Panduan Langkah demi Langkah untuk Membuat Email Siaran Pers yang Sempurna

Anda telah menulis siaran pers yang bagus dan siap dikirim ke media. Namun bagaimana Anda dapat menjangkau sedemikian rupa sehingga siaran pers Anda dapat dibaca dan ditulis?

Hari ini kita akan memasuki langkah penting untuk menghubungi media. Kami akan membahas cara mengirim siaran pers melalui email yang akan memberi Anda hasil yang Anda butuhkan!

Email Siaran Pers

Mudah-mudahan siaran pers Anda sudah siap, tetapi penting untuk mengingat beberapa hal.

Siaran pers adalah salah satu cara terbaik untuk membagikan sesuatu yang layak diberitakan kepada dunia. Apakah pesan Anda tentang suatu acara, produk baru, atau pembaruan penting, panjangnya harus tepat. Itu harus berisi informasi yang memberikan konten dan nilai bagi pembaca.

Tujuannya jelas untuk menarik perhatian jurnalis dan media agar mereka membicarakan berita Anda.

Jadi, berapa lama seharusnya siaran pers yang baik dalam sebuah email? Anda mungkin berpikir Anda harus mengubah panjangnya. Namun meskipun merupakan bagian dari email, tujuan Anda adalah memastikan siapa pun yang membacanya dapat memperoleh semua detail penting tanpa merasa kewalahan.

Jumlah kata siaran pers yang baik biasanya berkisar antara 300 hingga 400 kata, tidak peduli bagaimana Anda mengirimkannya. Ini adalah ruang yang cukup untuk mengatakan apa yang Anda perlukan tanpa kehilangan minat pembaca.

Siaran pers telah banyak berubah dalam beberapa tahun terakhir karena internet dan media sosial. Dulu, sebagian besar dikirim ke surat kabar dan stasiun TV.

Kini informasi tersebut dapat dibagikan secara online, menjangkau lebih banyak orang dalam waktu singkat.

Membangun Daftar Media

Saat Anda memiliki berita untuk dibagikan, Anda ingin berita itu menjangkau orang-orang yang benar-benar tertarik. Di sinilah daftar media berperan.

Daftar media adalah kumpulan kontak Anda di dunia media. Mereka bisa berupa jurnalis, blogger, atau influencer yang meliput topik terkait berita Anda.

Membuat daftar media memerlukan sedikit riset. Mulailah dengan mencari orang yang menulis tentang industri Anda. Idealnya, Anda dapat menambahkan orang-orang yang menunjukkan minat pada cerita serupa.

Anda dapat menemukannya dengan membaca artikel atau memeriksa media sosial. Anda juga dapat menggunakan database media yang mencantumkan jurnalis berdasarkan minat atau bidang minatnya.

Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan informasi kontak mereka, yang biasanya berupa alamat email mereka. Terkadang Anda dapat menemukan info ini di situs web tempat mereka mempublikasikan karyanya.

Anda mungkin perlu menggunakan media sosial atau bahkan menelepon outlet media untuk bertanya.

Penting untuk diingat bahwa tidak semua kontak media cocok untuk setiap berita. Itu sebabnya menyesuaikan pendekatan Anda adalah kuncinya.

Anda tidak boleh mengirim email yang sama ke reporter surat kabar lokal dan jurnalis majalah nasional.

Memahami apa yang biasanya mereka tulis dapat membantu Anda menyesuaikan pesan sehingga lebih menarik minat mereka.

Membangun daftar media yang solid adalah sebuah proses. Ini melibatkan pemahaman siapa yang mungkin tertarik dengan berita Anda dan alasannya. Dengan daftar yang bagus, Anda selangkah lebih dekat untuk menyebarkan cerita Anda ke seluruh dunia.

Mempersiapkan Email Anda

Ketika tiba waktunya untuk mengirimkan siaran pers Anda ke media, email yang Anda tulis sama pentingnya dengan siaran pers itu sendiri.

Email Anda adalah hal pertama yang dilihat jurnalis. Ini memutuskan apakah mereka akan melihat siaran pers Anda. Jadi, penting untuk memberikan kesan yang baik sejak awal.

Baris subjek email Anda adalah kesempatan pertama Anda untuk menarik perhatian. Informasi tersebut harus jelas dan menarik, sehingga memberikan alasan yang baik bagi jurnalis untuk membaca lebih lanjut.

Hindari penggunaan huruf kapital semua atau terlalu banyak tanda seru. Ini sering kali merupakan sinyal bahwa email tersebut berisi spam. Sebaliknya, fokuslah untuk membuat subjeknya ringkas dan informatif. Ini akan membantu email Anda menonjol di kotak masuk yang sibuk.

Badan email Anda harus diawali dengan salam pribadi. Gunakan nama jurnalis jika Anda mengetahuinya.

Ini menambahkan sentuhan pribadi dan menunjukkan bahwa Anda telah menyelesaikan pekerjaan rumah Anda. Setelah sambutan, perkenalkan diri Anda secara singkat dan jelaskan alasan Anda menghubungi. Jaga agar tetap singkat dan to the point.

Kemudian lanjutkan dengan meringkas siaran pers Anda. Soroti poin-poin penting dan mengapa hal tersebut relevan bagi audiens jurnalis.

Memicu Minat

Bagian ini mungkin yang paling penting. Anda ingin memicu minat mereka pada cerita Anda. Jika siaran pers Anda terlampir, sebutkan hal ini dan dorong mereka untuk membacanya untuk rincian lebih lanjut.

Atau jika siaran pers ada di badan email, pastikan ditandai dengan jelas dan mudah ditemukan.

