Cara Menulis Email yang Profesional dan Profesional Dengan AI

Meningkatkan produktivitas email hanyalah salah satu dari banyak hal yang dapat dilakukan AI, apakah Anda bingung harus berkata apa atau tidak yakin bagaimana cara memasukkan informasi. Namun teknologi penulisan email tidak dapat membantu Anda jika Anda tidak tahu caranya. untuk menggunakannya, maka panduan ini menjelaskan seluk beluk menulis email dengan AI.

Apa itu email AI?

Email AI adalah email apa pun yang ditulis seluruhnya atau sebagian oleh AI. Menulis email dengan AI dapat menghemat waktu dan energi, meningkatkan produktivitas email, dan membebaskan Anda untuk melakukan tugas-tugas yang lebih penting. Itulah kekuatan AI generatif: untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang lebih sederhana dan memberikan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas tingkat lanjut yang belum dapat ditangani oleh AI.

Kebanyakan orang tidak memerlukan bantuan untuk menulis email ke teman dan keluarga mereka, namun email formal sedikit lebih sulit. Jika Anda bingung harus berkata apa, penulisan email dengan bantuan AI dapat membantu bagian-bagian seperti:

• Cara memulai email
• Cara mengakhiri email
• Menyampaikan kabar buruk
• Meringkas sebuah laporan
• Membatalkan atau menjadwalkan ulang
• Memperkenalkan diri Anda melalui email dingin (email ke seseorang yang belum pernah Anda temui sebelumnya)

Meskipun Anda tergoda untuk mengirim email AI yang disalin secara langsung, Anda tetap perlu meninjau dan menulis ulang email tersebut. Menyalin teks AI adalah plagiarisme, jadi sebaiknya ubah sedikit frasa dan buat tulisan Anda sendiri.

Komposisi email menggunakan petunjuk penulisan AI

Langkah pertama dalam semua tugas penulisan AI adalah prompt. Perintah penulisan AI adalah perintah yang diketik pengguna ke dalam jendela pesan AI yang memberitahukan apa yang harus dilakukan. Anjuran harus menyertakan setiap detail yang ingin Anda sertakan, seperti topik, durasi, audiens, dan bahkan nada.

Perintah penulisan AI untuk email tidak perlu mewah. Sebagian besar AI dirancang untuk memahami bahasa yang sederhana dan santai, sehingga Anda dapat berbicara dengannya seperti halnya Anda berbicara dengan rekan kerja.

Tulis email ke Dr. Martens untuk mengonfirmasi janji temu kita pada hari Rabu, 13 Maret.

Namun, jika Anda memiliki email yang lebih rumit, pastikan untuk menyebutkan semua informasi yang diperlukan, atau alat AI untuk email tidak akan menyertakannya.

Tulis email ke Dr. Martens untuk mengonfirmasi janji temu kita pada hari Rabu, 13 Maret pukul 1 siang. Beritahu dia bahwa batuknya sudah hilang, tetapi sakit perut masih berlanjut. Juga, katakan padanya bahwa aku ada rapat jam 4 sore, jadi aku harus selesai sebelum itu. Gunakan nada formal dan sopan, namun tekankan urgensinya.

Selain itu, beberapa AI tidak akan menyertakan baris subjek email kecuali diminta. Anda cukup menambahkan baris cepat untuk melakukan ini di akhir perintah Anda.

. . . Sertakan baris subjek.

Sebaiknya tambahkan semua detail dalam pesan yang sama karena beberapa AI memperlakukan setiap pesan baru sebagai sesi terpisah.

Teknologi penulisan email: AI dan komunikasi bisnis

AI sangat bagus untuk email kantor seperti email lamaran pekerjaan, surat penjualan, atau email tindak lanjut dengan menyediakan template atau draf kasar tentang apa yang ingin Anda katakan. Daripada khawatir untuk memasukkan semuanya dan terdengar profesional pada saat yang sama, lebih mudah untuk merevisi draf yang sudah dibuat dengan semua detailnya dan mengolahnya kembali agar terdengar seperti suara Anda.

Jika Anda kesulitan menulis email untuk pekerjaan, mintalah AI untuk mengembangkan drafnya dan lihat apakah itu menginspirasi Anda. Ingatlah bahwa teknologi penulisan email masih baru dan rawan kesalahan, jadi sebaiknya selalu periksa ulang email AI sebelum mengirimkannya.

Untuk mengetahui apa yang membuat email kantor bagus, lihat contoh email profesional kami.

Penulisan email dengan bantuan AI untuk penggunaan pribadi

Meskipun email non-kerja mendapat manfaat dari sentuhan pribadi, Anda masih dapat menggunakan AI untuk membantu menghindari kesalahan email yang umum dan memandu Anda tentang apa yang harus Anda katakan. Aturan yang sama berlaku baik itu email profesional atau pribadi: Sertakan apa yang ingin Anda sebutkan dalam perintah dan revisi email AI agar terdengar lebih mirip dengan Anda.

Saat menulis perintah, ingatlah aturan etiket email. Hal ini antara lain berarti memperhatikan ejaan dan tata bahasa yang benar, namun ada aspek lain yang perlu dipertimbangkan dengan AI. Secara khusus, pastikan untuk menyertakan semuayang Anda inginkan dalam perintah, seperti baris subjek email, nama penerima, tanda tangan tertentu, atau baris yang menyebutkan lampiran.

Juga, jelaskan dalam memilih nada yang tepat. Misalnya, jika Anda menulis kepada anak-anak, Anda dapat membuat email AI yang ditulis dalam bahasa yang ramah anak.

Jika Anda masih mengalami kebuntuan, lihat tips menulis email kami untuk saran lebih lanjut.

FAQ email AI

Bagaimana Anda menggunakan penulisan email dengan bantuan AI?

Anda dapat membuat email AI dengan menulis perintah mendetail di jendela pesan AI. Kami merekomendasikan penggunaan email AI sebagai garis besar atau draf kasar. AI masih membuat kesalahan, jadi sebaiknya tinjau dan revisi draf sebelum mengirimkannya.

Apa perintah penulisan AI terbaik untuk email?

Perintah penulisan email AI bisa sesederhanaMenulis email tentang…. Namun, Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik jika menyertakan detail seperti topik, durasi, audiens, dan nada. Cobalah untuk memasukkan semua informasi dalam satu pesan, karena beberapa AI memperlakukan pesan baru sebagai sesi yang berbeda.

Apa saja tips menulis email dengan AI?

Perhatikan baik-baik perintah penulisan AI Anda karena AI hanya akan menyertakan apa yang Anda perintahkan. Menentukan nada dan audiens adalah hal yang cerdas sehingga Anda dapat menyesuaikan bahasa Anda untuk pengaturan yang sesuai. Seperti biasa, tinjau draf untuk menemukan kesalahan sebelum mengirimkannya—tidak hanya ejaan dan tata bahasa tetapi juga kesalahan faktual yang dibuat oleh AI yang kebingungan.