4 Cara Lebih Baik untuk Mengungkapkan “Maaf atas Ketidaknyamanan” dalam Email

Tidak ada seorang pun yang senang menjadi pembawa berita buruk—terutama dalam bentuk tulisan. Saat menyampaikan berita buruk, kesalahan, atau peristiwa yang mengecewakan, kita cenderung melontarkan satu kalimat tertentu untuk melunakkan pukulannya: “Maaf atas ketidaknyamanan ini.” Godaan untuk menggunakan kalimat ini dapat dimengerti. Namun hal ini sering kali digunakan secara berlebihan, baik saat kita melaporkan gangguan kecil, seperti perubahan waktu rapat, atau sesuatu yang lebih penting, seperti pembatalan kontrak besar.

Namun meski digunakan dengan sungguh-sungguh, ungkapan yang basi ini sudah menjadi hal biasa sehingga, ironisnya, terdengar tidak tulus. Terutama jika penerima Anda melihat ketidaknyamanan ini sebagai gangguan besar, permintaan maaf yang terekam hanya bisa menyampaikan sedikit penyesalan; Anda berisiko terdengar tidak jujur ​​atau tidak sensitif.

Ada pilihan yang lebih baik untuk meminta maaf. Terkadang ada cara yang lebih tepat untuk mengungkapkan penyesalan, terutama jika hal itu di luar kendali Anda. Mungkin itu sedang menulis surat permintaan maaf . Di lain waktu—ketika Anda benar-benarmenyesaldan bersalah—ada cara yang lebih kuat untuk mengatakannya. Di sini, kami telah mengumpulkan beberapa alternatif untuk berbagai situasi yang mungkin Anda temui.

1 “Saya memahami rasa frustrasi Anda.”

Khususnya dalam peran yang berhubungan dengan pelanggan dalam lingkungan profesional, mudah untuk menggunakan “Maaf atas ketidaknyamanan ini” sebagai permintaan maaf yang menyeluruh (misalnya, paket hilang, janji temu terlewat, atau layanan salah). Dalam kasus ini, frasa tersebut bisa dianggap tidak valid atau tidak profesional, bukannya peduli. Hal ini dapat meningkatkan rasa frustrasi.

Penting untuk menyusun tanggapan untuk menunjukkan bahwa Anda memahami sudut pandang penerima dan ingin menebus kesalahannya. Daripada menganggap keluhan mereka hanya sebagai “ketidaknyamanan”, mengakui perasaan mereka dan menerima kesalahan akan lebih mungkin membawa perbaikan. Menggunakan “Saya memahami rasa frustrasi Anda” memandu respons dengan empati. Ini adalah cara yang lebih kuat untuk meredakan emosi yang meningkat—dan mencapai solusi yang disukai kedua belah pihak.

2 “Saya menyadari ini mengecewakan.”

Bayangkan ini: Anda kelelahan karena minggu kerja yang sibuk dan harus membatalkan kencan makan malam. . . tiga puluh menit sebelum dimulai. Mengirimkan “Maaf atas ketidaknyamanan ini” adalah cara impersonal untuk menyampaikan berita tersebut. Meskipun komunikasi kita semakin digital, kita bukanlah robot. Ingatlah bahwa ada seseorang di ujung lain korespondensi.

Mengenali kekecewaan dan mengambil kepemilikan adalah kuncinya di sini. Tunjukkan bahwa Anda memikirkan perspektif mereka. Sebagai gantinya, cobalah memulai pesan Anda dengan kalimat seperti, “Saya sadar ini adalah pemberitahuan singkat, dan kami sudah menantikan untuk bertemu di restoran favorit Anda sepanjang minggu ini. . .” Dengan ini, Anda mengambil akuntabilitas. Menyertakan detail pribadi juga mengkomunikasikan kepedulian.

Memberi tahu penerima bahwa Anda menyadari kesalahan Anda dan bertujuan untuk memperbaikinya akan membangun kepercayaan dan keyakinan dalam hubungan, baik pribadi maupun profesional.

3 “Terima kasih atas kesabaran Anda.”

Penyesalan dan penyesalan bukanlah hal yang sama. Terkadang, terjadi hal-hal yang tidak menguntungkan atau disesalkan namun berada di luar kendali kita. Keadaan ini sebenarnya tidak menjamin permintaan maaf Anda. Misalnya: Bayangkan Anda seorang pramugari maskapai penerbangan dan badai salju musim dingin menyebabkan penundaan penerbangan selama berjam-jam. Anda tidak bertanggung jawab atas cuaca ekstrem. Dalam hal ini, menggunakan “Saya minta maaf atas ketidaknyamanan ini” dapat menyalahkan diri sendiri padahal sebenarnya tidak ada.

Dengan meminta maaf, Anda berisiko menerima tanggung jawab atas sesuatu di luar kendali Anda. Sebaliknya, alihkan emosi dari penyesalan menjadi rasa syukur. Mengucapkan terima kasih atas pengertiannya akan membalikkan keadaan dan kemungkinan besar akan memicu sentimen tersebut pada penerimanya juga. Coba: “Terima kasih banyak atas kesabaran Anda. Kami berharap kondisinya akan aman untuk segera lepas landas.” Hal ini membuat penerima tahu bahwa Anda berempati dan memahami kekesalannya.

4 “Biarkan aku membantu.”

Daripada meminta maaf, tawarkan solusi. Orang mengeluh ketika kecewa karena ingin didengarkan atau ingin masalahnya diselesaikan. “Saya minta maaf atas ketidaknyamanan menumpahkan anggur merah ke celana putih Anda” tidak akan menghilangkan noda tersebut. Di sisi lain, “Biarkan saya membayar untuk dry cleaning Anda” akan.

Memiliki kesadaran untuk proaktif dalam proses penyelesaian masalah akan membuktikan kepada penerima bahwa Anda berusaha menjadi orang yang lebih bertanggung jawab. Pendekatan ini dapat menyelamatkan Anda dari sakit kepala di kemudian hari. Jika nanti ada masalah yang bisa Anda selesaikan, tawarkan untuk memperbaikinya.