10 Tips Etiket Email Saat Berhadapan dengan Wartawan

Mengirim email pitch Anda ke reporter? Pastikan Anda mengikuti aturan etiket sederhana ini:

1. Berhenti dengan topi di baris subjek. Mencoba menunjukkan kegembiraan di baris subjek? Biarkan saya meyakinkan Anda bahwa menggunakan semua huruf besar bukanlah cara untuk melakukannya. Mari kita lupakan seluruh gagasan bahwa topi dianggap berteriak di dunia perpesanan. Lebih dari itu, perlu diingat bahwa inbox reporter dipenuhi dengan spam. Dan baris subjek dengan huruf besar semua akan meneriakkan spam kepada mereka. Dan bahkan jika tidak… yah, itu sangat mengganggu.
2. Nix tanda seru. Tanda seru yang berlebihan adalah ciri seorang penulis pemula. Orang-orang sepertinya berpikir bahwa dengan menggunakannya berulang kali, mereka akan menyampaikan betapa menarik dan mengasyikkannya berita mereka. Namun, seperti halnya huruf besar, menggunakan terlalu banyak tanda seru sangat menjengkelkan. Dan belum lagi, ketika Anda menggunakannya berulang kali, mereka kehilangan nilainya. Namun, satu atau dua tanda seru yang ditempatkan dengan baik dapat menambah kegembiraan yang Anda cari. Tempatkan saja dengan bijak.
3. Letakkan info terbaik di baris subjek. Tidak sopan membuang waktu reporter. Dan jika judul email Anda tidak memberi mereka apa-apa, maka itu pasti akan dihapus. Yang mengatakan, pastikan bahwa baris subjek email Anda memberi mereka informasi yang paling penting. Jangan membuat mereka bekerja untuk mencari tahu mengapa mereka harus mendengarkan nada bicara Anda, karena mereka tidak akan melakukannya, baik karena kurangnya waktu atau karena kesombongan. Apa pun bagian "jadi apa" terbesar dari promosi Anda, buatlah sejelas sehari sebelum mereka memiliki kesempatan untuk mengklik.
4. Cek ejaan. Nyata. Kami melewati hari-hari alasan untuk salah mengeja. Email kami pada dasarnya melakukannya untuk kami. Bahkan jika Anda tidak mengklik tombol periksa ejaan, biasanya tombol tersebut akan menggarisbawahi kesalahan ejaan. Gagal mengoreksi memberi tahu reporter bahwa email itu tidak terlalu penting bagi Anda.
5. Jangan menjadi mewah. Saya tidak pernah mengerti ketertarikan orang dengan latar belakang email dan font. Bagi saya itu hanya tampak remaja biasa. Karena! Lihat, ketika Anda mulai mengubah warna teks dan menambahkan grafik dan semua itu, yang Anda lakukan hanyalah mengalihkan perhatian mereka dan membuat nada Anda lebih sulit dibaca. Mereka tidak menarik dalam font lucu Anda. Langsung saja ke intinya. Dan demi Tuhan, jangan gunakan Comic Sans.
6. Pastikan lampiran Anda benar-benar terpasang. “Tolong temukan dokumen terlampir …” berarti sangat sedikit jika dokumen terlampir tidak benar-benar ada. Anda sudah sangat beruntung bahkan reporter membuka email Anda, apalagi mencoba mengunduh lampiran Anda. Dan jika keterikatan Anda tidak benar-benar ada, kemungkinan besar ketika Anda mengetahuinya dan mengirim ulang, mereka bahkan tidak akan repot mencari karena mereka pikir Anda tidak kompeten.
7. Katakan tidak pada emoticon. Cara lain untuk membuat reporter gugup dan tampil seperti pemula. Dengar, idenya di sini adalah agar mereka menganggap Anda dan promosi Anda dengan serius. Tapi jujur ​​​​saja di sini: siapa yang akan menganggap serius seseorang yang mengikuti tanda tangannya dengan tiga wajah tersenyum? Simpan itu untuk SMS yang Anda lakukan dengan teman-teman Anda.
8. Bersikap sopan. Anda tidak berhak untuk jack. Artinya, bersikaplah rendah hati dan sopan. Ucapkan "tolong" dan "terima kasih".
9. Jangan mengirim banyak email. Menindaklanjuti baik-baik saja, tetapi jika Anda tidak mendengar balasan, mengirim email untuk melihat apakah "mereka mendapatkan promosi Anda" tidak hanya tidak berguna — itu adalah spam. Jadi jika Anda ingin masuk daftar hitam, silakan dan langgar aturan ini.
10. Jika mereka merespons, pastikan Anda membalas budi. Mereka mengirimi Anda email kembali? Besar! Sekarang apa? Apakah mereka mengajukan pertanyaan kepada Anda? Apakah mereka ingin wawancara? Apa pun yang mereka minta, lakukan segera. Mereka cukup baik untuk memperhatikan, jadi jangan buat mereka menunggu.

Bisakah Anda memikirkan aturan lain untuk etiket email yang harus saya tambahkan ke daftar saya? Isi saya!

Artikel ini ditulis oleh Mickie Kennedy, pendiri eReleases (https://www.ereleases.com), pemimpin online dalam distribusi siaran pers yang terjangkau. Ambil 160 halaman gratis Buku Siaran Pers Besar – Siaran Pers untuk Setiap Acara dan Industri di sini: https://www.ereleases.com/free-offer/big-press-release-samples-book/