7 Hal Menit Terakhir yang Harus Dikonfirmasi Sebelum Pengiriman Siaran Pers Anda

Jika Anda bukan orang yang berorientasi pada detail, menelusuri detail kecil dari siaran pers bisa jadi sulit. Seringkali dengan proyek yang panjang dan banyak draf, Anda tidak ingin membacanya lagi. Namun dengan pengiriman siaran pers apa pun, sangat penting bagi dokumen untuk bebas dari kesalahan. Gunakan daftar periksa 7-item ini untuk membantu menyingkirkan siaran pers Anda dari masalah yang mudah terlewatkan sebelum didistribusikan.

1. 5 Ws

Periksa kembali apakah informasi utama Anda sudah benar sebelum Anda mengirimkan siaran pers. Ini termasuk jawaban atas pertanyaan siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.

Sudahkah Anda mengeja nama semua orang dengan benar? Periksa kembali karena bahkan Smith dan Jones dapat memiliki ejaan alternatif yang tidak konvensional seperti Smythe dan Jewnes.

Pastikan Anda tahu hari apa itu. Sangat mudah untuk menulis siaran pers beberapa hari sebelumnya dan kemudian merilisnya dengan ungkapan bahwa itu adalah hari libur. Pastikan Anda mengetahui hari apa dalam seminggu dan memiliki semua tanggal yang tepat.

Jika Anda membuat daftar periksa siaran pers Anda sendiri, tambahkan item terpisah untuk setiap informasi dasar ini.

2. Menjadwalkan Pengiriman Siaran Pers

Jika Anda mengirimkan siaran pers melalui layanan siaran pers, pastikan bahwa tanggal dan waktu Anda telah menjadwalkan rilis untuk keluar sudah benar. Saat Anda mengoordinasikan akun media sosial, posting blog, rilis berita, ledakan email, dan komunikasi lainnya, Anda perlu memastikan semuanya dalam urutan yang benar.

Pastikan pengaturan Anda juga untuk zona waktu yang tepat. Bahkan jika Anda mengatur semuanya untuk keluar dalam interval lima menit, jika satu diatur untuk waktu Timur dan satu diatur untuk waktu Pasifik, pesanan Anda akan tetap kacau.

3. Sertakan Foto

Apakah Anda menyertakan foto yang dapat dipublikasikan pers? Banyak artikel berita yang diterbitkan online sekarang, dan menyertakan gambar adalah suatu keharusan bagi penerbit online.

Siapa pun yang membaca online mengharapkan untuk melihat foto. Foto membantu menarik perhatian dan menyampaikan bagian dari cerita.

4. Gaya AP

Baca semuanya sebelum mengirimkan, cari kesalahan gaya siaran pers. Berita harus selalu dalam gaya AP, jadi meskipun ada sesuatu yang salah secara teknis, jika formatnya salah, pers akan mengetahuinya.

Mereka harus meluangkan waktu ekstra untuk mengeditnya, dan mereka mungkin memilih untuk tidak menyertakannya sama sekali jika terlalu banyak waktu untuk mengeditnya.

Salah satu cara untuk memastikan Anda menangkap semua kesalahan ketik adalah dengan mengatur siaran pers Anda selama beberapa jam, atau bahkan semalaman jika Anda punya waktu. Simpan, simpan file Anda, dan kembali lagi nanti. Ini akan membantu Anda memiliki mata segar untuk melihat kemungkinan kesalahan.

Mintalah rekan kerja untuk membacakannya untuk Anda. Meminta seseorang yang baru mengenal dokumen untuk memeriksanya dapat membantu menangkap kesalahan mencolok atau kata-kata yang canggung. Anda harus terbuka terhadap kritik, jika Anda menempuh rute ini.

5. Sertakan Info Kontak

Siapa yang harus dihubungi pers jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut? Perusahaan Anda mungkin cukup kecil hanya ada satu orang untuk semua wawancara media.

Namun Anda mungkin juga memiliki seseorang yang akan berbicara kepada pers untuk setiap departemen. Bergantung pada berita dan informasinya, Anda mungkin perlu menyesuaikan info kontak dasar yang Anda sertakan di setiap rilis.

Miliki rencana untuk mengajukan pertanyaan. Apakah Anda akan menyertakan saluran langsung orang yang dapat dihubungi atau nomor umum yang dapat dihubungi oleh resepsionis atau penjaga gerbang lainnya?

Apakah ada kotak masuk email umum dengan lebih dari satu orang yang bertanggung jawab untuk memeriksanya atau akankah semua pertanyaan masuk ke email khusus untuk kontak utama?

6. Judul Menarik

Apakah judul Anda menarik perhatian? Jika Anda ingin orang membaca informasi yang Anda sajikan, Anda perlu menyertakan judul yang memikat pembaca.

Ada banyak cara untuk mendapatkan perhatian seseorang. Topik edgy selalu menarik perhatian, tetapi Anda tidak boleh memalsukan judul hanya untuk memasukkan kata "pembunuhan" atau bahasa edgy lainnya. Pastikan headline Anda tidak menyesatkan.

Gunakan angka demi angka di headline Anda untuk mendapatkan perhatian. Jika Anda dapat menyusun ulang judul untuk bekerja dalam angka, Anda akan menoleh lebih banyak daripada jika Anda menyatakan fakta atau langsung ke intinya.

Bahasa yang misterius juga bisa menimbulkan rasa ingin tahu. Gunakan kata-kata yang membuat orang bertanya-tanya, seperti “tidak biasa” atau “mencurigakan”. Berikut adalah beberapa kata lain yang memicu rasa ingin tahu:

• Rahasia
• Sulit
• Aneh
• Menyakitkan
• Gratis

Memicu orang tanpa menyinggung mereka. Anda tidak ingin membuat pembaca menjauh, tetapi Anda ingin menekan tombol yang menyebabkan mereka melihat lagi.

Berlatihlah bekerja dengan headline bahkan ketika Anda tidak sedang menulis cerita langsung. Anda akan meningkatkan keterampilan Anda dan menjadi lebih baik semakin banyak Anda berlatih!

7. Penelitian

Sudahkah Anda memastikan bahwa semua penelitian Anda akurat? Jika Anda tidak yakin, sebaiknya Anda tidak mempublikasikannya. Sebelum Anda mengklaim sesuatu sebagai fakta, pastikan Anda memiliki sumber yang kredibel untuk informasi Anda.

Jurnal dan pakar sains adalah sumber yang bagus, serta peneliti perusahaan berbayar dan outlet berita yang andal. Organisasi pemerintah seringkali juga merupakan sumber yang kredibel.

Pastikan untuk memberikan informasi kepada pers yang dapat mereka kutip tanpa mengkhawatirkan keandalannya.

Menghindari Kesalahan

Ketika Anda memiliki kiriman siaran pers, Anda harus keluar pada tenggat waktu tertentu, dapat dengan mudah mengirimkannya tanpa memeriksa kesalahan. Lagi pula, Anda telah mengeditnya selama berjam-jam atau berhari-hari, dan tidak mungkin ada yang salah.

Namun kesalahan kecil dapat merusak siaran pers Anda dan mengurangi dampaknya. Menggunakan tip di atas dapat membantu Anda menghindari masalah yang mengganggu ini dan mendapatkan cerita yang lancar untuk siklus berita berikutnya.

Untuk bantuan lebih lanjut dengan siaran pers, hubungi kami.