Comment donner une rétroaction écrite : les choses à faire et à ne pas faire

Des commentaires constructifs et directs peuvent aider les managers et les collègues à se motiver mutuellement tout en célébrant la croissance et en reconnaissant les défis, et notre approche de partage des commentaires est essentielle à la façon dont nos collègues les reçoivent.

Donner des commentaires n'est pas naturel pour tout le monde, mais ne vous inquiétez pas ; nous avons élaboré un guide complet pour rédiger des commentaires constructifs. Dans cet article, vous trouverez notre formule en trois étapes pour donner des commentaires écrits, des conseils pour rédiger des commentaires professionnels et des exemples de commentaires écrits.

Qu'est-ce que la rétroaction écrite ?

Les commentaires écrits sont un dossier d'orientation destiné à aider une personne sur le lieu de travail à s'améliorer et à se développer professionnellement. Généralement, les commentaires écrits peuvent inclure des éloges, un aperçu de ce qui peut être amélioré et quelques prochaines étapes à suivre par la personne.

Les commentaires écrits peuvent être formels ou informels et peuvent prendre plusieurs formes, y compris ces formats courants :

• Revues annuelles
• Rétrospectives de projets
• Évaluations
• Réunions hebdomadaires
• Commentaires des pairs
• E-mails
• Commentaires dans des documents, des outils de gestion de projet ou d'autres plateformes de travail
• Demandes de révision

Quand donner une rétroaction écrite

Les commentaires écrits sont un excellent moyen de laisser une trace écrite qui documente les progrès d'une personne et donne au responsable et au destinataire quelque chose à référencer lors du suivi du travail ou du mouvement vers un objectif (alors que les commentaires verbaux peuvent être oubliés ou mal mémorisés).

De nombreux lieux de travail définissent les commentaires comme des domaines de progrès et de défis, plutôt que comme une évaluation à la fois positive et négative. Les commentaires qui critiquent le travail ou le comportement de quelqu'un peuvent être difficiles à donner et à recevoir, mais les éviter est pire. En retenant les commentaires négatifs, vous ne rendez pas service à la personne : comment peut-elle s'améliorer si elle ne sait pas qu'elle ne respecte pas les normes ?

Vous voudrez peut-être fournir des commentaires écrits dans les circonstances suivantes.

• Examens ou évaluations requis par l'entreprise
• Pour laisser une trace écrite ou conserver un dossier
• Des situations simples et faciles à expliquer
• Violations des règles écrites
• Donner son avis après un événement

Quand devriez-vous attendre un feedback ?

Il y a toujours des situations où les commentaires doivent être reportés ou retenus.

Si les commentaires ne sont pas exploitables ou affirmatifs, demandez-vous pourquoi vous voulez donner des commentaires. Lorsque les émotions sont élevées ou que les informations que vous souhaitez partager sont personnelles, prenez du recul et réévaluez.

Les commentaires constructifs doivent inclure des notes sur le travail ou le comportement du destinataire qui doit être amélioré, des preuves de ce qu'il a bien fait, de ce qu'il a mal fait et des prochaines étapes claires pour le motiver . Les commentaires positifs doivent être spécifiques et complémentaires.

Enfin, vous devez éviter d'utiliser la rétroaction écrite comme principale méthode de communication si la situation à laquelle vous faites face est trop complexe pour être expliquée par écrit ou si elle peut être sortie de son contexte. Vous pouvez utiliser des commentaires écrits pour noter une conversation, mais les situations nuancées sont mieux conservées pour les commentaires verbaux.

Vous devez vous abstenir de fournir des commentaires écrits dans les situations suivantes :

• Quand les émotions sont élevées
• Lorsque les commentaires personnels ne seraient pas constructifs
• Dans des situations nuancées

Comment donner une rétroaction écrite

Que le sujet soit un comportement que vous souhaitez que le destinataire continue ou modifie, vous pouvez fournir votre évaluation positive par écrit.

Peu importe le type de commentaires que vous souhaitez donner, assurez-vous qu'ils arrivent rapidement. La plupart des commentaires écrits sont fournis après qu'un événement s'est déjà produit. Une bonne règle de base est d'avoir des commentaires livrés dans la semaine suivant un événement, sauf s'il s'agit d'un examen annuel, d'un retour sur un projet ou d'une autre forme de retour d'information planifiée.

Être spécifique

En ce qui concerne les commentaires, évitez les généralisations. Les exemples d'actions du destinataire et vos recommandations pour aller de l'avant doivent être aussi clairs que possible.

Plus vous serez précis, plus il sera facile pour le destinataire de digérer les informations que vous transmettez. Commencez par vous demander : « Qu'est-ce que j'espère accomplir en donnant ce feedback ? » et travailler à rebours à partir de là.

Si vous offrez des commentaires constructifs, fournissez des exemples de cas où le travail ou le comportement de la personne n'a pas respecté les normes. Donnez-leur ensuite des objectifs clairs, mesurables et réalisables à accomplir dans un délai défini. Si vous donnez des commentaires positifs, indiquez une action ou un résultat spécifique que vous souhaitez revoir.