Pengaturan waktu adalah kunci saat mengirimkan siaran pers. Hindari waktu sibuk seperti Senin pagi atau Jumat sore. Ini adalah saat-saat ketika email Anda kemungkinan besar akan hilang begitu saja.

Targetkan pertengahan minggu dan pertengahan pagi untuk mendapatkan peluang terbaik untuk diperhatikan.

Jagalah email Anda tetap profesional namun ramah. Anda ingin membangun hubungan dengan jurnalis, bukan hanya sekedar promosi kepada mereka. Email yang dibuat dengan baik dapat membuka pintu untuk komunikasi di masa depan dan meningkatkan kemungkinan siaran pers Anda diterima.

Penyampaian Siaran Pers dan Tindak Lanjut

Setelah Anda menyusun siaran pers dan menyiapkan email, langkah selanjutnya adalah mengirimkannya dan menindaklanjutinya.

Mengirimkan siaran pers mungkin tampak sederhana, tetapi ada lebih dari itu jika Anda ingin efektif.

Pertama, Anda perlu memutuskan bagaimana Anda akan mengirimkan siaran pers Anda. Anda dapat mengirimkannya langsung melalui email ke jurnalis dan media yang Anda identifikasi relevan.

Pilihan lainnya adalah menggunakan layanan siaran pers. Layanan ini dapat mendistribusikan siaran pers Anda ke jaringan kontak media yang luas. Hal ini dapat meningkatkan peluang Anda untuk diperhatikan, meskipun ada biaya yang harus dibayar.

Setelah mengirimkan siaran pers Anda, permainan menunggu dimulai. Namun jangan hanya duduk dan menunggu tanggapan.

Menindaklanjuti itu penting. Tunggu beberapa hari, lalu kirimkan email sopan untuk mengonfirmasi bahwa mereka telah menerima siaran pers Anda. Tanyakan apakah mereka memerlukan informasi lebih lanjut.

Tindak lanjut ini dapat membuat perbedaan besar karena menunjukkan bahwa Anda serius dengan berita Anda. Hal ini juga membantu membangun hubungan dengan media.

Namun ada garis tipis antara bersikap gigih dan menjadi pengganggu.

Anda ingin memastikan Anda tidak berlebihan. Jika Anda tidak mendapatkan respons setelah satu atau dua kali tindak lanjut, inilah saatnya untuk melanjutkan. Akan ada peluang lain.

Melacak dampak siaran pers Anda adalah bagian besar dari proses ini. Catat media mana yang mengangkat cerita Anda dan seberapa besar perhatian yang diterimanya.

Ini dapat membantu Anda menyempurnakan pendekatan Anda di lain waktu. Setiap siaran pers adalah kesempatan belajar. Dengan menganalisis apa yang berhasil dan apa yang tidak, Anda dapat meningkatkan peluang kesuksesan Anda di masa depan.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Satu kesalahan besar adalah tidak mempersonalisasi email Anda. Mengirim pesan yang sama ke semua orang mungkin tampak efisien, namun tidak terlalu efektif.

Reporter dan editor menerima banyak sekali email setiap hari. Catatan yang dipersonalisasi dapat membuat catatan Anda menonjol.

Sebutkan mengapa menurut Anda cerita Anda sesuai dengan irama mereka atau cerita sebelumnya yang mereka tulis. Ini menunjukkan bahwa Anda telah menyelesaikan pekerjaan rumah Anda dan peduli dengan pekerjaan mereka.

Pengaturan waktu adalah aspek lain yang mudah membuat kesalahan. Anda mungkin mempunyai cerita terbaik, namun jika Anda mengirimkannya saat media dibanjiri dengan berita lain, hal itu mungkin akan terabaikan.

Tidak menindaklanjuti adalah kesempatan yang terlewatkan. Tentu, Anda mungkin khawatir akan terlihat mengganggu. Ini adalah kekhawatiran yang sangat bisa dimengerti. Pada saat yang sama, orang sering kali menghargai dorongan lembut.

Selain itu, ini menunjukkan bahwa Anda terlibat dan percaya pada cerita Anda.

Mengabaikan kekuatan baris subjek yang bagus di email Anda adalah kesalahan yang umum. Baris subjek Anda adalah hal pertama yang dilihat jurnalis, jadi buatlah baris subjek yang menarik dan jelas. Ini harus memberi mereka alasan untuk membuka email Anda.

Dan jangan lupakan pentingnya membangun hubungan. Mengirim siaran pers bukan hanya tentang menyebarkan berita Anda saat ini. Ini tentang menciptakan hubungan berkelanjutan dengan media.

Bersikap sopan, profesional, dan menghormati waktu dan beban kerja mereka. Hubungan ini dapat bermanfaat untuk cerita di masa depan.

Meskipun siaran pers yang Anda kirimkan saat ini sulit untuk disampaikan, Anda dapat menggunakan kesempatan ini untuk menunjukkan kepada mereka bahwa Anda adalah seorang profesional. Anda akan menjelaskan bahwa Anda akan kembali lagi di lain waktu untuk memberikan informasi berkualitas kepada mereka.

Begitulah Cara Mengirim Press Release Lewat Email

Menjelajahi dunia media bisa jadi rumit, namun dengan panduan yang tepat tentang cara mengirim siaran pers melalui email, promosi Anda bisa berkembang.

Di eReleases kami membantu usaha kecil, startup, dan penulis mendapatkan lalu lintas situs web dan pelanggan berkualitas lebih baik melalui liputan di media.

Kami menulis dan mendistribusikan siaran pers kepada jurnalis, publikasi perdagangan, dan pemberi pengaruh industri utama, meningkatkan visibilitas dan kredibilitas Anda sekaligus memberi Anda lebih banyak pendapatan dari klien impian Anda.

Hubungi kami hari ini untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu Anda!