Panduan Format Siaran Pers yang Tepat untuk Acara

Tidak ada cara yang lebih baik untuk menyoroti perusahaan Anda selain melalui sebuah acara. Berkumpulnya orang-orang berpengaruh dalam satu ruangan dan berjejaring menawarkan peluang yang tiada duanya.

Namun jangan biarkan semua perencanaan acara itu gagal dengan ruangan yang setengah kosong. Gunakan publisitas untuk menjadikan acara Anda kisah sukses yang Anda bayangkan.

Itu dimulai dengan siaran pers Anda. Berikut adalah cara membuat format siaran pers yang sempurna untuk acara.

Judulnya

Tepat di bagian atas templat siaran pers acara Anda akan menjadi judul utama Anda. Itu harus ringkas. Targetkan sekitar enam hingga dua belas kata. Tapi itu juga harus deskriptif.

Ingatlah bahwa ini bertujuan untuk menarik perhatian media dan pembaca, sehingga perlu adanya keseimbangan antara informatif dan menarik.

Ini harus memberikan informasi yang cukup sehingga orang-orang yang tidak mempelajari siaran pers lebih jauh memahami inti dari acara ini.

Cobalah untuk menggabungkan beberapa kata yang membantu membangkitkan kegembiraan yang Anda ingin orang rasakan saat mereka membaca judul ini. Berikut beberapa contohnya:

• Pemenang penghargaan
• Premier
• Eksklusif
• Pertama kali
• Pembukaan
• Debut
• Tahunan
• Bergengsi

Ingatlah bahwa judul menentukan suasana untuk semua hal berikutnya. Jadi, pertahankan gaya penulisan siaran pers lainnya untuk menargetkan audiens yang tepat.

Subjudul Opsional

Sulit untuk menyampaikan semua pesan acara Anda dalam judul pendek, itulah sebabnya ada subjudul. Hal ini menambah detail dan konteks serta memberikan lebih banyak petunjuk yang bertindak sebagai cara untuk membujuk pembaca agar menjelajahi siaran pers selanjutnya.

Subpos berada di bawah judul untuk memudahkan pemindaian. Anda memiliki jumlah kata yang sedikit lebih panjang daripada judul Anda, jadi usahakan antara sepuluh dan dua puluh kata.

Ada beberapa sudut yang dapat Anda ambil dengan subjudul ini. Anda dapat memberikan detail penting tentang acara tersebut, seperti waktu, lokasi, dan tanggal.

Atau Anda dapat menggunakan subjudul untuk menyoroti beberapa aspek acara yang lebih unik atau menarik. Ingatlah bahwa subjudul adalah jembatan yang menghubungkan judul Anda dengan siaran pers Anda lainnya.

Tanggal dan Tempat

Bagian selanjutnya dari siaran pers acara Anda adalah detail acara. Di sini, Anda akan meringkas tanggal dan waktu. Anda juga akan mencatat tempat dan lokasi, termasuk kota dan negara bagian.

Jadikan pemformatan informasi ini menonjol agar menonjol, seperti menambahkannya dalam huruf tebal. Artinya, pembaca dapat merujuk ke siaran pers kapan saja dan dengan cepat mendapatkan detail acara yang mereka perlukan tanpa perlu mencari seluruh dokumen.

Tentukan tanggal secara spesifik dan sertakan hari dalam seminggu dan tahun. Hal ini membantu menghindari kebingungan jika seseorang menemukan siaran pers Anda satu atau dua tahun dari sekarang.

Sebaiknya tambahkan negaranya juga jika Anda memiliki pemirsa internasional.

Paragraf Pendahuluan

Paragraf pertama menentukan suasana acara Anda. Ini adalah ikhtisar yang memberikan banyak informasi paling relevan dalam siaran pers Anda. Jawabannya adalah siapa, apa, dimana, mengapa, dan kapan.

Ini berbicara tentang penyelenggara di balik acara tersebut dan sifat dari acara itu sendiri. Itu juga akan memberi petunjuk pada beberapa sorotan dan aktivitas paling menarik dari acara tersebut.

Bagian tempat acara diadakan akan menambahkan detail spesifik tentang lokasinya. Namun, Anda mungkin sudah membahasnya di bagian sebelumnya. Jika ya, Anda dapat menambahkan lebih banyak detail di sini, seperti cara menuju ke acara tersebut.

Hal yang sama berlaku untuk waktu dan lokasi. Anda dapat menambahkan lebih banyak detail di sini atau mengandalkan bagian tanggal dan waktu siaran pers Anda.

Mungkin bagian paling penting dari pendahuluan adalah menjelaskan motivasi acara tersebut. Ini membantu pembaca lebih memahami mengapa peristiwa tersebut menarik dan layak diberitakan.

Paragraf Tersisa

Setelah paragraf pengantar, Anda dapat menyempurnakan beberapa detailnya. Inilah cara Anda memformat paragraf yang tersisa.

Singkat dan Ringkas

Format paragraf lainnya agar mudah dipindai. Buat paragraf tetap pendek dan tambahkan poin-poin atau daftar jika relevan.

Berikan Informasi Latar Belakang

Setelah membaca paragraf pengantar, pembaca Anda yang paling terlibat akan memiliki beberapa pertanyaan lanjutan tentang acara Anda. Paragraf yang tersisa ini memberi Anda kesempatan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.

Gunakan ini untuk memberikan lebih banyak latar belakang, seperti apakah acara tersebut pernah terjadi sebelumnya dan siapa yang akan hadir.

Bicara Tentang Tujuan

Setiap peristiwa pasti mempunyai tujuan. Bagian ini adalah kesempatan Anda untuk membicarakan tujuan Anda. Jadikan ini menyenangkan, menarik, dan penuh gairah. Orang-orang harus membacanya dan memahami mengapa acara ini penting bagi Anda dan orang lain.

