoir, mais les éviter est pire. En retenant les commentaires négatifs, vous ne rendez pas service à la personne : comment peut-elle s'améliorer si elle ne sait pas qu'elle ne répond pas aux normes ?

Vous souhaiterez peut-être fournir des commentaires écrits dans les circonstances suivantes.

• Examens ou évaluations requis par l'entreprise
• Pour laisser une trace écrite ou conserver une trace
• Des situations simples et faciles à expliquer
• Violations des règles écrites
• Donner des commentaires après un événement

Quand devriez-vous attendre les commentaires ?

Il existe toujours des situations dans lesquelles les commentaires doivent être reportés ou refusés.

Si les commentaires ne sont pas exploitables ou affirmatifs, demandez-vous pourquoi vous souhaitez donner votre avis. Lorsque les émotions sont fortes ou que les informations que vous souhaitez partager sont personnelles, prenez du recul et réévaluez.

Les commentaires constructifs doivent inclure des notes sur le travail ou le comportement du destinataire qui doit être amélioré : des preuves de ce qu'il a bien fait, de ce qu'il a mal fait et des prochaines étapes claires pour le motiver . Les commentaires positifs doivent être spécifiques et complémentaires.

Enfin, vous devez éviter d'utiliser les commentaires écrits comme principale méthode de transmission si la situation à laquelle vous faites face est trop complexe pour être expliquée par écrit ou si elle peut être sortie de son contexte. Vous pouvez utiliser des commentaires écrits pour noter une conversation, mais il est préférable de conserver les situations nuancées pour des commentaires verbaux.

Vous devez vous abstenir de faire des commentaires écrits dans les situations suivantes :

• Quand les émotions sont élevées
• Quand les commentaires personnels ne seraient pas constructifs
• Dans des situations nuancées

Comment donner des commentaires écrits

Qu'il s'agisse d'un comportement que vous souhaitez que le destinataire continue ou modifie, vous pouvez donner votre évaluation positive par écrit.

Quel que soit le type de feedback que vous souhaitez donner, assurez-vous qu’il arrive rapidement. La plupart des commentaires écrits sont fournis après qu'un événement s'est déjà produit. Une bonne règle de base est de recevoir des commentaires dans la semaine suivant un événement, à moins qu'il ne s'agisse d'un examen annuel, d'un retour d'information sur un projet ou d'une autre forme de retour programmée.

Soyez précis

En ce qui concerne les commentaires, évitez les généralisations. Les exemples d'actions du destinataire et vos recommandations pour aller de l'avant doivent être aussi clairs que possible.

Plus vous êtes précis, plus il sera facile pour le destinataire de digérer les informations que vous transmettez. Commencez par vous demander : « Qu’est-ce que j’espère accomplir en donnant ce feedback ? » et travaillez à rebours à partir de là.

Si vous proposez des commentaires constructifs, donnez des exemples de cas où le travail ou le comportement de la personne n'est pas conforme aux normes. Donnez-leur ensuite des objectifs clairs, mesurables et réalisables à atteindre dans un délai défini. Si vous donnez des commentaires positifs, soulignez une action ou un résultat spécifique que vous souhaitez revoir.

Insister sur l'importance

Même si vous pensez que les commentaires dont vous discutez avec le destinataire sont importants, il se peut qu'il ne ressente pas la même chose. Il est de votre responsabilité d'expliquerpourquoice que vous partagez est important.

Vous pouvez leur montrer que c'est important en expliquant l'impact de leur action (ou de leur absence d'action).

Soyez empathique

Vos commentaires ont beaucoup plus de chances d’être bien reçus si vous les partagez avec empathie et gentillesse. Les commentaires aimables sont constructifs, respectueux, solidaires et compatissants. Vous pouvez reconnaître les défis et les influences externes et noter (si c'est vrai) que vous appréciez leurs efforts.

La gentillesse peut être véhiculée par :

• Leur laisser le temps de vous poser des questions.
• Utilisez des déclarationsIplutôt que des déclarationsvous, par exemple : « J'ai remarqué que les mesures hebdomadaires arrivent en retard » ou « J'espérais voir une présentation plus soignée des objectifs de notre équipe ».
• Complimenter les choses que vous aimeriez voir davantage.
• Reconnaître les défis externes s’ils existent.

