Meminta Maaf di Tempat Kerja: Kapan Diperlukan?

Ada banyak waktu di mana masuk akal untuk meminta maaf. Tetapi dalam pengaturan profesional, hal-hal bisa menjadi sedikit rumit. Karena norma di tempat kerja, harapan, dan kondisi sosial, terkadang tidak jelas kapan permintaan maaf diperlukan dan kapan Anda harus melepaskan kesalahan. Dan dalam hal pekerjaan, permintaan maaf bisa sangat menegangkan dan canggung.

Untuk membantu Anda menjawab pertanyaan penting ini, inilah yang harus Anda ketahui tentang meminta maaf di tempat kerja, termasuk kapan harus meminta maaf, situasi umum saat meminta maaf tidak masuk akal, dan apa yang harus dikatakan sebagai ganti permintaan maaf.

Kapan harus meminta maaf di tempat kerja

Pada tingkat dasar, tampaknya sederhana: Anda meminta maaf jika melakukan kesalahan. Tetapi skala kesalahan juga penting. Lagi pula, tidak seorang pun ingin menjadi orang yang terus-menerus meminta maaf atas kesalahan kecil, seperti salah ketik dalam presentasi atau terlambat dua menit ke rapat. Itu tidak perlu, dan bahkan bisa mengganggu. Sebaliknya, Anda tidak ingin menjadi orang yang menolak untuk meminta maaf atas apa pun.

Berikut adalah kerangka kerja cepat untuk membantu Anda mengetahui kapan harus meminta maaf dan kapan harus melakukan sesuatu yang lain sebagai gantinya:

1 Apakah Jika kesalahan yang dimaksud di luar kendali Anda, sesuatu selain kesalahan, atau disebabkan oleh orang lain, maka Anda tidak perlu meminta maaf. Jika Anda memang melakukan kesalahan, permintaan maaf mungkin diperlukan—tetapi tidak selalu. (Lanjut ke pertanyaan dua.)

2 Apakah kesalahan itu berdampak pada orang lain? Jika, misalnya, Anda mengetahui dan memperbaiki kesalahan sebelum berdampak pada orang lain, Anda tidak perlu meminta maaf. Namun, jika memang berdampak (seperti mempersulit pekerjaan orang lain atau menyakiti perasaan orang lain), maka Anda harus meminta maaf .

Tips untuk menghindari permintaan maaf yang berlebihan di tempat kerja

Meminta maaf secara default, bahkan ketika Anda tidak melakukan kesalahan apa pun, mungkin terasa seperti pilihan yang aman. Bagaimanapun, mungkin permintaan maaf Anda akan memuluskan segalanya. Tetapi permintaan maaf yang berlebihan dapat berdampak buruk pada Anda, membuat orang lain menganggap Anda kurang percaya diri atau merasa tidak nyaman atau tidak aman. Kerangka kerja di atas dapat membantu Anda menentukan kapan umumnya perlu untuk meminta maaf dan merenungkan apakah ada sesuatu yang salah atau tidak. Tetapi aspek lain yang harus Anda pertimbangkan di sini adalah konteks.

Misalnya, jika Anda baru-baru ini mengalami keadaan darurat keluarga, Anda mungkin tidak perlu meminta maaf karena tiba-tiba mengambil cuti atau memiliki tanggapan email yang tertunda . Itu adalah hal-hal yang benar-benar masuk akal yang terjadi dalam keadaan seperti itu, dan orang-orang yang berakal tidak akan menahan Anda untuk etiket tempat kerja yang ketat selama waktu itu. Dan jika reaksi naluri Anda untuk meminta maaf berasal dari rasa tidak aman atau ketakutan akan reaksi negatif dari orang lain, mengenalinya dan menghentikan reaksi itu dapat membantu Anda melawannya. Dengan begitu, Anda akan lebih kecil kemungkinannya untuk jatuh ke dalam perangkap permintaan maaf yang berlebihan.

Di sisi lain, Anda mungkin tidak segera menyadari bahwa Anda telah melakukan kesalahan, atau Anda mungkin telah melakukan sesuatu yang berdampak negatif pada orang lain tanpa disengaja. Meskipun niat itu penting, selalu penting untuk mengenali konsekuensi dari tindakan Anda. Misalnya, jika seseorang dengan seenaknya mengatakan sesuatu yang menyinggung, mereka mungkin tidak menyadari bahwa itu menyinggung pada saat itu. Tetapi orang yang tersinggung tetap dirugikan dalam interaksi itu. Sangat penting untuk mengakui kesalahan seperti itu dan mengakuinya dengan permintaan maaf.

Namun, jika sepertinya permintaan maaf tidak diperlukan, ada cara lain untuk mengakui apa yang terjadi.

