4 Cara Lebih Baik untuk Mengungkapkan 'Maaf atas Ketidaknyamanan' di Email

Tidak ada orang yang senang menjadi pembawa berita buruk—terutama secara tertulis. Saat mengomunikasikan berita yang tidak menguntungkan, kesalahan, atau kejadian yang mengecewakan, kita cenderung melontarkan satu frasa tertentu untuk melunakkan pukulan: "Maaf atas ketidaknyamanan ini." Godaan untuk menggunakan kalimat ini bisa dimengerti. Tapi itu sering digunakan secara berlebihan, apakah kami melaporkan sedikit gangguan, seperti mengubah waktu rapat, atau sesuatu yang lebih signifikan, seperti membatalkan kontrak besar.

Tetapi bahkan ketika digunakan dengan sungguh-sungguh, pergantian frase yang basi ini telah menjadi begitu umum sehingga, ironisnya, itu bisa terdengar tidak tulus. Terutama jika penerima Anda akan melihat ketidaknyamanan sebagai gangguan besar, permintaan maaf kalengan dapat menyampaikan sedikit penyesalan; Anda berisiko terdengar tidak jujur ​​atau tidak peka.

Ada pilihan yang lebih baik untuk meminta maaf. Terkadang ada cara yang lebih tepat untuk mengungkapkan penyesalan tentang suatu situasi, terutama jika itu di luar kendali Anda. Di lain waktu—ketika Anda benar - benar menyesal dan bersalah—ada cara yang lebih kuat untuk mengatakannya. Di sini, kami telah mengumpulkan beberapa alternatif untuk situasi berbeda yang mungkin Anda alami.

1 “Saya mengerti rasa frustrasi Anda.”

Terutama dalam peran menghadapi pelanggan dalam pengaturan profesional, mudah untuk menggunakan "Maaf atas ketidaknyamanan ini" untuk sejumlah masalah (misalnya, paket hilang, janji tidak terjawab, atau layanan rusak). Dalam kasus ini, frasa tersebut dapat menjadi tidak valid atau tidak profesional alih-alih peduli. Hal ini dapat meningkatkan frustrasi.

Sangat penting untuk menyusun tanggapan untuk menunjukkan bahwa Anda memahami perspektif penerima Anda dan ingin menebus kesalahan. Daripada mengabaikan keluhan mereka sebagai "ketidaknyamanan", mengakui perasaan mereka dan menerima kesalahan lebih mungkin mengarah pada perbaikan. Menggunakan "Saya mengerti frustrasi Anda" memandu respons dengan empati. Ini adalah cara yang lebih kuat untuk mudah-mudahan meredakan emosi yang meningkat—dan mencapai solusi yang disukai kedua belah pihak.

2 "Saya menyadari ini mengecewakan."

Bayangkan ini: Anda lelah dari minggu kerja yang sibuk dan harus membatalkan kencan makan malam. . . tiga puluh menit sebelum dimulai. Mengirim "Maaf atas ketidaknyamanan ini" terasa seperti cara yang tidak pribadi untuk menyampaikan berita itu. Meskipun komunikasi kita semakin digital, kita bukanlah robot. Mengingat bahwa ada seseorang di ujung lain korespondensi.

Mengenali kekecewaan dan mengambil kepemilikan adalah kuncinya di sini. Tunjukkan bahwa Anda memikirkan perspektif mereka. Alih-alih, cobalah memulai teks Anda dengan sesuatu seperti, “Saya menyadari ini adalah pemberitahuan singkat, dan kami telah menantikan pertemuan di restoran favorit Anda sepanjang minggu . . . “Dengan ini, Anda bertanggung jawab. Menyertakan detail pribadi juga mengomunikasikan kepedulian.

Memberi tahu penerima bahwa Anda menyadari kesalahan Anda dan bertujuan untuk memperbaikinya akan membangun kepercayaan dan keyakinan dalam hubungan, baik pribadi maupun profesional.

3 “Terima kasih atas kesabaran Anda.”

Penyesalan dan penyesalan bukanlah hal yang sama. Terkadang, terjadi hal-hal yang disayangkan atau disesalkan tetapi berada di luar kendali kita. Keadaan ini sebenarnya tidak menjamin permintaan maaf Anda. Misalnya: Bayangkan Anda adalah pramugari pemesanan maskapai dan badai salju musim dingin menyebabkan penundaan penerbangan selama berjam-jam. Anda tidak bertanggung jawab atas cuaca ekstrem. Dalam hal ini, menggunakan "Saya minta maaf atas ketidaknyamanan ini" dapat menyalahkan diri sendiri ketika tidak ada.

Dalam meminta maaf, Anda berisiko menerima tanggung jawab atas sesuatu di luar kendali Anda. Alih-alih, alihkan emosi yang ada dari penyesalan menjadi rasa syukur. Mengekspresikan terima kasih atas pengertian membalik skrip dan kemungkinan akan memicu sentimen itu di penerima juga. Coba: “Terima kasih banyak atas kesabaran Anda. Kami berharap kondisinya akan aman untuk lepas landas segera.” Ini membuat penerima tahu bahwa Anda berempati dan memahami kekesalan mereka.

4 "Biarkan saya membantu."

Alih-alih menawarkan permintaan maaf, tawarkan solusi. Orang mengeluh ketika mereka kecewa—bukan karena mereka suka merengek, tetapi karena mereka ingin didengar, atau ingin masalahnya diselesaikan. "Maaf atas ketidaknyamanan menumpahkan anggur merah di celana putih Anda" tidak akan menghilangkan noda. Di sisi lain, "Biarkan saya membayar cucian kering Anda" akan.

Memiliki kesadaran untuk proaktif dalam proses pemecahan masalah akan membuktikan kepada penerima bahwa Anda berusaha untuk menjadi orang yang lebih bertanggung jawab. Pendekatan ini dapat menyelamatkan Anda dari sakit kepala di jalan. Lain kali ada masalah yang bisa Anda pecahkan, tawarkan untuk memperbaikinya.