Tambahkan Kredibilitas

Berikan informasi yang akan menambah kredibilitas acara Anda. Misalnya, Anda dapat berbicara tentang pembicara utama, selebriti, dan tamu terkenal. Mungkin acara Anda pernah memenangkan penghargaan di masa lalu.

Jika perusahaan tersebut memiliki perjanjian sponsorship yang penting, Anda dapat menyebutkannya di sini. Ini mungkin juga merupakan acara amal. Jika ya, Anda dapat menggunakan ruang ini untuk berbicara lebih banyak tentang badan amal tersebut dan mengapa Anda mendukungnya.

Tambahkan Keunikan

Anda ingin siaran pers acara Anda menonjol. Lihatlah pengaturan Anda dan catat aspek acara Anda yang paling menarik dan unik. Gunakan paragraf tersisa untuk menyebutkan hal ini dan mengapa hal ini membuat acara Anda berbeda.

Tambahkan Kutipan

Beberapa kutipan yang ditempatkan dengan baik akan menambah otoritas dan membantu menciptakan format siaran pers Anda yang lebih mudah dibaca.

Pastikan kutipan ini menonjol dari paragraf lainnya. Saat menulis sumber kutipan, peran atau jabatan mereka juga perlu disebutkan.

Tambahkan Foto Anda

Acara yang sukses selalu memiliki daya tarik visual. Saat menambahkan foto ke siaran pers Anda, pilih gambar yang sesuai dengan tampilan acara Anda.

Jika Anda belum pernah menjalankan acara tersebut sebelumnya dan oleh karena itu tidak memiliki gambar, Anda dapat menggunakan desain mockup tampilan acara tersebut. Alternatifnya, Anda dapat menggunakan foto tersebut untuk menampilkan beberapa peserta terkenal.

Jika acara Anda tentang sesuatu yang visual – seperti seni – Anda dapat menggunakan gambar tersebut untuk menampilkan beberapa karya seni terbaik yang dapat dilihat orang di acara tersebut.

Foto yang bagus dalam siaran pers suatu acara cenderung menonjol sehingga menghentikan orang-orang ketika mereka menggulir halaman online. Oleh karena itu, ingatlah hal ini saat memilih milik Anda.

Pelat Boiler

Boilerplate adalah deskripsi perusahaan atau orang di balik suatu peristiwa yang mudah dipindai. Gunakan format ringkas dengan teks tebal untuk membuatnya menonjol dalam siaran pers Anda.

Itu harus berisi informasi ringkasan tentang nama penyelenggara dan nama perusahaan. Ini harus mencakup latar belakang dan pencapaian utama perusahaan. Anda mungkin juga ingin menambahkan pernyataan misi jika ada.

Boilerplate adalah kesempatan Anda untuk menunjukkan otoritas Anda sebagai sebuah merek. Jadi, buatlah itu terlihat mengesankan.

Tambahkan Ajakan Bertindak yang Berani

Jangan lupa alasan melakukan siaran pers untuk acara Anda.

Anda ingin orang-orang membeli tiket dan acara Anda sukses terjual habis. Jadi, Anda memiliki ajakan bertindak yang kuat yang membuat sebanyak mungkin orang mendaftar ke acara Anda setelah mereka melihat siaran persnya.

Ajakan bertindak yang baik disampaikan secara langsung kepada pembaca dan mudah diikuti. Jadi tinggalkan petunjuk halus dan terus terang.

Beri tahu pembaca bagaimana mereka akan ketinggalan jika tidak segera bertindak. Misalnya, Anda dapat menyebutkan bahwa tiket dibatasi berdasarkan siapa yang datang lebih dulu dilayani.

Ringkasan Acara

Di akhir siaran pers Anda, ada baiknya untuk merangkum semua hal yang terjadi sebelumnya. Tapi jangan memparafrasekan siaran pers Anda. Soroti poin-poin penting.

Artinya, pembaca dapat mengambil informasi yang dibutuhkannya tanpa harus kembali ke awal siaran pers. Format dengan huruf tebal dan poin-poin untuk membuatnya menonjol.

Detail yang paling penting harus mencakup tanggal, waktu, dan lokasi.

Anda juga harus menambahkan informasi tentang penyelenggara dan beberapa sorotan atau peserta utama. Jika tiket belum dijual, gunakan ruang ini untuk memberikan tanggal kapan tiket tersedia untuk dipesan.

Kontak informasi

Anda harus memberikan informasi kontak dalam siaran pers Anda. Hal ini memungkinkan media untuk menindaklanjuti siaran pers Anda dengan pertanyaan lebih lanjut.

Pastikan Anda menyertakan nama kontak utama, alamat email, dan nomor telepon. Jika Anda memiliki agen PR, Anda mungkin ingin menggunakan rincian kontak mereka di sini.

Cantumkan juga jabatannya agar orang tahu lebih banyak tentang kontak tersebut. Bagian ini juga berguna untuk menyatakan apakah Anda menerima wawancara atau pertanyaan lebih mendalam dari jurnalis atau tidak.

Format Siaran Pers Profesional untuk Acara

Luangkan waktu untuk mendapatkan format siaran pers untuk acara yang sempurna.

Itu terlihat profesional dan akan berdampak lebih besar pada penerimanya. Jadi, kemungkinan besar Anda akan meningkatkan jangkauan Anda saat mendistribusikannya ke media.

Di eReleases, kami memiliki akses ke salah satu database media terbaik, yang memberi Anda peluang terbaik agar siaran pers acara Anda berhasil. Pergilah ke sini untuk memulai pesanan Anda.