5 Cara Sederhana untuk Menulis tentang Masalah Negatif dengan Putaran Positif

Pernahkah Anda menulis sesuatu hanya agar penerima benar-benar salah memahami maksud Anda? Atau dituduh bertindak tiba-tiba ketika Anda mengira Anda bersikap bisnis dan efisien? Ada banyak bagian yang bergerak dalam hal berkomunikasi secara efektif, tetapi di antara yang paling penting adalah nada.

Saya telah menghabiskan hampir dua dekade di parit online dalam berbagai peran mulai dari pemilik bisnis hingga moderator forum hingga penulis email PR yang luar biasa—seorang diplomat virtual sejati. Inilah saran terbaik saya untuk menulis tentang isu-isu negatif dengan cara yang terdengar positif dan produktif.

1 Hadirkan solusi alih-alih masalah.

Lebih baik membicarakan apa yang bisa Anda lakukan daripada apa yang tidak bisa Anda lakukan. Merumuskan solusi atau rencana alternatif dan mempresentasikannya sebagai gantinya.

2 Nyatakan apa yang Anda inginkan, bukan apa yang tidak Anda inginkan.

Mengapa berfokus pada pencegahan hasil negatif ketika Anda dapat mendorong hasil positif? Alih-alih memulai permintaan dengan "jangan", coba nyatakan apa yang Anda inginkan .

3 Pertahankan hiperbola.

Terkadang bahasa yang dilebih-lebihkan digunakan untuk efek yang besar (terutama oleh pengiklan) untuk mempromosikan sesuatu atau berbicara tentang isu-isu positif, tetapi ketika Anda menggunakannya dalam konteks negatif, hal itu dapat menimbulkan perasaan buruk. Hati-hati dengan kata-kata seperti selalu dan tidak pernah . Mereka lebih cenderung berarti kadang- kadang daripada salah satu dari ekstrem itu.

4 Coba “Pernyataan saya”.

Saat Anda menangani masalah yang sulit, pernyataan yang dimulai dengan "Anda" (dan terutama "Anda selalu" dan "Anda tidak pernah"—lihat tip sebelumnya tentang hiperbola) cenderung terdengar seperti tuduhan. Dan tuduhan, tentu saja, meningkatkan pembelaan seseorang.

Saat Anda mengemukakan sesuatu yang negatif, tetap fokus pada bagaimana situasi membuat Anda merasa daripada apa yang dilakukan orang lain.

5 ”Maaf, tapi . . .” berarti kamu tidak menyesal.

Ketika saya masih kecil, dan saya akan meminta maaf atas beberapa tindakan pengkhianatan masa kecil yang keji, saya sering meminta maaf dengan, "Maaf, tapi—" Ibuku akan memotong langkahku, mengatakan, "Setiap saat Anda menambahkan 'tetapi' itu berarti Anda tidak menyesal, Anda hanya membela diri."

Ketika Anda menyesal, minta maaf. Alasan dan pembelaan lainnya membuat permintaan maaf tidak berguna.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda mengirim email, menulis posting media sosial, atau mengatasi segala sesuatu yang negatif secara tertulis.

• Lakukan pemeriksaan empati. Baca apa yang Anda tulis seolah-olah Anda adalah penerimanya. Bagaimana perasaan Anda jika seseorang mengirimkan ini kepada Anda? Adakah yang bisa Anda ubah untuk membuat pesan lebih positif, atau untuk fokus pada solusi daripada masalah?
• Duduk diatasnya. Pernahkah Anda melontarkan surat pedas dan segera menyesalinya? Berikan teks tentang masalah negatif waktu tenang sebelum Anda mengirim atau mempostingnya. Kemungkinannya adalah, Anda akan dapat menulis ulang dengan pola pikir yang lebih positif setelah Anda memiliki waktu untuk memprosesnya.

Tidak selalu tepat untuk menjadi optimis dan antusias. Seorang makelar barang tak bergerak, misalnya, tidak ingin terdengar ceria saat dia menulis surat untuk memberi tahu klien bahwa nilai rumah mereka telah turun secara signifikan karena penurunan pasar. Tetapi mempertahankan nada positif yang berfokus pada solusi dapat membuat hal-hal seperti berita buruk atau kritik tidak terlalu merusak.