Exemples de commentaires écrits

Exemple de message de retour de communication

Salut, Lex. Je me demande si vous avez une mise à jour sur l'état du projet hôtelier. Si vous rencontrez des problèmes, veuillez me le faire savoir dès que possible afin que je puisse vous aider à vous remettre sur la bonne voie. Alors que nous approchons de la fin du projet, pourriez-vous s'il vous plaît m'envoyer un message plusieurs fois au cours de la semaine afin que je sache où nous en sommes ? Merci!

Exemple de message instantané de commentaires positifs

Hannah, merci d'avoir fait preuve d'ouverture d'esprit et de persévérance dans notre stand-up d'aujourd'hui. Votre créativité nous a aidés à aborder le problème sous un nouvel angle et je suis convaincu que nous pourrons terminer le projet à temps. Ensuite, concentrons-nous sur la réorganisation de nos deux derniers sprints pour respecter le délai. Continuez votre excellent travail !

Exemple de feedback du manager

Hé Martha, pourrions-nous planifier un moment pour discuter de notre communication et de mes objectifs ? Lorsque j'ai récemment posé des questions sur mes objectifs de vente, je n'ai pas l'impression d'avoir reçu de réponses claires sur ce que je devrais viser. J'aimerais vous retrouver au cours de la semaine prochaine pour atteindre mes objectifs d'ici la fin du trimestre. Êtes-vous libre mercredi ?

Exemple d'e-mail de bilan annuel

Salut Erik,

Merci d'avoir assisté à notre réunion d'examen annuelle aujourd'hui. Vous trouverez ci-joint le formulaire d'évaluation complet. J'ai inclus les faits saillants ci-dessous.

Ce qui va bien :Vous avez été un communicateur solide et ponctuel et un chef de projet diligent et soucieux du détail. Votre équipe vous félicite (voir document ci-joint), et vos efforts de collaboration ne passent pas inaperçus !

Ce qui doit être amélioré :vous n'avez respecté que deux délais de projet sur six cette année. Cela conduit à des projets dépassant le budget et interfère avec notre capacité à planifier correctement les entrepreneurs.

Prochaines étapes :Comme nous en avons discuté lors de notre réunion, veuillez prioriser les échéances de l'année à venir. N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin de plus de personnel, de moins de projets ou de toute autre ressource.

Je suis là pour vous si vous avez besoin d'en parler ou si vous avez d'autres questions ou préoccupations.

Sincèrement,

Laurent

Exemple de feedback par les pairs

Salut Mak, ta collaboration avec l'équipe a été formidable la semaine dernière, mais j'ai senti que mes propres projets étaient mis de côté lorsque tu m'as demandé de l'aide pour les graphismes de la campagne email. J'ai vu suffisamment de votre travail dans le passé pour être sûr que vous auriez pu créer un superbe ensemble par vous-même. Pensez-vous que vous pourriez essayer de les affronter en solo la semaine prochaine ? Sinon, faites-le-moi savoir et nous discuterons de quelques alternatives.

Le feedback est la clé du développement professionnel

Élaborer des commentaires efficaces demande du travail. Pour créer des commentaires productifs et digestes, assurez-vous qu'ils sont clairs, empathiques et exploitables.

Donnez des exemples de moments où leur travail ou leur comportement n'était pas idéal et fournissez des objectifs de suivi clairs et réalisables. Soulignez également les réalisations et soulignez pourquoi les commentaires sont importants. Mettez-vous à la place du destinataire et organisez vos commentaires écrits. Tenez-vous-en à cette approche et vous serez sur la bonne voie pour donner des commentaires écrits efficaces.

Les commentaires positifs et négatifs nécessitent tous deux que vous écriviez avec un certain tact. Gardez donc ces bases à l’esprit :

1. Commencez par les points positifs.
2. Soulignez ce qui manque, le cas échéant.
3. Terminez par les prochaines étapes claires et réalisables.

Vous pouvez avoir un certain objectif en tête lorsque vous fournissez des commentaires écrits. Mais n’oubliez pas que le meilleur résultat est que la personne apprécie la perspicacité et sache quoi faire avec l’information.