Mettre l'accent sur l'importance

Bien que vous puissiez penser que les commentaires dont vous discutez avec le destinataire sont importants, ils peuvent ne pas ressentir la même chose. Il est de votre responsabilité de transmettre pourquoi ce que vous partagez est important.

Vous pouvez leur montrer que c'est important en expliquant l'impact de leur action (ou de leur inaction).

Soyez empathique

Vos commentaires ont beaucoup plus de chances d'être bien reçus si vous les partagez avec empathie et gentillesse. Les commentaires aimables sont constructifs, respectueux, encourageants et compatissants. Vous pouvez reconnaître les défis et les influences externes et noter (si c'est vrai) que vous appréciez leurs efforts.

La gentillesse peut être véhiculée par :

• Laissez-leur le temps de vous poser des questions.
• Utilisez les déclarations I plutôt que les déclarations you , par exemple, "J'ai remarqué que les métriques hebdomadaires arrivent en retard" ou "J'espérais voir une présentation plus soignée des objectifs de notre équipe".
• Complimenter les choses que vous aimeriez voir plus.
• Reconnaître les défis externes s'ils existent.

Exemples de commentaires écrits

Exemple de message de retour de communication

Salut, Lex. Je me demande si vous avez une mise à jour sur le projet d'hôtel. Si vous rencontrez des problèmes, veuillez m'en informer dès que possible afin que je puisse vous aider à vous remettre sur la bonne voie. Comme nous approchons de la fin du projet, pourriez-vous m'envoyer un message plusieurs fois au cours de la semaine afin que je sache où nous en sommes ? Merci!

Exemple de message instantané de commentaires positifs

Hannah—merci d'être ouverte d'esprit et persistante dans notre stand-up d'aujourd'hui. Votre pensée créative nous a aidés à aborder le problème d'une manière nouvelle, et je suis convaincu que nous serons en mesure de terminer le projet à temps. Ensuite, concentrons-nous sur la réorganisation de nos deux derniers sprints pour respecter le délai. Continuez cet excellent travail!

Exemple de feedback du responsable

Hey Martha, pourrions-nous planifier un moment pour discuter de notre communication et de mes objectifs ? Lorsque j'ai récemment posé des questions sur mes objectifs de vente, je n'ai pas l'impression d'avoir reçu de réponses claires sur ce que je devrais viser. J'aimerais vous rattraper dans la semaine prochaine pour atteindre mes objectifs d'ici la fin du trimestre. Es-tu libre mercredi ?

Exemple d'e-mail d'examen annuel

Salut Erik,

Merci d'avoir participé à notre réunion annuelle d'examen aujourd'hui. Vous trouverez ci-joint le formulaire d'évaluation complet. J'ai inclus les faits saillants ci-dessous.

Ce qui va bien : Vous avez été un bon communicateur et un chef de projet diligent et soucieux des détails. Votre équipe vous félicite (voir document ci-joint), et vos efforts de collaboration ne passent pas inaperçus !

Ce qui doit être amélioré : Vous n'avez respecté que deux des six échéances de votre projet cette année. Cela conduit à des projets dépassant le budget et interfère avec notre capacité à planifier correctement les entrepreneurs.

Prochaines étapes : Comme nous en avons discuté lors de notre réunion, veuillez prioriser les échéances de l'année à venir. N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin de plus de personnel, de moins de projets ou de toute autre ressource.

Je suis là pour vous si vous avez besoin d'en parler ou si vous avez d'autres questions ou préoccupations.

Sincèrement,

Lauren

Exemple de rétroaction par les pairs

Hey Mak, votre collaboration avec l'équipe a été formidable la semaine dernière, mais j'ai senti que mes propres projets étaient mis de côté lorsque vous avez demandé mon aide pour les graphismes de la campagne par e-mail. J'ai vu suffisamment de votre travail dans le passé pour être sûr que vous auriez pu créer un superbe set par vous-même. Pensez-vous que vous pourriez essayer de les aborder en solo la semaine prochaine ? Si ce n'est pas le cas, faites-le moi savoir et nous discuterons d'alternatives.

La rétroaction est la clé du développement professionnel

Rédiger un feedback efficace demande du travail. Pour créer des commentaires productifs et digestes, assurez-vous qu'ils sont clairs, empathiques et exploitables.

Donnez des exemples de moments où leur travail ou leur comportement n'était pas idéal et fournissez des objectifs clairs et réalisables pour le suivi. Soulignez également les réalisations et soulignez pourquoi la rétroaction est importante. Mettez-vous à la place du destinataire et organisez vos commentaires écrits. Tenez-vous en à cette approche et vous serez sur la bonne voie pour donner des commentaires écrits efficaces.

Les commentaires positifs et négatifs exigent tous deux que vous écriviez avec un certain tact. Gardez donc ces bases à l'esprit :

1. Commencez par les points positifs.
2. Indiquez ce qui manque, le cas échéant.
3. Terminez par des étapes suivantes claires et réalisables.

Vous pouvez avoir un certain objectif en tête lorsque vous fournissez des commentaires écrits. Mais rappelez-vous que le meilleur résultat est que la personne apprécie la perspicacité et sait quoi faire avec l'information.