Berikut adalah beberapa contoh umum ketika Anda tidak perlu meminta maaf. Anda tidak perlu meminta maaf jika Anda:

• Meminta bantuan atau klarifikasi
• Berbagi pendapat Anda selama rapat
• Mendelegasikan pekerjaan (dengan asumsi itu dilakukan dengan tepat)
• Mengambil cuti dari pekerjaan
• Meminta informasi tambahan
• Memiliki masalah teknologi yang memengaruhi pekerjaan Anda

Apa yang harus dikatakan alih-alih "Saya minta maaf"

Bahkan ketika Anda tidak perlu meminta maaf, kata maaf mungkin bersifat refleksif: Anda mengucapkannya karena kebiasaan. Tetapi penting untuk mengatakan apa yang sebenarnya Anda maksudkan. Faktanya, penggunaan kata maaf yang berlebihan dapat terdengar hampa dan, dalam kasus yang ekstrem, bahkan menumbuhkan kebencian. Ini dapat membantu untuk menyiapkan frasa cadangan yang mengomunikasikan sentimen Anda dengan lebih baik.

Misalnya, jika sebuah proyek memakan waktu lebih lama dari perkiraan semula karena masalah rantai pasokan, Anda dapat memilih untuk mengatakan, “Terima kasih atas kesabaran Anda.” (Metode terima kasih juga berfungsi untuk menerima umpan balik atas pekerjaan Anda.) Atau Anda bisa pergi ke jalur penghargaan, mengatakan sesuatu seperti: "Saya menghargai kesabaran Anda." Seringkali, menunjukkan pengertian sudah cukup ketika mengungkapkan penyesalan Anda atas ketidaknyamanan . Misalnya, ketika Anda mengatakan sesuatu seperti, "Saya mengerti bahwa penundaan ini telah memengaruhi Anda", Anda menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda tidak mengabaikan pengalaman mereka.

Anda dapat memilih untuk hanya mengakui apa yang telah terjadi. Misalnya, seseorang yang mengirim tautan yang salah dalam email tetapi menangkapnya sebelum email itu dibaca dapat berkata, “Sepertinya saya mengirim tautan yang salah di email saya sebelumnya. Ini yang benar.”

Jika Anda meminta bantuan untuk sesuatu, penting untuk bersikap ramah tentang hal itu dan menyadari bahwa orang lain selalu memiliki hak untuk mengatakan tidak. Misalnya, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti: "Apakah Anda punya waktu untuk ini?" atau “Saya ingin mendapatkan masukan Anda di sini.”

Contoh alternatif "Saya minta maaf"

1 Situasi: Mencari untuk memeriksa dengan seorang rekan tentang proyek bersama Anda.

Jangan katakan: "Maaf mengganggu Anda, tapi saya berharap mendapatkan pembaruan cepat tentang akhir proyek Anda?"

Do say: “Apakah sekarang saat yang tepat untuk check-in cepat tentang proyek kami?”

2 Situasi: Sukarela pendapat Anda dalam rapat tim.

Jangan katakan: “Maaf, tapi saya tidak setuju dengan pendekatan itu.”

Do say: “Saya memiliki pendapat berbeda tentang pendekatan itu. Saya tidak yakin X akan berhasil karena Y. Jika kita melakukan Z, kita dapat menghindari masalah itu.”

3 Situasi: Menanyakan lebih banyak konteks tentang proyek baru di tempat kerja.

Jangan katakan: “Maaf, tapi bisakah Anda mengklarifikasi X?”

Do say: “Bisakah Anda memberi saya lebih banyak informasi tentang X? Saya ingin memastikan kita berada di halaman yang sama tentang proyek ini.”

4 Situasi: Anda sedang berlibur, tetapi klien baru saja meminta tenggat waktu sementara Anda akan menjadi OOO.

Jangan katakan: “Maaf, tapi saya akan benar-benar berlibur selama waktu itu. Adakah kemungkinan tenggat waktu X akan berhasil untuk Anda? ”

Katakan: “Saya menyukai ide proyek ini, tetapi saya akan menjadi OOO [dari tanggal X hingga Y]. Bisakah kita menjadwalkan ini untuk tenggat waktu EOM saja? Senang mendiskusikan lebih banyak opsi jika itu tidak berhasil untuk Anda. ”

5 Situasi: Menerima umpan balik negatif.

Jangan katakan: “Saya sangat menyesal X tidak memenuhi harapan Anda. Apakah ada yang bisa saya lakukan untuk memperbaiki ini?”

Katakan: “Terima kasih atas tanggapan Anda. Saya pasti akan melihat keluar untuk X ke depan. Sementara itu, apakah ada yang bisa saya lakukan untuk mengerjakan ini?”

Takeaway utama: Jika Anda tidak perlu meminta maaf, beberapa alternatif termasuk mengakui situasinya, membagikan penghargaan atau terima kasih Anda, bersikap ramah dalam meminta bantuan, dan menjernihkan pertanyaan saat memberikan tugas.